Abteilungsleiter

Was ist ein Abteilungsleiter?

Der Abteilungsleiter – oft auch mit AL oder AbtL abgekürzt und im internationalen Umfeld als „Head of …“ bezeichnet – ist eine Führungskraft mit Personal- und Budgetverantwortung. Je nach Größe des ihm unterstellten Bereichs kann er dem unteren, dem mittleren oder dem oberen Management zugerechnet werden. Dementsprechend groß ist jeweils seine Verantwortung – und sein Einkommen.

Generell ist der Abteilungsleiter verantwortlich für einen Geschäfts- oder Funktionsbereich in einer Organisation und führt diesen fachlich, organisatorisch und personell. Die Zielsetzungen werden ihm durch die Geschäftsleitung vorgegeben, in der Regel nach entsprechender Abstimmung mit ihm als Experten. Er hat die Einsatz- und Leistungsfähigkeit „seiner“ Abteilung – sei es Entwicklung, Produktion, Marketing, Vertrieb, Service, Personal oder Finanzen – zu gewährleisten, leitet sein Team, delegiert Aufgaben, überwacht die Ausführung und hat dabei die Budgetvorgaben im Blick. In seiner Rolle übernimmt der Abteilungsleiter also eine Führungsfunktion nach innen und fungiert als Schnittstelle nach außen – zu Vorgesetzten und anderen Teams oder Abteilungen im Unternehmen, aber auch zur Geschäftsführung.

Außer dem Abteilungsleiter kann es zusätzlich auch noch Referats-, Dezernats-, Sachgebiets-, Gruppen-, Team-, Ressort- und Hauptabteilungsleiter (HAL) geben. Im öffentlichen Dienst steht in aller Regel unter dem Abteilungsleiter der Unterabteilungsleiter (UAL).

Ein Abteilungsleiter ist in Unternehmen nahezu jeder Größenordnung zu finden – außer in Kleinunternehmen oder Start-ups. Überwiegend arbeitet er allerdings in einem mittelständischen oder einem Großunternehmen – denn hier ist eine Aufteilung der Organisation in Geschäftsbereiche oder Abteilungen sinnvoll. Dabei ist es unabhängig davon, in welcher Branche die Firma tätig ist: Diese Organisationsform ist in Industrie, Gewerbe und Handel ebenso verbreitet wie im Finanzsektor oder im administrativen Bereich. Je nach Ausrichtung des Unternehmens liegt der Fokus des Abteilungsleiters jedoch meist im kaufmännischen oder gewerblichen Bereich.

Welche Aufgaben hat ein Abteilungsleiter?

Der Abteilungsleiter betreut einen klar umrissenen Geschäftsbereich im Unternehmen. Er trägt die Verantwortung für die Aufrechterhaltung des regelkonformen Betriebs in seiner Organisationseinheit und die Weiterentwicklung des ihm übertragenen Aufgabenfelds. Dafür entwickelt er Konzepte, spricht diese mit seinem Vorgesetzten ab, setzt sie nach Freigabe in seiner Abteilung um und berichtet über die Ergebnisse. Darüber hinaus überwacht er die Arbeitsprozesse im Hinblick auf ihre Effizienz und identifiziert Ursachen, die die Abläufe verlangsamen oder behindern. Als Problemlöser entwickelt er Verbesserungsvorschläge, die er als Empfehlung weitergibt. Über seine Tätigkeiten und den Grad der Zielerreichung bei von der Geschäftsführung festgelegten oder mit ihr abgestimmten Vorgaben legt er dem Leitungsgremium Rechenschaft ab.

Der Abteilungsleiter übernimmt in seiner Funktion umfangreiche Personalverantwortung. Er leitet Mitarbeiter an und unterstützt auch Kollegen, wie z. B. Teamleiter, bei der Planung und Durchführung von Projekten. Zudem ist er dafür verantwortlich, seine Mitarbeiter zu motivieren und für ein angenehmes Arbeitsklima zu sorgen. Hier fungiert er oftmals auch als Ansprechpartner, wenn es zu Konflikten kommt, die die Teamarbeit belasten. Auch mit den Themen Weiterbildung, Mitarbeiterbindung, Beurteilung und Entlassung setzt sich der Abteilungsleiter auseinander.

Als Ansprechpartner für Geschäftspartner im In- und Ausland, ob Kunde, Lieferant oder Dienstleister, nimmt er Anregungen auf und gibt diese an die zuständigen Stellen weiter, vermittelt zwischen den Parteien und koordiniert auch beispielsweise die Tätigkeit der Außendienst- oder Servicemitarbeiter. Aufgrund seiner Marktkenntnisse, die er insbesondere in den Bereichen Marketing oder Vertrieb erworben hat, kann der Abteilungsleiter auch an der Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen beteiligt werden.

Immer wichtiger werden mit der digitalen Transformation, also der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung in allen privaten und beruflichen Bereichen – die Stichworte hier sind „Industrie 4.0“ und „(Industrial) Internet of Things ((I)IoT)" –, auch Kenntnisse im Bereich des Change-Managements. Denn um auf die sich teils rapide verändernden Rahmenbedingungen möglichst reibungslos einstellen und auch technologische Neuerungen ins Betriebsgeschehen einfügen zu können, sind Anpassungen der Geschäftsprozesse auf technischer und personeller Ebene notwendig. Diese müssen zielgerichtet eingeführt und reibungslos umgesetzt werden, damit keine Friktionen entstehen, die den wirtschaftlichen Erfolg schmälern.

Aufgaben des Abteilungsleiters im Überblick

Verantwortlich für die Abteilung:

• Ausarbeitung optimaler Arbeitsprozesse und deren Koordinierung
• Planung und Koordination von Arbeitsabläufen
• Entwicklung von Planungskonzepten inklusive Besprechung mit Vorgesetzten und Umsetzung nach Freigabe
• Übernahme von betriebswirtschaftlichen und kaufmännischen Aufgaben
• Informieren der Geschäftsleitung über Entscheidungen und Maßnahmen
• Qualitätsmanagement
• Produktentwicklung
• Unterstützung anderer Abteilungen (Marketing, Vertrieb etc.)
• Ausbau der Angebotspalette

Mitarbeiterführung:

• Personaleinsatzplanung
• fachliche Unterweisung und Beaufsichtigung von Mitarbeitern
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Kontaktpflege zu Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten

Welche Aufgaben der Abteilungsleiter letztendlich übernimmt, hängt maßgeblich von der Ausrichtung der Abteilung und des Unternehmens ab.

Welche Kompetenzen braucht ein Abteilungsleiter?

Neben der fachlichen Qualifikation durch Ausbildung, Aufstiegsweiterbildungen oder ein einschlägiges Studium sowie weitere Schulungen spielt insbesondere die langjährige Berufserfahrung eine wichtige Rolle, um die Position des Abteilungsleiters erfolgreich ausfüllen zu können. Denn als Führungskraft muss er zwar nicht alles im Einzelnen wissen oder gar besser können als seine ihm unterstellten Mitarbeiter, aber er sollte zumindest den Überblick behalten und alle Vorkommnisse im Tagesgeschehen einordnen können. Nur auf diese Weise erwirbt er sich die in seiner Position notwendige Anerkennung seiner Teammitglieder als „informierte Fach- und Führungskraft“. Und diese ist wichtig, damit seine Entscheidungen auf Mitarbeiterseite respektiert werden und seine Kompetenz als Motivator wirken kann.

Dies ist aber nur ein Faktor, der ihn als gute Führungskraft auszeichnet. Weitere Persönlichkeitsmerkmale und Kompetenzen sind nachfolgend aufgelistet.

Persönliche und fachliche Kompetenzen im Überblick

Zu den fachlichen Kompetenzen gehören:

• Abteilungs-, Bereichs- und Ressortleitung
• Betriebsmitteleinsatzplanung
• Organisation
• Controlling
• Kalkulation
• Personalwesen

Zu den weiteren Kompetenzen gehören:

• Betriebswirtschaftslehre
• Kosten- und Leistungsrechnung
• Buchhaltung und Buchführung
• Einkauf und Beschaffung
• Fertigungs- und Auftragssteuerung
• Kundenberatung und -betreuung
• Marketing
• Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations, PR)
• Projektmanagement
• Qualitätsmanagement
• Revision
• Steuerrecht
• Verkauf und Vertrieb
• Werbung

Immer wichtiger werden die Kompetenzen im Bereich Führungs- und Sozialkompetenz. In manchen Abteilungen nimmt die Arbeit als Führungskraft und Motivator mehr Zeit in Anspruch als das operative Tagesgeschäft. Insbesondere dann, wenn der Lean-Management-Gedanke mit flachen Hierarchien und eigenverantwortlich agierenden Beschäftigten gelebt wird, ist es die Aufgabe des Abteilungsleiters, Teams zu bilden, zusammenzuhalten und effizient zu führen. Eine gelungene, wertschätzende Kommunikation, Empathie, Vertrauen und die Fähigkeit, Konflikte konstruktiv zu lösen, sind Basiseigenschaften, die einen erfolgreichen Leader ausmachen. 

Wie wird man Abteilungsleiter?

Der Beruf des Abteilungsleiters ist kein klassischer Ausbildungsberuf. Voraussetzung für diese Position ist eine abgeschlossene mehrjährige, meist duale betriebliche Ausbildung in einem speziellen Fachbereich, wie beispielsweise im Verkauf oder Einkauf, in der Produktion, im Personalwesen oder in der Qualitätssicherung. Mit entsprechender Berufserfahrung sollten auch fachliche (Aufstiegs-)Weiterbildungen absolviert werden. Darüber hinaus sollte man sich auch die nötigen persönlichen Kompetenzen angeeignet haben.

Viele Abteilungsleiter haben ein Studium im Bereich Wirtschaftswissenschaften absolviert oder einen Abschluss im Ingenieurwesen erlangt. Je nachdem, in welcher Branche die Tätigkeit ausgeführt wird, kann auch ein Abschluss in Natur- oder Geisteswissenschaften durchaus hilfreich sein. Aber auch Hochschulabsolventen steigen meist nicht direkt als Abteilungsleiter in einem Unternehmen ein, sondern starten als Trainee und arbeiten sich dann langsam in der Hierarchie nach oben.

Denn was zählt sind Berufserfahrung, Einsatzbereitschaft und fundierte Fachkenntnis. Wer Abteilungsleiter werden möchte, sollte früh Führungserfahrung erwerben, beispielsweise durch die Übernahme von Verantwortung in Projekten. Wer ein gutes Netzwerk innerhalb der Firma entwickelt und pflegt, erfährt eventuell frühzeitig von freiwerdenden Führungspositionen und kann sich entsprechend bewerben oder eine nötige Weiterbildung belegen, die für die entsprechende Position nötig ist.

Wie viel verdient ein Abteilungsleiter?

Das Gehalt eines Abteilungsleiters hängt stark von der Branche ab, von der Größe der Organisation und von der Berufserfahrung und damit der Hierarchieebene. Grundsätzliche Aussagen zur Einkommenshöhe sind aufgrund der großen Bandbreite sehr schwierig und sind zudem noch regional – von Bundesland zu Bundesland und je nach geltendem Tarifvertrag, falls dieser angewendet wird – unterschiedlich. Außerdem wird das monatliche Gehalt von weiteren Faktoren bestimmt, wie zum Beispiel (Erfolgs-)Prämien, Boni oder Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld.

Wenn man die Angaben verschiedener Gehaltsportale vergleicht und auswertet, lässt sich als Einstiegsgehalt für einen Abteilungsleiter – über alle Branchen, Firmengrößen und Regionen hinweg – ein Monatsbrutto von 3.600 Euro festmachen. Durchschnittswerte für länger im Job Tätige liegen deutschlandweit bei knapp 6.000 Euro brutto im Monat – mit einer enormen Spanne von 4.400 Euro bis 8.000 Euro monatlichem Bruttoentgelt. Spitzenverdiener liegen bei 10.000 bis 11.000 Euro im Monat; zu diesem Bruttobetrag kommen dann noch zusätzliche Zahlungen von durchschnittlich rund 10.000 Euro brutto jeden Monat hinzu. Aber auch hier reicht der Bogen von gut 2.000 bis 30.000 Euro, je nach Qualifikation, Firmengröße und Unternehmenserfolg.

Weiterbildung für Abteilungsleiter

Für den Abteilungsleiter sind Weiterbildungen und Fortbildungen in bestimmten Bereichen wie Betriebswirtschaft und Controlling, Change Management und digitale Transformation wichtig. Wer sein Fachwissen im Bereich Industrie auf den neuesten Stand bringen möchte, für den eignet sich beispielsweise die Ausbildung zum REFA-Ingenieur oder REFA-Techniker für Industrial Engineering.

Ein kompetentes Führungsverhalten und gute Kommunikationsfähigkeiten gegenüber Mitarbeitern, Vorgesetzten, Kunden und Lieferanten sind ebenfalls essenziell für die tägliche Arbeit. Dabei sind vor allem Seminare wie „Gezielte Gesprächsführung“, „Kommunikation und Führung“ oder „Sicherer Umgang mit schwierigen Mitarbeitern“ von Vorteil, um sich die erforderlichen Kommunikationsmethoden anzueignen, die eine gute Führungskraft heute ausmachen. Auch Konflikt-, sowie Zeit- und Selbstmanagement sind wichtige Themen, für die es sich lohnt, eine Weiterbildung zu besuchen, wenn man als Abteilungsleiter erfolgreich sein möchte.