Abteilungsleiter

Was ist ein Abteilungsleiter?

Der Abteilungsleiter – oft auch mit der Abkürzung AL, AbtL oder als „Head of…“ bezeichnet – führt Geschäfts- oder Funktionsbereiche in Unternehmen fachlich, organisatorisch und personell innerhalb von Verantwortlichkeiten und Zielsetzungen, die durch die Geschäftsleitung vorgegeben werden. Er kümmert sich um die ihm unterstellte Abteilung, wie beispielsweise die Finanz- oder Marketingabteilung, und sorgt für einen reibungslosen Tagesablauf innerhalb des Teams. In seiner Rolle übernimmt der Abteilungsleiter eine Führungsfunktion nach innen und fungiert als Schnittstelle nach außen zu Vorgesetzten und anderen Teams oder Abteilungen im Unternehmen und auch zur Geschäftsführung.

Außer dem Abteilungsleiter kann es zusätzlich auch noch Referats-, Dezernats-, Sachgebiets-, Gruppen-, Team-, Ressort- und Hauptabteilungsleiter (HAL) geben. Im öffentlichen Dienst steht in aller Regel unter dem Abteilungsleiter der Unterabteilungsleiter (UAL).

Der Abteilungsleiter arbeitet in erster Linie in größeren Unternehmen und ist in nahezu allen Branchen vertreten. Je nach Ausrichtung des Unternehmens liegt der Fokus des Abteilungsleiters meist im kaufmännischen oder gewerblichen Bereich.

Welche Aufgaben hat ein Abteilungsleiter?

Der Abteilungsleiter betreut ein klar definiertes Gebiet in seinem Unternehmen. Er trägt die Verantwortung für die geschäftliche Entwicklung in dem ihm übertragenen Aufgabenfeld und legt der Firmen- oder Geschäftsleitung Rechenschaft darüber ab. Dafür entwickelt er Konzepte, spricht diese mit seinem Vorgesetzten ab, setzt sie nach Freigabe in seiner Abteilung um und berichtet über die Ergebnisse. Darüber hinaus überwacht er die Arbeitsprozesse im Hinblick auf ihre Effizienz und erkennt Fehler, die die Abläufe verlangsamen oder behindern. Hierfür entwickelt er Lösungsvorschläge, die er als Empfehlung weitergibt. 

Der Abteilungsleiter übernimmt in seiner Funktion umfangreiche Personalverantwortung. Er leitet Mitarbeiter an und unterstützt auch Kollegen, wie z. B. Projektleiter bei der Planung und Durchführung von Projekten. Zudem ist er dafür verantwortlich, seine Mitarbeiter zu motivieren und für ein angenehmes Arbeitsklima zu sorgen. Hier fungiert er oftmals auch als Ansprechpartner, wenn es zu Konflikten kommt, die die Teamarbeit belasten. Auch mit den Themen Weiterbildung, Mitarbeiterbindung, Beurteilung und Entlassung setzt sich der Abteilungsleiter auseinander. Er ist auch Ansprechpartner für Geschäftspartner im In- und Ausland, unabhängig ob Kunde oder Lieferant und koordiniert beispielsweise die Tätigkeit der Außendienstmitarbeiter. Aufgrund seiner Marktkenntnisse kann der Abteilungsleiter auch an der Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen beteiligt werden.

Bedeutend im Zeitalter der digitalen Transformation sind auch Kenntnisse im Bereich des Change-Managements, um sich verändernde Bedingungen möglichst reibungslos ins Betriebsgeschehen einfügen zu können und mit neuen Situationen so umgehen zu können, damit keine oder nur wenige Verluste entstehen.

Aufgaben des Abteilungsleiters im Überblick

Verantwortlich für die Abteilung:

• Ausarbeitung optimaler Arbeitsprozesse und Koordinierung
• Planung und Koordination von Arbeitsabläufen
• Entwicklung von Planungskonzepten inklusive Besprechung mit Vorgesetzten und Umsetzung nach Freigabe
• Übernahme von betriebswirtschaftlichen und kaufmännischen Aufgaben
• Informieren der Geschäftsleitung über Entscheidungen und Maßnahmen
• Qualitätsmanagement
• Produktentwicklung
• Unterstützung anderer Abteilungen (Marketing, Vertrieb, etc.)
• Ausbau der Angebotspalette

Mitarbeiterführung:

• Mitarbeitereinsatzplanung
• fachliche Unterweisung und Beaufsichtigung von Mitarbeitern
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Kontaktpflege zu Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten

Welche Aufgaben der Abteilungsleiter letztendlich übernimmt, hängt maßgeblich von der Ausrichtung der Abteilung und des Unternehmens ab.

Welche Kompetenzen braucht ein Abteilungsleiter?

Neben der fachlichen Ausbildung spielt auch die langjährige Berufserfahrung eine wichtige Rolle, um die Position des Abteilungsleiters erfolgreich meistern zu können. Zudem muss er über bestimmte Persönlichkeitsmerkmale und Kompetenzen verfügen, die nachfolgend aufgelistet sind.

Persönliche und fachliche Kompetenzen im Überblick

Zu den fachlichen Kompetenzen gehören:

• Abteilungs-, Bereichs- und Ressortleitung
• Betriebsmitteleinsatzplanung
• Organisation
• Controlling
• Kalkulation
• Personalwesen

Zu den weiteren Kompetenzen gehören:

• Betriebswirtschaftslehre
• Kosten- und Leistungsrechnung
• Buchhaltung und Buchführung
• Einkauf und Beschaffung
• Fertigungs- und Auftragssteuerung
• Kundenberatung und -betreuung
• Marketing
• Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations)
• Projektmanagement
• Qualitätsmanagement
• Revision
• Steuerrecht
• Verkauf und Vertrieb
• Werbung

Immer wichtiger werden die Kompetenzen im Bereich Führungs- und Sozialkompetenz. In manchen Abteilungen nimmt die Arbeit als Führungskraft und Motivator mehr Zeit in Anspruch, als das operative Tagesgeschäft. In Zeiten von flachen Hierarchien ist diese Aufgabe, Teams zusammenzuhalten und effizient zu führen, von großer Bedeutung. Eine gelungene Kommunikation, Empathie, Vertrauen und die Fähigkeit, Konflikte konstruktiv zu lösen, sind Basiseigenschaften, die einen erfolgreichen Abteilungsleiter ausmachen. 

Wie wird man Abteilungsleiter?

Der Beruf des Abteilungsleiters ist kein klassischer Ausbildungsberuf. Voraussetzung für diese Position ist eine abgeschlossene Ausbildung in einem speziellen Fachbereich, wie beispielsweise im Verkauf oder Einkauf, in der Produktion, im Personalwesen oder in der Qualitätssicherung gepaart mit vielen Jahren Berufserfahrung und den nötigen persönlichen Kompetenzen. Viele Abteilungsleiter haben ein Studium im Bereich Wirtschaftswissenschaften absolviert oder einen Abschluss im Ingenieurwesen erlangt. Je nachdem in welcher Branche die Tätigkeit ausgeführt wird, kann auch ein Abschluss in Natur- oder Geisteswissenschaften durchaus hilfreich sein. Aber auch Hochschulabsolventen steigen meist nicht direkt als Abteilungsleiter in einem Unternehmen ein, sondern starten als Trainee und arbeiten sich dann langsam in der Hierarchie nach oben. Denn was zählt sind Berufserfahrung, Einsatzbereitschaft und fundierte Fachkenntnis. Wer Abteilungsleiter werden möchte, sollte früh Führungsverantwortung aufbauen, beispielsweise durch die Übernahme von Verantwortung in Projekten. Wer ein gutes Netzwerk innerhalb der Firma entwickelt und pflegt, erfährt eventuell frühzeitig von freiwerdenden Führungspositionen und kann sich entsprechend bewerben oder eine nötige Weiterbildung belegen, die für die entsprechende Position nötig ist.

Wie viel verdient ein Abteilungsleiter?

Das Gehalt eines Abteilungsleiters hängt stark von der Branche ab. Grundsätzliche Aussagen zur Einkommenshöhe sind aufgrund der großen Bandbreite sehr schwierig. Außerdem wird das monatliche Gehalt von weiteren Faktoren bestimmt, wie zum Beispiel dem Standort und der Größe des Unternehmens sowie dem eigentlichen Verantwortungsbereich des Abteilungsleiters. Die Berufserfahrung spielt ebenfalls eine Rolle.

Laut stepstone.de verdienen Abteilungsleiter in Deutschland etwa zwischen 60.000 Euro und 80.000 Euro im Jahr. Der Durchschnitt liegt bei 67.400 Euro brutto im Jahr. Laut Gehalt.de können Abteilungsleiter an der Spitze in Deutschland mit durchschnittlich rund 140.000 Euro im Jahr rechnen.

Weiterbildung für Abteilungsleiter

Für den Abteilungsleiter sind Weiterbildungen und Fortbildungen in bestimmten Bereichen wie Betriebswirtschaft und Controlling, Change Management und digitale Transformation wichtig. Wer sein Fachwissen im Bereich Industrie auf den neuesten Stand bringen möchte, für den eignet sich beispielsweise die Ausbildung zum REFA-Ingenieur oder REFA-Techniker für Industrial Engineering.

Ein kompetentes Führungsverhalten und gute Kommunikationsfähigkeiten gegenüber Mitarbeitern, Vorgesetzten, Kunden und Lieferanten sind ebenfalls essentiell für die tägliche Arbeit. Dabei sind vor allem Seminare wie „Gezielte Gesprächsführung“, „Kommunikation und Führung“ oder „Sicherer Umgang mit schwierigen Mitarbeitern“ von Vorteil, um sich die erforderlichen Kommunikationsmethoden anzueignen, die eine gute Führungskraft heute ausmachen. Auch Konflikt-, sowie Zeit- und Selbstmanagement sind wichtige Themen, für die es sich lohnt, eine Weiterbildung zu besuchen, wenn man als Abteilungsleiter erfolgreich sein möchte.