Arbeitsvorbereiter

Was ist ein Arbeitsvorbereiter?

Ein Arbeitsvorbereiter ist ein Planer und Entscheider, der Abläufe und Tätigkeiten, also den Personal- und den Geräteeinsatz, in seinem Zuständigkeitsbereich zeitlich und räumlich koordiniert, damit vereinbarte oder festgelegte Produktions- oder Fertigungsziele erreicht werden. Beschäftigt ist ein Arbeitsvorbereiter vorrangig in Unternehmen der Industrie, aber auch in der Baubranche. Unabhängig vom Einsatzbereich ist er derjenige, der Arbeitsabläufe wie Montageprozesse vorbereitet und optimiert.

So trifft er vor der Produktion wichtige Entscheidungen zum Prozess der Leistungserstellung, um alle beteiligten Elemente optimal aufeinander abzustimmen und einen möglichst reibungslosen Ablauf ohne Stillstand- oder Wartezeiten zu gewährleisten. Er legt die notwendigen Arbeitsschritte fest, erstellt einen Arbeits- und Zeitplan und ermittelt den Personalbedarf sowie die zur Verfügung stehenden Personalkapazitäten. Auch sorgt er dafür, dass die notwendigen Betriebsmittel einsatzbereit sind und das Material, das für die geplanten Vorgänge und Tätigkeiten gebraucht wird, zum richtigen Zeitpunkt am Verwendungsort ist.

Hat der Produktionsprozess begonnen, ist der Arbeitsvorbereiter für dessen Überwachung verantwortlich. Er stellt sicher, dass die Fertigung gemäß dem zuvor festgelegten Arbeits- und Zeitplan durchgeführt wird und die Qualität der hergestellten Produkte stimmt. Treten Probleme oder Störungen auf, ist es seine Aufgabe, Lösungen zu finden. Zudem ist er als Experte für die betrieblichen Kernprozesse der Wertschöpfung eine bedeutende Schnittstelle zwischen der Konstruktion und der Montage.

Ein wichtiges Element im Aufgabengebiet des Arbeitsvorbereiters ist die Erarbeitung von Vorschlägen, um Arbeitsplätze und Prozesse zu optimieren. Sein Ziel ist stets, die Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten und der Verschwendung von Ressourcen vorzubeugen, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern.

Welche Aufgaben hat ein Arbeitsvorbereiter?

Der Arbeitsvorbereiter plant alle Schritte, die vor der Produktion stattfinden. Danach steuert er die Durchführung der Abläufe und Tätigkeiten, die im Produktionsprozess oder während der Fertigung ablaufen, und kontrolliert letztlich auch die Arbeit sowie das Ergebnis. Seine Tätigkeit kann daher in drei Teilbereiche mit unterschiedlichen Aufgaben aufgeteilt werden:

• Arbeitsplanung;
• Arbeitssteuerung;
• Arbeitskontrolle.

Arbeitsplanung

Die Arbeitsplanung umfasst Aufgaben, die einmalig auftreten. Der Arbeitsvorbereiter muss sich in dieser Phase mit folgenden Fragen auseinandersetzen:

• Was soll gefertigt werden? Hier sind die Art, die Beschaffenheit und die Größenordnung, also die Stückzahl der Erzeugnisse, ausschlaggebend.
• Welche Arbeitsmittel können eingesetzt werden? Festgelegt wird dabei, welche Werkzeuge, Maschinen und Anlagen zur Verfügung stehen.
• Welche Materialien werden benötigt? Zu gewährleisten ist, dass Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Bauteile oder Elemente zur rechten Zeit am richtigen Ort bereitstehen.
• Wie soll die Produktion ablaufen? Bestimmt wird, in welcher Reihenfolge welche Schritte wo durchzuführen sind.
• Wie viel und welches Personal kann und muss eingesetzt werden? Die zu bestimmenden Größen sind die Anzahl und die Qualifikation der Beteiligten – ein Feld der Personaleinsatzplanung.

Hierfür analysiert und bestimmt er alle notwendigen Schritte. Er erarbeitet Zeit- und Arbeitsstudien, errechnet Sollzeiten und -mengen und definiert die Reihenfolge der Arbeitsschritte.

Im Bereich Arbeitsplanung befasst sich der Arbeitsvorbereiter auch mit der Arbeitssystemplanung: Er legt fest, in welchem Arbeitssystem (Fabrik, Arbeitsplatz …) das Produkt so hergestellt werden kann, dass die zuvor definierten Parameter bestmöglich erfüllt werden können. Hier hat die Arbeitsplanung Schnittstellen zur Gestaltung des Layouts der Fertigungseinheit.

Arbeitssteuerung (auch Fertigungssteuerung genannt)

Bei der Steuerung der Arbeit geht es konkret um die Umsetzung des zuvor geplanten Auftrags. Mit der Arbeitssteuerung soll gewährleistet werden, dass die für den Produktionsprozess anfallenden Arbeitsschritte fristgerecht auf die Arbeitskräfte und die Betriebsmittel verteilt werden, um das Produkt zum vereinbarten Termin liefern zu können. Der Arbeitsvorbereiter bestimmt hierfür beispielsweise, in welchen Mengen und Zeitabschnitten produziert wird oder wann Material, Maschinen und Arbeitskräfte bereitzustellen sind. Sein Ziel ist dabei, möglichst Stillstands- und Wartezeiten zu vermeiden und für einen sparsamen Einsatz der Ressourcen zu sorgen, damit die Verschwendung minimiert wird.

Treten Unregelmäßigkeiten oder Defekte an Maschinen auf, die die Ausführung des Auftrags behindern könnten, hat der Arbeitsvorbereiter die Ursachen zu ermitteln und Gegenmaßnahmen zu ergreifen, um die Produktion im geplanten Ausmaß fortführen zu können. Zudem ist er für den Arbeitsschutz des von ihm eingesetzten Personals verantwortlich – also für die Sicherheit am Arbeitsplatz und die Vermeidung von gesundheitlichen Risiken.

Arbeitskontrolle

Im Bereich Arbeitskontrolle vergleicht der Arbeitsvorbereiter den Ist- mit dem Sollzustand: Wurden alle Anforderungen an das Produkt erfüllt? Hat das Produkt die richtige Qualität, stimmen also beispielsweise die Maße, sind die Funktionstüchtigkeit und die Produktsicherheit gewährleistet? Wurden Ausschuss oder Nacharbeit vermieden? Entspricht die Menge der Planung? Wurde termingerecht produziert? Liegen die Kosten im budgetierten Rahmen?

Sollte es Abweichungen geben, ermittelt der Arbeitsvorbereiter die Ursache hierfür und erarbeitet Gegenmaßnahmen. Dies ist ein wichtiges Element zur Sicherung der Qualität.

Welche Kompetenzen braucht ein Arbeitsvorbereiter?

Arbeitsvorbereiter benötigen ein umfangreiches Fachwissen aus dem Produktionsbereich: Sie müssen wissen, wie man den Betriebsmittel- und den Personaleinsatz plant und müssen sich mit der Fertigungs- und Auftragssteuerung, der Qualitätssicherung und -prüfung sowie Rationalisierungsmaßnahmen auskennen. Zudem sollten sie möglichst mit den REFA-Methoden vertraut sein, um Betriebsmittel, Arbeitsgegenstände und Mitarbeiter optimal aufeinander abzustimmen. Auch Kenntnisse im Projektmanagement sind erforderlich.

Unterstützt werden kann der Arbeitsvorbereiter durch den Einsatz von Produktionsplanungs- und Steuerungs-Systemen (PPS-Systemen), Enterprise-Ressource-Planning-Systemen (ERP-Systemen) oder auch Warenwirtschaftssystemen, die den Bedarf von Produkten beim Kunden abbilden und die kundenorientierte Auftragsbearbeitung (Pull-Prinzip) ermöglichen.

Der Beruf des Arbeitsvorbereiters verlangt also ein hohes Maß an Flexibilität und Organisationstalent. Arbeitsvorbereiter verbringen ihre Arbeitszeit zum Großteil in Büroräumen am Computer, aber auch in Werkstätten oder Produktionshallen. Der Arbeitsalltag ist durch die häufig wechselnden Aufgaben und Arbeitssituationen (Planung im Büro, Steuerung und Kontrolle in Lager und Produktion) sehr abwechslungsreich.

Wer diesen Beruf ausüben möchte, sollte ein großes Interesse an prozesstechnischen Aufgabenstellungen haben. Zudem sind Einsatzbereitschaft und Ideenreichtum für diese herausfordernde und vielseitige Tätigkeit gefragt, um Produktionsabläufe den Zielen entsprechend vorbereiten zu können. Für die erfolgreiche Verständigung mit den verschiedenen Mitgliedern des Teams in den einzelnen Arbeitsbereichen und an den Schnittstellen ist Kommunikationsgeschick gefragt: Gespräche sollten stets auf Augenhöhe, respektvoll und zielführend ablaufen. Wer zudem genügend Durchsetzungsvermögen mitbringt, verantwortungsbewusst und zuverlässig arbeitet und obendrein ein guter Teamplayer ist, bringt eine gute Grundlage für die Ausübung dieses Berufs mit.

Wie wird man Arbeitsvorbereiter?

Arbeitsvorbereiter ist kein klassischer, offiziell anerkannter Ausbildungsberuf. Wer diese Tätigkeit ausüben möchte, muss zunächst entweder eine branchenspezifische kaufmännische bzw. technische Ausbildung oder ein Studium absolvieren. Denkbar sind beispielsweise Abschlüsse in Informatik, Maschinenbau, Bauwesen, Produktionstechnik oder Betriebsorganisation.

Nach dem Abschluss folgt die Weiterbildung zum Arbeitsvorbereiter bei einem der zahlreichen Anbieter von Qualifizierungsmaßnahmen. Eine gute Basis für Arbeitsvorbereiter bietet beispielsweise die REFA-Grundausbildung, die bezüglich Unternehmensentwicklung, Arbeitsgestaltung und Betriebsorganisation Expertenwissen vermittelt. Damit ist man gut gerüstet, um Prozesse ideal vorzubereiten. Aber auch andere Weiterbildungen im Bereich Fertigungssteuerung oder Produktionsmanagement können das Sprungbrett zum Arbeitsvorbereiter sein. Dies hängt vom jeweiligen Betrieb und den gestellten Anforderungen ab.

Um die Wechselwirkungen zwischen Arbeitsorganisation, Technik und Qualitätsanforderungen genau kennenzulernen, eignet sich die Ausbildung zum REFA-Techniker besonders gut. Damit ist der Arbeitsvorbereiter gut gerüstet, um unterstützende Technik einzusetzen und Verbesserungen einzubringen.

Wie viel verdient ein Arbeitsvorbereiter?

Das durchschnittliche Jahresgehalt eines Arbeitsvorbereiters liegt zwischen etwa 40.000 Euro brutto im Monat in den östlichen Flächenländern und rund 54.000 Euro Monatsbrutto in Deutschlands Süden – Baden-Württemberg, Bayern, Hessen. Dieser Trend zeigt sich auch bei den Berufseinsteigern, die je nach Bundesland monatliche Bruttobeträge zwischen 2.750 Euro und 3.700 Euro erhalten. Dabei liegen die typischen Tariflöhne gemäß Angaben der Bundesagentur für Arbeit zwischen etwas über 4.000 Euro und knapp 5.000 Euro, oft zuzüglich Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld sowie Erfolgsbeteiligungen. Letzteres gilt insbesondere in der Automobilindustrie, wo die höchsten Gehälter gezahlt werden – noch vor dem Maschinenbau, dem Hoch- und Tiefbau sowie der Industrie allgemein. Daraus könnte man schließen, dass die meisten Arbeitsvorbereiter nicht in tarifgebundenen Unternehmen arbeiten.

Natürlich zahlt sich auch in diesem Job Erfahrung aus: Wer beispielsweise mit 3.600 Euro Monatsbrutto einsteigt, erhält nach etwa zehn Jahren rund 4.250 Euro brutto im Monat. Dabei zahlen große Unternehmen besser als kleine Firmen: Arbeitsvorbereiter in Unternehmen mit mehr als 20.000 Mitarbeitern erhalten mehr als 60.000 Euro brutto im Jahr – in kleinen Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es knapp 45.000 Euro brutto jährlich.

Weiterbildung für Arbeitsvorbereiter

Wer in der Arbeitsvorbereitung Karriere machen möchte, dem stehen zahlreiche Möglichkeiten offen. Im Bereich Produktion und Prozessmanagement sind die Weiterbildungen vielfältig. Heute müssen Unternehmen sehr flexibel sein, ihre Produktion und Logistik an den Kundenwünschen ausrichten und sich der wachsenden Marktdynamik anpassen. Für Arbeitsvorbereiter bedeutet dies, dass sie die bestehenden Prozesse den sich ständig ändernden Anforderungen entsprechend gestalten müssen. Es gilt neue Methoden zu integrieren.

Die schlanke Unternehmensgestaltung (Lean Management) hat sich hier bewährt, weil sie darauf setzt, nur wertschöpfende Tätigkeiten und Prozesse zu schaffen bzw. nur diese in den Geschäftsprozessen zu belassen, sodass jegliche Verschwendung eliminiert wird. Unternehmen bleiben dadurch wettbewerbsfähig und auch bei Veränderungen stabil. Ein Seminar wie Arbeitsvorbereitung (AV) heute hilft dem Arbeitsvorbereiter mit geeigneten Werkzeugen, eine reibungslose Produktion zu planen und dem hohen Bedarf an Flexibilität gerecht zu werden.

In Seminaren wie Gestaltung von Produktionssystemen mit REFA, Lager- und Materialflussoptimierung oder Optimieren der Wertschöpfung mit REFA können gezielt Methoden zur Prozessverbesserung in einzelnen Bereichen erlernt werden. Arbeitsvorbereiter oder Anwärter für diesen Beruf erfahren hier, wie man Prozesse zielgerichtet und systematisch optimiert und an den einzelnen Stellschrauben dreht, die die gewünschte Verbesserung hervorrufen. Je nach Unternehmen und Stellung im Unternehmen kann man so punktgenau auf einzelne Bereiche Einfluss nehmen und Schwachstellen sowie Engpässe beheben.

Arbeitsvorbereiter, die sich umfassend weiterbilden, sind in der Wirtschaft gefragt, denn der Schnelllebigkeit, mit der Bedingungen sich heute ändern, begegnet man am besten mit Methode und fundiertem Know-how. Einen Überblick über die geeigneten REFA-Seminare und -Ausbildungen (auch Online-Seminare) im Bereich Arbeitsvorbereitung finden Sie hier.