Auftragsmanager

Was ist ein Auftragsmanager?

Ein Auftragsmanager ist die Schnittstelle zwischen Unternehmen und Kundschaft: Als direkte Kontaktperson ist er der Ansprechpartner der Kunden in allen Angelegenheiten, die den Auftrag betreffen, und das Gesicht der Firma, die er repräsentiert. Er ist zuständig für die ordnungsgemäße Abwicklung von Bestellungen vom Eingang des Auftrags bis zur Ausfertigung der Rechnung. Dabei sorgt der Auftragsmanager dafür, dass die georderten Sachgüter bzw. die verabredeten Dienstleistungen zum abgesprochenen Termin in der gewünschten Art und Menge am festgelegten Ort zur Verfügung stehen oder in Anspruch genommen werden können. Bei Fehlern und Reklamationen agiert er als Krisenmanager, der sich für seine Kundschaft einsetzt.

Diese umfassende Betreuung der Auftraggeber hat sowohl kaufmännische als auch technische Aspekte. Auf der betriebswirtschaftlichen Seite hat ein Auftragsmanager beispielsweise Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen im Hinblick auf die Produktion und die Logistik anzustellen und Angebote zu kalkulieren. Werden diese Offerten angenommen, hat er den Vertrieb zu organisieren und die erbrachten Leistungen abzurechnen und zu verbuchen. Auf der technischen Seite hat der Auftragsmanager produkt- bzw. angebotsspezifische Aspekte zu beachten: Er muss über profunde Kenntnisse im Hinblick auf Materialien, Aufbau und Funktionsweise des angebotenen Sachguts verfügen und die Abläufe in dessen Herstellung oder bei der Erbringung der gewünschten Dienstleistung kennen. Die sollte er auch erläutern können, damit er seine Kundschaft qualifiziert beraten und alternative Möglichkeiten vorschlagen kann. Fachliche Kompetenz, persönliche Ausstrahlung und gute kommunikative Fähigkeiten sind die Voraussetzungen für die notwendige Kundenorientierung und Grundlage der Kundenbindung.

Auftragsmanager können überall dort tätig werden, wo Sach- oder Dienstleistungen angeboten werden. Arbeitgeber können Unternehmen und Betriebe aller Branchen und Größenordnungen sein, in Industrie und Handel ebenso wie in Handwerk und Gewerbe. Das Aufgabenspektrum und die erforderlichen Qualifikationen eines Auftragsmanagers orientieren sich damit an den jeweiligen Angeboten an Produkten und Dienstleistungen. Dementsprechend unterscheiden sich die Zugangswege in diese Position unter Umständen erheblich. Gerade bei kleineren Firmen oder Handwerksbetrieben genügt oft eine duale technische oder kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation im jeweils anderen Bereich. In mittelständischen Unternehmen sind die Anforderungen an betriebswirtschaftliche Kenntnisse und Produkt- bzw. Prozesswissen in der Regel höher; die Funktion des Auftragsmanagers übernehmen hier häufig Betriebswirte oder technische Fachwirte. Großunternehmen mit komplexen, erklärungsbedürftigen Produkten oder hoch spezialisiertem Angebot setzen dagegen oft auf die Kompetenz von Ingenieuren oder Wirtschaftsingenieuren als Ansprechpartnern, wenn technische Aspekte in den Vordergrund rücken. Die unterschiedlichen Aufgabenspektren und Qualifikationen haben jeweils deutliche Auswirkungen auf das Einkommensniveau – also das Gehalt, das der Auftragsmanager bezieht.

Welche Aufgaben hat ein Auftragsmanager?

Ein Auftragsmanager hat die Aufgabe, jeden einzelnen Kunden zumindest während des gesamten Kaufvorgangs, besser noch über den kompletten Lebenszyklus des erworbenen Produkts zu betreuen – bei grenzüberschreitend agierenden Unternehmen auch auf internationaler Ebene. Der Auftragsmanager ist damit der Ansprechpartner für den jeweiligen Kunden – von der Anfrage bis zur Rechnungsstellung. Im Idealfall, etwa bei komplexen oder sehr hochwertigen Produkten, steht er auch für den anschließenden Service oder bei Fragen der Wartung, Instandhaltung, Reparatur oder schließlich der fachgerechten Entsorgung oder Rücknahme des Gebrauchtteils zur Verfügung. Als direkter Kontakt – als „Customer Touchpoint“ – ist er das Gesicht und die Stimme des Unternehmens und damit dessen Repräsentant und Botschafter. Er soll das Unternehmen angemessen und positiv darstellen und kommunikativ vertreten. Dabei nimmt er mehrere Rollen ein.

Als Servicekraft und Werbefachmann berät der Auftragsmanager Kunden bei individuellen Anforderungen an das Angebot und stellt Alternativen vor. In seiner Eigenschaft als Verkäufer handelt er mit der Kundschaft die Bezugskonditionen für Sach- und Dienstleistungen aus und setzt den Kaufvertrag auf. In der Rolle des Kaufmanns veranschlagt er die Kosten, schreibt Angebote und sorgt für die Rechnungsstellung. Als Disponent spricht er mit den Kunden Mengen, Termine und Lieferwege ab. Da er der Projektverantwortliche ist, sorgt er intern für die Umsetzung des Auftrags in der verabredeten Form und Qualität und koordiniert die Abläufe in Produktion, Logistik und Vertrieb. Ist ein Konfliktmanager gefragt, nutzt er seinen Kontakt zur Kundschaft, um Unklarheiten zu beseitigen, Differenzen beizulegen, Lösungen zu finden und Reklamationen entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Nimmt er die Position des Administrators ein, ist er für die Dokumentation und die Datensicherheit verantwortlich, denn er beherrscht die einschlägige IKT (Informations- und Kommunikationstechnik) – vom Buchhaltungsprogramm über Enterprise-Resource-Planning- (ERP-)Software bis hin zu SAP.

Die Aufgaben des Auftragsmanagers umfassen damit unter anderem:

• Auftragsannahme und Bearbeitung;
• Kalkulation, Angebotserstellung und Rechnungslegung, Mahnwesen;
• Beratung der Kunden in technischen Fragen und zu Kostenaspekten;
• Logistik und Disposition im Hinblick auf Art und Menge der georderten Sachgüter oder verabredeten Dienstleistungen, Termine und Lieferwege;
• Abstimmung des Auftrags mit der Produktion in Bezug auf Quantität und Qualität;
• Kapazitäts- und Ressourcenplanung;
• Qualitätssicherung;
• Reklamations- und Retourenbearbeitung, Konfliktmanagement;
• Dokumentation und Datenhandling;
• Einsatz von Software-Systemen wie ERP oder SAP.

Welche Kompetenzen braucht ein Auftragsmanager?

Ein Auftragsmanager ist die direkte Kontakt- und Bezugsperson eines Kunden. Als Repräsentant und Botschafter seines Unternehmens muss er offen und kommunikativ sein und eine positive Ausstrahlung besitzen. Er sollte überzeugend argumentieren, kundenorientiert beraten und Lösungen anbieten, verbindlich sein und Absprachen verlässlich einhalten. In einem Unternehmen, das seine Produkte auch im europäischen Markt oder darüber hinaus anbietet, sind verhandlungssichere Fremdsprachenkenntnisse gefragt.

Kommunikationsstärke und Durchsetzungsfähigkeit sind nicht nur beim Umgang mit Kunden, sondern auch bei internen Abläufen wichtige Eigenschaften, etwa bei der Abstimmung von Produktionswegen, -mengen und Terminen mit den beteiligten Abteilungen. Betriebswirtschaftliche Kenntnisse werden bei der Kalkulation von Angeboten und der Abrechnung von Leistungen verlangt. Wird über Produktvarianten und Produktionswege entschieden, muss der Auftragsmanager über vertiefte technische Kenntnisse verfügen – je nach Branche und Produktpalette seines Arbeitgebers.

Ohne die Nutzung entsprechender Hard- und Software kann heutzutage ein Auftragsmanager seine vielfältigen Tätigkeiten gar nicht mehr ausführen. Komplexe Abläufe werden computerunterstützt. Das deckt die Spanne von der Kalkulation und Erstellung eines Angebots über die Auftragsannahme und Erfassung der Kunden- und Produktdaten bis zu Rechnungsstellung und Abrechnung ab, geht aber auch noch darüber hinaus: Auch die Dokumentation und die Auswertung der Vorgänge sollte möglichst ohne Medienbruch – vom Papier zum Datensatz – ablaufen. Hier sind in vielen Fällen ERP-Systeme, SAP-Programme oder Office-Pakete die Standardanwendungen.

Daher sollte ein Auftragsmanager unter anderem diese fachlichen Voraussetzungen erfüllen:

• betriebswirtschaftliche Kenntnisse;
• fundierte Kenntnis des Waren- und Dienstleistungsangebots;
• vertieftes technisches Know-how, branchen- und produktbezogen, auch in Bezug auf Herstellungs- und Produktions- bzw. Fertigungsverfahren;
• Material- und Werkstoffkunde;
• Produktionssteuerung und Kapazitätsmanagement;
• Disposition und Logistik;
• Organisation und Zeitmanagement;
• Qualitätsmanagement;
• Erfahrung in Software-Anwendungen, insbesondere ERP-Systeme, SAP, Buchhaltungs- und Office-Programme.

Abgerundet werden die fachlichen Kompetenzen unter anderem von diesen persönlichen Eigenschaften:

• Offenheit und Empathie;
• Kunden- und Serviceorientierung;
• Problemlösungskompetenz;
• unternehmerisches Denken;
• strukturierte, selbstständige Arbeitsweise;
• Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen;
• Fremdsprachenkenntnisse – verhandlungssicher.

Wie wird man Auftragsmanager?

Auftragsmanager ist kein Ausbildungsberuf oder Studiengang, sondern eine betriebliche Funktion. Der Weg in diese Position kann individuell sehr unterschiedlich sein und hängt unter anderem vom Wirtschaftsbereich – Industrie, Gewerbe, Handwerk oder Handel –, von der Branche und der Unternehmensgröße ab. Benötigt wird aber generell ein kaufmännischer und ein technischer bzw. produktspezifischer Hintergrund. Dieser kann über unterschiedliche Zugänge erworben werden: über eine duale Ausbildung und eine Qualifizierung durch eine Aufstiegsweiterbildung oder ein Studium. Je nach Größe des Unternehmens, Branchenzugehörigkeit und Erklärungsbedürftigkeit der angebotenen Sach- oder Dienstleistung sind unterschiedliche Abschlüsse gefragt.

• Ausbildung: Eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung ist eine gute Basis für die Arbeit als Auftragsmanager. Infrage kommen einerseits etwa die dreijährigen Ausbildungen zum Industriekaufmann oder zum Kaufmann Spedition und Logistikdienstleistung. Andererseits sind auch die zum Produktionstechnologen oder die dreieinhalbjährigen zum Mechatroniker, Elektroniker oder Industriemechaniker möglich. Solche Produktspezialisten mit kaufmännischem Hintergrund werden oft gerade von kleineren Unternehmen mit einem überschaubaren Produktangebot gesucht.
• Weiterbildung: Nach dem Abschluss einer kaufmännischen oder technischen Ausbildung und einem Jahr einschlägiger Berufserfahrung ist eine Aufstiegsweiterbildung zum Meister, Techniker, Fach- oder Betriebswirt möglich. Die Weiterbildung zum staatlich geprüften Techniker ist in rund 80 verschiedenen Fachrichtungen möglich, die zum staatlich geprüften Betriebswirt sollte bevorzugt in der Fachrichtung Produktionswirtschaft erfolgen. Beide beruflichen Weiterbildungen finden an Fachschulen statt und dauern in Vollzeit zwei, in Teilzeit drei bis vier Jahre. Auch in der Meisterschule wird das technische Wissen mit betriebswirtschaftlichen Kenntnissen ergänzt.
• Studium: Ein Studium an einer Fachhochschule oder einer Universität in einer Ingenieurdisziplin eröffnet den Zugang zur Position als Auftragsmanager insbesondere in Großunternehmen mit komplexen – nicht nur technischen – Produkten. Je nach Studiengang erfolgt eine Qualifizierung für unterschiedliche Branchen. Schwerpunkte können gesetzt werden im technischen Bereich – etwa in Elektrotechnik, Fahrzeug- oder Maschinenbau, Verfahrenstechnik oder Lebensmitteltechnologie. Im kaufmännischen Sektor sind Wirtschaftsingenieurwesen oder Betriebswirtschaftslehre – Richtung Technik oder Logistik – empfehlenswert. Ein Abschluss eröffnet den Weg auch in international agierende mittelständische und Großunternehmen mit hoch spezialisierten, erklärungsbedürftigen Produkten. Der Bachelor ist nach sechs bis acht Semestern, der Master nach weiteren vier bis sechs Semestern erreicht.

Das von vielen Betrieben in Zusammenarbeit mit Fachhochschulen angebotene duale Studium ermöglicht einen Studienabschluss als Bachelor parallel zu einer kaufmännischen oder technischen Ausbildung. Kenntnisse in Theorie und Praxis werden so gleichzeitig erworben. Mit einer Weiterbildung als zusätzlicher Qualifikation gelingt oft ein relativ kurzfristiger Einstieg in den Beruf des Auftragsmanagers.

Wie viel verdient man als Auftragsmanager?

Auftragsmanager arbeiten in produzierenden Unternehmen, bei Dienstleistungsanbietern und im Handel, in Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen – und verfügen über die unterschiedlichsten Qualifikationen. Eine generelle Aussage zum Gehalt oder zu Einkommensspannen ist daher nicht möglich. Ein Anfangsgehalt von unter 3.000 Euro Monatsbrutto nach einer dualen Ausbildung ist ebenso üblich wie das Zwei- oder Dreifache für Ingenieure, etwa im Spezialfahrzeugbau.

Tarifvertragliche Regelungen gelten bei vielen Mittelständlern und Großunternehmen sowie in der öffentlichen Verwaltung. Wer einen Bachelorabschluss oder einen Meistertitel vorweisen kann und Leitungsfunktionen ausübt, wird oft der Entgeltgruppe E 9 zugeordnet; deutschlandweit gemittelt ergibt sich im Metallbereich zum Beispiel ein Bruttogrundgehalt von gut 4.000 Euro monatlich, zuzüglich weiterer Arbeitgeberleistungen. Auftragsmanager mit Masterabschluss oder Diplom und speziellen Branchenkenntnissen sind oft als Führungskraft tätig und werden über- bzw. außertariflich bezahlt. Alle folgenden Angaben zu den Bruttogehältern sind daher nur als grobe Richtwerte zu verstehen.

In Deutschland liegt das Durchschnittsbruttogehalt von Auftragsmanagern bei rund 4.150 Euro monatlich, also knapp 50.000 Euro im Jahr. Die Spanne reicht von unter 3.000 Euro brutto im Monat, also knapp 36.000 Euro Jahresbrutto, oft als Einstiegsgehalt, bis zu rund 8.000 Euro Monatsbrutto für erfahrene Mitarbeiter in Leitungsfunktionen, also rund 96.000 Euro brutto im Jahr. Spezialisten in Großunternehmen können mehr als 130.000 Euro brutto im Jahr verdienen, also monatlich ca. 11.000 Euro brutto.

Die große Spannweite bei den Gehältern beruht auf mehreren Faktoren. Dazu gehören:

• die Branche;
• die Unternehmensgröße;
• der Unternehmensstandort;
• die Berufserfahrung;
• Zusatzfähigkeiten.

Faktor Branche

Auftragsmanager arbeiten bei Dienstleistern, produzierenden oder Handelsunternehmen, in Handwerksbetrieben, kommunalen Gesellschaften, bei Mittelständlern und Großunternehmen – überall dort, wo Aufträge vergeben werden. Je komplexer die Produkte und je internationaler die Verflechtungen in der Supply Chain, desto komplizierter das Auftragsmanagement und desto höher das Gehalt.

Tendenziell führen Unternehmen der Pharma- und Chemieindustrie das Ranking an, gefolgt von Betrieben im Maschinen- und Fahrzeugbau samt Zulieferern. Bei Letzteren gibt der Tarif der IG Metall Auskunft über das Gehaltsniveau: Der durchschnittliche Tarifgrundlohn beträgt ca. 4.000 Euro brutto im Monat. Bei kommunalen Gesellschaften liegt die durchschnittliche tarifliche Grundvergütung bei ca. 3.750 Euro Monatsbrutto. Lebensmittelhandel und Handwerk sind auf den unteren Plätzen zu finden.

Faktor Unternehmensgröße

Je größer das Unternehmen, desto größer die Menge an produzierten Gütern oder desto umfangreicher die Produktpalette – oft geht beides parallel. Die Fertigung wird aufwendiger und die Produkte werden oft komplexer. Umso wichtiger wird die Koordination der Aufträge und damit das Auftragsmanagement.

Auf das monatliche Bruttodurchschnittsgehalt des Auftragsmanagers wirkt sich die Unternehmensgröße wie folgt aus:

• bis 100 Mitarbeiter: ca. 4.000 €
• 101 bis 500 Mitarbeiter: ca. 4.500 €
• 501 bis 1.000 Mitarbeiter: ca. 4.900 €
• über 1.000 Mitarbeiter: ca. 5.400 €

Faktor Unternehmensstandort

Faktoren wie die geografische Lage, die Verkehrsanbindung und das soziodemografische Umfeld sind ausschlaggebend für die Standortwahl eines Unternehmens. Aber auch die Wirtschaftskraft und die Attraktivität der Region sowie die Lebenshaltungskosten spielen eine Rolle. Damit hat der Unternehmensstandort auch direkte Auswirkungen auf das Gehalt: Die Gehälter unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland und von Region zu Region; dies zeigen unter anderem die Flächentarifverträge. Tendenziell ist dabei in Deutschland zumindest in den Flächenländern ein Gehaltsgefälle von Süden über Westen und Norden nach Osten erkennbar.

Dieser Trend gilt auch bei den Monatsbruttogehältern von Auftragsmanagern. Bei den Flächenländern sind Hessen und Baden-Württemberg die Spitzenreiter mit rund 4.600 Euro, Bayern folgt mit ca. 4.550 Euro. Rheinland-Pfalz und Nordrhein-Westfalen liegen bei rund 4.400 bis 4.500 Euro, das Saarland bei etwa 4.300 Euro. Niedersachsen und Schleswig-Holstein sind mit gut 4.100 Euro schon unter dem westdeutschen Durchschnitt, schlagen aber die östlichen Bundesländer mit gut 3.800 bis etwas über 3.900 Euro deutlich.

Faktor Berufserfahrung

Berufserfahrung ist wertvoll. Wer Produktionsverfahren, interne Abläufe und die immer wieder gleichlautenden Kundenwünsche kennt, ist im Vorteil. Auch die oftmals langjährige Zusammenarbeit im Team schafft Routine. Der Erfahrungszuwachs und die steigende Verantwortung bei der Übernahme von Leitungsfunktionen zeigen sich im Anstieg des Gehalts.

Als Durchschnittswerte für Monatsbruttogehälter von Auftragsmanagern in Deutschland können gelten:

• Berufsanfänger: ca. 3.500 €
• rund 5 Jahre Berufserfahrung: ca. 4.000 €
• rund 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 4.900 €
• mehr als 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 5.200 €

Auch diese Angaben sind nur grobe Richtwerte. Individuell können die Gehälter bis zu mehreren 100 Euro voneinander abweichen. Auffällig ist der „Gender Gap“: Weibliche Berufseinsteigerinnen erhalten rund 90 Prozent des Bruttogehalts ihres männlichen Kollegen, am Ende der beruflichen Laufbahn sind es im Durchschnitt weniger als 70 Prozent – trotz vergleichbarer Arbeit.

Faktor Zusatzfähigkeiten

Zusatzqualifikationen wirken sich positiv auf das Entgelt aus. Vertiefte Kenntnisse in Betriebswirtschaft oder Technik, von Logistik und Lagerwirtschaft bis Produktions- und Verfahrenstechnik, werden honoriert. Auch die Anwendung von spezieller Software, etwa ERP- und Warenwirtschaftssystemen oder SAP-Modulen, können das Einkommensniveau anheben. Insbesondere Führungseigenschaften wie kommunikative Fähigkeiten und Durchsetzungsvermögen zahlen sich aus und können den Weg zu Leitungsfunktionen ebnen.

Weiterbildung für Auftragsmanager

Die Produktlebenszyklen werden immer kürzer, die Kundenanforderungen ändern sich rasant und auch der gesetzliche Rahmen – ob in Bezug auf Steuer, Umweltrecht und Nachhaltigkeit, Produkthaftung oder Ausfuhrbestimmungen – unterliegt dem Wandel. Auftragsmanager müssen sich daher unter anderem auf besondere Kundenwünsche einstellen und ihre Arbeitsweise auch auf den Einsatz von technischen Assistenten wie Produktkonfiguratoren anpassen. Dies hat Auswirkungen auf die Individualisierung von Produkten bereits bei deren Herstellung und damit auch auf den Materialfluss, die Logistik und die Disposition. Alle Vorgehensweisen sind zudem in den Software-Systemen abzubilden. Weiterbildungen in ERP-, SAP- und Office-Anwendungen sind daher wichtig – ebenso wie Anpassungsweiterbildungen in Richtung Produktions- und Fertigungstechnik, Automatisierungstechnik oder Qualitätsprüfung. Auch kaufmännische Weiterbildungen sollten in Betracht gezogen werden.

Da Auftragsmanager auch „Unternehmensbotschafter“ sind, sind Schulungen zur Stärkung der Softskills sinnvoll. Typische Seminare behandeln zum Beispiel die Themen Kommunikationsfähigkeit, Selbstorganisation und -motivation oder Führungsfähigkeiten.

Weiterbildungen werden von verschiedensten Institutionen angeboten, von Vereinen bis hin zu privaten Hochschulen. Seminare und Schulungen erfolgen meist berufsbegleitend, können aber auch in Vollzeit absolviert werden.