Auftragsmanager

Was ist ein Auftragsmanager?

Ein Auftragsmanager ist das Bindeglied zwischen Unternehmen und Kundschaft: Als „Front-End“ ist er der Ansprechpartner für die Kundschaft in allen Belangen rund um den Auftrag und das Gesicht und der Botschafter der Firma. In seiner Hand liegt die komplette Abwicklung von Kundenaufträgen vom Auftragseingang bis zur Rechnungsstellung; er sorgt dafür, dass die angeforderten Güter, ob Waren oder Dienstleistungen, zum abgesprochenen Termin in der gewünschten Anzahl und Qualität am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Geht etwas schief, ist er der Krisenmanager, der sich für seinen Kunden einsetzt.

Die Komplettbetreuung hat einerseits kaufmännische, andererseits technische Aspekte. Die betriebswirtschaftliche Seite beginnt bei der Kalkulation des Angebots und reicht über Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen im Hinblick auf die Produktion und die Logistik sowie den Vertrieb bis hin zur Abrechnung. Die technische Seite ist produktspezifisch – je nach angebotener Ware oder Dienstleistung sind hier profunde Kenntnisse des Materials, des Aufbaus und der Funktionsweise des Produkts und der Abläufe in der Herstellung gefordert, um Kunden fundiert beraten und Alternativen aufzeigen und kalkulieren zu können. Zentrale Anforderungen sind Kompetenz und persönliche Ausstrahlung: Kundenorientierung und Kommunikationsfähigkeiten sind genauso wichtig wie betriebswirtschaftliche und produktbezogene Kenntnisse.

Auftragsmanager sind überall dort gefragt, wo Produkte oder Dienstleistungen angeboten werden – in der Industrie, im Handel, im Handwerk und auch im Gewerbe. Als Arbeitgeber kommen Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen in Betracht. Daher sind sowohl das Aufgabenspektrum als auch die erforderlichen Qualifikationen breit gefächert. Dementsprechend unterschiedlich kann auch der Weg in diese Position sein. Im einfachsten Fall, gerade bei kleineren Unternehmen, genügt meist eine duale technische oder kaufmännische Ausbildung mit jeweiliger Zusatzqualifikation im anderen Bereich. Im Mittelstand sind die Anforderungen an betriebswirtschaftliche Kenntnisse und Produkt- bzw. Prozesswissen oft höher, sodass Betriebswirte oder technische Fachwirte als Ansprechpartner fungieren. In Großunternehmen mit komplexen Produkten oder hoch spezialisiertem Angebot wird die Position oft mit Ingenieuren oder Wirtschaftsingenieuren besetzt, da hier eher technische Aspekte im Vordergrund stehen. Je nach Aufgabenspektrum und Qualifikation unterscheiden sich auch die Gehälter deutlich.

Welche Aufgaben hat ein Auftragsmanager?

Die Aufgabe eines Auftragsmanagers ist die Komplettbetreuung des Kunden von der Anfrage bis hin zur Abrechnung – bei grenzüberschreitend agierenden Unternehmen auch auf internationaler Ebene. Als erster Ansprechpartner ist er das Gesicht und die Stimme des Unternehmens und damit Unternehmensbotschafter. Er hat die Aufgabe, das Unternehmen angemessen und positiv zu repräsentieren und kommunikativ zu vertreten. Dabei nimmt er mehrere Rollen ein:

Als Disponent spricht er mit den Kunden Mengen, Termine und Lieferwege ab. Als Servicekraft berät er sie bei individuellen Anforderungen und bietet Alternativen an. Als Kaufmann veranschlagt er die Kosten, schreibt Angebote und sorgt für die Rechnungsstellung. Als Projektverantwortlicher sorgt er intern für die Umsetzung des Auftrags in der gewünschten Form und Qualität und koordiniert die Abläufe in Produktion, Logistik und Vertrieb. Als Konfliktmanager ist er der Kontakt zum Kunden, um Unklarheiten zu beseitigen, Lösungen zu finden und Reklamationen entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Als Administrator ist er für die Dokumentation und die Datensicherheit verantwortlich und beherrscht die einschlägige Software – vom Buchhaltungsprogramm über ERP-Software bis hin zu SAP.

Zu den Aufgaben des Auftragsmanagers gehören damit unter anderem:

• Annahme und Abwicklung von Bestellungen und Aufträgen;
• Kalkulation, Angebots- und Rechnungsstellung, Mahnwesen;
• Beratung der Kundschaft in technischen Fragen und zu Kostenaspekten;
• Logistik und Disposition betreffend Art und Menge der Waren, Termine, Lieferwege;
• Abstimmung des Auftrags mit der Produktion in Art und Menge;
• Kapazitäts- und Ressourcenplanung;
• Qualitätssicherung;
• Reklamations- und Retourenbearbeitung, Konfliktmanagement;
• Dokumentation und Datenhandling;
• Einsatz von Software-Systemen wie ERP oder SAP.

Welche Kompetenzen braucht ein Auftragsmanager?

Auftragsmanager müssen als „Front-End“ zum Kunden und als Unternehmensbotschafter hohe kommunikative Kompetenzen aufweisen, überzeugend argumentieren und Probleme lösen können – und dabei noch sympathisch auftreten. Da viele Unternehmen ihre Produkte auch im europäischen Markt oder global anbieten, sind häufig verhandlungssichere Fremdsprachenkenntnisse gefragt.

Kommunikationsstärke und Durchsetzungsfähigkeit ist auch intern angesagt, wenn Produktionswege, -mengen und Termine mit den beteiligten Abteilungen abgestimmt werden müssen. Die Kalkulation und die Abrechnung verlangen betriebswirtschaftliche Kenntnisse, die Beratung über Produktvarianten und die Festlegung des Produktionsweges vertiefte technische Kenntnisse – je nach Branche und Produktportfolio des Arbeitgebers. Da die komplexen Vorgänge von der Angebotserstellung über die Erfassung der Kunden- und Produktdaten und die Abrechnung bis hin zur Dokumentation und Auswertung möglichst ohne Medienbruch – vom Papier zum Datensatz – ablaufen sollten, sind zudem Kenntnisse der einschlägigen Software-Systeme (Enterprise-Resource-Planning- (ERP-)Systeme, SAP, MS Office) sehr erwünscht.

Die fachlichen Voraussetzungen für die Arbeit als Auftragsmanager können daher stichwortartig so formuliert werden:

• betriebswirtschaftliche Kenntnisse;
• vertieftes technisches Wissen, branchen- und produktbezogen;
• Materialkunde, Herstellungs- und Produktionsverfahren;
• Produktionssteuerung und Kapazitätsmanagement;
• Erfahrung in Software-Anwendungen, insbesondere ERP-Systeme, SAP, Buchhaltungs- und Office-Programme;
• Disposition und Logistik;
• Organisation und Zeitmanagement;
• Qualitätsmanagement.

Ergänzt werden sollten die fachlichen unter anderem von diesen persönlichen Kompetenzen:

• Empathie;
• Kunden- und Serviceorientierung;
• Problemlösungskompetenz;
• unternehmerisches Denken;
• strukturierte, selbstständige Arbeitsweise;
• Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen;
• Fremdsprachenkenntnisse – verhandlungssicher.

Wie wird man Auftragsmanager?

Kommunizieren, kalkulieren, disponieren – gefragt sind durchsetzungsstarke Persönlichkeiten mit betriebswirtschaftlichem und spezifischem technischem Hintergrund. Alle Anforderungen mit einer Ausbildung abzudecken, ist nicht möglich. Daher ergeben sich prinzipiell zwei Zugänge zu dieser Position: ein kaufmännischer und ein technischer. Und das auf mehreren Ebenen: von der dualen Ausbildung über die Qualifizierung durch eine Aufstiegsweiterbildung bis hin zum Studium. Je nach Unternehmensgröße, Branche und Erklärungsbedürftigkeit des angebotenen Produkts sind unterschiedliche Abschlüsse gefragt.

• Ausbildung: Eine abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, beispielsweise die dreijährige Ausbildung zum Industriekaufmann, zum Kaufmann Speditions- und Logistikdienstleistung oder zum Produktionstechnologen sowie die dreieinhalbjährige zum Mechatroniker, Elektroniker oder Industriemechaniker, ist eine gute Grundlage für die spätere Arbeit als Auftragsmanager – zumindest in kleineren Unternehmen mit einem überschaubaren Produktangebot – oder als Mitarbeiter im Auftragsmanagement.
• Weiterbildung: Nach der abgeschlossenen kaufmännischen oder technischen Lehre und mit mindestens einem Jahr Berufserfahrung kann eine Aufstiegsweiterbildung zum Meister, Techniker, Fach- oder Betriebswirt angestrebt werden. Die Weiterbildung zum staatlich geprüften Techniker – diese kann branchenspezifisch in rund 80 verschiedenen Fachrichtungen erfolgen – oder zum staatlich geprüften Betriebswirt, Fachrichtung Produktionswirtschaft, sind berufliche Weiterbildungen an Fachschulen. Sie dauern in Vollzeit zwei, in Teilzeit drei bis vier Jahre und verbinden die technische Qualifikation mit betriebswirtschaftlichen Kenntnissen.
• Studium: Ein Fachhochschul- oder Hochschulstudium im Ingenieurwesen – möglichst branchenspezifisch, etwa mit Schwerpunkt Elektrotechnik, Fahrzeug- oder Maschinenbau –, Wirtschaftsingenieurwesen oder Betriebswirtschaftslehre – Richtung Technik oder Logistik – eröffnen beste Chancen bei auch international agierenden mittelständischen und Großunternehmen mit hoch spezialisierten, erklärungsbedürftigen Produkten. Der Bachelor ist nach sechs bis acht Semestern Regelstudienzeit erreicht, der Master kann regulär nach weiteren vier bis sechs Semestern abgeschlossen werden.

Handwerk und Industrie bieten immer häufiger die Möglichkeit eines dualen Studiums. Dieses bietet den Vorteil, neben einer kaufmännischen oder technischen Ausbildung parallel mit einem Studienabschluss als Bachelor in einem verwandten Fachgebiet eine höhere Qualifikation zu erreichen. Mit einer Weiterbildung zur Ergänzung der noch jeweils fehlenden Expertise ist ein relativ kurzfristiger Einstieg in den Beruf des Auftragsmanagers möglich.

Wie viel verdient man als Auftragsmanager?

Auftragsmanager arbeiten in Handwerk, Industrie, Gewerbe und Handel, in Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen. In kleineren Betrieben reicht oft der kaufmännische oder technische Sachverstand nach einer Ausbildung, vielleicht durch Zusatzqualifikationen ergänzt, aus. In mittelständischen Betrieben wird oft eine Aufstiegsweiterbildung, etwa zum Techniker oder Betriebswirt, vorausgesetzt, um alle Aufgaben erfüllen zu können, und in der fertigenden Industrie mit oftmals hochtechnisierten, spezialisierten und damit erklärungsbedürftigen Produkten wird der technischen Seite so viel Bedeutung beigemessen, dass dort oftmals Ingenieure als Auftragsmanager arbeiten. Bei diesem großen Spektrum an Aufgaben und Qualifikationen ist es verständlich, dass auch die Gehälter erheblich voneinander abweichen können – von einem Anfangsgehalt von unter 3.000 Euro Monatsbrutto nach einer dualen Ausbildung bis hin zu dem zwei- bis dreifachen für Ingenieure, beispielsweise im Spezialfahrzeugbau.

Einen ersten Anhaltspunkt für die Gehälter von Auftragsmanagern geben die Tarifverträge, die in vielen Mittel- und Großunternehmen, aber auch in der öffentlichen Verwaltung gelten. Arbeitnehmer mit abgeschlossener Fachhochschul- oder Bachelorausbildung sowie Handwerks- und Industriemeister mit Leitungsfunktion werden der Entgeltgruppe E 9 zugeordnet; schon über die Grundvergütungen und die Bundesländer gemittelt ergibt sich beispielhaft im Metallbereich bereits ein Bruttogehalt von gut 4.000 Euro monatlich. Darüber hinaus sind weitere Arbeitgeberleistungen durchaus üblich. Da Auftragsmanager mit Masterabschluss oder Diplom und speziellen Branchenkenntnissen höher qualifiziert sind und oft als Führungskraft im Bereich Auftragsmanagement auch mehr Verantwortung tragen, werden sie über- bzw. außertariflich bezahlt. Alle folgenden Angaben zu den Bruttogehältern sind daher nur als grobe Richtwerte zu verstehen.

Das deutschlandweite Durchschnittsbruttogehalt von Auftragsmanagern liegt bei rund 4.150 Euro monatlich, also knapp 50.000 Euro im Jahr. Die Spanne reicht von unter 3.000 Euro im Monat, also knapp 36.000 Euro im Jahr, oft als Einstiegsgehalt, bis zu rund 8.000 Euro Monatsbrutto für erfahrene Mitarbeiter in Leitungsfunktionen, also rund 96.000 Euro Jahresbrutto. Spitzenverdiener in Großunternehmen erreichen sogar mehr als 130.000 Euro brutto im Jahr, also ca. 11.000 Euro brutto im Monat.

Die Spannweite bei den Gehältern ist groß und hängt von mehreren Faktoren ab. Dazu gehören:

• die Branche;
• die Unternehmensgröße;
• der Unternehmensstandort;
• die Berufserfahrung;
• Zusatzfähigkeiten.

Faktor Branche

Ein Auftragsmanager wird gebraucht, wo Aufträge vergeben werden – ob an Dienstleister, produzierende oder Handelsunternehmen. Die Spanne reicht vom kleinen Handwerksbetrieb über kommunale Gesellschaften und Mittelständler bis hin zu Großunternehmen der Industrie und des Handels. Das Auftragsmanagement wird dabei umso komplizierter, je komplexer die Produkte und je internationaler die Verflechtungen in der Supply Chain sind.

Tendenziell führen die Pharma- und die Chemieindustrie die Liste an. Es folgen Unternehmen im Maschinen- und Fahrzeugbau samt Zulieferern; hier kann der Tarif der IG Metall herangezogen werden: durchschnittlicher Tarifgrundlohn ca. 4.000 Euro brutto im Monat. Es folgen kommunale Gesellschaften mit einer durchschnittlichen tariflichen Grundvergütung von ca. 3.750 Euro. Am unteren Ende sind der Lebensmittelhandel und sowie das Handwerk zu finden.

Faktor Unternehmensgröße

Mit der Größe des Unternehmens wächst entweder die Menge an produzierten Gütern oder die Produktpalette – meist geht beides parallel. Die Produktion wird vielschichtiger und die Produkte werden oft komplexer. Aufträge müssen daher umso eher koordiniert werden. Desto wichtiger wird das Auftragsmanagement. Das ist – stark vereinfacht – die Logik, die hinter dem Zusammenhang zwischen Gehaltszuwachs und Unternehmensgröße steht.

Auf das monatliche Bruttodurchschnittsgehalt des Auftragsmanagers wirkt sich die Unternehmensgröße wie folgt aus:

• bis 100 Mitarbeiter = ca. 4.150 €
• 101 bis 500 Mitarbeiter = ca. 4.500 €
• 501 bis 1.000 Mitarbeiter = ca. 4.900 €
• über 1.000 Mitarbeiter = ca. 5.500 €

Faktor Unternehmensstandort

Die geografische Lage, die Verkehrsanbindung und das soziodemografische Umfeld bestimmen als Standortfaktoren wesentlich die Standortwahl eines Unternehmens. Weitere Kriterien sind die Wirtschaftskraft und die Attraktivität der Region sowie die Lebenshaltungskosten. Alle Faktoren bilden sich dabei auch im Gehalt ab; das spiegelt sich auch in den Flächentarifverträgen. Die Gehälter unterscheiden sich damit von Bundesland zu Bundesland und von Region zu Region. Tendenziell gibt es in Deutschland zumindest in den Flächenländern ein Gehaltsgefälle von Süden über Westen und Norden nach Osten.

Dieser Trend gilt auch bei den Monatsbruttogehältern von Auftragsmanagern. Hessen und Baden-Württemberg sind die Spitzenreiter mit rund 5.100 Euro, Bayern und Hamburg folgen mit knapp 5.000 Euro. Rheinland-Pfalz und Nordrhein-Westfalen liegen bei rund 4.600 bis 4.800 Euro, das Saarland, Bremen und Berlin bei etwa 4.400 bis 4.500 Euro. Niedersachsen und Schleswig-Holstein sind mit 4.150 bis 4.300 Euro schon unter dem westdeutschen Durchschnitt, schlagen aber die östlichen Bundesländer mit 3.600 bis 3.800 Euro deutlich.

Faktor Berufserfahrung

Berufserfahrung ist durch nichts zu ersetzen. Die Kenntnis der Produktionsverfahren, der Abläufe und der immer wieder gleichlautenden Kundenwünsche sowie die oftmals langjährige Zusammenarbeit im Team schafft Routine. Zunehmende Erfahrung, wachsende Verantwortung und die Übernahme von Leitungsfunktionen zahlen sich aus und zeigen sich im Gehaltszuwachs.

Als Durchschnittswerte für Monatsbruttogehälter von Auftragsmanagern in Deutschland können gelten:

• Berufsanfänger: ca. 3.500 €
• rund 5 Jahre Berufserfahrung: ca. 4.200 €
• rund 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 4.700 €
• mehr als 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 5.200 €

Auch hier gilt: Diese Angaben sind grobe Richtwerte. Je nach Ausbildung, Branche, Unternehmensgröße, Standort und Tarifvertrag können die Gehälter bis zu mehreren 100 Euro voneinander abweichen. Auffällig sind die Abweichungen zwischen den Geschlechtern: Erhalten weibliche Berufseinsteigerinnen noch rund 90 Prozent des Bruttogehalts ihres männlichen Kollegen, sind es später im Durchschnitt weniger als 70 Prozent. Dieser „Gender Gap“ besteht auch bei vergleichbarer Arbeit.

Faktor Zusatzfähigkeiten

Neben der Berufserfahrung wirken sich auch Zusatzqualifikationen positiv auf das Entgelt aus. Vertiefte betriebswirtschaftliche oder technische Kenntnisse, von der Logistik bis zur Verfahrenstechnik, die Anwendung von Software wie ERP-Systemen oder speziellen SAP-Modulen, aber insbesondere auch kommunikative Fähigkeiten und Durchsetzungsvermögen zahlen sich aus und können, in Großbetrieben, den Weg zu Leitungsfunktionen ebnen.

Weiterbildung für Auftragsmanager

Die Produktlebenszyklen und die Kundenanforderungen ändern sich immer schneller – und auch das Steuerrecht und der Gesetzesrahmen unterliegen Änderungen. Auftragsmanager müssen sich daher nicht nur auf besondere Kundenwünsche einstellen und dies bei der Individualisierung von Produkten, dem Materialfluss, der Logistik und der Disposition berücksichtigen, sondern auch in den Software-Systemen abbilden. Weiterbildungen in ERP-, SAP- und Office-Anwendungen sind hier ebenso wichtig wie Anpassungsweiterbildungen in Richtung Produktions- und Fertigungstechnik, Automatisierungstechnik oder Qualitätsprüfung oder kaufmännische Weiterbildungen.

Zudem sind für Auftragsmanager als „Unternehmensbotschafter“ Schulungen zur Stärkung der Soft Skills, also Kommunikationsfähigkeit, Selbstorganisation und -motivation oder der Führungsfähigkeiten, sinnvoll.

Weiterbildungen werden von verschiedensten Institutionen angeboten, von Vereinen bis hin zu privaten Hochschulen. Seminare und Schulungen erfolgen meist berufsbegleitend, können aber auch in Vollzeit absolviert werden.