Kaufmann/Kauffrau für Groß- und Außenhandelsmanagement – Ausbildung

Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement kaufen Waren im großen Stil ein, auch im Ausland, und verkaufen sie weiter an Geschäftskunden wie Handelsketten, Einzelhändler oder Industriebetriebe. Sie steuern die Logistik, organisieren die Lagerwirtschaft und übernehmen die Buchhaltung. Kunden aus dem Bereich Handel beraten sie zudem bei der Sortimentsgestaltung.

Was machen Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement?

Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement – also Kaufmänner und, in vielen Fällen, auch Kauffrauen – sind das Bindeglied zwischen den Herstellern und Produzenten auf der einen und Großabnehmern wie Handels- oder Gastronomieketten, Industrieunternehmen und Zulieferern oder auch Einzelhändlern auf der anderen Seite. Sie arbeiten in allen Branchen, im Food- und Non-Food-Bereich: von Automotive über Baustoffe und Chemikalien bis hin zu Zuckerwaren. Sie beobachten den Markt im In- und Ausland und vergleichen Angebote nach Menge und Qualität. Als Händler, speziell in der Fachrichtung Großhandel, kaufen sie große Quantitäten von Waren zu möglichst günstigen Konditionen ein und verkaufen die Wirtschaftsgüter mit Aufschlag an ihre Abnehmer. Dabei planen und überwachen sie den Warenfluss vom Einkauf bis zum Verkauf, steuern die Logistik in der Supply Chain, also der Lieferkette, und betreiben Lagerwirtschaft. Nicht zuletzt beraten sie ihre Kundschaft im Bereich Handel auch bei der Sortimentsgestaltung.

Der Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) zur Abwicklung der vielfach elektronisch ablaufenden Geschäftsprozesse (E-Business) ist dabei unumgänglich. Nur so lässt sich heutzutage noch der Daten- und Warenfluss von der Bestellung bis zur Lieferung nachverfolgen und lenken. Als Logistiker schließen sie Transportverträge ab, erledigen Zollformalitäten und überwachen den Weg der Sendungen – viele dieser Aufgaben werden im weltweiten Austausch bereits online erledigt. Bei der Anlieferung prüfen sie den Wareneingang und übernehmen die Lagerwirtschaft. Im Bereich Buchhaltung bearbeiten sie den Zahlungsverkehr, prüfen den Rechnungseingang und führen das Mahnwesen. Als Controller führen sie Kosten und Leistungsrechnungen durch, ermitteln und analysieren Kennzahlen und bewerten Kunden nach betriebswirtschaftlichen Kriterien.

Hauptarbeitsplatz bei all diesen Tätigkeiten ist das Büro mit seiner IKT-Infrastruktur. Aber auch die Laderampe, der Kühlraum oder der Lagerplatz im Freien müssen hin und wieder aufgesucht werden, um Lieferungen zu empfangen, auf Vollständigkeit und Mängelfreiheit zu prüfen oder die Lagerlogistik zu übernehmen. Sollen Bestandskunden betreut oder Neukunden akquiriert werden, sind auch Außendiensttermine üblich – im In- und, insbesondere für Kaufleute der Fachrichtung Außenhandel, Ausland.

Die vielfältigen Anforderungen an Kaufleute im Groß- und Außenhandelsmanagement lassen sich so zusammenfassen:

• Marktbeobachtung;
• Beratung der Kundschaft;
• Planung, Organisation und Abwicklung von Ein- und Verkauf;
• Aushandeln von Konditionen;
• Kalkulation von Angeboten;
• Festlegung und Kontrolle der Lieferkette, Überwachung der Logistik;
• Lagerwirtschaft;
• Mitwirkung bei der Finanz- und Betriebsbuchhaltung, Controlling.

Für wen ist die Ausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Groß- und Außenhandelsmanagement geeignet?

Wer als Kaufmann oder Kauffrau arbeiten möchte, sollte aufgeschlossen, freundlich und kommunikativ sein, um im direkten Kontakt mit Produzenten und Abnehmern einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Um mit den Geschäftspartnern – sowohl auf der Anbieter- als auch auf der Abnehmerseite – verhandeln zu können, brauchen Kaufleute neben einem guten sprachlichen Ausdrucksvermögen ein ausgeprägtes Verständnis für Zahlen und sie müssen vertrauenswürdig sein. Dazu gehört unter anderem, verlässliche Angaben zu machen, verbindliche Auskünfte zu geben und Absprachen einzuhalten – auch ohne schriftliche oder vertragliche Fixierung.

Wichtig ist das kaufmännische Denken, das eine ausgeprägte Marktbeobachtung sowie sorgfältiges Vergleichen von Angeboten und Konditionen verlangt. Auf dieser Basis haben Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement dann ihre eigenen Kosten zu berechnen und Kalkulationen für den Weiterverkauf zu erstellen. Sprachliche Qualitäten und, insbesondere im Fachgebiet Außenhandel, verhandlungssichere Fremdsprachenkenntnisse sind nötig bei der Ausarbeitung von Verträgen, dem Entwerfen von Vereinbarungen und Geschäftsbriefen oder beim Ausfüllen von Zolldeklarationen und Frachtpapieren. Zudem sind einschlägige Rechtsvorschriften, etwa zu Einfuhrbestimmungen, zu beachten. Um diese Anforderungen zu erfüllen, ist genaues und selbstständiges Arbeiten gefordert.

Auch der Umgang mit dem Computer, spezieller Software wie Warenwirtschaftssystemen oder Buchhaltungsprogrammen sowie smarten Endgeräten, zum Beispiel Scannern und Tablets, bei Lagerarbeiten sollte keine Probleme bereiten. Schließlich dient der Einsatz moderner IKT als Medium für den jederzeitigen Austausch zwischen den Geschäftspartnern, die Festlegung der Lieferwege und die Überwachung der Transporte. Und auch beim Einkauf auf automatisierten internationalen Warenbörsen sind Anwenderkenntnisse der entsprechenden Software ein Muss.

Kaufleute im Groß- und Außenhandelsmanagement haben also relativ hohe soziale und intellektuelle Voraussetzungen zu erfüllen: Einerseits müssen sie im sozialen Umfeld des eigenen Unternehmens und im Umgang mit Geschäftspartnern verantwortungsvoll und verlässlich handeln. Konzentrationsvermögen, Merkfähigkeit und Kenntnisse in Mathematik und Informatik werden benötigt, um auch im hektischen Alltag oder in Verhandlungssituationen schnell Berechnungen anstellen und richtige Entscheidungen treffen zu können. Geistige Flexibilität hilft bei der Umstellung auf neue Situationen und wechselnde Gesprächspartner. Organisationstalent ist wichtig, um die täglich immer wieder neuen Abläufe in der immer zu knappen Zeit zu bewältigen.

Die physischen Voraussetzungen sind dagegen weniger hoch, da die Arbeit überwiegend im Büro und am Computerbildschirm abläuft. Aber Tätigkeiten an der Rampe, im Lager, auf Freiflächen oder in Kühlhäusern mit stark unterschiedlichen klimatischen Bedingungen können die Gesundheit belasten.

Räumliche und zeitliche Flexibilität sind gerade bei der Teilnahme an globalen Märkten in unterschiedlichen Zeitzonen nicht zu unterschätzende Faktoren – insbesondere im Fachgebiet Außenhandel. Kaufleute sollten hier bereit sein, weltweit Bestandskunden vor Ort zu besuchen und zu betreuen oder Neukunden zu akquirieren.

Wer eine Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau im Groß- und Außenhandelsmanagement anstrebt, sollte also unter anderem diese Voraussetzungen erfüllen:

• betriebswirtschaftliches und unternehmerisches Denken;
• Kontaktbereitschaft und Kundenorientierung;
• gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen;
• Anwenderkenntnisse in Mathematik und Informatik;
• Organisationstalent und gutes Zeitmanagement;
• selbstständige, sorgfältige und genaue Arbeitsweise;
• Verhandlungsstärke und Durchsetzungsvermögen;
• Seriosität, Vertrauenswürdigkeit und Verlässlichkeit;
• hohe Konzentrations- und Merkfähigkeit;
• geistige Flexibilität;
• Fremdsprachenkenntnisse.

Eine Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau im Groß- und Außenhandelsmanagement ist ohne Schulabschluss möglich. Deren Anteil lag bei den gut 10.300 Personen, die im Jahr 2022 diese Ausbildung begonnen haben – ca. 9.750 im Fachgebiet Großhandel und knapp 580 im Bereich Außenhandel –, allerdings nur bei etwa einem Prozent, etwas unter dem Anteil von „Sonstigen“, zu denen etwa Quereinsteiger gehören. Einen Hauptschulabschluss konnten fast sechs Prozent vorweisen; Ausbildungsbetriebe entscheiden sich aber überwiegend für Azubis mit der „Mittleren Reife“ (45 %) oder der Hochschulreife (47 %). Diese Angaben liefert das Datensystem Auszubildende (DAZUBI) des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB).

Wie läuft die Ausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Groß- und Außenhandelsmanagement ab?

Die Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau im Groß- und Außenhandelsmanagement erfolgt über drei Jahre dual in der Berufsschule und im ausbildenden Betrieb; in den meisten Fällen sind dies Handelsorganisationen oder Industrieunternehmen. Kurz vor dem Ende des zweiten Ausbildungsjahrs ist der erste Teil der sogenannten „gestreckten Abschlussprüfung“ als Zwischenprüfung zu absolvieren. Die Ausbildung endet mit dem Bestehen des zweiten Teils der Abschlussprüfung am Ende des dritten Lehrjahrs.

Die Kosten der Ausbildung trägt das ausbildende Unternehmen. Meist sind darin auch die Aufwendungen für Lernmittel, unternehmensübergreifende Lehrgänge und eine unter Umständen notwendige auswärtige Unterbringung, etwa bei Blockunterricht in Schwerpunktberufsschulen, enthalten. Liegt die Ausbildungsstelle so weit vom Wohnort entfernt, dass der Azubi einen Wohnungswechsel vornehmen muss, ist eine Förderung durch die Bundesagentur für Arbeit in Form einer Berufsausbildungsbeihilfe (BAB) möglich.

Die schulische Ausbildung findet in der Berufsschule „vor Ort“ an maximal zwei Tagen pro Woche oder in jeweils mehrwöchigen Blöcken an zentralen Schwerpunktberufsschulen statt. Unterrichtet werden berufliche Theorie und allgemeinbildende Fächer wie Deutsch, Englisch, Wirtschafts- und Sozialkunde. In der beruflichen Theorie liegen die Schwerpunkte in den ersten beiden Jahren auf der Erfassung, Dokumentation und Auswertung von Wert- und Warenströmen, der kundenorientierten Bearbeitung von Aufträgen sowie der Anbahnung und Durchführung von Beschaffungsprozessen und Außenhandelsgeschäften, insbesondere unter Einsatz digitaler Werkzeuge. Im dritten Jahr stehen der Transport und die Lagerung von Waren im Vordergrund sowie die selbstständige Planung und Durchführung eines Projekts im Groß- bzw. Außenhandel.

Die praktische Ausbildung im Ausbildungsbetrieb soll dazu befähigen, die täglich anfallenden Aufgaben zunehmend selbstständig zu bearbeiten. Grundlage ist die intensive Auseinandersetzung mit dem eigenen Warensortiment und Dienstleistungsangebot. Auf dieser Basis werden der Ein- und Verkauf von Waren unter Beachtung der Marktbedingungen und der Kundenanforderungen geplant, organisiert und abgewickelt. Azubis lernen dabei die projekt- und teamorientierte Planung und Steuerung der Arbeitsorganisation samt der dazugehörigen elektronischen Geschäftsprozesse (E-Business) und der entsprechenden Kommunikation. Dies wird im späteren Verlauf der Ausbildung ergänzt mit Aspekten der handelsspezifischen Beschaffungs- und Lagerlogistik sowie der Distribution. Die kaufmännische Steuerung und Kontrolle der Ausführungen sowie der Einbezug bei Marketingmaßnahmen runden diese Tätigkeiten ab.

Schon während der Ausbildung können Zusatzqualifikationen erworben werden, die für spezielle Bereiche des Groß- oder Außenhandels relevant sind:

• Die Zusatzqualifikation „Europaassistent/in“ soll dazu dienen, interkulturelle Kompetenzen aufzubauen und Fremdsprachenkenntnisse zu verbessern. Schwerpunkte sind unter anderem Europa- und Wirtschaftsrecht. Ein mehrwöchiges Praktikum im Ausland ist Pflicht.
• Die Zusatzqualifikation „Asienkaufmann/-kauffrau“ kann mit der Fachoberschulreife erworben werden. Vermittelt wird die Bedeutung des asiatischen Wirtschaftsraums; der Schwerpunkt liegt auf der Anbahnung und Abwicklung von Geschäften mit asiatischen Unternehmen sowie internationalem Marketing. Fremdsprachenkenntnisse in Englisch und Chinesisch werden erweitert bzw. aufgebaut, die interkulturellen Kompetenzen gestärkt.
• Die Zusatzqualifikation „Internationales Wirtschaftsmanagement mit Fremdsprachen“ wird Azubis mit Hochschulreife und guten Englischkenntnissen angeboten. Schwerpunkte sind internationale Betriebswirtschaftslehre und eine zweite Fremdsprache

Wie viel verdient ein Kaufmann / eine Kauffrau im Groß- und Außenhandelsmanagement während der Ausbildung?

Kaufleute, also auch solche im Groß- und Außenhandelsmanagement, werden im dualen System ausgebildet. Gemäß Berufsbildungsgesetz (BBiG) haben sie dabei ein Anrecht auf eine angemessene Ausbildungsvergütung, die vom Ausbildungsbetrieb gezahlt wird. Ist dieser tarifgebunden, gelten die im Tarifvertrag festgelegten Vereinbarungen. Ansonsten gelten die im BBiG angegebenen Mindestvergütungen (§ 17 Absatz 1 und 2 BBiG): Im ersten Lehrjahr sind dies 620 Euro brutto im Monat, wenn die Lehre zwischen dem 01.01. und dem 31.12.2023 angetreten wurde (§ 17 Absatz 1 und 2 BBiG). Im zweiten und dritten Jahr der Ausbildung steigert sich der Betrag um mindestens 18 bzw. 35 Prozent, bezogen auf die Grundvergütung im ersten Jahr. Hat jemand im September 2023 eine Ausbildung angetreten, bei der die Mindestvergütung gezahlt wurde, kann er oder sie im dritten Lehrjahr daher mit mindestens 837 Euro Monatsbrutto rechnen.

Die Agentur für Arbeit gibt als monatliche Bruttovergütung von Auszubildenden zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Groß- und Außenhandelsmanagement folgende Zahlen an. Je nach Bundesland beträgt die Ausbildungsvergütung

• im 1. Ausbildungsjahr zwischen ca. 750 Euro und 1.140 Euro,
• im 2. Ausbildungsjahr zwischen gut 800 Euro und knapp 1.200 Euro,
• im 3. Ausbildungsjahr zwischen ca. 920 Euro und 1.250 Euro.

Vergleicht man die Flächenländer, ist Baden-Württemberg mit mehr als 1.100 Euro Monatsbrutto bereits im ersten Ausbildungsjahr Spitzenreiter bei den Ausbildungsvergütungen ist. Bayern, Hessen, Nordrhein-Westfalen, Sachsen und Thüringen folgen mit Beträgen zwischen 1.000 Euro und 1.100 Euro brutto monatlich. In Brandenburg, Niedersachen, Rheinland-Pfalz, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein liegt die Vergütung bei knapp unter 1.000 Euro brutto im Monat. Mecklenburg-Vorpommern mit etwa 880 Euro Monatsbrutto und das Saarland mit einem Brutto von rund 750 Euro im Monat sind die Schlusslichter in der Bezahlung.

Nach Abschluss der Ausbildung gibt die Tarifsammlung des Bayerischen Staatsministeriums für Familie, Arbeit und Soziales als beispielhafte tarifliche Grundvergütung ein monatliches Brutto von ca. 2.800 Euro bis 3.125 Euro an – je nach Standort und Unternehmensgröße.

Wie kann ein Kaufmann / eine Kauffrau für Groß- und Außenhandelsmanagement aufsteigen?

Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement arbeiten in einer Vielzahl von Branchen. Hier haben sie sich zunächst mit den jeweils spezifischen Themen und typischen Bedarfen auseinanderzusetzen. Zu beachten sind dabei die neuesten Entwicklungen und Trends, um den Anschluss an den Anbietermarkt und die Bedürfnisse der Kundschaft nicht zu verlieren. Dabei ist jeder einzelne Kaufmann, jede einzelne Kauffrau angehalten, sich über Medien wie Fachzeitschriften, Brancheninformationen oder das Internet auf dem Laufenden zu halten und auch politische und gesellschaftlichen Veränderungen zu beobachten.

Darüber hinaus sollten Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement auch den technischen Fortschritt im Blick behalten. Neue Online-Anbieter oder automatisierte Warenbörsen führen zu einem Wandel des Bestellwesens und der Bezugsverfahren weltweit, Online-Shops verändern die Verkaufsseite. Die Digitalisierung und Vernetzung sowie die Verbreitung „smarter“ Produkte mit RFID (Radio Frequency Identification) erleichtern die Logistik – von der Nachverfolgung von Warensendungen und der Lokalisierung in Echtzeit bis hin zur automatisierten Bestandskontrolle. Die Buchhaltung wird durch E-Invoicing erleichtert, Store-Management- und Warehouse-Management-Systeme unterstützen das Bestellwesen und die Steuerung der Warenströme. Hier sind Anpassungsweiterbildungen notwendig, um den Wissensstand aktuell zu halten und neue Tendenzen kennenzulernen. Daneben sollten die klassischen Gebiete für Kaufleute im Groß- und Außenhandelsmanagement nicht vernachlässigt werden. Schulungen in den Bereichen Material und Warenwirtschaft, Logistik und Lagerwirtschaft, E-Business, E-Commerce und Shop-Systeme sowie Controlling, Finanz- und Rechnungswesen sind wichtig, da sie die betriebswirtschaftliche Grundlage der Tätigkeit bilden. Seminare in Handels- und Gesellschaftsrecht oder Außenwirtschaft ergänzen die Kompetenzen. Fremdsprachenkenntnisse sollten aufgefrischt oder erweitert werden, da der Großhandel immer internationaler wird – hier gibt es große Überschneidungen zum Außenhandel.

Aufstiegsweiterbildungen qualifizieren dagegen für anspruchsvollere Aufgaben und Führungspositionen. Weiterbildungen in Richtung Fachwirt oder Betriebswirt stärken die betriebswirtschaftlichen Kompetenzen. Spezialisierungen können hier in den Bereichen Handel, E-Commerce, Absatz, Marketing, Wirtschaft, Logistik oder Außenwirtschaft erfolgen. Andere Qualifizierungen führen zu Abschlüssen als Fachkaufmann oder Berufsspezialist Vertrieb bzw. fremdsprachige Kommunikation. Wer eine Leitungsfunktion anstrebt, sollte auch seine Softskills stärken: Seminare zu Themen wie Zeit- und Selbstmanagement, Führung, Gesprächsführung und Konfliktmanagement sind hier hilfreich.

Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement mit Hochschulreife können auch ein Studium an einer Fachhochschule oder einer Universität anschließen. Handelsbetriebswirtschaft, Internationale Wirtschaft, Betriebswirtschaft und Business Administration oder auch Logistik und Supply Chain Management bieten sich als Studienfächer zur Erweiterung der in der Ausbildung und in der praktischen Tätigkeit erworbenen Kenntnisse an.