Kaufmann/Kauffrau für Personaldienstleistung – Ausbildung

Personaleinsatz planen, Lohnabrechnungen durchführen, Fort- und Weiterbildungen organisieren, freie Stellen besetzen: Personaldienstleistungskaufmänner und -frauen, so die offizielle Bezeichnung, sind Personalsachbearbeiter, die in allen Bereichen des Personalwesens mitwirken.

Was macht ein Kaufmann / eine Kauffrau für Personaldienstleistung?

Kaufleute für Personaldienstleistung – also Kaufmänner und, sehr oft, Kauffrauen – sind Fachkräfte im Personalwesen, auch „Human Resources“ oder „HR“ genannt. Ihre Tätigkeit erstreckt sich von der Personalbeschaffung über den Personaleinsatz und die Lohnbuchhaltung bis hin zur Personalentwicklung – je nach Einsatzgebiet und Arbeitgeber.

Das Mitwirken bei der Personalbeschaffung beginnt beim Sichten des Stellen- und Bewerbermarkts im Hinblick auf Nachfrage und Angebot und dem Abgleich mit den Anforderungen des eigenen Unternehmens – oder der Kunden, für die der Kaufmann oder die Kauffrau für Personaldienstleistung tätig ist. Kaufleute für Personaldienstleistung akquirieren auch selbst und erstellen und veröffentlichen Stellenanzeigen, um Personal anzuwerben. Dazu wählen sie die von den Angehörigen der anvisierten Zielgruppe bevorzugten Kanäle, von Annoncen in Zeitungen und Zeitschriften über Medien wie Radio und TV bis hin zum Auftritt in sozialen Medien oder auf Bewerberplattformen. Sie treffen die Vorauswahl unter den geeigneten Interessenten, gleichen Anforderungs- und Bewerberprofile miteinander ab und führen Beratungsgespräche durch, wenn sie als Dienstleister für Fremdfirmen Mitarbeiter beschaffen sollen. Zudem wirken sie bei Vertragsabschlüssen und dem Onboarding der neuen Beschäftigten mit.

Beim vorhandenen Personal disponieren Kaufleute für Personaldienstleistung den Einsatz der Beschäftigten in der eigenen Firma oder bei Fremdunternehmen, auch bei Teilzeit- oder Leiharbeitskräften. Sie führen die Personalakten und dokumentieren nicht nur Fehlzeiten und Urlaubstage, sondern auch Unterweisungen, Fortbildungen oder disziplinarische Maßnahmen wie eine Abmahnung. Sie rechnen die erbrachten Leistungen ab, übernehmen die Lohnbuchhaltung und sorgen für die rechtskonforme Abrechnung der Lohnnebenkosten, von Sozialabgaben und Steuern bis hin zu freiwilligen Arbeitgeberleistungen. Außerdem sind sie an der Personalentwicklung beteiligt. Dazu stimmen sie Qualifizierungsmaßnahmen für die Mitarbeiter mit den Verantwortlichen im Unternehmen ab und organisieren entsprechende Fort- und Weiterbildungen.

Wenn ein Kaufmann oder eine Kauffrau für Personaldienstleistung für ein Personalvermittlungsbüro tätig ist, akquirieren Kaufleute für Personaldienstleistung als Dienstleister Aufträge für ihren Arbeitgeber und gewinnen Unternehmen als Kunden: Im Kundenauftrag suchen sie nach Interessenten mit den geforderten Qualifikationen und betreuen die Unternehmen. Hier ist die Grenze zum „Head Hunter“ fließend.

Alle Aktionen bei der Personalbeschaffung, dem Personalverleih oder der Qualifizierung von Beschäftigten sind mit dem Arbeit- oder Auftraggeber abzustimmen und untereinander zeitlich und räumlich zu koordinieren. Da in der Regel Zeitdruck herrscht und das Budget beschränkt ist, müssen Kaufleute für Personaldienstleistung den Ressourceneinsatz genau planen, kalkulieren und überwachen. Sie übernehmen also die Projektsteuerung und das Controlling. Dazu erfassen sie mithilfe moderner Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) die anfallenden Kosten, erstellen Statistiken, werten diese aus und bereiten Berichte für die Geschäftsführung vor. Neben ihrem Arbeitsplatz im Büro sind sie auch in Besprechungsräumen und beim Kunden vor Ort anzutreffen.

Die Tätigkeiten von Kaufleuten für Personaldienstleistung umfassen damit unter anderem:

• Beobachtung des Stellen- und Bewerbermarkts;
• Personalakquise und -beschaffung;
• Personaleinsatzplanung und Abrechnung der Leistungen;
• Lohnbuchhaltung;
• Führen der Personalakten;
• Organisation von Personalentwicklungsmaßnahmen;
• Akquise und Betreuung von Firmenkunden;
• Controlling;
• Berichterstattung an die Geschäftsführung.

Für wen ist die Ausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Personaldienstleistung geeignet?

Wer sich dafür einsetzen möchte, dass die richtigen Leute an passender Stelle wirken können, um etwas voranzubringen, und dies auch noch anhand von menschlichen Eigenschaften und Zahlen begründen kann, hat schon wichtige Voraussetzungen für den Beruf des Kaufmanns oder der Kauffrau für Personaldienstleistung erfüllt. Denn Kaufleute für Personaldienstleistung haben zwei Ziele zu verfolgen: Das Erste ist, Personen auszuwählen, die fähig und bereit sind, die jeweils für sie vorgesehenen Aufgaben zu erfüllen. Das Zweite ist der aus betriebswirtschaftlicher Sicht möglichst nutzbringende – effiziente – Einsatz dieser Mitarbeiter. Dazu sind die von den Beschäftigten erbrachten Leistungen auszuwerten und zu beurteilen, also leistungsbezogen abzurechnen.

Empathie und Interesse an Menschen sind Grundvoraussetzungen für die Arbeit als Kaufmann oder Kauffrau im Bereich Personaldienstleistung. Personaldienstleistungskaufleute sollten sich gerne mit Vertretern der unterschiedlichsten Zielgruppen auseinandersetzen. Dazu gehören Bewerber, Kunden und Auftraggeber ebenso wie verschiedenste Dienstleister – Marketingexperten, Medienvertreter und Influencer, Drucker und Fotografen oder Programmierer. Aber auch staatliche Organe wie die Bundesagentur für Arbeit, Finanz- und Sozialämter oder Einrichtungen wie Krankenkassen und Sozialverbände zählen zu den Ansprechpartnern. Kaufleute für Personaldienstleistung sollten daher aufgeschlossen, freundlich und kommunikativ sein, um im direkten Kontakt mit Stelleninteressierten, Geschäftspartnern und Kunden einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Dies wird noch unterstützt durch ein adrettes Äußeres und gepflegte Umgangsformen. Wichtig sind ein gut entwickeltes schriftliches und sprachliches Ausdrucksvermögen, um überzeugend formulieren, präsentieren und verhandeln zu können, aber auch, um rechtssichere Dokumente wie Verträge oder Vereinbarungen aufzusetzen. Geistige Flexibilität hilft dabei, die Wünsche und Anforderungen sowohl von Bewerber- als auch von Arbeitgeberseite zu verstehen und diskutieren zu können.

Betriebswirtschaftliches Verständnis ist die Basis für alle kaufmännischen und kalkulatorischen Aufgaben. Kaufleute für Personaldienstleistung haben dabei nicht nur die Entwicklungen auf dem Bewerber- und Stellenmarkt zu analysieren, sondern sollten mit ihrem ausgeprägten Verständnis für Zahlen und wirtschaftliche Zusammenhänge in der Lage sein, Budgets aufzustellen, Angebote von Dienstleistern einzuholen und zu vergleichen, Leistungen abzurechnen, die Lohnbuchhaltung zu führen sowie Kosten-Nutzen-Kalkulationen aufzustellen. Genaues und selbstständiges Arbeiten ist insbesondere gefordert bei Buchhaltungsaufgaben und beim Controlling.

Der sichere Umgang mit Computern und Standardanwendungen sowie, nach einer entsprechenden Einführung, speziellen Buchhaltungsprogrammen ist unverzichtbar. Denn der Einsatz moderner IKT ermöglicht nicht nur die Planung, Organisation, Durchführung und Dokumentation aller Tätigkeiten, die bei der täglichen Arbeit anfallen, sondern auch den Austausch von Informationen und Daten mit Bewerbern, Geschäftskontakten oder offiziellen Stellen.

Kaufleute für Personaldienstleistung haben anspruchsvolle soziale und intellektuelle Voraussetzungen zu erfüllen, um den Umgang mit Menschen im sozialen Umfeld des eigenen Unternehmens oder beim Austausch mit Geschäftspartnern zu gestalten. Konzentrationsvermögen und Merkfähigkeit sowie Durchsetzungsstärke und Verhandlungsgeschick erleichtern die Beratung von Bewerbern ebenso wie die Diskussion mit Auftraggebern und Dienstleistern. Kenntnisse in Mathematik und Informatik sind Grundlage für die anfallenden Berechnungen und das Arbeiten mit moderner IKT. Geistige Flexibilität wird verlangt bei der Einstellung auf neue Situationen und wechselnde Gesprächspartner. Planerische und organisatorische Fähigkeiten sind notwendig, um die anfallenden Arbeiten auch unter Zeitdruck bewältigen zu können. Die physischen Voraussetzungen sind dagegen weniger hoch, da die Arbeit überwiegend im Büro und am Computerbildschirm oder in Besprechungsräumen geleistet wird.

Wer eine Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Personaldienstleistung absolvieren möchte, sollte daher unter anderem diese Voraussetzungen erfüllen:

• Kontaktbereitschaft und Kundenorientierung;
• betriebswirtschaftliches und unternehmerisches Denken;
• Anwenderkenntnisse in Mathematik und Informatik;
• selbstständige, sorgfältige und genaue Arbeitsweise;
• gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen;
• Verhandlungsstärke und Durchsetzungsvermögen;
• Organisationstalent und gutes Zeitmanagement;
• hohe Konzentrations- und Merkfähigkeit;
• geistige Flexibilität.

Ein Schulabschluss ist aus rechtlicher Sicht keine Voraussetzung für eine Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Personaldienstleistung. Aber 57 Prozent der fast 700 Auszubildenden in diesem Beruf hatten im Jahr 2022 laut Datensystem Auszubildende (DAZUBI) des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) die Hochschulreife. 33 Prozent traten die Lehre mit einem mittleren Bildungsabschluss an, 8 Prozent starteten mit dem Hauptschulabschluss. 2 Prozent begannen die Lehre ohne Schulabschluss oder als Quereinsteiger.

Wie läuft die Ausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Personaldienstleistung ab?

Die Ausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Personaldienstleistung ist dreijährig und erfolgt als duale Ausbildung in der Berufsschule und im ausbildenden Betrieb – etwa in der Personalabteilung eines größeren Unternehmens oder in einem Personaldienstleistungsunternehmen. In der Mitte des zweiten Ausbildungsjahrs ist eine Zwischenprüfung abzulegen, die Abschlussprüfung ist am Ende des dritten Lehrjahrs zu absolvieren. Mit dem Bestehen der Prüfung ist die Ausbildung beendet.

Die Kosten der Ausbildung trägt der Ausbildungsbetrieb, ebenso die für betriebliche Lernmittel. Auch die Aufwendungen, die für unternehmensübergreifende Lehrgänge oder eine auswärtige Unterbringung, etwa bei Blockunterricht in Schwerpunktberufsschulen, anfallen, werden in der Regel vom ausbildenden Unternehmen übernommen. Sollte für den Antritt der Ausbildung ein Wohnortwechsel erforderlich werden, können Azubis Fördergelder von der Bundesagentur für Arbeit in Form einer Berufsausbildungsbeihilfe (BAB) beantragen.

Die schulische Ausbildung in der Berufsschule findet entweder an maximal zwei Tagen pro Woche „vor Ort“ statt oder als jeweils mehrwöchiger Blockunterricht an zentralen Schwerpunktberufsschulen. Mit Fächern wie Deutsch, Englisch, Wirtschafts- und Sozialkunde werden Inhalte der Allgemeinbildung vermittelt. Der Schwerpunkt liegt aber auf den berufsspezifischen theoretischen Kenntnissen. In den ersten beiden Jahren werden unter anderem die Themen Personalsachbearbeitung, Personalgewinnung und -einstellung, Personaleinsatz sowie Vermarktung von Personaldienstleistungen behandelt. Im dritten Ausbildungsjahr stehen die Führung und Förderung von Beschäftigten sowie die Akquisition und Bearbeitung von Aufträgen im Vordergrund. Zudem ist ein berufsbezogenes Projekt zu planen, durchzuführen und auszuwerten.

Die praktische Ausbildung im Betrieb soll den Auszubildenden anwendungsorientiert die Fähig- und Fertigkeiten vermitteln, die notwendig sind, um alle üblicherweise anfallenden Arbeiten auszuführen. In den ersten beiden Jahren werden die Grundlagen zu Themen wie Personalgewinnung und -einsatz sowie kaufmännische Steuerung und Kontrolle gelegt. Neben der fachspezifischen Kommunikation werden auch beruflich relevante Rechtsanwendungen erlernt. Dazu kommen die Erschließung von Berufsfeldern und die Auftragsakquise und -bearbeitung. Alle Themen werden im dritten Jahr vertieft, damit die angehenden Personaldienstleistungskaufleute die anstehenden Aufgaben selbstständig übernehmen können.

Bereits während der Ausbildung können Zusatzqualifikationen erworben werden, die für spezielle Aufgabengebiete in der Personaldienstleistung von Bedeutung sind:

• Die Zusatzqualifikation „Europaassistent/in“ dient der Stärkung interkultureller Kompetenzen. Neben einer Verbesserung der Fremdsprachenkenntnisse stehen unter anderem das Europa- und das Wirtschaftsrecht im Mittelpunkt. Ein mehrwöchiges Praktikum im Ausland ist dabei obligatorisch.
• Die Zusatzqualifikation „Fremdsprache für kaufmännische Auszubildende“ soll dazu befähigen, typische berufliche Aufgabenstellungen auch in einer Fremdsprache bearbeiten zu können. Dazu werden auch die Kompetenzen in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation in dieser Sprache gestärkt.

Wie viel verdient ein Kaufmann / eine Kauffrau für Personaldienstleistung während der Ausbildung?

Eine Ausbildung im dualen System ist gemäß Berufsbildungsgesetz (BBiG) mit einer angemessenen Ausbildungsvergütung verbunden, die vom ausbildenden Unternehmen zu zahlen ist. Bei tarifgebundenen Arbeitgebern gelten die im Tarifvertrag fixierten Vereinbarungen. Ansonsten legt das BBiG die zu zahlenden Mindestvergütungen fest: Im ersten Ausbildungsjahr sind dies 620 Euro brutto monatlich, wenn die Lehre zwischen dem 01.01. und dem 31.12.2023 begonnen wurde. Dieser Sockelbetrag wird im zweiten und dritten Lehrjahr um mindestens 18 bzw. 35 Prozent erhöht (§ 17 Absatz 1 und 2 BBiG). Hat jemand im September 2023 eine Ausbildung angetreten, bei der die Mindestvergütung gezahlt wurde, sind im dritten Lehrjahr monatlich 837 Euro brutto das Minimum.

Der Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister e. V. (BAP) hat im August 2024 eine Empfehlung für die Vergütung von Auszubildenden zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Personaldienstleistung abgegeben, die mittlerweile als tarifvertragliche Regelung für das gesamte Bundesgebiet gilt. Die monatliche Brutto-Ausbildungsvergütung liegt danach

• im 1. Ausbildungsjahr bei 1.013,
• im 2. Ausbildungsjahr bei 1.100 Euro und
• im 3. Ausbildungsjahr bei 1.203 Euro.

Der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit gibt für Personaldienstleistungskaufleute als durchschnittliches Gehalt in Deutschland 3.824 Euro brutto im Monat an. Die Spanne reicht dabei von ca. 3.120 Euro Monatsbrutto bis monatlich rund 4.740 Euro brutto. Die Höhe des Entgelts richtet sich nach der Tarifbindung des Arbeitgebers und damit auch nach dem Dienstalter und den weiteren Qualifikationen. Bei nicht tarifgebundenen Arbeitgebern sind Standort, Unternehmensgröße und Wirtschaftskraft – sowohl des Unternehmens als auch der Region – entscheidende Faktoren.

Wie kann ein Kaufmann / eine Kauffrau für Personaldienstleistung aufsteigen?

Die Anforderungen an das Personal ändern sich stetig – ebenso wie die Qualifikationen, die vonseiten der Bewerber angeboten werden, sowie deren Wünsche an den Arbeitgeber und den Arbeitsplatz. Je nach Zielgruppe haben Personaldienstleistungskaufleute bei der Beschaffung und dem Einsatz von Beschäftigten sowie bei der Abrechnung von Leistungen die jeweiligen Umstände zu berücksichtigen. Kaufleute für Personaldienstleistung sollten daher die Lebensphilosophien der unterschiedlichen Generationen im Blick behalten und sich über Trends wie den Wechsel in der Beliebtheit von Medien und Social-Media-Plattformen informieren. Regelmäßige Fortbildungen helfen, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben und den Anschluss nicht zu verlieren. Bei diesen Anpassungsweiterbildungen stehen klassische Themen wie Bedarfsermittlung, Beschaffung und Auswahl, Personaleinsatz und Arbeitszeitmodelle sowie Vergütungssysteme im Vordergrund. Dazu kommen die Personalentwicklung, aber auch die Personalberatung und -vermittlung oder, allgemein, das Personalmarketing. Speziellere buchhalterische Themen sind dann das Finanz- und Rechnungswesen, die Lohn- und Gehaltsbuchführung oder das Controlling.

Aufstiegsweiterbildungen eröffnen Personaldienstleistungskaufleuten den Zugang zu Aufgaben mit mehr Verantwortung und zu Führungspositionen. Typisch sind Weiterbildungen zum Fachwirt, Fachrichtungen Personaldienstleistung oder Wirtschaft, oder zum Betriebswirt. Andere Möglichkeiten ergeben sich durch Fortbildungen in Richtung Personalreferent/in oder Fachkaufmann/-frau. Auch eine Qualifikation als Ausbilder ist möglich.

Wer eine Leitungsfunktion übernehmen möchte, sollte darüber hinaus an Trainings für den Fach- und Führungskräftenachwuchs teilnehmen und seine Softskills stärken. Zu den wichtigen Themen gehören hier Führungsstile, Zeit- und Selbstmanagement, Gesprächsführung und Konfliktmanagement. Für die Ansprache von Fachkräften weltweit oder den Umgang mit global agierenden Geschäftspartnern sollten die Fremdsprachenkenntnisse ausgebaut werden.

Für einige der Personaldienstleistungskaufleute kommt wohl auch ein Studium in Betracht, da viele von ihnen die Hochschulreife vorweisen können. Studiengänge an einer Fachhochschule oder einer Universität, die auf der Ausbildung aufbauen und diese ergänzen können, sind zum Beispiel Personalmanagement und Personaldienstleistung oder Betriebswirtschaftslehre bzw. Business Administration.

Auch die Möglichkeit der Existenzgründung sollte hier erwähnt werden, da sich Personaldienstleistungskaufleute mit einem eigenen Unternehmen für Personalberatung und -vermittlung selbstständig machen können – oder als Franchisenehmer auftreten, indem sie ein Büro für Personaldienstleistungen übernehmen.