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Instandhaltungsmanager


Instandhaltungsmanager Aufgaben und Gehalt
 

Was ist ein Instandhaltungsmanager?

Ein Instandhaltungsmanager ist die Rückversicherung des Unternehmens: Seine Arbeit zielt darauf ab, den sicheren Betrieb insbesondere der technischen Einrichtungen seines Arbeit- oder Auftraggebers zu gewährleisten. Dies sind bei produzierenden Unternehmen oft die Maschinen und Anlagen in der Fertigung. Gerade im Handel und in der Logistik oder im Dienstleistungs- und Infrastrukturbereich gehören aber auch Fahrzeuge und anderes rollendes Material, stehendes Material wie Signal- und Windkraftanlagen oder Gebäude und Außenanlagen dazu. Um die Betriebsbereitschaft bestehender Maschinen und Anlagen – auch von Gebäuden – langfristig zu erhalten, entwickelt der Instandhaltungsmanager Vorsorgekonzepte. Zudem erarbeitet er Strategien, um den Aufwand für die Pflege, die Wartung und die Instandhaltung der Betriebsmittel zu verringern. Hierfür führt er Kosten-Nutzen-Analysen für Investitionen in innovative, zukunftsfähige Techniken durch, erstellt Investitionsrechnungen und klärt die rechtlichen Vorgaben dazu ab.

Als Führungskraft leitet der Instandhaltungsmanager ein Team aus Instandhaltern. Hier können Qualifikationen vom Mechaniker über den Techniker und Meister bis zum Ingenieur vertreten sein. Er plant den Einsatz des zur Verfügung stehenden Personals, um die Funktionsfähigkeit der Betriebsmittel zu jeder Zeit, auch nachts oder am Wochenende, zu gewährleisten. Befinden sich die Instandhaltungsobjekte nicht auf dem Firmengelände – dies ist in Verkehrsbetrieben oder im Bereich Facility Management üblich –, hat er seine Mitarbeiter auf Dienstfahrten bzw. -reisen zu schicken. Kann er die Arbeiten nicht delegieren, muss er sich selbst auf den Weg machen, um Ausfälle zu beheben und Störungen zu beseitigen. Die fortschreitende Digitalisierung und Vernetzung ermöglicht es allerdings zunehmend, Probleme per Telefon, Video-Schaltung oder Computereinsatz zu lösen.

Instandhaltungsmanager arbeiten in den unterschiedlichsten Branchen, von der Industrie über Gewerbe-, Verkehrs- und Infrastrukturbetriebe bis hin zu Immobiliengesellschaften. Meist handelt es sich um einen Techniker oder Ingenieur, der Projekt- und Führungserfahrung besitzt und eine Zusatzqualifikation im Bereich Instandhaltung vorweisen kann. Aufgrund seiner Ausbildung oder seines Studiums ist er auf einen technischen Bereich spezialisiert. Entsprechend wird er in der Metall- oder der Elektroindustrie tätig, etwa im Maschinen-, Anlagen-, Apparate- und Fahrzeugbau. Aber auch in der Chemie-, Pharma- oder Lebensmittelindustrie, in der Grundstoffindustrie, der Ver- und Entsorgung oder bei Verkehrsbetrieben sind sie zu finden. Andere haben ihren Schwerpunkt bei Heizungs-, Lüftungs-, Klima-, Kälte- oder Sanitäranlagen gelegt und arbeiten zum Beispiel in der Gebäudetechnik oder der Immobilienwirtschaft. Als Fach- und Führungskraft ist die Bezahlung überdurchschnittlich.


Welche Aufgaben hat ein Instandhaltungsmanager?

Ein Instandhaltungsmanager hat die Aufgabe, die Einsatzzeiten von Betriebsmitteln zu verlängern. Um dies zu erreichen, hat er die (geplanten) Stillstandzeiten zu verkürzen sowie (ungeplante) Ausfallzeiten zu verhindern oder zumindest zu minimieren. Diese gesteigerte Verfügbarkeit der Einrichtungen durch den verlängerten Erhalt der Funktionsfähigkeit führt zu einer höheren Auslastung und damit zu einem Effizienzgewinn. Damit wird nicht nur der Grad der Wertschöpfung erhöht, es sinken gleichzeitig die Kosten für Reparaturen, Austausch- oder Ersatzmaßnahmen. Dabei betrachtet der Instandhaltungsmanager den gesamten Lebenszyklus des Objekts aus betriebswirtschaftlicher Sicht und kalkuliert und budgetiert Möglichkeiten zu dessen Erhalt oder Ersatz. Mit seiner Analyse und den daraus abgeleiteten Vorschlägen und Handlungsanweisungen trägt er entscheidend zur Kosteneinsparung bei.

Seine Aufgaben können der operativen und der strategischen Ebene zugeordnet werden. Auf der operativen Ebene entwickelt der Instandhaltungsmanager Pflege-, Service- und Instandhaltungskonzepte für vorhandene Betriebsmittel, technische Einrichtungen und Gebäude. Dabei stützt er sich auf die von Herstellerseite vorgegebenen Wartungs- und Instandhaltungsintervalle und passt diese an die spezifischen Bedingungen im eigenen Unternehmen an. Die Ausführung der Maßnahmen delegiert er als Führungskraft an sein Team aus Technikern und Mechanikern. Er plant deren Einsatz und ordnet die Ausführung von Routinetätigkeiten an: Dazu gehören etwa die regelmäßige Kontrolle der technischen Einrichtungen in den von ihm festgelegten Intervallen sowie Pflege-, Reparatur- und Austauscharbeiten. Darüber hinaus stellt er auch Notfallkonzepte und Bereitschaftspläne auf, um Störungen und Ausfälle zu beheben und die Funktionsfähigkeit der Maschinen, Anlagen oder Fahrzeuge im laufenden Betrieb schnell wiederherstellen zu können. Sind Dienstleister aus Fremdfirmen tätig, weist er diese ein und überwacht die Ausführung der Arbeiten.

Auf strategischer Ebene kalkuliert der Instandhaltungsmanager die Life-time Costs der Anlagen und wägt Kosten und Nutzen möglicher Optimierungsmaßnahmen ab. Darüber hinaus plant er neue, innovative und zukunftsfähige Anlagen, um den Aufwand für die Pflege, die Wartung und die Instandhaltung zu verringern. Um die Entscheidung darüber für die Geschäftsführung vorzubereiten, erstellt er Investitionsrechnungen und berechnet Budgets. Zudem verweist er auf rechtliche Vorgaben, Umweltschutzrichtlinien sowie Aspekte der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes. Alle Maßnahmen zielen darauf ab, die Prozesssicherheit zu erhöhen. Positive und durchaus ebenfalls angestrebte Begleiterscheinungen sind die Sicherung der Produktqualität, die Verringerung der Durchlaufzeiten und der nachhaltige und sparsamere Einsatz von Ressourcen.

Die Aufgaben eines Instandhaltungsmanagers umfassen damit unter anderem:

  • Entwicklung von Pflege-, Service- und Instandhaltungskonzepten;
  • Erstellen von Pflege-, Service- und Instandhaltungsplänen;
  • Budgetierung von Instandhaltungsmaßnahmen;
  • Führung eines Instandhaltungsteams;
  • Gewährleistung der Störungsbeseitigung;
  • Auftragsvergabe an Fremdfirmen;
  • Einweisung und Überwachung von Dienstleistern;
  • Kalkulation der Investitions- und der Lebenszykluskosten bei Neuanschaffungen;
  • Leitung von Instandhaltungs- und Ersatzbeschaffungsprojekten;
  • Kooperation mit Überwachungs- und Genehmigungsbehörden;
  • Einführung und Einsatz von computergestützten Wartungssystemen;
  • Anwendung von Kalkulations- und Buchhaltungsprogrammen;
  • Beratung der Geschäftsführung;
  • Dokumentation der Arbeitsergebnisse;
  • Auswertung der Störungen zur kontinuierlichen Prozessverbesserung.

Welche Kompetenzen braucht ein Instandhaltungsmanager?

Ein Instandhaltungsmanager ist eine Führungskraft im Bereich Technik. Da er fachlicher und disziplinarischer Vorgesetzter seiner Teammitglieder ist und Budgetverantwortung trägt, sind sowohl technische und kaufmännische als auch rechtliche Kompetenzen gefordert – zusammen mit menschlichen Qualitäten.

Als technische Fachkraft muss der Instandhaltungsmanager die Betriebsmittel und Einrichtungen, für die er verantwortlich ist, nicht nur kennen, sondern mit allen Möglichkeiten ihres Einsatzes und ihren Schwachstellen vertraut sein. Um die individuellen Maßnahmen der Instandhaltung von Maschinen, Anlagen, Fahrzeugen oder Gebäuden planen und umsetzen zu können, hat er die passenden Strategien und Konzepte der Instandhaltung auszuwählen und auszuarbeiten. Dabei muss er das technische Regelwerk und die einschlägigen Normen sowie diverse rechtliche Vorgaben beachten und einhalten. Zudem sollte er die Qualitätssicherung überwachen und Bestimmungen zum Umweltschutz umsetzen.

Als Kaufmann führt der Instandhaltungsmanager Kosten-Nutzen-Analysen von Instandhaltungs- und von Ersatzbeschaffungsmaßnahmen durch und kalkuliert Investitionen unter Berücksichtigung des Lebenszyklus der Anlagen und der Life-time Costs. Er berechnet und analysiert betriebswirtschaftliche Kennzahlen und übernimmt Aufgaben des Controllings – auch unter Einsatz spezieller Software-Programme, die er zumindest auf Anwenderebene beherrschen sollte. Als Betriebswirt muss der Instandhaltungsmanager die Budgets für Pflege-, Wartungs- und Instandsetzungsmaßnahmen aufstellen und diese gegenüber der Geschäftsführung verantworten. Dabei sollte er in der Lage sein, die Kostenvorteile herauszustellen, die eine strukturierte, kontinuierliche Instandhaltung und ein Vermeiden von Störfällen und Maschinenstillständen bieten.

Als Führungskraft hat er Führungsqualitäten zu zeigen, um sein Team anleiten und motivieren zu können. Als Teamleader ist er für den Personaleinsatz, die Arbeitsbedingungen und die Abstimmung der Arbeiten auch mit anderen Abteilungen zuständig. Daher sollte er über gute kommunikative Fähigkeiten verfügen und durchsetzungsstark sein, um wirklich überzeugend aufzutreten. Als Planer des Personaleinsatzes muss der Instandhaltungsmanager außerdem arbeitsrechtliche Bestimmungen kennen und auf dem Gebiet Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sicher agieren, also unter anderem die Mitarbeiter unterweisen.

Voraussetzungen für die Arbeit als Instandhaltungsmanager sind daher unter anderem Kenntnisse, Fähig- und Fertigkeiten in folgenden Bereichen:

  • Maschinen- und Anlagenbau;
  • Produktions- und Fertigungstechnik;
  • Automations- und Steuerungstechnik, Mess- und Regeltechnik;
  • Gebäudetechnik;
  • Technische Regeln und DIN-Normen;
  • Betriebswirtschaft/Kalkulationsverfahren;
  • Informatik und Software-Anwendungen (SAP PM);
  • Qualitätsmanagement und Dokumentation;
  • Organisation;
  • unternehmerisches Denken;
  • Arbeitsrecht und Personalwirtschaft;
  • Kommunikationsstärke;
  • Durchsetzungsvermögen;
  • Führungserfahrung und -kompetenz;
  • Teamgeist;
  • Problemlösungskompetenz.

Wie wird man Instandhaltungsmanager?

Instandhaltungsmanager ist weder ein Ausbildungsberuf noch ein Hochschulabschluss. Beides kann aber den Zugang zu dieser Position eröffnen: Eine anerkannte technische Ausbildung mit Abschluss vor der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder vor der Handwerkskammer (HWK) kann über Aufstiegsweiterbildungen ebenso dorthin führen wie ein abgeschlossenes Studium. Ausschlaggebend sind danach noch die Praxis- und Führungserfahrung sowie einschlägige Fortbildungen – unabhängig vom Berufsfeld, in dem der Instandhaltungsmanager dann tätig wird.

  • Ausbildung: Der Gesellenbrief in einem Metall- oder Elektroberuf in Handwerk oder Industrie ist eine gute Basis für die Arbeit als Instandhaltungsmanager. Gefragt sind insbesondere Schlosser und Elektroniker sowie Mechaniker und Mechatroniker. Aber auch technisch-naturwissenschaftliche Ausbildungen im Bereich Chemie, Physik, Biologie oder Pharmazie können die Tür öffnen. Nach mindestens einem Jahr einschlägiger Berufspraxis können darauf aufbauende Aufstiegsweiterbildungen als Qualifizierungsmaßnahmen folgen.
  • Aufstiegsweiterbildungen: Mit relativ geringem Aufwand kann der Abschluss als technischer Fachwirt erreicht werden. Je nach Anbieter dauert die berufsbegleitende Fortbildungsmaßnahme zwischen vier Monaten und zwei Jahren. Die Weiterbildung zum geprüften Techniker (IHK) wird als zweijähriger berufsbegleitender Kurs angeboten. Die Qualifikation als staatlich geprüfte Techniker in einer der rund 80 möglichen Spezialisierungen erfolgt an einer Technikerschule in zwei Jahren Vollzeit- oder in drei bis vier Jahren Teilzeitunterricht. Ebenso lange dauert die kaufmännische Fortbildung zum Betriebswirt an einer Fachschule. Hier sind rund 30 Spezialisierung möglich. Ein Meister kann nach einer zweijährigen Weiterbildung an einer Meisterschule erworben werden.
  • Studium: Ein Fachabitur oder ein Abitur ist die Voraussetzung für ein Studium an einer Fachhochschule oder einer Universität. Da die Position des Instandhaltungsmanagers technisch ausgerichtet ist, sollte eine Ingenieurdisziplin bevorzugt werden. Wer den Schwerpunkt eher auf Betriebswirtschaft legt, kann ein Wirtschaftsingenieurstudium absolvieren. Je nach angestrebter Branche sind aber auch Fächer wie Pharmazie, Biologie oder (Lebensmittel-)Chemie gefragt. Der Bachelor ist in sechs bis sieben Semestern zu erreichen, der Master nach weiteren mindestens zwei, meist eher vier bis sechs Semestern.
  • Fortbildung: Welcher Abschluss auch vorgelegt werden kann – Techniker, Meister, Bachelor, Master oder Doktortitel: Die Position als Instandhaltungsmanager wird nur an erfahrene Führungskräfte vergeben, da Projekterfahrung und Personalverantwortung nachzuweisen sind. Zudem sind Qualifizierungsmaßnahmen zu durchlaufen, um sich mit den Besonderheiten der Instandhaltung vertraut zu machen. Entsprechende Seminare und Kurse werden von verschiedenen Anbietern angeboten.

Wie viel verdient man als Instandhaltungsmanager?

Instandhaltungsmanager können in jedem größeren Unternehmen tätig werden, in dem technische Einrichtungen, Geräte, Maschinen und Anlagen betrieben, Fahrzeuge eingesetzt oder Gebäude unterhalten werden. Trotz des großen Einsatzbereichs und unterschiedlicher Qualifikationen ist der Instandsetzungsmanager dabei immer eine Führungskraft – mit einem überdurchschnittlichen Bruttolohn.

Die Spanne reicht üblicherweise von rund 4.700 Euro Monatsbrutto, also etwa 56.400 Euro brutto im Jahr, bis zu 5.700 Euro brutto im Monat, also einem Jahresbrutto von rund 68.400 Euro. Wer neu in die Position eintritt oder in einem kleineren Unternehmen arbeitet, kann mit einem Bruttomonatsgehalt von gut 4.300 rechnen. Erfahrene Instandhaltungsmanager in einem industriellen Großbetrieb mit komplexer Fertigung – etwa im Automobilbau – überschreiten oft die 7.000-Euro-Marke beim Bruttogehalt und erhalten zusätzlich meist auch noch Erfolgsprämien oder andere geldwerte Vorteile.

Das monatliche Bruttoeinkommen hängt auch bei Instandhaltungsmanagern von mehreren Faktoren ab. Dazu gehören:

  • die Branche;
  • die Unternehmensgröße;
  • der Unternehmensstandort;
  • die Berufserfahrung;
  • Zusatzfähigkeiten.

Faktor Branche

Weit verbreitet sind Instandhaltungsmanager in der Industrie, da hier viele Unternehmen mit großen und oft komplexen Produktionsanlagen agieren.

Typische Branchen sind der Maschinen- und Anlagenbau sowie die Automobilindustrie bzw. der Fahrzeugbau – inklusive Automotive. Weitere Bereiche sind Chemie und Pharmazie, aber auch die Elektro- und Automatisierungstechnik. Im Allgemeinen werden hier die höchsten Gehälter gezahlt. Im Mittelfeld liegen Unternehmen der Infrastruktur, also Kommunikationsnetzbetreiber, Energieerzeuger und -versorger sowie Verkehrsbetriebe. Gewerbebetriebe im Bereich Umweltschutz, Recycling und Abfallwirtschaft folgen mit etwas Abstand. Logistikunternehmen und Lebensmittelhersteller stehen unter hohem Wettbewerbs- und damit Preisdruck und zahlen eher unterdurchschnittliche Gehälter. Immobiliengesellschaften verlangen von Instandhaltungsmanagern im Bereich „Facility Management“ oft eine weniger hohe Qualifizierung, vielfach „nur“ eine handwerkliche Ausbildung. Daher fallen die Gehälter hier gegenüber anderen Branchen teils deutlich ab.

Faktor Unternehmensgröße

In der Regel wächst mit der Unternehmensgröße auch die Menge an Maschinen, Anlagen, Geräten und Fahrzeugen, die Systeme werden zudem oft komplexer. Damit wird die Instandhaltung zu einem immer wichtigeren Faktor bei steigender Betriebsgröße. Die Anzahl der Mitarbeiter im Instandhaltungsteam nimmt zu – und damit auch die Bedeutung und die Verantwortung des Instandhaltungsmanagers.

Die Abhängigkeit des Monatsbruttogehalts von der Unternehmensgröße wird an folgenden Zahlenbeispielen deutlich:

  • bis 500 Mitarbeiter: ca. 4.100 €
  • 501 bis 1.000 Mitarbeiter: ca. 5.100 €
  • 1.001 bis 5.000 Mitarbeiter: ca. 5.900 €
  • mehr als 5.000 Mitarbeiter: ca. 7.100 €

Faktor Unternehmensstandort

Standortfaktoren wie Wirtschaftskraft und Lebenshaltungskosten, Infrastruktur und Verkehrsanbindung, aber auch demografische Faktoren und die Attraktivität und der Freizeitwert einer Region werden in den Gehältern sichtbar. Daher sind die Verdienstmöglichkeiten von Bundesland zu Bundesland, teils von Region zu Region, unterschiedlich – auch bei gleichwertiger Arbeit. Häufig zeigt sich allerdings in den Flächenländern eine Tendenz: ein Gehaltsgefälle von Süd nach Nord und von West nach Ost.

Dieser Trend wird auch bei den Instandhaltungsmanagern sichtbar. Beim Monatsbruttoverdienst führen Baden-Württemberg und Hessen die Rangliste mit rund 5.700 Euro an. Bayern folgt mit ca. 5.575 Euro brutto im Monat, Nordrhein-Westfalen mit ca. 5.475 Euro Monatsbrutto und Rheinland-Pfalz mit etwa 5.400 Euro monatlichem Brutto. Im Saarland erhalten Instandhaltungsmanager ein durchschnittliches monatliches Bruttogehalt von knapp 5.300 Euro, in Niedersachen eines von 5.260 Euro und in Schleswig-Holstein eines von gut 5.150 Euro. Die Bezahlung in den ostdeutschen Flächenländer ist deutlich niedriger: Die Monatsbruttogehälter erreichen ca. 4.800 Euro in Sachsen, Thüringen und Brandenburg und ca. 4.760 Euro in Sachsen-Anhalt. Wie so häufig ist Mecklenburg -Vorpommern das Schlusslicht – mit im Vergleich niedrigen 4.700 Euro brutto im Monat.

Faktor Berufserfahrung

Alle Instandhaltungsmanager haben Berufserfahrung als Fach- und meist auch als Führungskräfte. Aber sie unterscheiden sich im Werdegang, im Berufs- bzw. Dienstalter und in der Anzahl der unterstellten Mitarbeiter. Das wirkt sich auf das Gehalt aus.

Als Durchschnittswerte für Monatsbruttogehälter in Deutschland können gelten:

  • Berufsanfänger: ca. 4.320 €
  • rund 5 Jahre Berufserfahrung: ca. 4.800 €
  • rund 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 5.500 €
  • mehr als 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 6.400 €

Auch hier hängen die tatsächlich ausgezahlten Gehälter von der Branche, der Unternehmensgröße und dem Standort ab. Die Angaben sind daher nur als grobe Richtwerte zu sehen. Abweichungen von mehreren 100 Euro sind möglich.

Faktor Zusatzfähigkeiten

Auch in Leitungsfunktionen können Zusatzfähigkeiten das Gehalt erhöhen. Fachspezifisches Wissen in einem bestimmten Technikbereich – von Automatisierung über Chromatografie und Robotik bis hin zu Verkehrstechnik – kann honoriert werden, da dieses einem Unternehmen der jeweiligen Branche einen Wissensvorsprung gegenüber der Konkurrenz verschafft. Betriebswirtschaftliche Kenntnisse – etwa verschiedenen Arten von Kalkulationen, Controlling oder die Anwendung von SAP-Programmen –, Erfahrungen im Human Ressource Management, also in der Personalführung, oder im Arbeitsrecht können das technische Fachwissen ergänzen. Auch besonderes Wissen in den Bereichen Qualitätsmanagement oder Umweltschutz können sich bezahlt machen.


Weiterbildung für Instandhaltungsmanager

Der technische Fortschritt schreitet unaufhaltsam weiter. Digitalisierung, Vernetzung und Systeme mit künstlicher Intelligenz (KI) ermöglichen den Einsatz von kollaborativen Robotern (Cobots), die sich mit den menschlichen Kollegen einen Arbeitsplatz teilen, selbstfahrenden Flurförderzeugen und autonomen Fertigungseinrichtungen sowie intelligenten – smarten – Geräten der Haustechnik, die über das Internet gesteuert und überwacht werden können.

Instandhaltungsmanager müssen sich im Bereich Technik weiterbilden und auf dem Laufenden halten, um den Anschluss nicht zu verlieren. Schwerpunktthemen sind vielfach Verfahrenstechnik, Produktions- und Fertigungstechnik, Maschinen- und Anlagenbau oder Automatisierungstechnik. Gerade die Bereiche Mess- und Regeltechnik sowie Steuerungssysteme können dabei für die Instandhaltung von großem Interesse sein. Weitere wichtige Felder sind Anlagensicherheit, Störfallvorsorge sowie Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung. Eher betriebswirtschaftliche Aspekte vermitteln Seminare zu Instandhaltungscontrolling, Personalwirtschaft oder Arbeitsrecht. Da sich die Anforderungen an die modernen Methoden und Strategien des Berufs stetig wandeln, sollte der Kenntnisstand mit passenden Angeboten wie dem REFA-Seminar „Instandhaltungsmanagement“ aktualisiert werden.

Führungskräfte sollten zudem auch ihre Softskills stärken. Sinnvolle Inhalte von Weiterbildungen sind Projektmanagement und Prozessmanagement, Mitarbeiterführung, Teamarbeit und Personaleinsatzplanung, Arbeitsrecht, Kommunikation, Organisation, Selbstmotivation, Zeitmanagement oder auch Kreativitätstechniken.

Weiterbildungen werden von verschiedensten Institutionen angeboten, von Vereinen bis hin zu privaten Hochschulen. Seminare und Schulungen erfolgen meist berufsbegleitend.

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