Instandhaltungsmanager

Was ist ein Instandhaltungsmanager?

Ein Instandhaltungsmanager ist die Rückversicherung des Unternehmens: Er bietet die Gewähr für den sicheren Betrieb aller Maschinen und Anlagen seines Arbeit- oder Auftraggebers. Dazu gehören stationäre Geräte und Einrichtungen, aber auch Fahrzeuge und anderes rollendes Material sowie Gebäude und Außenanlagen. Der Instandhaltungsmanager entwickelt Vorsorgekonzepte, um die Betriebsbereitschaft bestehender Maschinen und Anlagen – auch von Gebäuden – langfristig zu erhalten, und erarbeitet Strategien, um durch Investitionen in innovative, zukunftsfähige Techniken den Aufwand für die Pflege, die Wartung und die Instandhaltung zu verringern. Dabei hat er Kosten-Nutzen-Aspekte abzuwägen sowie rechtliche Vorgaben zu beachten.

Als Führungskraft übernimmt er die Leitung eines Teams aus Instandhaltern und plant den Personaleinsatz, um die Funktionsfähigkeit der Maschinen zu jeder Zeit, auch nachts oder am Wochenende, zu gewährleisten. Befinden sich die Instandhaltungsobjekte nicht vor Ort – wie in Verkehrsbetrieben oder beim Facility Management –, muss er sich selbst auf den Weg machen oder Dienstfahrten bzw. -reisen veranlassen, um Ausfälle zu beheben und Störungen zu beseitigen. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung besteht allerdings vielfach die Möglichkeit, Probleme per Telefon, Video-Schaltung oder durch Computereinsatz zu lösen.

Instandhaltungsmanager arbeiten in den verschiedensten Branchen, von der Industrie über Gewerbe- und Verkehrsbetriebe bis hin zum Immobiliengeschäft. Der Instandhaltungsmanager ist meist ein Techniker oder Ingenieur mit Projekt- und Führungserfahrung und einer Zusatzqualifikation im Bereich Instandhaltung. Je nach Ausbildung oder Studium ist er in der Metall- und Elektroindustrie, im Maschinen-, Anlagen-, Apparate- und Fahrzeugbau, in den Bereichen Heizung, Lüftung, Klima, Kälte, Sanitär, aber auch in der Chemie- und Pharmabranche zu finden. Als Fach- und Führungskraft ist die Bezahlung überdurchschnittlich.

Welche Aufgaben hat ein Instandhaltungsmanager?

Ein Instandhaltungsmanager hat die Aufgabe, die Lauf- und Betriebszeiten von Produktionsmitteln zu verlängern und den Stillstand oder Ausfall zu verhindern oder auf ein Minimum zu begrenzen. Dieser Erhalt der Funktionsfähigkeit steigert nicht nur die Effizienz der Einrichtungen und damit die Wertschöpfung, sondern reduziert zugleich die Kosten durch Reparatur, Austausch oder Ersatzmaßnahmen. Der Instandhaltungsmanager betrachtet dabei den gesamten Lebenszyklus der Anlage oder Einrichtung aus betriebswirtschaftlicher Sicht und kalkuliert und budgetiert Maßnahmen zu deren Erhalt oder Ersatz. Damit trägt er entscheidend zur Kosteneinsparung bei.

Um seiner Aufgabe nachzukommen, entwickelt er auf operativer Ebene Pflege-, Service- und Instandhaltungskonzepte für bestehende Maschinen, Anlagen und Gebäude. Basis dafür sind die von Herstellerseite vorgegebenen Wartungs- und Instandhaltungsintervalle, die an die spezifischen Bedingungen im eigenen Unternehmen angepasst werden müssen. Als Führungskraft leitet er ein Team aus Technikern und Mechanikern und plant deren Einsatz. Dazu gehören auch Notfallkonzepte und Bereitschaftspläne, um die Funktionsfähigkeit der Gerätschaften im laufenden Betrieb sicherzustellen. Er delegiert Routinetätigkeiten wie die regelmäßige Kontrolle der technischen Einrichtungen in den von ihm festgelegten Wartungs- und Instandhaltungsintervallen, Pflege-, Reparatur- und Austauscharbeiten, aber auch die Störungsbeseitigung und die möglichst sofortige Behebung von Ausfällen. Sind Dienstleister aus Fremdfirmen tätig, übernimmt er deren Einweisung und überwacht die Ausführung der Arbeiten.

Auf strategischer Ebene kalkuliert er die Life-time Costs der Anlagen, wägt Aufwand und Nutzen verschiedener Maßnahmen ab und legt ein entsprechendes Budget fest. Er plant neue, innovative und zukunftsfähige Anlagen, um den Aufwand für die Pflege, die Wartung und die Instandhaltung zu verringern. Dazu erstellt er Investitionsrechnungen und berücksichtigt dabei neben Aspekten wie Umweltschutz, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz auch rechtliche Vorgaben. Ziel ist, die Prozesssicherheit zu erhöhen, die Produktqualität zu sichern, Durchlaufzeiten zu verringern und die Verschwendung von Ressourcen zu vermeiden.

Zu den Aufgaben eines Instandhaltungsmanagers gehören damit unter anderem:

• Entwicklung von Pflege-, Service- und Instandhaltungskonzepten;
• Aufstellen von Pflege-, Service- und Instandhaltungsplänen;
• Budgetierung von Instandhaltungsmaßnahmen;
• Führung eines Instandhaltungsteams;
• Gewährleistung der Störungsbeseitigung;
• Auftragsvergabe an Fremdfirmen;
• Einweisung und Überwachung von Dienstleistern;
• Kalkulation der Investitions- und der Lebenszykluskosten bei Neuanschaffungen;
• Leitung von Instandhaltungs- und Ersatzbeschaffungsprojekten;
• Kooperation mit Überwachungs- und Genehmigungsbehörden;
• Einführung und Einsatz von computergestützten Wartungssystemen;
• Anwendung von Kalkulations- und Buchhaltungsprogrammen;
• Beratung der Geschäftsführung;
• Dokumentation der Arbeitsergebnisse;
• Auswertung der Störungen zur kontinuierlichen Prozessverbesserung.

Welche Kompetenzen braucht ein Instandhaltungsmanager?

Ein Instandhaltungsmanager ist eine Führungskraft mit Budgetverantwortung im technischen Bereich. Das heißt: An dieser Position laufen technische, kaufmännische und menschliche Aspekte zusammen. Entsprechend vielfältig sind die geforderten Kompetenzen.

Aus technischer Sicht muss er die Maschinen, Anlagen und Einrichtungen, für die er in seiner Organisation verantwortlich ist, kennen und mit allen Produktionsprozessen und Fertigungsverfahren sowie Abläufen in der Bewirtschaftung – und ihren Schwachstellen – vertraut sein. Um die Instandhaltung in all ihren Facetten zu planen und umzusetzen, wählt er passende Strategien und Maßnahmen der Instandhaltung aus und wendet das technische Regelwerk und die einschlägigen Normen an. Er achtet auf die Qualitätssicherung und setzt Bestimmungen zum Umweltschutz um.

Die kaufmännische Seite besteht aus der Kosten-Nutzen-Abwägung von Instandhaltungsmaßnahmen anhand von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen und der Kalkulation von Investitionsvorhaben – unter Berücksichtigung des Lebenszyklus der Anlagen und der Life-time Costs. Der Instandhaltungsmanager muss ein Budget für Pflege-, Wartungs- und Instandsetzungsmaßnahmen aufstellen, dieses gegenüber der Geschäftsführung verantworten und die Kostenvorteile herausstellen, die eine strukturierte, kontinuierliche Instandhaltung und ein Vermeiden von Störfällen und Maschinenstillständen bieten.

Der menschliche Aspekt zielt auf die Führungsqualitäten und die Teamfähigkeit des Instandhaltungsmanagers ab. Da er für den Personaleinsatz, die Arbeitsbedingungen und die Abstimmung der Arbeiten auch mit anderen Abteilungen zuständig ist, sollte er über gute kommunikative Fähigkeiten verfügen und durchsetzungsstark sein, um zu motivieren und zu überzeugen. Zudem sollte er arbeitsrechtliche Bestimmungen kennen und auf dem Gebiet Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sicher agieren – beispielsweise mit Unterweisungen.

Als Voraussetzungen für die Arbeit als Instandhaltungsmanager lassen sich daher Kenntnisse, Fähig- und Fertigkeiten in folgenden Bereichen anführen:

• Maschinen- und Anlagenbau;
• Produktions- und Fertigungstechnik;
• Automations- und Steuerungstechnik, Mess- und Regeltechnik;
• Gebäudetechnik;
• Technische Regeln und DIN-Normen;
• Betriebswirtschaft/Kalkulationsverfahren;
• Informatik und Software-Anwendungen (SAP PM);
• Qualitätsmanagement und Dokumentation;
• Organisation;
• unternehmerisches Denken;
• Arbeitsrecht und Personalwirtschaft;
• Kommunikationsstärke;
• Durchsetzungsvermögen;
• Führungserfahrung und -kompetenz;
• Teamgeist;
• Problemlösungskompetenz.

Wie wird man Instandhaltungsmanager?

Instandhaltungsmanager ist kein Ausbildungsberuf und wird auch nicht an Hochschulen als Abschluss angeboten. Dennoch kann der Zugang über beide Wege erfolgen: Eine technische Ausbildung in der Industrie, im Handwerk, im (Bau-)Gewerbe oder in einem Dienstleistungsbetrieb kann über Aufstiegsweiterbildungen ebenso dorthin führen wie ein abgeschlossenes Studium. Wichtig sind letztlich Praxis- und Führungserfahrung sowie einschlägige Fortbildungen. Das gilt für jedes (technische) Berufsfeld, in dem Instandhaltungsmanager eingesetzt werden können.

• Ausbildung: Eine abgeschlossene Ausbildung in einem Metall- oder Elektroberuf in Handwerk oder Industrie ist eine gute erste Grundlage für die Arbeit als Instandhaltungsmanager. Hier sind insbesondere Schlosser und Elektriker sowie Mechaniker unterschiedlichster Art oder Mechatroniker gefragt. Aber auch über technische Berufe in der Chemie- oder Pharmabranche kann der Zugang gelingen. Nach einer mindestens einjährigen Berufspraxis folgen darauf aufbauende Aufstiegsweiterbildungen als Qualifizierungsmaßnahmen.
• Aufstiegsweiterbildungen: Diese Qualifizierungen bieten den Einstieg in Führungspositionen.

Mit dem geringsten Aufwand kann der Abschluss als technischer Fachwirt angestrebt werden. Je nach Anbieter dauert die berufsbegleitende Fortbildungsmaßnahme zwischen vier Monaten und zwei Jahren.

Eine weitere Möglichkeit ist die Weiterbildung zum geprüften Techniker – etwa als zweijähriger berufsbegleitender Kurs zum geprüften Industrietechniker (IHK) – oder zum staatlich geprüften Techniker an einer Technikerschule in zwei Jahren Vollzeit- oder in drei bis vier Jahren Teilzeitunterricht. Hier sind rund 80 Spezialisierungen möglich.

Ebenso lange dauert die kaufmännische Fortbildung zum Betriebswirt an einer Fachschule. Auch hier gibt es rund 30 Spezialisierungsmöglichkeiten.

Ein Meister kann nach einer zweijährigen Weiterbildung an einer Meisterschule erworben werden.

• Studium: Ein Fachabitur oder ein Abitur berechtigen zu einem Studium an einer Fachhochschule bzw. Universität. Aufgrund der technischen Ausrichtung der Position des Instandhaltungsmanagers ist eine Ingenieurdisziplin der bevorzugte Studiengang. Wichtige betriebswirtschaftliche Aspekte werden im Wirtschaftsingenieurstudium vermittelt, das ebenfalls eine gute Ausgangsposition für das Instandhaltungsmanagement schafft. Branchenspezifisch sind aber auch Fächer wie beispielsweise Pharmazie, Biologie oder (Lebensmittel-)Chemie gefragt. Der Bachelor ist regulär nach sechs bis sieben Semestern erreicht, der Master kann nach weiteren mindestens zwei, meist eher vier bis sechs Semestern abgeschlossen werden.
• Fortbildung: Ob mit einem Abschluss als Techniker, Meister, Bachelor, Master oder nach einer Promotion: Die Position als Instandhaltungsmanager wird nur an erfahrene Führungskräfte vergeben. Projekterfahrung und Personalverantwortung sind maßgeblich. Als Qualifizierungsmaßnahmen werden von verschiedenen Anbietern Seminare angeboten, um sich mit den Besonderheiten der Instandhaltung vertraut zu machen.

Wie viel verdient man als Instandhaltungsmanager?

Instandhaltungsmanager können in nahezu jeder Branche tätig sein – in jeder Einrichtung, die Geräte, Fahrzeuge, Anlagen oder auch Gebäude betreibt. Trotz des großen Spektrums an Einsatzfeldern und auch unterschiedlich qualifizierender Zugänge zum Beruf Instandhaltungsmanager handelt es sich immer um die Position einer Führungskraft. Daher liegt der Bruttolohn über dem deutschen Durchschnitt.

Die Spanne reicht von rund 4.000 Euro Monatsbrutto, also etwa 48.000 Euro brutto im Jahr, bis zu mehr als 7.000 Euro brutto im Monat, also einem Jahresbrutto von rund 85.000 Euro. Das Durchschnittsbruttogehalt liegt deutschlandweit bei etwa 5.000 Euro im Monat oder 60.000 Euro im Jahr.

Auch bei Instandhaltungsmanagern hängt das monatliche Einkommen von mehreren Faktoren ab. Dazu gehören:

• die Branche;
• die Unternehmensgröße;
• der Unternehmensstandort;
• die Berufserfahrung;
• Zusatzfähigkeiten.

Faktor Branche

Den größten Bedarf an Instandhaltungsmanagern hat die Industrie – in ihr finden sich Unternehmen mit großen und oft komplexen Produktionsanlagen.

Bevorzugte Branchen sind der Maschinen- und Anlagenbau, die Automobilindustrie, Chemie- und Pharmaunternehmen sowie die Elektro- und Automatisierungstechnik. Hier werden tendenziell die höchsten Gehälter gezahlt. Unternehmen der Infrastruktur wie Kommunikationsnetzbetreiber, Energieerzeuger und -versorger und Verkehrsbetriebe liegen im Mittelfeld, gefolgt von Gewerbebetrieben im Bereich Umweltschutz, Recycling und Abfallwirtschaft. Logistikunternehmen und Lebensmittelhersteller stehen unter hohem Preisdruck und zahlen unterdurchschnittlich gut. In Immobilienunternehmen wird für die Position des Instandhaltungsmanagers oft eine weniger hohe Qualifizierung verlangt, daher fallen die Gehälter hier gegenüber anderen Branchen unter Umständen deutlich ab.

Faktor Unternehmensgröße

Allgemein gilt die Feststellung: Je größer das Unternehmen, desto größer ist die Menge an Maschinen, Anlagen, Geräten und Fahrzeugen und desto komplexer sind die Systeme. Das heißt: Mit steigender Betriebsgröße wird die Instandhaltung zu einem immer wichtigeren Faktor. Die Anzahl der Mitarbeiter in der Instandsetzung wächst – und damit auch die Bedeutung und die Verantwortung des Instandhaltungsmanagers.

Die Abhängigkeit des Monatsbruttogehalts von der Unternehmensgröße zeigt sich in folgenden Zahlen:

• bis 500 Mitarbeiter = ca. 4.100 €
• 501 bis 1.000 Mitarbeiter = ca. 5.100 €
• 1.001 bis 5.000 Mitarbeiter = ca. 5.900 €
• mehr als 5.000 Mitarbeiter = ca. 7.100 €

Faktor Unternehmensstandort

Standortfaktoren wie Wirtschaftskraft und Lebenshaltungskosten wirken sich ebenso auf das Gehalt aus wie die Verkehrsanbindung oder die Attraktivität und der Freizeitwert einer Region. So ist auch je nach Bundesland mit unterschiedlichen Verdienstmöglichkeiten auch bei gleichwertiger Arbeit zu rechnen. Eine Tendenz zeigt sich dabei allerdings häufig: Die Gehälter – in den Flächenländern – nehmen von Süd nach Nord und von West nach Ost ab.

Auch bei den Instandhaltungsmanagern zeigt sich dieser Trend. Beim Monatsbruttoverdienst führen Baden-Württemberg und Hessen die Rangliste mit rund 5.800 Euro an. Mit jeweils grob 100 Euro weniger folgen Hamburg, Bayern und Nordrhein-Westfalen; Rheinland-Pfalz liegt bei etwa 5.300 Euro. Dann geht es im 100-Euro-Abstand weiter von Bremen über das Saarland und Berlin zu Niedersachsen mit gut 4.900 Euro. Schleswig-Holstein bildet mit 4.700 Euro das Schlusslicht der westdeutschen Länder, hebt sich aber immer noch deutlich ab von den ostdeutschen, in denen die Gehälter bei 4.200 bis 4.300 Euro angesiedelt sind. Darunter liegt nur Mecklenburg-Vorpommern – mit 4.100 Euro.

Faktor Berufserfahrung

Alle Instandhaltungsmanager sind berufserfahrene Fach- und meist auch Führungskräfte. Aber sie unterscheiden sich in der Position, in der sie Berufs- und Führungserfahrung gesammelt haben, im Berufs- bzw. Dienstalter und in der Anzahl der unterstellten Mitarbeiter. Das wirkt sich auf das Gehalt aus.

Als Durchschnittswerte für Monatsbruttogehälter in Deutschland können gelten:

• Berufsanfänger: ca. 4.500 €
• rund 5 Jahre Berufserfahrung: ca. 4.900 €
• rund 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 5.500 €
• mehr als 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 6.400 €

Natürlich sind die Gehälter auch hier abhängig von der Branche, der Unternehmensgröße und dem Standort. Die Angaben sind daher nur als grobe Richtwerte zu sehen. Abweichungen von mehreren 100 Euro sind möglich.

Faktor Zusatzfähigkeiten

Auch in Führungspositionen und auf Leitungsebene können sich Zusatzfähigkeiten positiv auf die Höhe des Gehalts auswirken. Fachspezifisches Wissen in einem bestimmten Technikbereich – von Automatisierung über Chromatografie und Robotik bis hin zu Verkehrstechnik – kann für ein Unternehmen der jeweiligen Branche einen Wissensvorsprung gegenüber der Konkurrenz bedeuten, der entsprechend honoriert wird. Vertiefte Kenntnisse in den Bereichen Betriebswirtschaft – hier insbesondere die verschiedenen Arten von Kalkulationen, Controlling oder die Anwendung von SAP-Programmen –, Human Ressource Management – oder schlicht Personalführung – und Arbeitsrecht können das technische Fachwissen ergänzen. Erfahrungen auf den Gebieten Qualitätsmanagement und Umweltschutz können sich ebenfalls bezahlt machen.

Weiterbildung für Instandhaltungsmanager

Der technische Fortschritt macht auch vor Fertigungsstraßen, Produktionsanlagen, der Gebäudetechnik und anderen Geräten und Einrichtungen nicht halt. Die Digitalisierung und die Vernetzung greifen um sich. Auch Instandhaltungsmanager müssen sich im Bereich Technik weiterbilden und auf dem Laufenden halten. Das Themenspektrum reicht dabei von der Produktions- und Fertigungstechnik über den Maschinen- und Anlagenbau bis hin zur Automatisierungstechnik. Hier sind speziell die Bereiche Mess- und Regeltechnik sowie Steuerungssysteme interessant. Für die Instandhaltung besonders wichtig sind die Gebiete Anlagensicherheit, Störfallvorsorge sowie Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung. Zudem sind Themen wie Instandhaltungscontrolling und die Anforderungen an die modernen Methoden und Strategien des Berufs stets im Wandel und sollten in passenden Seminaren aufgefrischt werden. Das REFA-Seminar „Instandhaltungsmanagement“ gibt hierzu umfassendes Know-how.

Neben diesen Hard Skills sind gerade für Führungskräfte auch viele Soft Skills essenziell. Weiterbildungen zu den Themen Projektmanagement und Prozessmanagement, Mitarbeiterführung, Teamarbeit und Personaleinsatzplanung, Arbeitsrecht, Kommunikation, Organisation, Selbstmotivation, Zeitmanagement oder auch Kreativitätstechniken können hier sinnvolle Beiträge leisten.

Weiterbildungen werden von verschiedensten Institutionen angeboten, von Vereinen bis hin zu privaten Hochschulen. Seminare und Schulungen erfolgen meist berufsbegleitend.