Leiter Qualitätsmanagement

Was ist ein Leiter Qualitätsmanagement?

Der Leiter Qualitätsmanagement ist „die graue Eminenz“ in einer Organisation. Er ist das Bindeglied zwischen einerseits beispielsweise den verschiedenen Unternehmensbereichen, den Abteilungen eines Betriebs oder den Stationen eines Krankenhauses und andererseits der Top-Leitungsebene, in der Regel also der Geschäftsführung. Als oberstes Organ der Qualitätskontrolle und -sicherung ist er oft Leiter einer Stabsabteilung. Er hat zwar keine Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitern, aber überall Einblick und direkten Kontakt zur Chefetage, an die er regelmäßig berichtet. Idealerweise sieht und hört er alles und wirkt darauf hin, dass bei allen Tätigkeiten, Abläufen und Prozessen die Qualitätsmaßstäbe, die er nach geltenden Normen (mit-)entwickelt und zu verantworten hat, mindestens eingehalten, möglichst sogar übertroffen werden.

Als Leiter Qualitätsmanagement übernimmt er dabei die Rolle des „internen Beraters“, nicht die des Kriminalisten: Er steht den Prozessverantwortlichen als Helfer mit Rat und Tat zur Seite – und spioniert sie nicht aus, um Verstöße gegen das Qualitätsmanagement aufzudecken und sie zu ahnden. Deshalb begleitet und führt er die Leitungskräfte und die Spezialisten in den jeweiligen Abteilungen – von der Administration über den Einkauf und die Leistungserstellung, die „Produktion“, bis hin zu Logistik und Vertrieb – bei allen Belangen, die die Qualität betreffen. Dazu gehören die Festlegung, Überwachung und Verbesserung von Prozessen und Abläufen ebenso wie die rechtskonforme Umsetzung von Qualitätsnormen und das Reporting. Er unterstützt die Anstrengungen zur Verbesserung der Qualitätsstandards durch den Einsatz und die Weiterentwicklung eines Qualitätsmanagement-Systems. Zudem fungiert er als Moderator und Schnittstellenmanager und verfolgt dabei das Ziel, die Fehlerquote auf null zu senken. Dazu schult er die Mitarbeiter, setzt Qualitätsverbesserungsmaßnahmen in Gang, führt regelmäßig interne Audits durch und bereitet externe Zertifizierungen vor. Weiterhin ist er als Leiter der Stabsstelle für die fachliche, organisatorische und disziplinarische Führung seiner Organisationseinheit verantwortlich.

Ob Automobilzulieferer oder Arbeitsamt, Großbäckerei oder Gießerei, Pflegeeinrichtung oder Pharmaunternehmen, Verpackungshersteller oder Versandhändler: In nahezu jeder größeren Organisation sind Maßnahmen zur Sicherung der Qualität mittlerweile Standard; vielfach werden sie sogar vom Gesetzgeber verlangt. Üblich ist es, einen Qualitätsbeauftragten oder einen Qualitätsmanager zu benennen. Für viele produzierende Unternehmen ist es außerdem wichtig, eine Zertifizierung als „Qualitätsbetrieb“ vorweisen zu können, um im Wettbewerb zu bestehen. Zudem hilft ein funktionierendes Qualitätsmanagement-System dabei, rechtssicher zu arbeiten und bei Gewährleistungsfragen die Qualitätskontrolle nachweisen zu können. Dem Leiter Qualitätsmanagement stehen also viele Einsatzgebiete offen.

Welche Aufgaben hat ein Leiter Qualitätsmanagement?

Der Leiter Qualitätsmanagement hat die Aufgabe, in allen Bereichen und auf allen Ebenen seiner Organisation dafür zu sorgen, dass geltende rechtsverbindliche Bestimmungen wie Gesetze, Vorschriften und die Rechtsprechung sowie Normen, Technische Regeln und andere Vorgaben – auch von der Geschäftsführung als Maßstab definierte – erfüllt und eingehalten werden. Dies betrifft sowohl die Produkt- und die Prozessqualität als auch die Produktsicherheit, die beispielsweise gerade in der Lebensmittel- und der Pharmabranche von hoher Bedeutung ist. Zudem ist er dafür verantwortlich, dass in den betrieblichen Abläufen – insbesondere in den Kernprozessen der Wertschöpfung – kundenspezifische Anforderungen berücksichtigt werden können. Dabei setzt er ein Qualitätsmanagement-System ein, das er pflegt und an die individuellen Erfordernisse seiner Organisation adaptiert.

Als Stratege entwickelt er das Qualitätskonzept weiter, erläutert den Verantwortlichen die Bedeutung der Qualitätssicherung und des Qualitätsmanagements und initiiert Audits und Zertifizierungen. Als Coach berät er alle Abteilungen und Teams bei qualitätsrelevanten Fragen, unterstützt den Aufbau von Qualitätszirkeln und vermittelt bei Schulungen die Methoden und Maßnahmen, die angewendet werden sollen; vor Ort sind diese dann von den beteiligten Mitarbeitern umzusetzen und von den Linienvorgesetzten zu überprüfen. Er bringt Projekte zur Prozessoptimierung auf den Weg und verfolgt den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) – ein wichtiger Baustein ist hier oft das Reklamationsmanagement. Als Stabsstellenleiter führt er die ihm unterstellten Mitarbeiter, zum Beispiel Qualitätsmanager und Qualitätsbeauftragte, und legt der Geschäftsführung regelmäßig Berichte mit Qualitätsauswertungen, -statistiken und -entwicklungen vor.

Die Aufgaben des Leiters Qualitätsmanagement sind also vielfältig. Zu ihnen gehören unter anderem:

• strategische Ausrichtung des Qualitätskonzepts;
• Weiterentwicklung des Qualitätsmanagement-Systems nach EN ISO 9001;
• Gewährleistung der Rechts- und Normenkonformität aller Produkte und Dienstleistungen;
• Sicherung der Produkt- und Prozessqualität sowie Gewährleistung der Produktsicherheit;
• Entwicklung von Methoden und Maßnahmen zur Sicherstellung der Einhaltung vorgegebener Qualitätsstandards und Kontrolle der Umsetzung;
• Berücksichtigung von Kundenanforderungen in den betrieblichen Abläufen;
• Gefahrenanalyse zur Ermittlung kritischer Kontrollpunkte (HACCP, Hazard Analysis Critical Control Points);
• Erhebung von Qualitätsdaten, statistische Auswertung, Ableitung von Entwicklungen;
• Ursachenanalyse beim Auftreten von Qualitätsmängeln sowie Einleitung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen;
• Beratung und Coaching der Mitarbeiter in allen Qualitätsfragen;
• Einrichtung von Qualitätszirkeln;
• Schulungen der Mitarbeiter zu Methoden und Maßnahmen der Qualitätssicherung;
• Planung und Durchführung interner und externer Audits;
• Anstoßen von Verbesserungsprojekten und Verfolgen des KVP;
• Reklamationsmanagement;
• Führung der Stabsstelle Qualitätsmanagement;
• Dokumentation und regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsführung.

Welche Kompetenzen braucht ein Leiter Qualitätsmanagement?

Als „graue Eminenz“ muss der Leiter Qualitätsmanagement mit allen betrieblichen Abläufen in seiner Organisation vertraut sein. Er muss sowohl die Prozesse, Verfahren und Techniken als auch die Werkzeuge, Geräte, Maschinen oder Anlagen kennen, die zur Herstellung von Produkten, zur Bearbeitung von Werkstücken oder zur Erstellung der Dienstleistungen eingesetzt werden. Je nach Branche braucht er daher spezifische Kenntnisse: sei es als (Wirtschafts-)Ingenieur, Betriebs- oder Verwaltungswirtschaftler, Pflegemanager, Arzt, Chemiker, Pharmazeut oder Lebensmitteltechnologe.

Um die hohen Qualitätsanforderungen zu erfüllen, muss der Leiter Qualitätsmanagement die einschlägigen Gesetze, Normen, Technischen Regeln und Vorgaben in der jeweils aktuellen Fassung kennen. Dabei hat er international geltende Normen wie die DIN EN ISO 9000 ff. zum Aufbau und zur Bewertung von Qualitätsmanagement-Systemen zu berücksichtigen. Dazu kommen branchenspezifische Standards wie International Featured Standards (IFS) und Good-Practice-Standards (GxP, z. B. GMP (Good Manufacturing Practice), oder GPP (Good Production Practice)) im Lebensmittel-, Chemie- und Pharmabereich oder IATF 16949 im Automobil- und Zuliefererbereich.

Bei der Aufstellung des Qualitätsmanagementkonzepts gehören Modelle wie das EFQM-Modell der European Foundation of Quality Management zu seinem Standardrepertoire. In seiner täglichen Arbeit nutzt er ein weites Spektrum an Methoden und Instrumenten zur Datenerhebung sowie zur statistischen Auswertung und Analyse. Damit ist er in der Lage, Qualitätsdefizite zu erkennen und Ursachenforschung zu betreiben, um Gegenmaßnahmen einzuleiten und deren Umsetzung in ihrer Wirksamkeit beurteilen zu können. Hier wird unternehmerisches Denken wichtig, um per Kosten-Nutzen-Analysen Qualitätsaspekte mit betriebswirtschaftlichen Vorgaben abgleichen zu können. Alle Daten werden in ein Qualitätsmanagement-System (QMS) eingepflegt, in dem sie verarbeitet und dokumentiert werden. Als professioneller Anwender passt der Leiter Qualitätsmanagement dieses System an die individuellen Verhältnisse seiner Organisation an und baut es auch weiter aus – idealerweise bis zu einem integrierten Management-System (IMS), das beispielsweise auch Arbeits- und Umweltschutz beinhaltet.

Um die Mitarbeiter für Qualität sensibilisieren und alle Ebenen im Unternehmen auch für Audits und Zertifizierungen motivieren zu können, benötigt er neben hervorragenden kommunikativen Fähigkeiten und Empathie auch Durchsetzungsvermögen – sowie didaktisches Geschick und Repräsentationsfähigkeiten bei seinen Schulungen und bei seiner Berichterstattung vor der Geschäftsführung. Zudem sind Führungsqualitäten gefragt, da er auch noch die Stabsstelle Qualität leitet.

Der Leiter Qualitätsmanagement sollte daher unter anderem über diese Kompetenzen verfügen:

• einschlägiges branchen-, fertigungstechnisches- und produktbezogenes Know-how;
• vertiefte Kenntnis der jeweiligen Herstellungs- und Produktionsverfahren bzw. der Dienstleistungserstellung;
• betriebswirtschaftliche Kenntnisse;
• Erfahrung bei der Anwendung von Software-Programmen, insbesondere Qualitätsmanagement-Systemen und Statistikprogrammen, aber auch Office-Anwendungen;
• Kenntnisse der einschlägigen Normen, Standards und Technischen Regeln (ISO 9000 ff., IATF 16949, IFS, GxP ...);
• Überblick über die verschiedenen Qualitätsmanagement-Modelle;
• breites Methodenrepertoire im Bereich Qualitätstools (wie APQP, FMEA, FMECA, 8D, Six Sigma, ...)
• Erfahrung mit Auditierungs- und Zertifizierungsverfahren (wie ISO 9000, EMAS, ...) sowie deren Umsetzung.

Als persönliche Kompetenzen gefragt sind:

• Kommunikationsfähigkeit;
• Empathie;
• strukturierte und systematische Arbeitsweise;
• Führungsstärke und Durchsetzungsvermögen;
• didaktisches Geschick;
• Organisationstalent;
• unternehmerisches Denken.

Wie wird man Leiter Qualitätsmanagement?

Ein breit gefächertes Aufgabenspektrum bedingt eine Vielfalt notwendiger Kompetenzen zu dessen Bewältigung: Die Fähig- und Fertigkeiten, die ein Leiter Qualitätsmanagement benötigt, können nicht in einer klassischen dualen Ausbildung vermittelt werden. Das Minimum ist eine auf einer Lehre aufbauende Fortbildung und Zertifizierung im Bereich Qualitätssicherung oder Qualitätsmanagement. Diese wird aber erst mit entsprechender Berufserfahrung möglich. Erheblich besser gerüstet ist man mit einer Aufstiegsweiterbildung zum Techniker, Meister, Betriebs- oder Fachwirt samt anschließenden Fort- und Weiterbildungen zum Qualitätsmanager. Einen anderen Zugang bietet ein Studium, bei dem branchen- und fachspezifische Prozesse und Verfahrensweisen theoretisch fundiert vermittelt werden. Aber auch mit einem Abschluss als Bachelor oder Master werden praktische Berufserfahrungen verlangt – ebenso wie zielgerichtete Fortbildungen auf dem Gebiet Qualitätsmanagement.

• Ausbildung: Eine abgeschlossene Ausbildung, je nach Branche kaufmännisch, technisch, in einem Gesundheits- oder Pflegeberuf oder in der Verwaltung, ist eine erste Grundlage für weitere Qualifizierungen in Richtung Qualitätsmanagement. Nach mindestens einem Jahr Berufserfahrung kann eine Aufstiegsweiterbildung zum Meister oder Techniker, zum technischen oder Verwaltungsfachwirt oder zum Betriebswirt folgen. Die Weiterbildung zum staatlich geprüften Techniker – branchenspezifisch in rund 80 verschiedenen Fachrichtungen – oder zum staatlich geprüften Betriebswirt sind berufliche Weiterbildungen an Fachschulen. Sie dauern in Vollzeit zwei, in Teilzeit drei bis vier Jahre und verbinden die technische Qualifikation mit betriebswirtschaftlichen Kenntnissen.
• Studium: Ein Fachhochschul- oder Hochschulstudium bietet den Zugang zu höheren Positionen im Qualitätsmanagement. Ingenieurstudiengänge, aber auch eine betriebswirtschaftliche Hochschulausbildung sind Einstieg in die verschiedensten Branchen. In speziellen Fällen sind aber auch Fächer wie Pharmazie, Biologie, Medizin, (Lebensmittel-)Chemie, Verwaltungswissenschaften oder Pflegemanagement gefragt. Der Bachelor ist nach sechs bis acht Semestern Regelstudienzeit erreicht, der Master kann regulär nach weiteren vier bis sechs Semestern abgeschlossen werden. In einem Management-Studiengang ist Qualitätsmanagement Teil des Bachelor-Studiums, im Master-Studium kann es sogar als Schwerpunkt belegt werden. In vielen Fällen ist als Zugangsvoraussetzung zum Master aber Berufserfahrung nachzuweisen.
• Weiterbildung: Die meisten Weiterbildungen sind modular angelegt und bestehen aus den aufeinander aufbauenden zertifizierten Abschlüssen als Fachkraft Qualitätsmanagement, Qualitätsmanagementbeauftragter und Qualitätsmanager oder Qualitätsmanagement-Auditor. Je nach Anbieter sind die Seminare ein- bis mehrtägig, werden online oder mit Präsenzpflicht abgehalten. Unbedingt zu beachten ist, einen renommierten Anbieter mit anerkannten Zertifikaten auszuwählen.

Mit einer Ausbildung, einer Zertifizierung als Qualitätsmanager und langjähriger Berufserfahrung ist es möglich, gerade in kleineren Organisationen die Leitung des Qualitätsmanagements zu übernehmen. Bei Verwaltungs- oder Pflegeeinrichtungen geschieht dies wohl öfter als in produzierenden Unternehmen. Je größer und komplexer die Produktion wird, desto eher sind allerdings Ingenieure oder Betriebswissenschaftler mit speziellen Branchen-, Verfahrens- und Produktkenntnissen gefragt.

Wie viel verdient man als Leiter Qualitätsmanagement?

Qualitätsmanagement ist Thema in Organisationen aller Branchen und Größenordnungen. Eine Qualitätsmanagement-Abteilung oder Stabsstelle mit mehreren Personen und einer Leitungsebene wird allerdings eher in mittelständischen oder in Großunternehmen eingerichtet. Die hohe Verantwortung und die geforderten Kompetenzen – meist ein einschlägiges Studium sowie mehrere Jahre Berufspraxis und Zertifizierungen – spiegeln sich in einem überdurchschnittlichen Gehalt wider: Das durchschnittliche Bruttogehalt liegt bei rund 63.000 € im Jahr, rund 5.250 € brutto monatlich. Die Gehaltsspanne reicht von knapp 3.700 € brutto im Monat, also gut 44.000 € Jahresbrutto, für Einsteiger bis hin zu etwa 7.300 € brutto monatlich, also rund 87.500 € brutto im Jahr. Allerdings sind auch Gehälter bis 100.000 € brutto – und darüber – im Jahr möglich.

Die Spannweite bei den Gehältern ist enorm. Faktoren, die sich auf das Gehalt auswirken, sind unter anderem:

• die Branche;
• die Unternehmensgröße;
• der Unternehmensstandort;
• die Berufserfahrung;
• Zusatzfähigkeiten.

Faktor Branche

Ob jemand die Qualitätsmanagementabteilung in einer Verwaltung, einem Pflegeheim, einem Handelsunternehmen oder in der produzierenden Industrie leitet, hat gravierende Auswirkungen auf das Gehalt. In Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung – auch in den ausgegliederten sogenannten Regiebetrieben der Kommunen – ist die tarifliche Entlohnung üblich. In der Pflege und bei vielen Handelsunternehmen wird der Tariflohn oft unterschritten. Im Fahrzeug-, speziell im Automobilbau tätige Unternehmen – Hersteller, Veredler und Zulieferer – zahlen meist übertariflich. Ist die Produktion kritisch oder sensibel, beispielsweise in der Pharma- und Lebensmittelindustrie, aber auch in der Luft- und Raumfahrt, sind nochmals höhere Gehälter zu erwarten.

Faktor Unternehmensgröße

Je größer das Unternehmen, desto größer das Produktportfolio und/oder die Menge an Produkten, auf deren Qualität geachtet werden muss. Mit der Unternehmensgröße wachsen auch die Aufgaben des Qualitätsmanagements – und damit die Abteilung. Die gestiegene Verantwortung des Leiters Qualitätsmanagement für Produkte, Prozesse und Mitarbeiter zeigt sich auch im Gehalt.

Auf das monatliche Bruttodurchschnittsgehalt wirkt sich die Unternehmensgröße wie folgt aus:

• < 500 Mitarbeiter: ca. 4.500 €
• 501 – 1.000 Mitarbeiter: ca. 5.400 €
• > 1.000 Mitarbeiter: ca. 7.500 €

Faktor Unternehmensstandort

Das Gehalt ist abhängig von Standortfaktoren wie Wirtschaftskraft und Attraktivität der Region sowie Lebenshaltungskosten, die sich auch in den Tarifverträgen niederschlagen. Zwischen den einzelnen Bundesländern gibt es Unterschiede von mehreren 100 €. Tendenziell zeigt sich dabei ein Gehaltsgefälle von West nach Ost.

Betrachtet man die Flächenländer, gehören Baden-Württemberg, Hessen und Bayern mit durchschnittlich rund 5.700 € brutto im Monat zu den Spitzenreitern im Gehaltsranking. Von Nordrhein-Westfalen und Rheinland Pfalz mit rund 5.500 € nimmt das Monatsbrutto über das Saarland mit gut 5.300 € nach Niedersachsen und Schleswig-Holstein mit etwa 5.200 € hin ab. In den meisten östlichen Bundesländern sind dagegen durchschnittlich monatliche Bruttobeträge von gut 4.800 € zu erwarten. Mecklenburg-Vorpommern ist mit gut 4.700 € Monatsbrutto das Schlusslicht.

Faktor Berufserfahrung

Berufserfahrung zahlt sich aus, denn sie ist durch nichts zu ersetzen. Sie beruht einerseits auf der Kenntnis der Verfahren, Prozesse und Tätigkeiten bei der Erstellung von Sach- und Dienstleistungen. Aber auch die immer wiederkehrenden, gleichlautenden Kundenwünsche sowie die oftmals langjährige Zusammenarbeit im Team schaffen Routine. Zunehmende Erfahrung, wachsende Verantwortung und die Übernahme von Leitungsfunktionen spiegeln sich in der Gehaltsentwicklung wider.

Als Durchschnittswerte für Monatsbruttogehälter eines Leiters Qualitätsmanagement in Deutschland können gelten:

• Berufseinsteiger: ca. 4.000 €
• rund 5 Jahre Berufserfahrung: ca. 5.300 €
• rund 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 5.750 €
• mehr als 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 6.900 €

Auch diese Angaben sind nur grobe Richtwerte, die je nach Ausbildung, Branche, Unternehmensgröße und Standort weit streuen können. Bemerkenswert ist jedenfalls die Abweichung bei der Entlohnung zwischen den Geschlechtern: Frauen werden in dieser Leitungsfunktion mit nur rund 70 Prozent des bei Männern üblichen Bruttolohns bezahlt. Dieser „Gender Gap“ besteht auch bei vergleichbarer Arbeit.

Faktor Zusatzfähigkeiten

Auch Zusatzqualifikationen können die Einkommensentwicklung positiv beeinflussen. Die umfassende Kenntnis von Normen, Verordnungen und Standards, vertieftes Wissen über Qualitätsmanagement-Modelle, -Methoden und -Tools sowie Erfahrungen als Auditor und Zertifizierer sind das eine. Das andere sind die Anwendung und vielleicht sogar Programmierung von Qualitätsmanagement-Systemen sowie die Integration von verschiedenen Management-Systemen zu einem integrierten, softwaregestützten Management-System. Aber auch Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit, Führungsqualitäten und Durchsetzungsvermögen sind wichtig für die tägliche Arbeit und machen sich bezahlt.

Weiterbildung für Leiter Qualitätsmanagement

Normen, Regeln, Standards und die Rechtslage werden immer wieder aktualisiert. Fortschritte bei der Entwicklung neuer Materialien, Verfahren, Abläufe und Techniken müssen beim Qualitätskonzept berücksichtigt werden. Audits und Zertifizierungen sind auszusuchen und durchzuführen.

Weiterbildungen in Material- und Werkstoffkunde, Verfahrens- und Produktionstechnik, in betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Fragen sowie insbesondere zu den neuesten Entwicklungen im Qualitätsmanagement sind notwendig, um immer auf dem aktuellen Stand zu bleiben und nicht den Anschluss zu verlieren. Die Weiterbildung zum REFA-Qualitätsmanager vermittelt hier umfassendes normenbezogenes Fachwissen und ist auch online durchführbar.

Zudem sind für den Leiter Qualitätsmanagement Schulungen zur Stärkung der Soft Skills, also etwa Kommunikationsfähigkeit und Führungsqualitäten, sowie Motivationstrainings sinnvoll.