Was ist ein Operations Manager?
Die englische Berufsbezeichnung Operations Manager klingt nach einer wichtigen Rolle im Unternehmen – zu Recht. Ob in der Produktion, der IT, dem Dienstleistungsbereich oder im Versandhandel: immer mehr Branchen setzen auf Operations Manager, um Unternehmensziele sicher zu erreichen und die Planung und Organisation der Geschäftsprozesse und Ressourcen nicht dem Zufall zu überlassen, damit die Rentabilität gesteigert werden kann.
Während sich im deutschsprachigen Raum vor allem in der Industrie frühzeitig vergleichbare REFA-Positionen etabliert haben, ist der Operations Manager bei angelsächsisch geprägten Unternehmen weit verbreitet. Doch was genau ist ein Operations Manager?
Der Operations Manager ist für die Planung, Steuerung und Kontrolle von Prozessen sowie Arbeitsabläufen eines Unternehmens im Zusammenhang mit der Erstellung von Leistungen oder der Erbringung von Dienstleistungen zuständig. Seine Tätigkeitsschwerpunkte können sich dabei von Branche zu Branche deutlich unterscheiden. Während in der Industrie die Sicherstellung reibungsloser Produktionsabläufe im Vordergrund steht, fokussiert sich der Operations Manager im Hotelgewerbe auf höchste Kundenzufriedenheit durch optimierte Geschäftsprozesse. Das Hauptziel des Operations Managers ist aber stets die kontinuierliche Verbesserung der innerbetrieblichen Abläufe, um sie mit Blick auf die Geschäftsziele effizienter und funktionaler gestalten zu können.
Welche Aufgaben hat ein Operations Manager?
Die Detaillaufgaben des Operations Managers können je nach Branche, Unternehmensgröße und Abteilung sehr unterschiedlich sein. Die Hauptaufgabe aller Operations Manager besteht jedoch in der ständigen Verbesserung, sicheren Steuerung und verantwortungsvollen Kontrolle der Prozesse und Arbeitsabläufe ihrer Organisation, um eine effiziente und reibungslose Leistungserstellung zu garantieren. Dabei ist die ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen notwendig, um einzelne Abläufe gezielt zu verbessern und somit den gesamten Prozess zu optimieren. Der Operations Manager beschäftigt sich mit Themen wie Steigerung der Effizienz, Kostenmanagement, Qualitätssicherung oder Ressourcen- und Lieferantenmanagement. Dies erfordert auch die Übernahme vielfältiger Kommunikations- und Führungsaufgaben. Durch die bereichsübergreifende Prozessoptimierung agiert der Operations Manager häufig als Schnittstelle und wichtiges Sprachrohr zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen und Hierarchieebenen.
Stichpunktartig lassen sich die Aufgaben eines Operations Managers für die Branchen Produktion, Logistik und Hotelgewerbe wie folgt auflisten:
Typische Aufgaben des Operations Managers in der Produktion
- Analyse und Gestaltung von Prozessen
- Ermittlung und Anwendung von Prozessdaten
- Optimieren der Wertschöpfung
- Sicherstellung reibungsloser Produktionsabläufe
- Durchführung von Optimierungsprojekten (insbesondere REFA und Lean) vornehmlich im Produktionsumfeld
- Planung, Prüfung von KPI´s und Mitverantwortung für deren Erreichung
- Implementierung prozessorientierter Strategien
- Planung und Unterstützung bei der Einführung neuer Prozesse und Produkte
- Unterstützung bei der Vermeidung von Engpässen in der Produktion
- Kontrolle der Auslastung von Maschinen- und Produktionsanlagen
- Unterstützung bei Rüstzeitoptimierungen
- Analyse und Optimierung von Performance, Produktivität, Qualität und Kosten
- Bereichsübergreifende Kommunikation und Führung
- Regelmäßiges Reporting
Typische Aufgaben des Operations Managers in der Logistik
- Planung, Steuerung und Optimierung von Prozessen und Abläufen, die einen reibungslosen und kostengünstigen Warenfluss sicherstellen
- Kontrolle und Optimierung des Handlings eingehender Ware
- Steuerung von Auftragsbearbeitung und Versand, um eine fristgerechte Distribution ausgehender Ware zu garantieren
- Fachlicher Support bei Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern zur Sicherung der Liefertreue und Leistungsfähigkeit
- Erarbeitung prüfbarer Service-Standards
- Sicherstellung der Einhaltung von Qualitäts-, Service- und Sicherheitsstandards
- Planung und Implementierung von Tools, die eine Messung der Kundenzufriedeneinheit in Bezug auf Liefergenauigkeit, Pünktlichkeit, Qualität und Verpackung ermöglichen
Typische Aufgaben des Operations Managers im Hotelgewerbe
- Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Hotelbetriebes
- Laufende Kontrolle und Optimierung der Betriebsabläufe im Hotel inklusive der gastronomischen Einrichtungen
- Planung, Einführung und Kontrolle von Sicherheits-, Hygiene- und Qualitätsstandards
- Ansprechpartner für Gäste und Mitarbeiter
- Sicherstellung der Servicequalität und Gewährleistung der Gästezufriedenheit
- Führung und Entwicklung des Hotelteams
- Unterstützung bei der Budgeterstellung für alle operativen Abteilungen
- Reporting, insbesondere Forecasts
- Gebäude-Management
- Planung und Umsetzung von Energieoptimierungsstrategien
- Verantwortung für die Voreröffnungsphase bei Übernahme oder Planung neuer Hotels
Welche Kompetenzen braucht ein Operations Manager?
Die erfolgreiche Ausübung der Position des Operations Managers setzt eine Reihe von Kompetenzen und Qualifikationen voraus. Klassische Anforderungen sind ein betriebswirtschaftliches oder technisches Studium bzw. alternativ eine kaufmännische oder technische Ausbildung mit betriebswirtschaftlicher Weiterbildung.
Der Operations Manager muss den Überblick über das ganze Betriebsgeschehen haben und benötigt darüber hinaus Detailswissen zu Kernprozessen und Abläufen. Aus diesem Grunde sollte der Operations Manager das notwendige Branchen-Know-how und Fachwissen mitbringen. Mehrjährige Berufserfahrung in der gleichen Branche (idealerweise in einer Führungsposition) öffnet die Türen potenzieller Arbeitgeber.
Da der Erfolg des Operations Managers wesentlich von der Motivation und Leistungsbereitschaft der an den Projekten beteiligten Akteure im Unternehmen abhängt, ist eine hohe zwischenmenschliche Kompetenz zwingend erforderlich. Kommunikation und Durchsetzungsvermögen spielen hierbei eine wichtige Rolle. Zudem sollten Operations Manager viel Flexibilität mitbringen, damit sie möglichst schnell auf Veränderungen im Unternehmen und am Markt reagieren können. In Zeiten einer sich immer schneller wandelnden Wirtschaft ist dies essenziell, denn Anpassungen sind dann unbedingt notwendig, um nicht hinter der Konkurrenz zurückzubleiben. Wichtig ist auch ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und eine sorgfältige Arbeitsweise, da die Arbeit des Operations Managers erheblich zum Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens beiträgt.
Methodenwissen auf dem Gebiet der Prozessoptimierung mit REFA und Lean wird im Operations Management hochgeschätzt. Unternehmerisches Denken, Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit sowie Organisationstalent sind wichtige Eigenschaften, die der Operations Manager besitzen sollte. Häufig arbeitet der Operations Manager auch an internationalen Projekten und pflegt länderübergreifende Kontakte. Sehr gute Englischkenntnisse und interkulturelle Kompetenz sind dabei von Vorteil.
Wie wird man Operations Manager?
Einen vorschriftsmäßigen Ausbildungsweg zum Operations Manager gibt es nicht. Der Aufstieg zum Operations Manager führt häufig über ein betriebswirtschaftliches oder technisches Studium bzw. eine kaufmännische oder technische Ausbildung. Die Mitarbeit in Operations-Projekten und eine kontinuierliche Weiterbildung im Arbeitsleben erleichtern den Schritt zur Führungsposition im Operations Management. Grundsätzlich ist es ratsam, ein breites Netzwerk an Kontakten in der Branche aufzubauen, um einerseits von anderen Operations Managern zu lernen und andererseits einen Zugang zu möglichen freien Stellen zu erhalten. Wer im Unternehmen verantwortungsvolle Aufgaben übernimmt, schafft sich eine Basis für eine eventuelle interne Beförderung.
Ein angesehener Operations Manager im Hotelgewerbe hat den Grundstein für seine Position durch eine Ausbildung zum Hotelfachmann, eine anschließende Tätigkeit als Bankett Manager, den Aufstieg zum F&B Assistant Manager und ein Fernstudium zum Hotelbetriebswirt gelegt. Vergleichbare Werdegänge finden sich auch in anderen Branchen.
Wie viel verdient ein Operations Manager?
Operations Manager verdienen laut dem Jobportal www.stepstone.de zwischen 45.400 € und 63.400 € pro Jahr. Das Durchschnittsgehalt befindet sich bei jährlich 52.100 €. Genau wie der Berufsalltag eines Operations Manager sehr unterschiedlich sein kann, variieren auch die Gehälter extrem. Dabei spielt die jeweilige Branche eine entscheidende Rolle. In der Industrie und der IT-Branche wird wesentlich mehr für einen Operations Manager bezahlt als beispielsweise in den Branchen Logistik, Hotelgewerbe und Versandhandel. Unternehmensgröße, Berufserfahrung, Weiterbildung und Arbeitsort sind weitere Faktoren, die das Gehalt beeinflussen.
Weiterbildung für Operations Manager
Eine Stelle als Operations Manager ist meist keine Einstiegsposition. Das macht Weiterbildung auf den Weg zum Operations Manager noch wichtiger. Weit oben steht dabei die Erlangung von Kenntnissen im Bereich der Prozessoptimierung. Hier haben sich die REFA-Grundausbildung 4.0 für die Industrie, der REFA-Organisator für Dienstleister und Lean-Seminare für alle Unternehmen etabliert. Je nach Branche, sind Weiterbildungen in Operations Management, Logistik und Supply Chain Management sowie Qualitätsmanagement zu empfehlen. Auch Lean Six Sigma ist als Prozessverbesserungsansatz ein wichtiges Element, das Operations Manager in ihrer Arbeit unterstützt.
Da der Erfolg von Projekten im Operations Management maßgeblich von der Motivation und Leistungsfähigkeit der beteiligten Akteure abhängt, ist es besonders wichtig, dass der Operations Manager in der Lage ist, positiv und konstruktiv zu führen. Das notwendige Know-how können sich Operations Manager in Führungsseminaren aneignen. Dort lernen sie, wie sie konstruktiv mit Konflikten umgehen, Mitarbeiter und Teams motivieren, sicher mit schwierigen Mitarbeitern umgehen, Fehlzeiten reduzieren oder Feedback als Führungsinstrument sinnvoll nutzen.
Der professionelle Umgang mit den branchenüblichen IT-Tools für die Planung und Steuerung von Prozessen, die Budgetkontrolle, das Projektmanagement und das Personalmanagement ist ebenfalls von Vorteil.
