Personalberater

Was ist ein Personalberater?

Ein Personalberater ist ein Jäger, der für seinen Auftraggeber die fähigsten Köpfe zur Besetzung einer oft herausgehobenen Position aufspürt und versucht, sie für einen neuen Arbeitgeber zu gewinnen und von den Vorzügen der neuen Stellung zu überzeugen. Landläufig werden Personalberater deshalb auch „Headhunter“ genannt. Bei der Beschaffung besonders qualifizierter Fach- und insbesondere Führungskräfte berät und betreut er den Auftraggeber und begleitet den gesamten Prozess der Personalgewinnung, von der Stellenbeschreibung über die Suche nach geeigneten Kandidaten und die Auswahl der passenden Persönlichkeit bis hin zum Onboarding.

Vier Voraussetzungen sind für eine erfolgreiche Arbeit als Personalberater entscheidend: Marktkenntnis, Netzwerken, Diskretion und Überzeugungskraft. Die – oft auch branchenbezogene – Kenntnis des Arbeitsmarktes, der wichtigen Unternehmen und der zentralen Agierenden ist essenziell, um die gefragten hochkarätigen Fach- und Führungskräfte aufzuspüren. Das Networking ist unerlässlich, um die Marktübersicht sowie einen Zugang zu interessanten Talenten zu er- und zu behalten. Diskretion ist angesagt, da viele der hochrangigen Kandidaten in Lohn und Brot stehen und sich in sicheren Positionen befinden. Überzeugungskraft ist nötig, um diese Personen dann zu einem Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber zu bewegen.

Lernen kann man die Tätigkeit als Personalberater nicht: Es handelt sich um keinen Ausbildungsberuf und das Ausüben dieses Berufs – als Selbstständiger – setzt keine speziellen Zugangsberechtigungen wie eine Genehmigung durch eine Aufsichtsbehörde oder die Zugehörigkeit zu einer Kammer voraus. Ein Personalberater hat seine Wurzeln meist im Personalbereich, sei es durch eine kaufmännische Ausbildung samt Weiterbildung oder ein Studium. Sie können sich aber auch auf bestimmte Bereiche oder Wirtschaftszweige spezialisieren – etwa auf die Chemie- oder die Medienbranche. Dann sind Headhunter mit einem fachspezifischen Studium und intimen Branchenkenntnissen und -kontakten im Vorteil. Auf jeden Fall gelten langjährige Berufserfahrung, möglichst in einer Führungsposition, und Weiterbildungen als Qualifizierungen für die Arbeit. Arbeitgeber sind in der Regel Personalberatungsgesellschaften, Personaldienstleistungsunternehmen oder Arbeitsvermittlungsagenturen. Das Gehalt von angestellten Personalberatern mit einiger Erfahrung ist überdurchschnittlich, die Honorare von Selbstständigen sind oft sehr beachtlich.

Die Personalberatung darf dabei nicht mit der Personalvermittlung verwechselt werden. Die Beratung ist, unabhängig vom Erfolg, honorarpflichtig, während die erfolgsabhängige Honorierung einer Personalvermittlung gemäß Entscheidung des Bundesfinanzhofes auf ein Gewerbe hinweist (19.09.2002 Az. IV R 70/00). Die Bundesagentur für Arbeit hat zudem als Unterschied herausgehoben, dass eine Personalberatung im alleinigen Interesse und Auftrag eines Arbeitgebers tätig wird und so mit diesem vermittlungsrechtlich eine Einheit bildet.

Personalberater werden hauptsächlich deshalb eingesetzt, um möglichst passgenau nach den geeigneten Mitarbeitern suchen zu können und die Chance zu erhöhen, dass die Person gut ins Team und zu den Aufgaben passt. Zudem ist es durch den hohen Fachkräftemangel, der momentan herrscht, nicht leicht, durch herkömmliche Stellenausschreibungen Personal zu rekrutieren. Die guten Kontakte des Personalberaters machen es oft möglich, dennoch die geeigneten Personen zu finden.

Welche Aufgaben hat ein Personalberater?

Die Hauptaufgabe eines Personalberaters ist die Beschaffung von hochqualifizierten Fach- und insbesondere Führungskräften. Hier wird er insbesondere für Großunternehmen aktiv. Kleine und mittlere Unternehmen berät er als Dienstleister oftmals aber auch über die Möglichkeiten, den Personalbereich unter anderem durch Employer Branding, Personalentwicklung und Personalmarketing zukunftsfähig auszurichten und über Maßnahmen der Mitarbeiterbindung sowie eine effektive interne Kommunikation. Er erhält von seinem Auftraggeber einen konkreten Suchauftrag, aus dem hervorgeht, welche Anforderungen und Aufgaben an die potenziellen Mitarbeiter gestellt werden.

Im Kerngebiet der Personalberatung sollen Personen mit speziellen Fachkenntnissen und/oder umfassender Personal- und Führungsverantwortung ausfindig gemacht, angesprochen und von einem Wechsel zum Auftraggeber überzeugt werden. Zur Zielgruppe gehören Spezialisten mit Jahresgehältern, die deutlich über dem Durchschnittseinkommen liegen; bei der „Executive Search“ oft in einem Gehaltsbereich von über 100.000 Euro jährlich. Der Headhunter berät und begleitet dabei seinen Auftraggeber durch den gesamten Prozess der Personalgewinnung, von der Erstellung des Anforderungsprofils bis zur Einarbeitung am neuen Arbeitsplatz. Da herausgehobene Positionen besetzt werden sollen, geht die Suche oft über die Landesgrenzen hinaus – daher sind in der Regel international agierende Beratungsbüros involviert.

Ein Personalberater bietet umfassende Beratungsleistungen sowohl im Vorfeld als auch bei der Auswahl und dem Onboarding der Kandidaten. Seine Arbeit beginnt mit der sorgfältigen Analyse der Stelle und der erforderlichen persönlichen, sozialen und fachlichen Kompetenzen. Er entwirft die Stellenausschreibung und wählt die Kanäle aus, über die sie verbreitet werden soll. Parallel nutzt er seine Datenbanken mit dem darin angelegten Talentpool, sein eigenes Netzwerk und die Medien, um geeignete Kandidaten zu identifizieren. Es folgt die Auswahl der Kommunikationskanäle zur Ansprache der Zielpersonen; oft wird hier das Telefon bevorzugt, um einen ersten persönlichen Kontakt herzustellen und die Wechselwilligkeit abzuschätzen.

Sind Persönlichkeiten gefunden, die auf die vakante Stelle passen und an einem Wechsel interessiert sind, bereitet der Personalberater das Auswahlverfahren vor, führt es durch und wertet es aus. Unter Umständen gehört auch eine Beratung der Jobinteressierten dazu, sei es zur Präsentation beim Auftraggeber, zur Karriereplanung oder zu den Auswirkungen der neuen Stelle auf das Privatleben. Führen die Ergebnisse zu einem Vorstellungsgespräch und zu Vertragsverhandlungen, ist der Personalberater als „Beisitzer“ vertreten, um den Prozess zu verfolgen und zu moderieren. Kommt es zu einer Einstellung, ist er die Ansprechperson beim Onboarding und in der Probezeit.

Die Aufgaben und die Qualitätskriterien der Personalberatung sind in Satzungen der entsprechenden Berufsverbände aufgeführt, unter anderem in den „Grundsätzen ordnungsgemäßer und qualifizierter Personalberatung“ des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater e. V. und den „AESC Standards of Excellence“ der Association of Executive Search and Leadership Consultants. In Österreich gilt der Verhaltenskodex des Verbands für Zeitarbeit und Arbeitsvermittlung (VZa) und in der Schweiz der „Qualitätsstandard“ der swissstaffing, die den Verband der Personalberater der Schweiz (vpds) vertritt.

Kurz zusammengefasst besteht das Aufgabenspektrum eines Personalberaters unter anderem aus diesen Punkten:

• generell: Durchführung und Begleitung des (E-)Recruitment-Prozesses;
• Erstellen des Anforderungsprofils für die zu besetzende Stelle;
• Analyse des relevanten Arbeitsmarktes;
• offene Suche nach geeigneten Kandidaten in Form von Stellenanzeigen in ausgewählten Print- und Online-Medien;
• verdeckte Suche in eigenen und offen zugänglichen (Lebenslauf-)Datenbanken, in den Medien, im eigenen Netzwerk und in Business-Portalen;
• persönliche Ansprache interessanter Zielpersonen, insbesondere per Telefon;
• Ausarbeitung, Durchführung und Auswertung von Auswahlverfahren und -tests;
• Vorstellung beim Auftraggeber, eventuell samt Vorbereitung des Kandidaten;
• Moderation der Auswahlgespräche und Vertragsverhandlungen;
• Begleitung beim Onboarding und bei der Einarbeitung durch Coaching-Gespräche;
• Beratungsleistungen in den Bereichen Personal/Human Resources, Employer Branding und interne Kommunikation.

Welche Kompetenzen braucht ein Personalberater?

Personalberater sind Dienstleister im Personalbereich und unterstützen Auftraggeber beim Recruiting-Prozess. Ihre Kernkompetenzen sollten daher im Human Resource Management mit all seinen Facetten liegen – von der Personalbeschaffung über die -entwicklung und die Mitarbeiterbindung bis hin zur Personalfreisetzung. Hier benötigen sie große Menschenkenntnis und Empathie, um mit viel Fingerspitzengefühl Menschen von Notwendigkeiten zu überzeugen und sie mit Takt und Anstand bei der Ansprache und in Verhandlungen in die gewünschte Richtung zu bewegen. Bei Auswahlgesprächen und insbesondere bei der Zusammenstellung von Auswahltests und -verfahren sowie bei deren Auswertung und Analyse sind darüber hinaus (arbeits-)psychologische Kenntnisse gefragt. Dazu kommen Aspekte des Arbeits- und Personalrechts, die von Personalberatern berücksichtigt werden müssen.

Um die für das Recruiting notwendigen Unterlagen zu erstellen, aber auch analysieren, einordnen und bewerten zu können, sind darüber hinaus oft auch fach- oder branchenspezifische Kenntnisse von hoher Bedeutung. Nur so können Stellen- und Anforderungsprofile passgenau auf die zu besetzende Position und die Bedingungen beim Auftraggeber abgestimmt und treffende Stellenanzeigen formuliert und geschaltet werden.

In der heutigen digitalisierten Welt müssen Personalberater sowohl die klassischen Medien der Kontaktaufnahme und Ansprache einsetzen als auch soziale Medien, Business-Portale und Bewerberplattformen nutzen können. Recherche und Recruiting im Internet sind heute moderne Methoden, die ein Personalberater beherrschen muss – ganz abgesehen vom Networking. Kontakte und persönliche Kanäle sind ein wichtiges Hilfsmittel, um Informationen zu beziehen und sich Zugang zu interessanten Personen zu verschaffen.

Arbeiten Personalberater als Selbstständige, sind betriebswirtschaftliche Kenntnisse die Basis für die Kalkulation der eigenen Dienstleistungen und für die korrekte finanz- und steuerrechtliche Behandlung der Einnahmen und Ausgaben.

Personalberater sollten daher unter anderem über diese Kompetenzen verfügen:

• vertiefte Kenntnis aller Bereiche des Personalwesens;
• Markt- und Branchenübersicht;
• zielgruppengenauer Einsatz von klassischen und digitalen Medien und Netzwerken;
• Recherchefähigkeiten;
• Erfahrung beim Einsatz psychologischer und eignungsdiagnostischer Verfahren;
• Empathie und Menschenkenntnis;
• die Fähigkeit, die richtigen Fragen zu stellen;
• gutes Zuhören;
• Diskretion;
• Verhandlungsgeschick und Überzeugungskraft;
• Seriosität;
• Vertrautheit mit Personal- und Arbeitsrecht;
• erweiterte betriebswirtschaftliche Kenntnisse;

Wie wird man Personalberater?

Den Ausbildungsberuf „Personalberater“ gibt es nicht; offiziell bezeichnet die Arbeitsagentur diese Tätigkeit als „berufliche Einsatzmöglichkeit“. Um Personalberater zu werden, stehen prinzipiell zwei Wege offen: Der eine führt über eine Ausbildung im Personalbereich oder ein Studium, beispielsweise im Bereich Personalmanagement, in die Beratung, der andere ist ein Quereinstieg, bei dem gestandene Fach- und Führungskräfte ihre Berufserfahrung, ihre Menschenkenntnis und insbesondere ihre Branchenkontakte einbringen, um mit profunder Branchenkenntnis zu netzwerken und mit Verhandlungsgeschick Überzeugungsarbeit zu leisten. Erstere arbeiten oft im Personalbereich von Großunternehmen oder in größeren Beratungsgesellschaften, Letztere sind oft in kleineren Beratungsagenturen tätig, machen sich selbstständig oder steigen als Partner in bestehende Beratungsunternehmen ein, um dort die Kundschaft in einer bestimmten Branche zu betreuen, die sie mit ihrer Berufserfahrung besonders gut abdecken.

• Aus- und Weiterbildung: Eine solide Basis für die Tätigkeit als Personalberater ist eine abgeschlossene duale dreijährige kaufmännische Lehre – etwa als Personaldienstleistungskaufmann –, ergänzt um eine zwei- bis vierjährige Aufstiegsweiterbildung in Voll- oder Teilzeit an einer Fachschule in Richtung Fachwirt Personaldienstleistung oder Betriebswirt Personalwirtschaft sowie mehrjährige Berufserfahrung als Personaldisponent, Personalentwickler, Personalreferent oder Personalsachbearbeiter. Mit diesem Grundstock an Wissen und Erfahrung wird der gesamte verwaltungstechnische und rechtliche Bereich des Personalwesens abgedeckt.
• Studium: Einen fachspezifischen Einstieg in das Personalwesen bietet der Studiengang Personalmanagement und Personaldienstleistung, der in sechs bis acht Semestern zum Abschluss Bachelor führt und auch als duales oder als Fernstudium absolviert werden kann. Vermittelt wird wissenschaftliches und praktisches Grundlagenwissen in Betriebswirtschaftslehre, Personalwirtschaft, -führung und -entwicklung sowie Controlling. Weiterführend ist ein zwei- bis viersemestriges Masterstudium möglich, etwa mit Schwerpunkt Internationales Personalmanagement. Neben wirtschaftswissenschaftlichen Studiengängen bieten aber auch Psychologie, Pädagogik oder Soziologie gute Voraussetzungen, da hier unter anderem Kommunikationstechniken, Gesprächsführung und eignungsdiagnostische Verfahren behandelt werden.
• Quereinstieg: Menschenkenntnis, Branchenkontakte und Insiderwissen sind die besten Voraussetzungen, um als Fachkraft mit Führungserfahrung in die Personalberatung einzusteigen. Ein abgeschlossenes Studium sollte vorgewiesen werden können. Je nach Branche, in der man sich positioniert hat, reicht das Spektrum von Anlagentechnik über Chemie und Medien bis Zahnmedizin. Ingenieure und Verfahrenstechniker können ebenso gefragt sein wie Biologen und Chemiker oder Verwaltungswissenschaftler.

Auch mit einem Hochschulabschluss ist ein Direkteinstieg als Personalberater eher unwahrscheinlich. Eine gewisse Berufserfahrung sollte nachgewiesen werden können. Und auch mit dieser beginnt die Laufbahn in Beratungsunternehmen meist als Trainee, um dann als Junior-Berater oder Junior-Researcher erste Erfahrungen zu sammeln und sich zum Senior-Berater weiterzuentwickeln.

Wie viel verdient man als Personalberater?

Je nach Branche und Auftragslage sind die erzielten Erlöse und damit sowohl die Honorare für die Beratungsgesellschaften als auch die Gehälter der angestellten Berater sehr unterschiedlich. Als Faustregel kann gelten, dass das Beraterhonorar durchschnittlich bei gut einem Viertel des Bruttojahresgehalts der vermittelten Position entspricht; zuzüglich einem Sockelbetrag sowie der Erstattung von Sachkosten ergeben sich so oft 30 und mehr Prozent.

Laut Gehalt.de erhalten Personalberater in Hessen und Baden-Württemberg das höchste Gehalt, ca. 4.900 Euro brutto monatlich. Am wenigsten verdient man hingegen in Mecklenburg-Vorpommern, hier liegt der Durchschnittswert für das Monatsbrutto bei 3.549 Euro.

Dabei hängt das tatsächliche Bruttogehalt eines Personalberaters von Faktoren wie diesen ab:

• Branche;
• Unternehmensgröße;
• Unternehmensstandort;
• Berufserfahrung;
• Zusatzfähigkeiten.

Faktor Branche

Personalberatung kann intern und extern stattfinden. So beschäftigen Großunternehmen in ihrer Personalabteilung teils eigene Personalberater, deren Aufgabe die Beschaffung von qualifiziertem Personal zur Besetzung vakanter Positionen ist. Die externe Personalberatung wird von Beratungsgesellschaften, Personaldienstleistungsunternehmen, Arbeitsvermittlungsagenturen, Zeitarbeitsfirmen oder Karriereportalen durchgeführt.

Über Honorare und Gehälter wird normalerweise Stillschweigen vereinbart, daher sind gesicherte Zahlen zu Gehältern im Branchenvergleich kaum zu erhalten. Allerdings können Trends angegeben werden: Für die Vermittlung von Managern und spezialisierten Fachkräften im Finanzwesen, aber auch in der Industrie und Automobilbranche werden die höchsten Honorare gezahlt, Vermittlungstätigkeiten in der Buchbranche und im Wohlfahrtssektor liegen am unteren Ende der Skala. Dementsprechend unterscheiden sich auch die Gehälter der angestellten Personalberater.

Faktor Unternehmensgröße

Je renommierter das Beratungsunternehmen, desto größer ist es – und desto teurer die Beratungsleistung. Im Top-Level agierende Häuser sind oft international tätig und zahlen ihren Angestellten entsprechend hohe Gehälter. Aber auch Großunternehmen entlohnen ihre angestellten Berater meist gut – und in kleineren oder mittleren Unternehmen sind Personalberater kaum anzutreffen.

Beispiele für übliche Bruttomonatsgehälter in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße sind laut Gehalt.de:

• bis 100 Mitarbeiter = ca. 4.200 Euro
• 101 bis 1.000 Mitarbeiter = ca. 4.700 Euro
• über 1.000 Mitarbeiter = ca. 5.000 Euro

Die tatsächlichen Bruttojahresgehälter können, abhängig von den Vermittlungserfolgen des Beratungsunternehmens und der resultierenden Prämien, davon deutlich abweichen.

Faktor Unternehmensstandort

Die Wirtschaftskraft und die Lebenshaltungskosten unterscheiden sich je nach Standort und auch die Attraktivität einer Region – von der Verkehrsanbindung über das kulturelle Angebot, das internationale Flair und den Freizeitwert bis hin zu landschaftlichen Reizen – haben Einfluss auf die Höhe des Gehalts. Wo viele Unternehmen angesiedelt sind, gibt es auch viele Personalberater, die den kurzen Weg schätzen. In – teuren – Ballungszentren sind Beratungsunternehmen daher eher anzutreffen als in ländlichen Gebieten.

Faktor Berufserfahrung

Berufserfahrene Personalberater verfügen im Gegensatz zu Neulingen über Marktkenntnis und Branchenübersicht, können auf ein gut gepflegtes, weitreichendes Netzwerk zurückgreifen, sind in der Branche bekannt und renommiert, führen routiniert Abwerbungsgespräche und sind damit insgesamt meist erfolgreicher als Anfänger. Belohnt wird dies mit einem mit den Jahren – und dem Aufstieg auf der Karriereleiter – ansteigenden Gehalt.

Wer weniger als drei Jahre Berufserfahrung hat, erhält laut gehalt.de durchschnittlich ca. 50.300 Euro brutto im Jahr, bei mehr als neun Jahren sind es 58.400 Euro. Spitzengehälter für Personalberater mit Führungsverantwortung können laut absolventa.de bei bis zu 78.000 Euro brutto im Jahr liegen, dazu kommen noch die Prämien.

Faktor Zusatzfähigkeiten

Zusatzfähigkeiten können den Vermittlungserfolg vergrößern und sich damit auf die Höhe des Gehalts auswirken. Gesprächstechniken sowie vertiefte Kenntnisse in Psychologie und Eignungsdiagnostik oder Arbeitsrecht sind bedeutende Bausteine. Zunehmend wichtig wird auch die Nutzung von sozialen Medien, Online-Plattformen und Business-Portalen als Mittel der Recherche, des Networkings, der zielgruppenkonformen Ansprache und des E-Recruitings. Internationale Vermittlungsagenturen legen darüber hinaus Wert auf Fremdsprachenkenntnisse – ein Personalberater sollte möglichst in mehr als einer Sprache verhandlungssicher kommunizieren können.

Weiterbildung für Personalberater

Mit der zunehmenden Professionalisierung von Personalberatungsleistungen steigen auch die Anforderungen an die Personalberater. Fachliche Fort- und Weiterbildungen sollten Personalberater fit machen für das Erkennen von Trends und Entwicklungen in der Gesellschaft, der Wirtschaft und der Technik und deren Auswirkungen auf den Arbeitsmarkt und die persönlichen Einstellungen und Verhaltensweisen der potenziellen Zielpersonen. Um diesen adäquat begegnen zu können, sind neue Erkenntnisse aus der Psychologie zu berücksichtigen, etwa in Bezug auf Alterskohorten – Generationen – und ihre unterschiedlichen Ansichten hinsichtlich Lebensstil oder Work-Life-Balance. Seminare und Workshops bieten hier die Möglichkeit, entsprechende Test- und eignungsdiagnostische Verfahren sowie deren Auswertung zu erlernen. Als weitere Schwerpunkte für Schulungen können die Bereiche Personalmanagement und (E-)Recruiting, Betriebswirtschaft, Arbeitsrecht, Tarifrecht, aber auch Datenbanken, Recherchetechniken sowie neue Medien gelten. Kommunikations- und Gesprächstechniken können ebenso wie Fremdsprachenkurse die Soft Skills verbessern. Wer als angestellter Personalberater in der Führungsriege landen möchte, sollte sich zudem mit diesen Themen beschäftigen: Wie löse ich Konflikte konstruktiv, wie motiviere ich Mitarbeiter, mit welchen Gesprächstechniken punkte ich bei Mitarbeitergesprächen, wie reduziere ich Fehlzeiten im Team, wie teile ich meine Zeit als Führungskraft effizient ein?

Weiterbildungen werden von verschiedensten Institutionen angeboten, von Vereinen über private und öffentliche Bildungsträger bis hin zu Fach- und Hochschulen. Seminare und Schulungen erfolgen meist berufsbegleitend, können aber auch in Vollzeit absolviert werden. Online-Seminare sind voll im Trend und sparen Zeit und Kosten.