Personaldisponent

Was ist ein Personaldisponent?

Unternehmen brauchen qualifizierte Mitarbeiter – und zwar zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Der Personaldisponent ist dafür verantwortlich, dass Bewerber und Unternehmen passgenau zusammenfinden. Er beschafft also Organisationen wie Industrieunternehmen, Dienstleistungsbetrieben und Verwaltungen das Personal in der geforderten Qualität und Quantität in möglichst kurzer Zeit und vermittelt Personen, die Arbeit suchen oder sich jobmäßig verändern möchten, den gewünschten Arbeitsplatz.

Diese Aufgabe kann der Personaldisponent in der Personalabteilung eines mittelständischen Unternehmens oder Großunternehmens wahrnehmen, klassischerweise findet man ihn aber eher in einer Personalvermittlung oder in einer Zeitarbeitsfirma.

• Im ersten Fall sichert er die lang- und kurzfristige Personalausstattung für seinen Arbeitgeber, damit es nicht durch einen Mangel an entsprechend qualifiziertem Personal zu einer Störung oder Beeinträchtigung der betrieblichen Abläufe kommt – etwa einem Produktionsstopp in einer Fabrik oder einer verzögerten Bearbeitung von Anträgen in einer Verwaltung.
• Im zweiten Fall ist er als externer Dienstleister im Auftrag von Unternehmen und Verwaltungen tätig, um auf dem Arbeitsmarkt Personen mit dem gewünschten Anforderungsprofil zu finden, geeignete Kandidaten anzusprechen, zu einer Bewerbung zu veranlassen und die suchende Organisation bei der Auswahl zu unterstützen.
• Im dritten Fall – dem in der Praxis häufigsten – hat er eine Zwitterstellung: In einer Zeitarbeitsfirma muss er als Personalmanager einerseits seinen Personalbestand verwalten, gemäß Arbeitsanfall und -aufgaben verteilen und entsprechend den Anforderungen seiner Kundschaft – den entleihenden Unternehmen – durch Akquisition anpassen bzw. aufstocken, andererseits als Vertriebler seinen Kunden das vorhandene Personal anbieten und „verkaufen“, also vermitteln, und neue Kunden – also Organisationen mit Personalbedarf – akquirieren.

Das Arbeitsspektrum reicht dabei von der Identifizierung einer Lücke im Personalbestand und die konkrete Ansprache von potenziell Jobinteressierten durch Akquisemaßnahmen über die Vorbereitung und Durchführung von Bewerbungsgesprächen und Auswahlverfahren bis hin zur Begleitung des neuen Mitarbeiters in der Einarbeitungsphase – und darüber hinaus, etwa bei der Personalentwicklung. Personaldisponenten in Zeitarbeitsfirmen müssen die vorhandenen Temporärarbeitskräfte betreuen, neue gewinnen, gemäß Anforderungen der Unternehmenskundschaft diese per Einsatzkonzept zuordnen und abrechnen und in vielen Fragen des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts beraten. Höchste Bedeutung hat zudem die Betreuung von Bestandskunden – also Organisationen, die bereits temporäre Arbeitskräfte bezogen haben – und die Gewinnung von Neukunden – also an einer Arbeitskräfteüberlassung interessierten Organisationen.

Ein Personaldisponent ist damit nicht zu verwechseln mit einem Personalplaner, denn dieser plant „nur“ den Einsatz des vorhandenen Personals, um die internen Abläufe in seiner Organisation sicherzustellen. Auch wenn er vielleicht auf Engpässe im Personalbestand hinweisen kann – mit der Personalbeschaffung, um eventuell vorhandene Lücken kurz- oder langfristig zu besetzen, hat er nichts zu tun. Dies ist Aufgabe des Personaldisponenten.

Welche Aufgaben hat ein Personaldisponent?

In Zeiten des demografischen Wandels und dem damit verbundenen steigenden Fachkräftemangel verschärft sich die Lage am Arbeitsmarkt. Für Unternehmen wird es immer schwieriger, passende Mitarbeiter für sich zu gewinnen. Parallel dazu kann es immer zu ungeplanten Personalengpässen und zu vermehrtem Arbeitskräftebedarf bei Auftragsspitzen oder Projekten kommen. Die Hauptaufgabe eines Personaldisponenten besteht also darin, Unternehmen mit Personalbedarf, sei es ihr eigener Arbeitgeber oder externe Firmen, mit qualifizierten Mitarbeitern zu versorgen.

Der Arbeitsalltag eines Personaldisponenten wird von vielen verschiedenen Tätigkeiten geprägt und ist selten durchgehend planbar. Regelmäßig auf dem Programm stehen beispielsweise die Bewerberauswahl – von der Sichtung der Bewerbungsunterlagen bis hin zu Jobinterviews und Vorstellungsterminen bei Kundenunternehmen. Kundenbesuche gehören ebenso zum Alltagsgeschäft wie Mitarbeitergespräche. Hinzu kommt der organisatorische Teil mit Vertragsgestaltung, Kostenkalkulationen, betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Entgeltabrechnungen, Aktenführung und Datenmanagement.

Je nach Einsatzgebiet sehen die Aufgaben des Personaldisponenten wie folgt aus:

• Als Mitarbeiter in der Personalabteilung übernimmt er die Personalbeschaffung – auch in Zusammenarbeit mit Personalvermittlungen – und die Personalentwicklung. Dabei richtet er sich nach der mittel- und langfristigen Stellenplanung der Organisation und den Anforderungsprofilen für die zu besetzenden Stellen und muss bei kurzfristigen Engpässen in der Besetzung schnellstmöglich Lösungen finden – beispielsweise über Zeitarbeitsfirmen. Vom Recruiting über das Onboarding bis hin zu Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen begleitet und unterstützt er die Mitarbeiter.
• Disponenten in der Personalvermittlung erhalten von Unternehmen den Auftrag, für sie Arbeitskräfte zu beschaffen. In enger Absprache mit dem Auftraggeber übernehmen sie mit der Akquise auf dem Arbeitsmarkt und der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Bewerbungs- und Auswahlgesprächen und -veranstaltungen große Teile des Recruitingprozesses, um die möglichst große Passgenauigkeit von Kandidaten und Unternehmen zu gewährleisten.
• In Zeitarbeitsfirmen managt der Personaldisponent als disziplinarischer Vorgesetzter in enger Absprache mit dem entleihenden Unternehmen den Einsatz der Temporärkräfte und ist für die ordnungsgemäße Abrechnung der Leistungen sowohl auf Seite des ausleihenden Unternehmens als auch auf Seite der Mitarbeiter verantwortlich. Er sucht je nach Anforderungen seiner Kundschaft nach passenden Mitarbeitern und stellt diese ein, um sie anschließend dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Zudem betreut der Personaldisponent seine Unternehmenskunden und akquiriert Neukundschaft.

Welche Kompetenzen braucht ein Personaldisponent?

Personalbedarf erkennen, Bewerbungs- und Auswahlverfahren einleiten und durchführen, Jobinteressierte vor und nach der Einstellung begleiten, Mitarbeiter führen und motivieren, Kunden betreuen und Neukunden gewinnen – und dazu noch administrativ tätig werden: Ein Personaldisponent sollte Organisationstalent haben, kommunikativ, durchsetzungs- und führungsstark sein und viel Menschenkenntnis besitzen. Spontaneität, um auf neue Situationen reagieren zu können, Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Verfahren wie dem E-Recruiting sowie die Nutzung von Bewerbermanagementsystemen und verschiedenen Methoden der Eignungsdiagnostik sind ebenso hilfreich wie betriebswirtschaftliches Denken und vertiefte Kenntnisse im Arbeits-, Steuer und Sozialversicherungsrecht. Um all den Anforderungen zu genügen, sollte ein Personaldisponent zudem belastbar und serviceorientiert sein, ein hohes Maß an Resilienz aufweisen sowie über ein gutes Zeitmanagement verfügen. Eine gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise runden sein Profil ab.

Stichpunktartig lassen sich die Kompetenzen, die von einem Personaldisponenten erwartet werden, so zusammenfassen:

• hohe kommunikative Fähigkeiten und Menschenkenntnis;
• Führungsstärke und Durchsetzungsvermögen;
• betriebswirtschaftliches und unternehmerisches Denken;
• Organisationstalent und Flexibilität;
• gutes Zeitmanagement;
• Belastbarkeit;
• Fähigkeiten im Personalmanagement, speziell in den Bereichen Personalbeschaffung, -entwicklung und -controlling sowie in der Personaleinsatzplanung;
• Anwendung von E-Recruiting-Methoden, Bewerbermanagementsystemen;
• Erfahrungen in der Eignungsdiagnostik;
• Kenntnis im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht;
• Reisebereitschaft, um Temporärarbeiter in Fremdfirmen zu betreuen.

Wie wird man Personaldisponent?

Da es sich nicht um einen klassischen Ausbildungsberuf handelt, stehen verschiedene Optionen für einen Berufseinstieg als Personaldisponent offen. Grundlage kann eine duale kaufmännische Ausbildung sein, eine kaufmännische Weiterbildung, aber auch ein (Fach-)Hochschulstudium in Richtung Personalwirtschaft oder Betriebswirtschaftslehre. Darüber hinaus gibt es noch Möglichkeiten des Quereinstiegs – auf Basis einer anderen Ausbildung oder mit entsprechender Berufserfahrung –, entweder als Training on the Job oder mit einer Fortbildung an einem privaten Institut.

• Ausbildung: Beste Voraussetzungen für die Arbeit als Disponent haben Personen mit einer abgeschlossenen dreijährigen dualen Ausbildung zu Personaldienstleistungskaufleuten. Ein bestimmter Schulabschluss ist gesetzlich nicht vorgegeben, aber in der Praxis wird überwiegend eine Hochschulzugangsberechtigung verlangt. Aber auch nach einer anderen anerkannten dreijährigen Ausbildung und einigen Jahren Berufserfahrung gibt es die Möglichkeit der kaufmännischen Weiterbildung zum/r geprüften Personalfachkaufmann/-frau. Je nach Bildungsanbieter kann diese in Vollzeit über einen Zeitraum von zehn Wochen bis neun Monaten absolviert werden, in ein bis zwei Jahren in Teilzeit oder in ca. anderthalb Jahren im Fernunterricht.

Andere Zugänge eröffnen sich nach einer kaufmännischen Weiterbildung zum Fachwirt Personaldienstleistung oder zum Betriebswirt der Fachrichtung Personalwirtschaft. Die Weiterbildung zum Fachwirt umfasst 280 Stunden und schließt mit einer Prüfung ab. Die Weiterbildung zum staatlich geprüften Betriebswirt an Fachschulen und Fachakademien umfasst 350 Stunden und dauert in Vollzeit zwei, in Teilzeit oder im Fernunterricht drei Jahre. Zugangsvoraussetzung ist wie beim Fachkaufmann Personal eine abgeschlossene Ausbildung in einem verwandten Berufsfeld und entsprechende Berufserfahrung von ein bis fünf Jahren.

• Quereinstieg: Der Beruf des Personaldisponenten steht auch Personen mit einer abgeschlossenen Berufsausbildung oder einem Studium in anderen Bereichen als dem Personalwesen und mindestens fünfjähriger Berufserfahrung offen. Private Anbieter von Fortbildungen bieten Seminare mit Abschluss „Personaldisponent“ an, einige Unternehmen bilden Personaldisponenten selbst aus im „Training on the Job“.
• Studium: Mit einem (Fach-)Abitur wird der Einstieg in den Beruf des Personaldisponenten über ein Studium möglich. Bevorzugte Bachelor-Studiengänge sind Personalmanagement, Betriebliches Ressourcenmanagement, Internationales Personalmanagement und Organisation oder Betriebswirtschaftslehre, die auch als duales Studium berufsbegleitend in sechs bis sieben Semestern absolviert werden können. Angehängt werden kann der Master-Studiengang Personalmanagement oder Personaldienstleistung, oft als Vertiefungsrichtung im Studium der Betriebswirtschaft. Die Studiendauer bis zum Abschluss als Master kann nochmals mit rund sechs Semestern angegeben werden.

Wie viel verdient man als Personaldisponent?

Ob nach einer kaufmännischen Lehre, einer Weiterbildung oder nach einem Studium: Als Personaldisponent kann man in der Personalabteilung eines größeren Unternehmens arbeiten, in einer Personalvermittlungsagentur oder in einer Zeitarbeitsfirma. Im ersten Fall besteht oft eine Tarifbindung und es wird ein Festgehalt bezahlt. Personaldisponenten in Agenturen erhalten überwiegend ein niedriges Grundgehalt und eine vom Vermittlungserfolg abhängige Provision. Der größte Teil der Personaldisponenten arbeitet bei Anbietern von Personaldienstleistungen. Hier nehmen sie bei großen und entsprechend strukturierten Unternehmen oft als Abteilungs- oder Niederlassungsleiter die Position einer Führungskraft ein. Neben einem Fixum sind auch hier erfolgs-, sprich vermittlungsabhängige Provisionen üblich.

Da das Spektrum an Qualifikationen und Einsatzmöglichkeiten groß ist, ist auch die Spannweite der Jahresbruttogehälter hoch. Allgemeingültige Aussagen zum Verdienst sind daher kaum möglich. Generell gilt, dass Personaldisponenten in der Industrie eher nach Tarif, also nach Entgeltgruppe und Dienstjahren, bezahlt werden und so mit ihrem Festgehalt und den Zulagen über dem oft niedrigen Fixum in Agenturen und Zeitarbeitsfirmen liegen. Üblich ist eine tarifliche Spanne von Bruttomonatsgehältern zwischen rund 3.100 und 4.150 Euro, also 37.000 bis 55.000 Euro Jahresbrutto.

Das Einstiegsgehalt für nicht studierte Personaldisponenten liegt durchschnittlich bei nur 2.400 Euro brutto im Monat, also knapp 29.000 Euro brutto im Jahr. Das Durchschnittsbruttogehalt liegt deutschlandweit bei rund 2.800 Euro monatlich oder rund 33.500 Euro jährlich. Spitzengehälter liegen dagegen bei über 4.600 Euro Monatsbrutto, das heißt rund 56.000 Euro brutto im Jahr. Zum Gehalt hinzuzurechnen sind dann noch Zulagen und erfolgsabhängige Provisionen.

Auch bei Personaldisponenten hängt das monatliche Einkommen von mehreren Faktoren ab. Dazu gehören:

• die Branche;
• die Unternehmensgröße;
• der Unternehmensstandort;
• die Berufserfahrung;
• Zusatzfähigkeiten.

Faktor Branche

Da die meisten Personaldisponenten in Zeitarbeitsfirmen arbeiten, die ein breites Spektrum an temporär Beschäftigten vermitteln – von Ungelernten über Fach- bis hin zu Führungskräften – ist die Branche eher unerheblich. Ist der Anbieter von Temporärarbeitskräften spezialisiert auf eine bestimmte Klientel, steigt das Gehalt quasi mit dem Ausbildungsniveau der vermittelten Personen. Grund dafür ist, dass sich die „Leihgebühren“, also die abzurechnenden Stundensätze der Leiharbeitnehmer, erhöhen und die Vermittlungsleistung besser honoriert wird.

Faktor Unternehmensgröße

Je größer das Unternehmen, desto mehr Personal und desto wichtiger der Einsatz eines Personaldisponenten – das gilt für Zeitarbeitsfirmen wie für produzierende Betriebe oder Verwaltungen. Zudem sind Einrichtungen der öffentlichen Hand tarifgebunden, ebenso wie die meisten größeren Unternehmen. Auch das macht sich auf der Entgeltabrechnung positiv bemerkbar.

Bei Personaldisponenten ohne Studienabschluss wirkt sich die Unternehmensgröße beispielsweise folgendermaßen auf das durchschnittliche Monatsbrutto aus:

• bis 500 Mitarbeiter = ca. 2.500 €
• 501 bis 1.000 Mitarbeiter = ca. 2.800 €
• > 1.000 Mitarbeiter = ca. 2.900 €

Akademiker können in kleinen und in mittleren Unternehmen rund 750 Euro brutto im Monat mehr verdienen, bei (tarifgebundenen) Großbetrieben sind es bis zu gut 1.100 Euro monatlich mehr.

Kleine Zeitarbeitsunternehmen zahlen oft nur eine geringe monatliche Brutto-Grundvergütung von rund 1000 Euro, bei großen kann dieser Betrag bei 3.000 Euro liegen. Dazu kommen noch Provisionen; diese liegen oft zwischen 500 und 2.000 Euro brutto im Monat.

Faktor Unternehmensstandort

Wirtschaftskraft, Lebenshaltungskosten und die Attraktivität einer Region zeigen sich als Standortfaktoren auch in der Höhe des Entgelts, das Arbeitgeber zahlen. Deshalb unterscheidet sich die Entlohnung für gleichwertige Arbeit von Bundesland zu Bundesland und meist auch zwischen Stadt und Land. Doch sind bestimmte Tendenzen erkennbar: Meist gibt es ein Gehaltsgefälle bei den Flächenländern: von Süd nach Nord und von West nach Ost.

Auch bei Personaldisponenten zeigt sich dieser Trend im Monatsbruttoverdienst. Baden-Württemberg, Bayern, Hamburg und Hessen führen mit rund 2.800 Euro Monatsbrutto die Liste an. Rheinland-Pfalz, das Saarland, Nordrhein-Westfalen und Bremen folgen mit ca. 2.700 Euro, Niedersachsen, Schleswig-Holstein und Berlin liegen mit Gehältern um die 2.500 Euro dahinter. In Richtung östliche Bundesländer geht es weiter abwärts: Dort sind Monatsbruttogehälter zwischen 2.300 Euro – in Thüringen – und 2.000 Euro – in Mecklenburg-Vorpommern – Durchschnitt.

Faktor Berufserfahrung

Das Dienstalter zahlt sich nicht nur bei den Tarifgehältern aus, sondern insbesondere in Zeitarbeitsfirmen: Mit zunehmender Berufserfahrung werden lukrative Geschäftsabschlüsse wahrscheinlicher, damit steigen auch das Fixum und die Provisionen.

Personaldisponenten ohne Studienabschluss können sich an diesen Durchschnittswerten für Monatsbruttogehälter in Deutschland orientieren:

• Berufsanfänger: ca. 2.400 €
• rund 5 Jahre Berufserfahrung: ca. 2.700 €
• rund 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 3.100 €
• mehr als 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 3.300 €

Studierte Personaldisponenten können auch hier wieder mit um mehrere 100 Euro höheren Bruttomonatsgehältern rechnen, doch nimmt der Abstand zu den Einkommen der nicht studierten mit der Berufserfahrung ab: Die Praxis wird wichtiger als der theoretische Hintergrund.

Die Geschlechterverteilung von rund 4 : 1 zugunsten der Frauen macht sich auch in der Bezahlung bemerkbar: Der „Gender Gap“, der geschlechtsbedingte Gehaltsunterschied bei gleichwertiger Arbeit, liegt bei nur rund fünf Prozent – zugunsten der Männer.

Faktor Zusatzfähigkeiten

Zusatzfähigkeiten können die Höhe des Gehalts nachhaltig positiv beeinflussen – insbesondere, wenn auf Provisionsbasis gearbeitet wird. Kommunikationsstärke, Überzeugungskraft, Durchsetzungsvermögen, Führungsfähigkeiten und Empathie sind gefragt, da die Persönlichkeit des Personaldisponenten über den Erfolg entscheidet. Vertiefte Kenntnisse im Recruiting, in der Buchhaltung und in Rechtsangelegenheiten machen Personaldisponenten zur gesuchten Fachkraft. Auch als Anwender von Bewerbermanagementsystemen und eignungsdiagnostischen Verfahren können sie punkten.

Weiterbildung für Personaldisponenten

Bei der Vielzahl der Aufgaben haben Personaldisponenten viele Felder, auf denen sich Fort- und Weiterbildungen nicht nur lohnen, sondern sogar ein Muss sind. Das fängt an bei Rechtsfragen, da Gesetze und Vorschriften in den Bereichen Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht immer wieder geändert werden und auch die Rechtsprechung verfolgt werden muss. Weiter geht es mit betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Controlling, um die Kosten-Nutzen-Aspekte der Arbeitnehmerüberlassung von der Kalkulation über die Einsatzplanung bis zur Abrechnung der Leistungen zu berücksichtigen. Zudem sollten die technischen Neuerungen im Bereich E-Recruitment, Bewerbermanagementsysteme und Eignungsdiagnostik beachtet werden: Fortbildungen im Bereich Social-Media-Einsatz, Management-Software und Personalauswahlverfahren können hier die Kompetenzen zielgerichtet erweitern.

Da der persönliche Kontakt zu Bewerbern, Mitarbeitern und Kunden für die Arbeit des Personaldisponenten zentral ist, sind Schulungen der persönlichen Kompetenzen sinnvoll. Hier stehen Kommunikationsfähigkeit, Selbstorganisation und -motivation, Zeitmanagement, Führungsfähigkeiten, aber auch Resilienztrainings im Vordergrund. REFA verfügt in diesem Bereich über ein umfangreiches Portfolio an passenden Seminaren.