Projektkoordinator

Was ist ein Projektkoordinator?

Ein Projektkoordinator ist der Diplomat, der als Assistenz der Projektleitung die Fäden in der Hand hält und die verschiedenen Handlungsstränge und Aufgaben aufeinander abstimmt. Er vermittelt unter den Projektbeteiligten, strukturiert das Projekt, terminiert Abläufe und sorgt dafür, dass der Einsatz von Personal, Arbeitsgeräten und Arbeitsmitteln reibungslos funktioniert. Als Administrator verwaltet er die Daten, dokumentiert alle relevanten Vorgänge, protokolliert Absprachen und überwacht das Budget.

Die Größe des Projekts ist dabei nicht entscheidend – die Spannweite reicht von der Fertigung eines Einzelteils über die Produktentwicklung bis hin zum Aufbau – oder Abriss – eines Bauwerks oder einer Anlage der Großindustrie. Dementsprechend unterschiedlich sind die Branchen, in denen Projektkoordinatoren arbeiten, die Qualifikationen, die für die Ausübung dieser Tätigkeit nötig sind – und auch die Gehälter, die ihnen gezahlt werden. „Den“ Projektkoordinator gibt es nicht. Projektkoordinatoren können sowohl firmenintern ernannt werden als auch von einem Fremdunternehmen engagiert werden. Wird eine Fremdfirma mit einem Projekt beauftragt, übernimmt der Projektkoordinator die Kommunikation zwischen den am Projekt beteiligten Mitarbeitern.

Allen Projektkoordinatoren gemein ist, dass sie keine eigentliche Führungsverantwortung übernehmen oder Entscheidungsbefugnisse haben. Projektkoordinatoren sind im Gegensatz zu Projektmanagern vorrangig für die alltäglichen Aufgaben zuständig, die für den reibungslosen Ablauf des Projekts wichtig sind und nicht für die Planung auf höherer Ebene. Sie sind meist dem Projektmanager oder Projektleiter unterstellt. Eine fachliche und/oder disziplinarische Weisungskompetenz ist damit in der Regel nicht verbunden. Ihre Position ist daher mit einer Stabsstelle zu vergleichen: In einer Linienorganisation stehen sie als Puffer zwischen der Geschäfts- oder Projektleitung, den Angehörigen des Projektteams und den Auftraggebern bzw. Kunden, um die Interessen aller Seiten aufzunehmen und zwischen den verschiedenen Standpunkten zu vermitteln. Ist die Organisation eher projektorientiert, übernehmen Projektkoordinatoren als Manager und Moderatoren die Abstimmung zwischen den unterschiedlichen Projekten im Portfolio, damit es keine Überschneidungen von Kompetenzen oder im Einsatz von Ressourcen – Personal, Finanzen, Arbeitsmittel – gibt und alle Termine unter gegenseitiger Beachtung eingehalten werden können. Diese Arbeit setzt allerdings viel Erfahrung voraus, die in „kleineren“ Projekten gewonnen wurde.

Ein Projektkoordinator ist in der Regel entweder eine technisch aus- und betriebswirtschaftlich weitergebildete Führungskraft aus dem mittleren Management oder er hat ein Studium absolviert, als Ingenieur, Betriebswirtschaftler oder auch Verwaltungsfachkraft. Je nach Branche, Unternehmen und Einsatzgebiet sind spezifische fachliche Qualifikationen Voraussetzung. Wichtig ist die Berufserfahrung, möglichst im Projektmanagement oder in der Prozesssteuerung. Da Projekte auch oft „vor Ort“ auf Außenanlagen, in Niederlassungen und Zweigstellen oder beim Kunden abgewickelt werden, sollte der Projektkoordinator reisefreudig sein – und bei international agierenden Unternehmen auch über Fremdsprachenkenntnisse verfügen.

Welche Aufgaben hat ein Projektkoordinator?

Ein Projektkoordinator sorgt dafür, dass die Rahmenbedingungen und Zielvorgaben des Projekts eingehalten werden. Zudem hat er die Aufgabe, die Abläufe möglichst kontinuierlich zu verbessern. Das reicht von der Absprache mit internen und externen Kunden und Lieferanten, um Anforderungskataloge, Meilensteine und Termine festzulegen oder anzupassen, über den Einsatz der Ressourcen an Mensch und Material bis hin zur termingerechten Endabnahme am Projektschluss und darüber hinaus gehende Serviceleistungen sowie die Berichterstattung an die Geschäftsleitung.

Als Kommunikator spricht er mit dem Projektleiter, den Angehörigen des Projektteams und der Auftraggeber- oder Kundenseite, um sich einen Überblick über alle Meinungen und Vorstellungen zu verschaffen. Als technische Fachkraft diskutiert er Vorschläge, Lösungswege und Alternativen und achtet auf die Einhaltung der vorgegebenen Qualitäts-, Arbeitsschutz- und Umweltschutzstandards. Als Moderator vermittelt er die Entscheidungen und Beschlussfassungen und überzeugt schließlich alle Beteiligten von dem gefundenen Weg. Als rechte Hand des Projektleiters stimmt er Abläufe aufeinander ab, budgetiert, überwacht und dokumentiert Prozesse, verwaltet die Daten und übernimmt das Reporting. Treten Schwierigkeiten auf, kümmert er sich als Assistenz um eine angemessene Lösung, die für alle Seiten tragbar ist. Als Verwaltungsfachkraft beantwortet er zudem alle Fragen zur Administration des Projekts und zu (arbeits-)rechtlichen Aspekten.

Die Arbeit des Projektkoordinators trägt somit dazu bei, dass die Kommunikation mit den Teammitgliedern und allen am Projekt Beteiligten optimiert wird und ein gutes Arbeitsklima entsteht. Er sorgt dafür, dass schnelle Lösungen für Hindernisse gefunden werden und das Projekt somit in Gang gehalten wird. Zudem achtet er darauf, dass Fristen und Kostenpläne eingehalten werden und die Informationen zum Projekt für alle leicht zugänglich sind.

Die Aufgaben eines Projektkoordinators umfassen damit unter anderem:

• Projektplanung und Begleitung – vom Pflichtenheft über Meilensteine bis zur Endabnahme;
• Einhaltung der Termine und Zielvorgaben des Projekts;
• Kommunikation mit allen internen und externen Projektbeteiligten;
• Moderation und Vermittlung bei Uneinigkeiten und Konflikten;
• Pflege der Kundenbeziehungen;
• Arbeitsvorbereitung und Planung des Ressourceneinsatzes, auch personelle Ressourcen;
• Verringerung von Projektrisiken;
• Projektcontrolling;
• Qualitätskontrolle;
• Arbeits- und Umweltschutz;
• Kooperation mit Überwachungs- und Genehmigungsbehörden;
• Dokumentation der Arbeitsergebnisse;
• Berichterstattung an Führungskräfte.

Welche Kompetenzen braucht ein Projektkoordinator?

Die Kompetenzen, über die ein Projektkoordinator verfügen muss, sind so vielfältig wie seine Aufgaben. Wichtigste Grundlagen sind fundiertes Fachwissen, um den technischen Hintergrund des Projekts durchdringen zu können, und das betriebswirtschaftliche Rüstzeug, um Budgets aufzustellen und ein Controlling durchzuführen. Neben der fachlichen Expertise zu dem Verfahren und dem Vorgehen zur Erstellung eines Produkts oder zur Beurteilung eines Projektfortschritts benötigt ein Projektkoordinator auch noch vertieftes kaufmännisches Wissen, um den Einsatz von Personal sowie Arbeitsmitteln und -geräten kalkulieren zu können.

Dazu sollte er kommunikativ stark sein: einerseits, um zwischen internen und externen Kunden – Mitarbeitern auf der einen sowie Auftraggebern und Lieferanten auf der anderen Seite – zu vermitteln, andererseits, um überzeugend aufzutreten. Dies ist notwendig, um alle internen und externen Projektbeteiligten auch ohne Weisungskompetenz so anzuleiten und zu motivieren, dass die Projektziele unter Einhaltung aller Rahmenbedingungen bestmöglich erreicht werden. Für diese Aufgabe sind auch Führungsqualitäten von Bedeutung, die es ihm ermöglichen, diese Aufgabe erfolgreich auszuführen. Zudem braucht er eine Dienstleistungsmentalität, um dem Projektleiter zuzuarbeiten und alle Teammitglieder zu unterstützen. Erfahrung in der Verwaltung ist notwendig, um administrative Arbeiten erledigen zu können.

Als Diplomat und Experte in seiner Branche führt er Verhandlungen mit allen Seiten, um die qualitativ hochwertige Umsetzung des Projekts und seinen termingerechten Abschluss zu gewährleisten. Dazu kann er auf Erfahrungen aus anderen Projekten zurückgreifen, an denen er zumindest als Mitglied des Projektteams beteiligt war. Idealerweise hat er bereits mehrere, auch größere, Projekte erfolgreich selbst geleitet und fundierte theoretische und praktische Kenntnisse aus diesen und aus Schulungen und Workshops im Bereich Projektmanagement gewonnen.

Wenn Projekte im internationalen Umfeld stattfinden, können Auslandsreisen notwendig werden. Reisebereitschaft und Fremdsprachenkenntnisse sind daher eine gute Ergänzung der genannten Kernkompetenzen. Zudem sollte er die relevanten kulturellen Gepflogenheiten des Landes kennen, mit dem er zusammenarbeitet. Dies ist vor allem wichtig, um eine gute Kommunikationsbasis zu schaffen.

Zusammenfassend können für die Arbeit als Projektkoordinator folgende Kompetenzbereiche genannt werden:

• hohes technisches Verständnis durch Ausbildung oder Studium;
• vertiefte betriebswirtschaftliche Kenntnisse;
• Projektmanagement;
• kommunikative Stärke, Überzeugungskraft, Durchsetzungsvermögen;
• Organisationstalent;
• Teamfähigkeit;
• Kundenorientierung;
• Problemlösungsfähigkeiten;
• Arbeitsvorbereitung, Personaleinsatzplanung und Materialflussplanung;
• Qualitätsprüfung, Qualitätssicherung;
• Arbeitsschutz, Umweltschutz;
• Reisebereitschaft;
• Fremdsprachenkenntnisse.

Wie wird man Projektkoordinator?

Die Position eines Projektkoordinators kann man in der Regel auf zwei Wegen erreichen: über einen klassischen Ausbildungsberuf mit Aufstiegsweiterbildungen oder über ein Studium. Auch ein Quereinstieg ist denkbar.

Eine gute Ausgangsbasis ist eine technische Ausbildung. Da letztlich aber auch betriebswirtschaftliche und administrative Aspekte hineinspielen, ist auch eine kaufmännische Ausbildung interessant. Aufstiegsweiterbildungen in Richtung Techniker, Fach-/Betriebswirt oder Meister ebnen den Weg in eine Führungsposition und qualifizieren für umfassendere Tätigkeiten mit größerem Aufgabenspektrum. Auch eine Weiterbildung zum Projektmanagement ist hilfreich, da hier viele Kompetenzen vermittelt werden, die für Projektkoordinatoren relevant sind. Dies ist vor allem für diejenigen wichtig, die als Freelancer im Bereich Projektkoordination tätig sein möchten.

Ein Studium ermöglicht oft einen schnelleren und komfortableren Einstieg in diese Position. Die Spanne reicht von der Technik bis zum Management, von Ingenieurdisziplinen über das Wirtschaftsingenieurwesen und die Betriebswirtschaftslehre bis hin zum internationalen Projektmanagement. Ein Master-Abschluss – oder gar eine Promotion – verschafft Autorität und erleichtert sicher die Kommunikation „auf Augenhöhe“ mit Kunden in Führungspositionen, kann aber auch von den Projektbeteiligten als „Praxisferne“ interpretiert werden. Hier kommt es darauf an, in welchem Team man sich bewegt.

Deshalb gilt für beide Wege: Letztlich ausschlaggebend ist die Praxiserfahrung. Wer bereits an vielen Projekten mitgewirkt – möglichst auch in leitender Funktion – und einschlägige Fortbildungen absolviert hat, hat die besten Voraussetzungen.

• Ausbildung: Eine abgeschlossene duale Ausbildung – ob beispielsweise zum Industriemechaniker oder zum Industriekaufmann – ist ein möglicher Ausgangspunkt auf dem Weg zum Projektkoordinator. Mit mindestens einem Jahr Berufspraxis geht es dann weiter über eine darauf aufbauende Aufstiegsweiterbildung, um sich als Nachwuchsführungskraft zu etablieren.
• Aufstiegsweiterbildungen: Diese Qualifizierungsmaßnahmen bieten mit fachlichen Vertiefungen und Ergänzungen den Einstieg in Führungspositionen.

Den geringsten Aufwand erfordert der Abschluss als technischer Fachwirt. Berufsbegleitend erfolgt die Qualifizierung je nach Anbieter in vier Monaten bis zu zwei Jahren.

Aufwendiger ist die Weiterbildung zum Techniker. Berufsbegleitend kann beispielsweise der Abschluss „Geprüfter Industrietechniker (IHK)“ in zwei Jahren erlangt werden. Der Titel „Staatlich geprüfter Techniker“ wird nach dem Besuch einer Technikerschule vergeben. Der Unterricht dort dauert zwei Jahre in Vollzeit oder drei bis vier Jahre in Teilzeitunterricht. Etwa 80 Spezialisierungen sind möglich.

Die kaufmännische Fortbildung zum Betriebswirt dauert an einer Fachschule ebenso lange. Sie bietet rund 30 Spezialisierungsmöglichkeiten.

Der Meistertitel kann nach einer zweijährigen Weiterbildung an einer Meisterschule erworben werden.

• Studium: Fachabitur und Abitur, aber auch ein Meisterbrief berechtigen zu einem Hochschulstudium. Technisch ausgerichtete Studiengänge des Ingenieurwesens, aber auch betriebswirtschaftliche, insbesondere in Richtung Management und Projektmanagement, bieten hier die besten Voraussetzungen. Ein Bachelor-Abschluss kann nach sechs bis sieben Semestern Regelstudienzeit erreicht werden, ein Master-Abschluss nach weiteren mindestens zwei, oft vier bis sechs Semestern. Interessant wird die Alternative „duales Studium“. Dabei wird zusammen mit einem klassischen Ausbildungsberuf gleichzeitig ein entsprechendes Fachhochschulstudium absolviert. Abschluss ist auch hier der Bachelor.
• Fortbildung: Ob Techniker, Meister oder Akademiker: Die Position als Projektkoordinator verlangt nach Berufserfahrung. Oft sind (Nachwuchs-)Führungskräfte mit Projekterfahrung und Personalverantwortung gefragt, die zusätzlich Qualifizierungsmaßnahmen in Richtung Projektmanagement, Projektsteuerung und Führung vorweisen können. Diese Seminare und Workshops werden von verschiedenen Instituten und Institutionen angeboten.

Wie viel verdient man als Projektkoordinator?

So vielfältig die Projekte, so unterschiedlich die Bezahlung. Von der Fertigung eines Einzelteils über die Entwicklung eines Produkts oder die Entwicklung einer Organisation bis hin zur Errichtung oder zum Abbau von Anlagen oder Gebäuden – alles, was als Projekt bezeichnet wird, kann auch von einem Projektkoordinator betreut werden. Je nach Branche sind unterschiedlichste Fachkenntnisse gefragt. Dementsprechend unterschiedlich sind die geforderten Ausbildungen – was sich ebenfalls auf die Entlohnung auswirkt. Da es „den“ Projektkoordinator nicht gibt, gibt es auch nicht „das“ Gehalt.

Die Spannbreite ist enorm, durchschnittlich können Projektkoordinatoren laut www.stepstone.de jedoch mit einem jährlichen Bruttogehalt von durchschnittlich 48.200 Euro rechnen. „Besserverdiener“ erhalten bis zu 70.000 Euro im Jahr. Spitzenverdiener mit langjährigen Erfahrungen in der Koordination und Steuerung von ganzen Projektportfolios können diese Summen noch deutlich übertreffen.

Auch bei Projektkoordinatoren hängt das monatliche Einkommen von mehreren Faktoren ab. Dazu gehören:

• die Branche;
• die Unternehmensgröße;
• der Unternehmensstandort;
• die Berufserfahrung;
• Zusatzfähigkeiten.

Da die Berufsbezeichnung „Projektkoordinator“ nicht geschützt ist und insbesondere in kleineren Unternehmen auch an weniger qualifizierte Personen vergeben wird, zeigen die Statistiken zu den Gehaltsangaben große Unterschiede auf. Die folgenden Angaben sind daher eher als Beispiele denn als konkrete Richtwerte zu sehen.

Faktor Branche

Boomt die Branche, boomt auch das Gehalt. Die hier wegen ihrer speziellen Projekte und ihrer spezifischen Ausbildung nicht eingeschlossenen IT-Projektkoordinatoren liegen mit Jahresbruttogehältern zwischen in der Regel gut 50.000 bis zu mehr als 75.000 Euro mit Abstand vorn. Unternehmen der Großindustrie, insbesondere aus den Bereichen Metall und Elektro mit dem Maschinen- und Anlagenbau sowie dem Fahrzeugbau und der Automobilindustrie, folgen. Hier werden tendenziell höhere Gehälter gezahlt als beispielsweise in der Baubranche, die sich derzeit in einem Hoch befindet und deshalb auch gut zahlt. Lebensmittelindustrie und Logistik stehen unter hohem Marktdruck und bilden meist die Schlusslichter.

Faktor Unternehmensgröße

Stark vereinfacht ausgedrückt: Großunternehmen sind in Großprojekten involviert, Kleinunternehmen in kleinen Projekten. Da der Aufwand für die Koordination mit der Größe und der Anzahl der Projekte zunimmt, werden Projektkoordinatoren eher in größeren Unternehmen eingesetzt und ihrer Bedeutung gemäß dort besser bezahlt als in mittleren oder kleineren. Zudem sind Großunternehmen oft international tätig. Daraus resultierende Auslandseinsätze werden entsprechend hoch dotiert und heben den Durchschnittsverdienst der Projektkoordinatoren an.

Die Abhängigkeit des Monatsbruttogehalts von der Unternehmensgröße zeigt sich in folgenden Zahlen:

• bis 100 Mitarbeiter = ca. 3.300 Euro
• 101 bis 1.000 Mitarbeiter = ca. 3.700 Euro
• 1.001 bis 20.000 Mitarbeiter = ca. 4.000 Euro
• mehr als 20.000 Mitarbeiter = ca. 4.400 Euro

Faktor Unternehmensstandort

Der Unternehmensstandort spielt eine bedeutende Rolle bei der Entlohnung. Die Wirtschaftskraft einer Region und damit verbunden die Lebenshaltungskosten beeinflussen das Monatsbruttogehalt ebenso wie die Attraktivität und der Freizeitwert des Umfelds. Daher unterscheiden sich die Einkommen, auch bei gleichwertiger Arbeit, teils deutlich. Auf der Ebene der Bundesländer betrachtet zeigt sich immer wieder eine Tendenz: Bei den Flächenländern besteht en Gehaltsgefälle von Süd nach Nord und von West nach Ost.

Dieses Gefälle ist auch bei den Projektkoordinatoren zu sehen. In Baden-Württemberg und Hessen liegen die Monatsbruttogehälter mit rund 3.800 Euro vor Bayern und Hamburg mit ca. 3.700 Euro. Es folgen Bremen, Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz mit etwa 3.600 Euro, dann das Saarland, Niedersachsen und Berlin mit rund 3.500. In den östlichen Ländern liegen die Durchschnittsgehälter nahe an den durchschnittlichen bundesweiten Einstiegsgehältern – rund 3.100 Euro verdient man dort im Schnitt.

Faktor Berufserfahrung

Projektkoordinatoren sind Fachkräfte mit Berufs-, Projekt- und idealerweise auch Führungserfahrung. Weniger erfahrene Kräfte beziehen – als Führungskräftenachwuchs – ein entsprechend niedrigeres Gehalt. Projektkoordinatoren mit langjähriger Erfahrung im Projektmanagement betreuen hingegen als Senior-Koordinatoren in Großunternehmen oft ein ganzes Portfolio von Projekten. Entscheidend ist zudem in der Regel, ob der Koordinator eine Ausbildung samt Weiterbildungen oder ein Studium absolviert hat. Die unterschiedlichen formalen Qualifikationen wirken sich – zumindest in den ersten Jahren – ebenfalls auf das Gehalt aus.

Als Durchschnittswerte für Monatsbruttogehälter in Deutschland können gelten:

• Berufsanfänger: ca. 3.100 Euro
• rund 5 Jahre Berufserfahrung: ca. 3.300 Euro
• rund 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 3.400 Euro
• mehr als 10 Jahre Berufserfahrung: ca. 4.000 Euro

In diesen Zahlen zeigt sich die ungleiche Verteilung von Projektkoordinatoren bezogen auf die Unternehmensgröße. In einer Vielzahl kleinerer Gewerbebetriebe oder mittelständischer Unternehmen werden Mitarbeiter mit der Koordination von Projekten betraut – hier sind es dann meist Fachkräfte ohne Studium, die als Techniker oder Meister in der Firma arbeiten. Bei den anteilmäßig weniger vertretenen Großunternehmen sind es oft Studierte, die die Koordination übernehmen. Entsprechend sind hier schon generell die Gehälter höher. Daher sind auch beim Faktor Berufserfahrung Abweichungen von mehreren 100 Euro möglich.

Faktor Zusatzfähigkeiten

Auch bei Projektkoordinatoren als Fachkräften, die oft auf Assistenzebene angesiedelt sind, können Zusatzfähigkeiten das Gehalt positiv beeinflussen. Fachwissen in einem bestimmten Bereich – von Anlagen-, Fahrzeug- und Maschinenbau über Elektrotechnik bis hin zur Verpackungsindustrie und Verwaltung – kann die Projektsteuerung und die Kommunikation mit den Beteiligten vereinfachen und entsprechend honoriert werden. Auch vertiefte Kenntnisse in den Bereichen Projektmanagement, Netzplantechnik, Betriebswirtschaft – hier sind besonders Kalkulationsverfahren und Controlling gefragt – oder Personalführung sind gute Ergänzungen des fachlichen Spektrums. Erfahrungen auf den Gebieten Qualitätsmanagement und Umweltschutz sind ebenfalls in einigen Branchen wertvoll.

Weiterbildung für Projektkoordinatoren

Fort- und Weiterbildungen sind für Projektkoordinatoren mit ihren vielfältigen Tätigkeiten ein Muss. Das betrifft sowohl den technischen als auch den kaufmännischen und den Personalbereich.

Um mit den Projektbeteiligten und -verantwortlichen auf Augenhöhe kommunizieren zu können, müssen Projektkoordinatoren immer auf dem neusten Stand der Technik sein. Nur so ist es möglich, neue Ideen einzubringen, Vorschläge zu unterbreiten und Alternativen aufzuzeigen. Als Teilbereich fallen auch das Qualitätsmanagement und die Qualitätssicherung unter diesen Punkt. Fortbildungen im kaufmännischen Bereich betreffen zum Beispiel den Einsatz von Kalkulationssoftware oder SAP-Programmen, aber auch das Aufstellen und die Nutzung von Kennzahlen und Kennzahlensystemen oder das Erstellen von Netzplänen bzw. betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Im Personalbereich können Fragen des Personaleinsatzes, des Arbeitsrechts und des Arbeitsschutzes von Bedeutung sein.

Daneben sind Weiterbildungen in den Bereichen wichtig, die auf die Soft Skills abzielen. An erster Stelle stehen die Themen Projektmanagement und Prozessmanagement sowie Gesprächsführung und Präsentationstechniken. Projektkoordinatoren haben täglich mit dem ausführenden Team zu tun, müssen Absprachen treffen und Einzelgespräche führen und gegebenenfalls auch wissen, wie man Konflikte konstruktiv löst. Zu den wichtigen Soft Skills gehören aber auch Zeitmanagement, Selbstmotivation, Organisation, Führungskompetenz und Kommunikationsfähigkeit. Mitarbeiterführung, Teamarbeit und Personaleinsatzplanung sowie Arbeitsrecht runden das Bild ab. So können weitere Karrierestufen erklommen werden, sei es in Richtung Projektleitung, Geschäftsführung – oder Selbstständigkeit.

Weiterbildungen werden von verschiedensten Institutionen angeboten, von Vereinen bis hin zu privaten Hochschulen. Seminare und Schulungen erfolgen meist berufsbegleitend.