Märkte werden zunehmend dynamischer und die Rahmenbedingungen für Unternehmen angesichts stetig steigender Veränderungen anspruchsvoller. Starre Strukturen und langsame, bürokratische Prozesse, wie sie gerade in größeren Unternehmen und Konzernen vorkommen, machen es schwer, das Veränderungstempo mitzugehen.
Damit Unternehmen zukunftsfähig bleiben können, müssen sie ihre Anpassungsfähigkeit nachhaltig steigern. Dies soll mit agilem Arbeiten gelingen. Dabei handelt es sich um eine Arbeitsweise, die Unternehmen und auch Teams dazu befähigt, sich an Veränderungen schnell anzupassen, kurzfristig zu reagieren und somit erfolgreich zu arbeiten. Bereits Anfang der 2000er-Jahre wurden erste Ansätze des agilen Arbeitens in der Softwareentwicklung eingeführt, doch der Trend hat sich längst auf andere Branchen ausgeweitet.
Mit agilem Arbeiten soll Raum für größere Flexibilität, schnellere Handlungsfähigkeit und die Bereitschaft, innovativ zu denken und zu arbeiten, statt an veralteten Prozessen festzuhalten, geschaffen werden.
Wichtige Eckpfeiler agilen Arbeitens
Agiles Arbeiten bedeutet nicht, bei der Arbeit ein bisschen flexibler zu sein oder die Arbeit ein wenig schneller zu erledigen. Vielmehr ist agiles Arbeiten eine sehr strukturierte Form der Zusammenarbeit, die an vielen Stellen mit traditionellen Organisations- und Projektstrukturen sowie Hierarchien kollidiert. Damit agiles Arbeiten in der Organisation oder in Teams funktionieren kann, braucht es die folgenden Eckpfeiler:
Ein klares Leitbild
Auch agiles Arbeiten braucht eine Konstante, an der sich alle Beteiligten orientieren können. Dies sollte ein klares Leitbild sein, eine Vision, die zur Grundlage für Entscheidungen und als Ziel der Vorhaben gesehen wird. Dieses Leitbild sollte klar formuliert sein und allen Mitarbeitern kommuniziert werden.
Arbeit in kurzen Zeitintervallen
Zeiträume, in denen gedacht, geplant und gehandelt wird, sollten beim agilen Arbeiten verkürzt werden. Langfristige Projekte sollten in kleinere Abschnitte zerlegt werden, die nicht mehr über Monate gehen, sondern in Tagen oder höchstens wenigen Wochen zu bewältigen sind. Das ermöglicht ganz automatisch eine schnellere Anpassung und größere Dynamik.
Einbeziehung der Kunden
Die Kundensicht muss auch beim agilen Arbeiten stets berücksichtigt werden. Dabei hilft es, wenn der direkte Austausch mit Kunden gesucht wird oder diesen ermöglicht wird, Vorschläge, Ideen und Wünsche an das Unternehmen einzubringen. Diese sollten dann aber auch unbedingt berücksichtigt werden.
Eigenverantwortliche und selbstorganisierte Teams
Teams können nur agil arbeiten, wenn ihnen die nötige Verantwortung übertragen wird. Es sollte daher ein Rahmen geschaffen werden, in dem alle Mitarbeiter eigenverantwortlich arbeiten und auch Entscheidungen selbst treffen können. So können lange und bürokratische Prozesse umgangen werden. Eine wichtige Voraussetzung für die Selbstorganisation eines Teams ist, dass alle notwendigen Ressourcen und Kompetenzen im Team vorhanden sind, die für die Zielerreichung benötigt werden.
Eine hohe Wertorientierung
Alle Aufgaben beim agilen Arbeiten müssen einen konkreten und messbaren Wertbeitrag haben. Daher propagiert man im Zusammenhang mit agilem Arbeiten auch gerne den Spruch “work smarter, not harder”. Dies erfordert allerdings eine disziplinierte Formulierung von Aufgaben, strikter Priorisierung und der Fähigkeit, auch einmal “Nein” zu sagen.
Vorteile des agilen Arbeitens
- Höhere Kundenzufriedenheit durch direkteren Einbezug der Kundenwünsche und -bedarfe
- Flexibleres Agieren am Markt, dadurch Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit
- Bessere Chancen bei der Fachkräftegewinnung und -bindung
- Höhere Flexibilität und Zeitgewinn durch ständig stattfindende Reflexionen und Anpassungen im Projektverlauf
- Höheres Maß an Offenheit und Transparenz bei Strukturen und Prozessen sowie bei Zielen und Entscheidungen
- Veränderte Art der Führung: mehr Verantwortung für den einzelnen Mitarbeitern, höhere Motivation
Methoden des agilen Arbeitens
Auf operativer Ebene gibt es zahlreiche Methoden des agilen Arbeitens, die sich leicht umsetzen lassen und in der Anfangszeit die Eingewöhnung erleichtern können. Diese helfen dabei, die Mitarbeiter mit dem agilen Arbeiten vertraut zu machen und zu zeigen, in welche Richtung es in Zukunft gehen soll.
Zu den bekanntesten und wichtigsten Methoden des agilen Arbeitens zählen:
- OKR (“Objectives and Key Results”): Rahmenwerk zur demokratischen Zielsetzung (Objectives) und Messung von Ergebniskennzahlen (Key Results) selbstorganisierter Teams.
- SCRUM: Rahmenwerk zur empirischen und iterativen Produktentwicklung, die durch selbstorganisierte Teams erfolgt.
- Kanban: Rahmenwerk der Produktionsprozesssteuerung, bei der die Anzahl paralleler Arbeiten begrenzt, kürzere Durchlaufzeiten erreicht und Engpässe schnell sichtbar gemacht werden können.
- Design Thinking: Systematische, teambasierte Herangehensweise zur Ideengenerierung, die sich an Kundenbedürfnissen orientiert und auf Design-Methoden beruht.
Fazit
Agiles Arbeiten ist in vielen Bereichen eine geeignete Antwort auf die aktuellen Herausforderungen der Arbeitsorganisation. Schnelligkeit, Flexibilität, Mitarbeiter- und Kundenorientierung sowie Wettbewerbsvorteile sind nur einige Aspekte, die für die Einführung des agilen Arbeitens sprechen.
Allerdings sollte auch immer im Blick behalten werden, dass Agilität nicht nur das Umsetzen unterschiedlicher Methoden bedeutet, sondern dass es eine Veränderung im Mindset sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei den Führungskräften erfordert.
