Das Gelingen eines Projektes hängt ganz wesentlich von der Wahl der passenden Projektmanagement-Methode ab. Jede Maßnahme muss optimal koordiniert werden, damit ein einmaliges Ziel in vorgegebener Zeit mit den verfügbaren personellen und finanziellen Mitteln erreicht werden kann. Im Laufe der Zeit haben sich viele Methoden für das Projektmanagement entwickelt und etabliert. Die Anwendung ist dabei grundsätzlich abhängig von Projektphase, -größe, -art und Branche. Je komplexer das Projekt, je höher die externen Risikofaktoren und je mehr Mitarbeiter in das Projekt involviert sind, desto wichtiger ist es, das Projekt strukturiert und systematisch anzugehen. Eine Einheitslösung gibt es also nicht.
Fünf gängige Projektmanagement-Methoden
Wer die Wahl hat, hat die Qual. Projektmanager können auf eine Reihe von Projektmanagement-Methoden zugreifen. Wir stellen hier nun fünf gängige Methoden vor und zeigen auf, für welchen Einsatz sich diese am ehesten eignen.
1. Wasserfall-Methode
Das Wasserfallmodell gehört zu den klassischen Projektmanagement-Methoden. Es läuft schrittweise – wie ein Wasserfall – in verschiedenen Phasen ab:
- Initiierung
- Planung und Analyse, Aufstellung des Ressourcenplans
- Durchführung, Überwachung und Steuerung
- Abschluss des Projekts
Beim Einsatz der Wasserfall-Methode plant der Projektmanager im Voraus genau den benötigten Ressourceneinsatz und richtet die gesamte Planung des Projektmanagement-Prozesses darauf aus. Alle Projektaufgaben werden nach der festgelegten Reihenfolge abgearbeitet. Neue Aufgaben werden erst begonnen, wenn die vorherigen abgeschlossen sind. Diese eher starre Projektmanagement-Methode duldet nur minimale Abweichungen zur definierten Ressourcenplanung. Feedbackprozesse innerhalb der einzelnen Projektschritte sind nicht vorgesehen.
Zum Einsatz kommt die Wasserfall-Methode meist dann, wenn Aufgaben voneinander abhängig sind. Zudem sollten hierbei Projekte weniger umfangreich und eher von kurzer Dauer sein. Auch sollten sich die Aufgaben wiederholen und den Projektmitgliedern bekannt sein. So ist diese Projektmanagement-Methode beispielsweise für Vorhaben in der Produktion, die vorrangig sequentielle ablaufende Vorgänge beinhalten, gut geeignet.
2. Meilensteintrendanalyse
Die Meilensteintrendanalyse (MTA) ist eine leicht durchzuführende Projektmanagement-Methode, die den zeitlichen Fortschritt eines Projekts optimal überwacht. Durch fest definierte Termine, zu denen bestimmte Meilensteine eines Projekts erledigt sein müssen, lassen sich Terminverzögerungen frühzeitig erkennen und gegensteuern. Prüf- oder Zwischenstandstermine mit dem Auftraggeber entscheiden in der Regel über den weiteren Verlauf des Projekts.
Die Meilensteintrendanalyse eignet sich für Projekte von geringer Komplexität und mit planbaren Abläufen, deren Aufgaben sequentiell bearbeitet werden sollen. Die MTA ist keine objektive Messmethode, da sie auf den subjektiven Aussagen der Projektbeteiligten beruht. Zudem ist sie nur wirksam, wenn alle Projektbeteiligten vertrauensvoll zusammenarbeiten. Denn sie müssen bereit sein, eigene Schwierigkeiten frühzeitig mitzuteilen.
3. Kanban
Kanban wurde ursprünglich als Methode für die Produktionssteuerung entwickelt; heute gehört Kanban neben Scrum zu den meist genutzten agilen Projektmanagement-Methoden. Die Methodik zielt darauf ab, jede Stufe eines Projekts optimal zu steuern, um schnellere Durchlaufzeiten zu erreichen und somit den Wertschöpfungsprozess zu optimieren. Dabei basiert Kanban auf regelmäßigen Feedbackschleifen und Teams, die eigenverantwortlich arbeiten.
Die Kanban-Methode visualisiert Projektabläufe mit Hilfe von sogenannten Kanban-Boards. Diese können sowohl physisch als auch digital erstellt werden. Das Board gliedert sich klassisch in drei Spalten, in die verschiedene Aufgaben mittels Kanban-Karte nach ihrem Status eingeordnet werden: „to do“ (zu tun), „in progress“ (in Bearbeitung)und „done“ (erledigt).
Die Kanban-Karten werden von den Projektbeteiligten auf der Tafel von Spalte zu Spalte bewegt. Dabei liegt der Fokus auf der Abarbeitung der Aufgaben. Es sollte immer nur eine begrenzte Anzahl an Aufgaben zeitgleich bearbeitet werden. Wichtig bei der Durchführung von Kanban im Projektmanagement ist auch, dass Aufgaben konsequent priorisiert werden, damit die Prozesse übersichtlich bleiben.
Kanban wurde ursprünglich von Toyota für die Produktion entwickelt und fand später seinen Weg in die Softwareentwicklung; aufgrund der transparenten Strukturen und hohen Flexibilität lässt sich diese Methode aber auch für jedes andere Projekt nutzen.
4. Scrum
Scrum gehört ebenso wie Kanban zu den agilen Projektmanagement-Methoden. Srcum beruht auf der Auffassung, dass gerade umfangreiche Projekte zu komplex sind, als dass man sie im Voraus präzise planen könnte. Die Anforderungen werden daher schrittweise erarbeitet, indem Zwischenergebnisse geschaffen werden. Die Projektlaufzeit wird in Etappen – sogenannte Sprints – eingeteilt, die in der Regel zwischen zwei und maximal vier Wochen dauern können. Ziel ist es, dass am Ende jedes Sprints ein funktionsfähiges Zwischenprodukt steht, auf dem aufbauend die nächste Etappe geplant werden kann.
In der Scrum-Methode existieren nur wenige Regeln. Wichtig ist allerdings, dass sich das Team selbst organisieren kann und interdisziplinär zusammengesetzt ist, damit möglichst viele Kompetenzen abgedeckt werden. Im Scrum-Framework gibt es folgende Rollenverteilung: Product Owner, Projekt-Mitglieder und Scrum Master. Dabei ist der Product Owner derjenige, der die Stakeholder des Projekts repräsentiert und die Meinung und Wünsche des Kunden vertritt. Er stellt die fachlichen Anforderungen und priorisiert diese. Die Projekt-Mitglieder arbeiten selbstorganisiert am Projekt und übernehmen die ihnen zugewiesenen Aufgaben. Der Scrum Master sorgt als Moderator dafür, dass die Scrum-Methode korrekt umgesetzt wird und fungiert als Vermittler zwischen Product Owner und Projekt-Mitgliedern.
Scrum bietet sich bei komplexen Problemstellungen an, also bei Projekten deren Ausgang ungewiss ist, für die es keine Erfahrungswerte gibt und die Projekt-Mitglieder nicht auf vorhandenes Wissen oder Routinen zurückgreifen können. Wenn getestet, ausprobiert und experimentiert werden muss, ist Scrum als Projektmanagement-Methode empfehlenswert.
5. Lean Projektmanagement
Beim Lean Projektmanagement, also beim „schlanken“ Projektmanagement, geht es nicht darum, die Planung eines Projekts zu verschlanken bzw. ganz zu umgehen; vielmehr liegt bei dieser Projektmanagement-Methode der Fokus auf der Erhöhung der Qualität für den Kunden sowie auf der Vermeidung von Ressourcenverschwendungen. So sollen beispielsweise unproduktive Zeiten, z.B. für die Erledigung von Aufgaben, die nicht wichtig für den Projekterfolg sind, eliminiert werden. Lean Projektmanagement verknüpft sozusagen Methoden und Instrumente vom Lean Management mit traditionellen Projektmanagement-Ansätzen.
Die Lean Projektmanagement-Methode unterscheidet dabei zwischen drei unterschiedlichen Arten der Ressourcenverschwendung:
- Muda – Aktivitäten und Prozesse, die für den Kunden keinen Mehrwert haben;
- Mura – unausgewogene Aktivitäten und Prozesse, die zu Zeit- und Ressourcenverschwendung führen;
- Muri – unausgeglichene Belastung von Mitarbeitern und Maschinen.
Durch die Anwendung von Lean-Management-Praktiken können alle Arten von Verschwendung reduziert werden, und der Projekt-Prozess hat die Chance, effizienter, vorhersehbarer, wertorientierter, profitabler und nachhaltiger zu werden.
Lean Projektmanagement ist mehr als ein reines Projektmanagement-Tool. Es ist vielmehr eine Philosophie und eignet sich daher für jedes Unternehmen, das seinem Projektmanagement einen Wertewandel verschaffen will, um so langfristig Kosten und andere Ressourcen einsparen zu können.
Neben den hier genannten gängigen Methoden gibt es noch viele andere Ansätze für das Projektmanagement. Welche Methode sich am besten eignet, hängt immer von der Organisationsstruktur, dem Prozessmanagement und der Branche ab.
