Die Abkürzung KVP steht für den sogenannten kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Gemeint ist damit die permanente Verbesserung der Produkt-, Prozess- und Servicequalität in einer Organisation – ob Wirtschaftsunternehmen, Dienstleistungsbetrieb oder Verwaltungseinheit. Kern dieses Ansatzes zur Prozessoptimierung sind viele kleine Verbesserungen an den Arbeitsplätzen, die von den Mitarbeitern selbst im Team entwickelt und umgesetzt werden.
Die Idee stammt ursprünglich aus der Serienproduktion der Automobilbranche: Der Ingenieur Taiichi Ohno führte dieses System als Produktionsleiter unter dem Namen „Kaizen“ beim japanischen Autobauer Toyota ein. Als Element der Lean-Philosophie wurde es zu einem der Grundpfeiler des Toyota-Produktionssystems (TPS).
Jedes Unternehmen zielt darauf ab, seine Marktposition zu festigen und möglichst zu verbessern. Kundenorientierung ist dabei ein wichtiges Moment. Mit dem KVP sind Betriebe in der Lage, flexibel und schnell auf sich wandelnde Markt- und Kundenanforderungen zu reagieren und so ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu sichern bzw. langfristig zu erhöhen.
PDCA als Grundlage für den KVP
Der PDCA-Zyklus, auch Deming-Kreis genannt, ist die Richtschnur zur Durchführung von Verbesserungsprojekten in Unternehmen. Der Zyklus besteht aus den vier Phasen Plan, Do, Check und Act – Planen, Durchführen, Kontrollieren, Anpassen. Der neue Status quo ist dann wieder Ausgangspunkt für die nächste Runde der Optimierung. Dies erlaubt Fach- und Führungskräften, immer wieder neue Potenziale zu entdecken und Möglichkeiten zu erarbeiten, auszutesten, zu prüfen und umzusetzen.
Phase 1: Plan
Zunächst wird ein Prozess ausgewählt, bei dem eine Veränderung des Ist-Zustands notwendig scheint. Dann wird ein Soll-Zustand als Ziel formuliert und es werden Schlüsselindikatoren für die spätere Bewertung des Erfolgs definiert. Die Vorgehensweise und die damit verbundenen Maßnahmen werden auf der Basis von Annahmen festgelegt, die zur Verbesserung der aktuellen Situation beitragen sollen.
Phase 2: Do
Die Maßnahmen, die in der Planungsphase festgelegt worden sind, werden umgesetzt. Dabei sind die Mitarbeiter einzubeziehen, die als Experten vor Ort zur Problemlösung beitragen können und von einem Erfolg direkt profitieren. Diese Änderungen sollten zunächst in kleinem Rahmen getestet werden. Sind sie geeignet, lassen sie sich auf weitere Bereiche der Organisation – beispielsweise parallele Produktionslinien – übertragen.
Phase 3: Check
Die Änderungen werden analysiert und der Erfolg wird anhand der festgelegten Indikatoren überwacht. Geprüft wird, ob alle Vorgaben und Erwartungen erfüllt oder weitere Anpassungen oder Nachbesserungen erforderlich sind.
Phase 4: Act
Die Maßnahmen werden in allen Bereichen eingeführt. Sind die Veränderungen dann in allen Bereichen umgesetzt und haben sie sich etabliert, werden sie zum neuen Standard erklärt. Dieser muss von nun an eingehalten werden, um die gewünschte Prozess- oder Produktqualität zu erhalten.
Merkmale des KVP
Mit dem KVP kann eine Vielzahl von Maßnahmen schnell und unbürokratisch während der laufenden Prozesse der Leistungserstellung umgesetzt werden. Eine mögliche Vorgehensweise ist dabei die Umsetzung von Maßnahmen nach dem Prinzip der „5 S“:
- (Aus-)Sortieren von Gegenständen, die nicht am Arbeitsplatz benötigt werden;
- Säubern des Arbeitsbereichs;
- Systematisieren bei der Anordnung der Werkzeuge nach Ergonomie, Verwendungshäufigkeit und -reihenfolge;
- Standardisieren aller gleichartigen Arbeitsplätze;
- Selbstdisziplin wahren: Aufräumen, Ordnung halten, Überflüssiges vermeiden.
Um den KVP „zu leben“, müssen bestimmte Regeln festgelegt und eingehalten werden. Auf diese Weise lassen sich schnell Verbesserungen in den Abläufen und erste Erfolge erreichen.
Beispiele für kontinuierliche Verbesserungsprozesse
Generell können KVP überall im Unternehmen ablaufen. Die folgenden Beispiele zeigen, welche Verbesserungen in unterschiedlichen Organisationsbereichen möglich sind.
Büroarbeitsplatz
Im Büro sollten der Schreibtisch und die Ablage so aufgeräumt sein, dass nur die tatsächlich benötigten Gegenstände vorhanden sind. Diese befinden sich in einer festgelegten Ordnung an jeweils definierten Plätzen. Da die hier Tätigen nicht suchen müssen, werden Abläufe beschleunigt und Fehlerquellen reduziert.
Produktion und Montage
Mitarbeiter in der Produktion und Montage sollten keine langen und unnötigen Wege zurücklegen. Die Anordnung von Maschinen, Werkzeugen, Messgeräten sowie die Zu- und Abführungen von Werkstücken und Material sollten aufeinander abgestimmt werden, um nicht notwendige Bewegungen und Transporte zu vermeiden. Gleiches gilt analog für die Kommunikationswege und den notwendigen Informationsfluss.
Arbeitsbedingungen
Aus Sicht des Arbeitsschutzes wird jeder Arbeitsplatz daraufhin untersucht, ob es Tätigkeiten gibt, die die dort Beschäftigten schnell ermüden oder belasten. Auch Gefahrenquellen werden ermittelt und beseitigt. Durch Verbesserung der Arbeitsbedingungen werden Gesundheitsprobleme der Mitarbeiter vermieden und Abläufe beschleunigt.
Fazit
Beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess kommen alle Abläufe und Tätigkeiten immer wieder auf den Prüfstand. Alle Organisationsmitglieder müssen sich jeden Tag aufs Neue die Frage stellen: Was kann verbessert werden und welche Maßnahmen kann ich hierfür anstoßen und umsetzen? So wird KVP im Denken der Beschäftigten verankert und Teil der Organisationskultur.
