Wollen Unternehmen die heutigen mannigfaltigen Herausforderungen erfolgreich meistern, brauchen sie innovative Produkte, flexible Strukturen und engagierte Mitarbeiter.
Herkömmliche Prozesse mit klassischen Hierarchien stoßen an ihre Grenzen. Mit Hilfe agiler Methoden wie Kanban lässt sich dies ändern.
Was genau ist Kanban?
Kanban gilt als einer der einfachsten umsetzbaren Prozesse des agilen Projektmanagements und kommt daher häufig in Unternehmen zum Einsatz. Arbeitsschritte und Workflows lassen sich unkompliziert in eine Übersicht packen, strukturieren und Schritt für Schritt abarbeiten. Zudem ermöglicht der Einsatz eines sogenannten Kanban-Boards die Visualisierung der Aufgaben für alle Projektbeteiligten und schafft damit Transparenz in den Prozessen, fördert die Selbstverantwortung und motiviert. Denn jeder ist verantwortlich für seine Teilaufgabe und somit für den gesamten Erfolg. Durch das schnelle Feedback und das gemeinsame Lösen der Probleme sind alle involviert und lernen miteinander und voneinander.
Der japanische Begriff Kanban bedeutet so viel wie Karte oder Tafel. Diese Elemente werden auch zur Umsetzung der Methode benötigt. So schreiben Teammitglieder die Teilaufgaben auf die Kanban-Karten, die sie zeitnah erledigen müssen. Sie hängen diese für alle sichtbar an der Tafel, dem Kanban-Board, auf. Das einfachste Kanban-Board hat drei Spalten: „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Korrekt aufgebaut und benutzt dient die Tafel als Informationsknoten, der zeigt, wo Engpässe sind, die den reibungslosen Ablauf des Workflows behindern.
Wie funktioniert Kanban?
Gehandelt wird nach dem Pull-Prinzip, d.h. die Karten werden von Spalte zu Spalte „gezogen“, also abgearbeitet. Die Kartenanzahl pro Feld ist begrenzt und verhindert somit, dass zu viele Tätigkeiten parallel abgearbeitet werden – ein entscheidender Unterschied zu herkömmlichen To-do-Listen. Das Kanban-Board motiviert die beteiligten Mitarbeiter dazu, als wichtig erkannte und einmal begonnene Aufgaben auch möglichst zügig zu beenden, damit die Karte in die nächste Spalte gezogen werden kann und am Ende vom Kanban-Board verschwindet. Ein ineffizientes Springen zwischen mehreren Aufgaben wird dadurch unattraktiv.
Wichtig ist nur, dass die Kanban-Regeln sowie zuvor festgelegten Sprint-Zeiten, also die Dauer einzelner Bearbeitungszyklen pro Karte, im Team genau eingehalten werden. Der Workflow Fluss des Projekts ist damit sichergestellt und Fortschritte sind klar erkennbar.
Wo liegt der Ursprung der Kanban-Methode?
Entwickelt wurde die Methode in den 1940er-Jahren vom Toyota-Ingenieur Taiichi Ohno. Dieser suchte nach Wegen, den Produktionsprozess zu optimieren. Sein Ziel war es, dass von der Zulieferung bis zur fertigen Montage alles „fließt“ und die Vorratshaltung dadurch minimiert wird. Heraus kam was heute als Just-in-time-Produktion oder Toyota-Produktionssystem bekannt ist. Die Methode feierte in Japan schnell Erfolge und fand in den 70er-Jahren auch ihren Weg in die USA und nach Europa. Längst wird sie auch außerhalb der Automobilbranche eingesetzt.
Der Begriff Kanban wurde vom IT-Manager und Projekt-Entwickler David J. Anderson geprägt, der das Konzept für die agile Softwareentwicklung und das agile Projektmanagement weiterentwickelte. Dafür übernahm er Grundstrukturen des ursprünglichen Kanban-Systems und passte diese an die Bedingungen von Wissensarbeitern an.
Warum macht Kanban agil?
Kanban unterstützt das selbstorganisierte Arbeiten. Alle Beteiligten sind für das Ergebnis verantwortlich, für die Effizienz, für die Qualität, für die Innovation. Dieses Prinzip fördert die Agilität im Unternehmen. Die Mitarbeiter erkennen selbständig Fehler und Flaschenhälse in einem Projekt und erarbeiten in der Regel eigenständig die Lösungen. Dies führt auch dazu, dass ein Prozess der kontinuierlichen Verbesserung (KVP) im Unternehmen angestoßen wird.
Fazit
Mit Kanban als agiler Methode behalten alle Teammitglieder stets den Prozessüberblick und fokussieren ein konkretes Thema oder eine Aufgabe, was die Effizienz steigert. Durch das Kanban-Board werden alle Projektbeteiligten über den aktuellen Status Quo des Projekts und eventuelle Hindernisse oder Probleme informiert. Betroffene arbeiten selbständig an der Problemlösung, was wiederum zu einer höheren Motivation beim Einzelnen und innerhalb des Teams führt.
