Ausgangssituation
Dienstleistungen in Pflege- und Gesundheitseinrichtungen sind in der Regel personal- und häufig auch kapitalintensiv. Ein Betreiber von mehreren Kliniken möchte mit vertretbarem Aufwand das Optimierungspotenzial voll ausschöpfen. Transparenz bei den Abläufen in der Klinik ist gefragt. Dazu werden Daten zur Zeitdauer einzelner Aufgaben und Prozesse in den Kliniken benötigt.
Ziel der REFA-Beratung
Prozesse im Klinikbetrieb sollten auf bislang nicht erschlossene wirtschaftliche Potenziale hin untersucht werden.
REFA-Vorgehensweise
Durchführung einer Multimomentstudie mit Selbstaufschreibung, ergänzt um Ablaufstudien/Zeitaufnahmen für einzelne Arbeitsplätze.
1. Schritt: Vorbereitung der Multimomentstudie und Erstellung von Aufgaben- und Prozess-Listen (APL)
- Auswahl der Abläufe/Prozesse, die untersucht werden sollen
- Strukturierung der Aufgaben und Teilaufgaben in diesen Prozessen
- Erstellung von Aufgaben-Prozess-Listen mit ausgewählten Mitarbeitern in Workshops
- Information und Einweisung der Mitarbeiter in die Bedienung des Signalgebers und Vorstellung der Aufgabenliste
2. Schritt: Durchführung und Betreuung der Multimomentstudie mit Selbstaufschreibung (MMS)
Zeitraum von einem Monat, um Schwankungen innerhalb eines Monats zu berücksichtigen
3. Schritt: Auswertung der Multimomentstudie
- Ermittlung von Anteilen einzelner Prozesse und Aufgaben am Gesamtaufwand
- Ermittlung der Aufwände für die einzelnen Bereiche
- Ermittlung der Tätigkeitsanteile bezogen auf die einzelnen Aufgaben
- Ermittlung von Aufwänden bezogen auf Kostenträger
- Projektion der Notierungen auf die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und Ermittlung des benötigten Aufwandes für einzelne Aufgaben in Stunden und Minuten
- Auswertung der Notierungen mittels Standardsoftware und Ermittlung von Anteilen für einzelne Aufgaben
- Ermittlung von Zeitanteilen (planmäßige Zeiten = Wertschöpfung) und Verteilzeiten (unplanmäßige Zeiten).
Durch die zeitliche Zuordnung der Ereignisse erfolgen auch Auswertungen hinsichtlich der tageszeitlichen Verteilung der Aufgaben und Zeitbedarfe.
Mit der Multimomentstudie können somit Aufgaben, Prozesse, Arbeitsplätze und Bereiche identifiziert werden, in denen Optimierungspotenziale brach liegen. Diese lassen sich nun mit Ablaufstudien genauer untersuchen. Ferner können auch die Daten, die in Selbstaufschreibung erhoben wurden, verifiziert werden. Aus dem detaillierten Einblick in die Prozessabläufe lassen sich Verbesserungsansätze ableiten.
4. Schritt: Durchführung von Ablaufstudien/Zeitaufnahmen für ausgewählte Prozesse und Bereiche
- Zu ausgewählten Abläufen werden die Zeitbedarfe und ggf. weitere Daten erfasst
- Die Aufnahmedauer wird so gewählt, dass die tatsächliche Situation repräsentativ abgebildet wird
- Zur Datenerhebung wird das Datenerfassungsgerät REFA Chronos eingesetzt.
5. Schritt: Auswertung der Ablaufstudien
- Quantifizierung der Daten aus der Multimomentstudie für gemessene Prozesse und Aufgaben
- Ermittlung von planmäßigen und unplanmäßigen Zeiten einzelner Prozesse und Aufgaben
- Darstellung von Ursachen für Blind- und Fehlleistungen (Es werden Kosten verursacht, aber es entsteht keine Wertschöpfung.)
- Aufzeigen von Verbesserungspotenzialen
6. Schritt: Personalbedarfsermittlung
Bei der Ermittlung des Personalbedarfes werden für die planmäßigen Aufgaben die notwendigen Zeiten je Vorgang bestimmt und mit den Vorgangsmengen multipliziert. Nicht planmäßig vorkommende Aufgaben werden im Zusatzbedarf berücksichtigt.
Ergebnisse dieses Beratungsprojektes
Durch die professionelle Einbindung der Mitarbeiter und den Einsatz von bewährten REFA-Methoden konnten wirtschaftliche Potenziale identifiziert und quantifiziert werden. Danach erwiesen sich insbesondere die Schnittstellen zwischen den Bereichen als notwendige Gestaltungsschwerpunkte, damit im Klinikbetrieb die benötigten Ressourcen noch besser zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in richtiger Menge mit qualifizierten Personal eingesetzt werden können.
