Welche Projektmanagement-Methoden gibt es?
Wenn heutzutage ein – größeres – Vorhaben durchgeführt werden soll, erfolgt dies meistens in Form eines Projekts. Ob dieses Projekt dann auch zum gewünschten Ergebnis führt, hängt ganz wesentlich davon ab, ob die Steuerung und Koordination der Beteiligten zielführend ist. Hier spielt die Wahl der passenden Projektmanagement-Methode eine entscheidende Rolle.
Im Rahmen eines Projekts muss jeder Schritt und jede Maßnahme so koordiniert werden, dass das gesteckte Ziel zum verabredeten Termin mit den dafür vorgesehenen Ressourcen erreicht werden kann. Die Leitung und Organisation eines solchen – per Definition einmaligen – Vorhabens ist eine Management-Aufgabe. Um diese zu erfüllen, wurden viele Methoden für das Projektmanagement entwickelt, die sich je nach Projektumfang und -art oder auch Branche unterscheiden.
Generell gilt: Je komplexer das Projekt ist, desto wichtiger ist es, es strukturiert und systematisch anzugehen. Die Komplexität ergibt sich unter anderem aus den gestellten Anforderungen, den gegebenen und möglicherweise sich schnell ändernden Rahmenbedingungen, den internen und externen Risikofaktoren sowie der Anzahl der Beteiligten bzw. der Stakeholder. Eine Einheitslösung gibt es für das Projektmanagement also nicht – daher haben sich verschiedene Methoden etabliert.
Fünf gängige Projektmanagement-Methoden
Wer die Wahl hat, hat die Qual. Projektmanager sollten sich einen Überblick über die verschiedenen Projektmanagement-Methoden verschaffen, damit sie sich aus der Vielfalt dieser Instrumente das für das anstehende Projekt geeignetste herauszusuchen können. Um die Auswahl zu erleichtern, werden im Folgenden fünf gängige Methoden mit ihren bevorzugten Einsatzgebieten vorgestellt.
1. Wasserfall-Methode
Das Wasserfall-Modell, eine der klassischen Projektmanagement-Methoden, hat ihren Namen von der Vorgehensweise: Das Projekt läuft – wie ein Wasserfall – stufenweise in aufeinander folgenden Phasen ab. Üblich ist eine Aufteilung in vier Abschnitte:
- Initiierung;
- Planung und Analyse, Aufstellung des Ressourcenplans;
- Durchführung, Überwachung und Steuerung;
- Abschluss des Projekts.
Der Projektmanager berechnet oder überschlägt gemäß Wasserfall-Methode im Voraus möglichst genau die benötigten Ressourcen und richtet die gesamte Planung darauf aus. Alle im Projekt anfallenden Aufgaben werden nach der festgelegten Reihenfolge abgearbeitet. Bei größeren Projekten werden vorab Zwischenziele definiert, deren Erreichen dann als Meilenstein auf dem Weg zum erfolgreichen Projektabschluss gewertet wird. Neue Aufgaben werden erst begonnen, wenn die vorherigen abgeschlossen und damit Meilensteine erreicht sind. Diese Projektmanagement-Methode ist eher starr ausgelegt: Sie erlaubt nur minimale Abweichungen von der festgelegten Planung, Feedbackprozesse, Iterationen als Wiederholungen oder auch Anpassungen sind innerhalb der einzelnen Projektschritte nicht vorgesehen.
Die Wasserfall-Methode wird im Projektmanagement eher bei weniger umfangreichen, kürzeren und weniger komplexen Projekten eingesetzt. Die Aufgaben sollten überschaubar, voneinander abhängig und den Projektmitgliedern bereits vertraut sein. Damit ist diese Projektmanagement-Methode zum Beispiel für die Umsetzung von Vorhaben in der Produktion gut geeignet, bei der Vorgänge in der Regel sequenziell ablaufen.
2. Meilenstein-Trendanalyse (MTA)
Projekte, bei denen die Projektfortschritte an den erreichten Meilensteinen gemessen werden, lassen sich auf einfache Weise mit der Meilenstein-Trendanalyse (MTA) steuern. Mithilfe dieser leicht durchzuführenden Projektmanagement-Methode wird der zeitliche Fortschritt eines Projekts überwacht. Da bestimmte Meilensteine eines Projekts an fest definierten Terminen erreicht sein müssen, lassen sich Verzögerungen frühzeitig erkennen. Das ermöglicht ein rechtzeitiges Gegensteuern. Regelmäßige Informationen über zwischenzeitlich erreichte Ergebnisse oder Prüftermine mit dem „Project Owner“ als internem Initiator oder externem Auftraggeber entscheiden in der Regel über den weiteren Verlauf des Projekts.
Die Meilenstein-Trendanalyse eignet sich für Projekte von nicht zu hoher Komplexität, mit planbaren Abläufen und sequenziell zu bearbeitenden Aufgaben. Dabei ist die MTA keine objektive Methode, da sie auf den subjektiven Aussagen der Projektbeteiligten beruht und voraussetzt, dass alle Involvierten vertrauensvoll zusammenarbeiten. Eine Grundlage dafür ist eine offene Kommunikation über die bestehenden Herausforderungen bei der Zielerreichung.
3. Kanban
Kanban hat seine Wurzeln in der Logistik und der Produktionssteuerung, gehört heutzutage aber neben Scrum zu den am häufigsten genutzten agilen Projektmanagement-Methoden. Das Ziel ist, jede Phase und Zwischenstufe eines Projekts so zu steuern, dass die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verringert und damit die Wertschöpfung erhöht wird. Charakteristisch für Kanban sind regelmäßige Feedbackschleifen und eigenverantwortlich agierende Teams.
Die Kanban-Methode visualisiert Projektabläufe an physisch vorhandenen oder digital erstellten Kanban-Boards mit Kanban-Karten. Ein solches Board ist klassisch in drei Spalten untergliedert, die den Status der zu bearbeitenden Aufgaben angeben: „to do“ (noch zu erledigen), „in progress“ (in Bearbeitung) und „done“ (abgeschlossen). Für jede Aufgabe wird eine Kanban-Karte erstellt und nach ihrem Status auf dem Kanban-Board eingeordnet.
Die Projektbeteiligten selbst verschieben die Kanban-Karten auf der Tafel von Spalte zu Spalte. Das Ziel ist das rasche Erreichen des „done“-Zustands. Daher sollte immer nur eine begrenzte Anzahl an Aufgaben von einer Person oder einem Team zeitgleich bearbeitet werden. Entscheidend für die Projektsteuerung und damit das Projektmanagement ist damit eine konsequente Priorisierung der Aufgaben, damit die Prozesse übersichtlich bleiben und in einer sinnvollen Reihenfolge ablaufen.
Kanban wurde zunächst von Toyota für Produktionsprozesse entwickelt und in der Lean Production eingesetzt. Mit dem Aufkommen und der rasanten Verbreitung der Computertechnik wurde Kanban als Vorgehen in der Softwareentwicklung aufgegriffen; dank transparenter Strukturen und hoher Flexibilität lässt sich diese Methode aber auch in vielen anderen Bereichen nutzen.
4. Scrum
Scrum wird, wie Kanban, zu den agilen Projektmanagement-Methoden gezählt. Der Ansatz, auf dem Scrum beruht, ist die Erkenntnis, dass große und umfangreiche Projekte zu komplex sind, um sie im Voraus im Detail planen zu können. Die genauen Anforderungen an das Projektergebnis werden darum in separaten Schritten erarbeitet, die jeweils zu einem Zwischenergebnis führen. Dabei wird die Projektlaufzeit in Etappen – Sprints – unterteilt, die in der Regel zwischen zwei und maximal vier Wochen dauern. Am Ende jedes Sprints sollte als Ergebnis ein funktionsfähiges Zwischenprodukt stehen. Auf diesem aufbauend wird dann die nächste Etappe geplant.
Beim Einsatz von Scrum als Projektmanagement-Methode sind nur wenige Regeln zu beachten. Zum Scrum-Framework gehören als Rollen der Product Owner, die Projektmitglieder und der Scrum Master:
- Der Product Owner repräsentiert die Stakeholder des Projekts und vertritt die Meinung und Wünsche des Kunden. Er formuliert die fachlichen Anforderungen und priorisiert diese.
- Die Projektmitglieder als eigentliches Projektteam übernehmen die ihnen zugewiesenen Aufgaben. Die entscheidenden Erfolgsfaktoren sind: Das Team muss sich selbst organisieren können und sollte interdisziplinär zusammengesetzt sein, damit möglichst viele Kompetenzen abgedeckt werden.
- Der Scrum Master sorgt als Moderator dafür, dass die Scrum-Methode korrekt umgesetzt wird, und fungiert als Vermittler zwischen Product Owner und Projektmitgliedern.
Scrum ist als Projektmanagement-Methode geeignet für komplexe Problemstellungen. Dies ist der Fall bei Projekten mit ungewissem Ausgang – wenn beispielsweise bei Innovationen Neuland betreten wird, es keine Erfahrungswerte gibt oder die Projektbeteiligten nicht auf vorhandenes Know-how und Routinen zurückgreifen können. Wenn ein Ziel formuliert wurde, der Weg dorthin aber offen ist – wenn experimentiert, modelliert, getestet und ver- oder nachgebessert werden muss –, ist Scrum empfehlenswert.
5. Lean Projektmanagement
Lean Projektmanagement wird im Allgemeinen mit „schlankes“ Projektmanagement übersetzt. Lean oder schlank bedeutet hierbei aber nicht den Verzicht auf eine umfassende, „schwergewichtige“ Planung, sondern Kundenorientierung bei gleichzeitiger Reduktion des Ressourceneinsatzes. Nachhaltigkeit und die Vermeidung von Verschwendung sollen beispielsweise durch die Konzentration auf die Kundenanforderungen erreicht werden. Dazu gehört auch die Reduktion von unproduktiven Tätigkeiten, die nicht zum Projekterfolg beitragen, also nicht wertschöpfend sind. Lean Projektmanagement verknüpft damit Methoden und Instrumente vom Lean Management mit traditionellen Projektmanagement-Ansätzen.
Das Lean Projektmanagement als Methode unterscheidet dabei zwischen drei unterschiedlichen Arten der Verschwendung von Ressourcen:
- Muda. Dazu zählen alle Aktivitäten und Prozesse, die nicht zur Wertschöpfung beitragen und Kunden keinen Mehrwert bieten.
- Mura. Darunter werden schlecht aufeinander abgestimmte oder nicht ausgewogene Aktivitäten und Prozesse gefasst.
- Muri. Hierunter fällt die temporäre oder andauernde grenzwertige Be- und Überlastung von Menschen und Maschinen.
Werden Methoden des Lean Management im Lean Projektmanagement angewendet, ist es möglich, alle Arten von Verschwendung zu reduzieren. Das Projekt wird dadurch planbarer; der Ablauf und die einzelnen Prozesse können nachhaltiger gestaltet und wertorientierter ausgelegt werden, was sie effizienter und damit profitabler macht.
Lean Projektmanagement ist mehr als ein reines Projektmanagement-Tool – es ist vielmehr ein umfassender Ansatz der Unternehmens-Philosophie. Es eignet sich daher für jede Organisation, das mit seinem Projektmanagement einen Wertewandel umsetzen möchte, um langfristig Kundenorientierung und Nachhaltigkeit zu ermöglichen.
Hinweis
Neben den hier genannten gängigen Methoden gibt es noch viele andere Ansätze für das Projektmanagement. Welche Methode sich am besten eignet, hängt immer von der Organisationsstruktur, dem Prozessmanagement und der Branche ab.