Optimale Personalbemessung – eine Aufgabe für REFA


Verfasser: Eckhard Eyer, Perspektive Eyer Consulting, Ockenfels

Seit der Gründung von REFA, vor 95 Jahren, stand die zur Ausführung einer Arbeit notwendige Zeit im Fokus. Die ermittelte Arbeitszeit für die Ausführung von Arbeitsaufgaben war zugleich die Basis für die Planung der Arbeitsprozesse, der notwendigen Anzahl von Mitarbeitern, der Kapazitäts-, Auftrags- und Terminplanung und nicht zuletzt der Vorgabezeitermittlung für Mitarbeiter im Akkordlohn.

REFA lieferte die Datenbasis für die Dauer der Arbeitsprozesse und die Personalbemessung zu einer Zeit, in der die Bearbeitungszeit eines Werkstücks durch den Mitarbeiter – z. B. beim Drehen eines Werkstücks auf einer konventionellen Drehmaschine – grundsätzlich der Arbeitszeit der Mitarbeiter entsprach. Durch die zunehmende Entkopplung der Bearbeitungszeit der Werkstücke von der Arbeitszeit der Mitarbeiter steht das Industrial Engineering vor neuen Herausforderungen.

Ziele der Personalbemessung

Die Personalbemessung ist insbesondere in der Arbeitswirtschaft (Industrial Engineering) aber auch in der Personalwirtschaft (Human Resources) sowie für den Betriebsrat und die Mitarbeiter von zentraler Bedeutung.

Personalcontrolling im Fokus der Personalwirtschaft

Die Personalwirtschaft begleitet die Mitarbeiter von der Einstellung über ihre berufliche Entwicklung im Unternehmen bis zu ihrem Ausscheiden. Sie hat die Aufgabe, dem Unternehmen die notwendige Anzahl von Mitarbeitern mit der entsprechenden Qualifikation zeitgerecht zur Verfügung zu stellen. Hierzu ist es notwendig, den Personalbedarf aufgrund der Personalbemessung zu kennen und die Personaleinsatzplanung – entsprechend des saisonal und wöchentlich oder täglich schwankenden Personalbedarfs – vorzunehmen. Hierbei sollen auch die Möglichkeiten einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung mit angemessenen Gestaltungsspielräumen und einer Jahresarbeitszeit genutzt werden. Das Personalcontrolling und die Steuerung der Personalkosten basieren ebenfalls auf der Personalbemessung.

Kapazitätsplanung im Fokus der Arbeitswirtschaft

Zu den Aufgaben des Industrial Engineering gehört es, die Datenbasis für die Personalbemessung in der Produktion und den produktionsnahen Bereichen zur Verfügung zu stellen. Diese Datenbasis über die Bearbeitungszeiten der Werkstücke einerseits und die Personalbemessung andererseits ist notwendig, um eine angemessene Kapazitätsplanung sowie Auftrags- und Terminplanung vornehmen zu können. Auch die vorbeugende Instandhaltung (Stichwort „TPM – Total Productive Maintenance“) und weitere Servicezeiten sind einzuplanen. Hinzu kommt, dass die Personalbemessung bzw. die Vorgabezeiten zum Erledigen der anstehenden Arbeiten die Datenbasis für eine Leistungsentlohnung, wie z. B. den Kennzahlenvergleich, bilden können.

Arbeitsbedingungen im Fokus des Betriebsrates

Der Betriebsrat achtet u. a. darauf, dass Arbeitsbedingungen in den Unternehmen gleichermaßen menschengerechte und wettbewerbsfähig sind. Hierzu gehört neben der Ergonomie auch eine optimale Personalbemessung, die es erlaubt, die anliegende Arbeit mit einer ausreichenden Anzahl von entsprechend qualifizierten Mitarbeitern und einem angemessenen Leistungsgrad zu erledigen.

Problemstellung

Aufgrund der partiell unterschiedlichen und z. T. konkurrierenden Interessen von Human Resources, Industrial Engineering und Betriebsrat ist es wichtig, die Personalbemessung korrekt und konfliktarm vorzunehmen. Hierzu gibt es drei grundsätzliche Möglichkeiten:

  • Verhandlungen zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmervertretern
  • Analogien zu bestehenden Arbeitssystemen und der dortigen Personalbemessung
  • Methodische korrekte Personalbemessung, d. h. Ermittlung bzw. Berechnung des notwendigen Personalbedarfs.

Verhandlungen werden nicht selten von den Machtverhältnissen der Betriebsparteien bestimmt und sind die zweitbeste Lösung. Man erinnere sich nur an das gern zitierte englische Extrem-Beispiel der politisch verhandelten Personalbemessung mit dem „Heizer auf der E-Lock“ in den 1980er-Jahren.

Analogien zu bestehenden Arbeitssystemen sind bei ähnlichen Arbeitssystemen angemessen, versagen aber, wenn es um neue, innovative Arbeitssysteme (z. B. in der Industrie 4.0) geht. Wenn nicht nur die Bearbeitungszeit der Werkstücke und die Arbeitszeit der Mitarbeiter entkoppelt sind, sondern auch der Standort der Maschinen und der Arbeitsort der Mitarbeiter, dann wird es besonders komplex.

Optimal wäre eine methodisch korrekt ermittelte Personalbemessung, die sachlich fundiert und transparent ist. Dieser methodische Ansatz hätte eine befriedende Wirkung auf die Betriebsparteien und würde ihre vertrauensvolle und konstruktive Zusammenarbeit fördern.

Ein Blick zurück

Mit der Ermittlung der zur Ausführung einer Arbeit notwendigen Arbeitszeit beschäftigte sich das Industrial Engineering bereits zu Beginn des letzten Jahrhunderts, in diesem Kontext wurde auch der „Reichsausschuss für Arbeitszeitermittlung“ (REFA) außerhalb des Vereins der Deutschen Ingenieure (VDI) gegründet. REFA hat sich der Ermittlung der notwendigen Arbeitszeit zum Erledigen einer Aufgabe verschrieben, um die Produktion zu planen und die Mitarbeiter angemessen einzusetzen und entlohnen zu können. Die Vorgabezeitermittlung (te) basierte auf einer Grundzeit (tg), die um eine sachliche (tvs) und eine persönliche Verteilzeit (tvp) sowie ggf. eine Erholungszeit (ter) ergänzt wurde.
In der ersten Hälfte des letzten Jahrhunderts entsprach die so ermittelte Vorgabezeit zur Bearbeitung eines Werkstücks grundsätzlich auch der notwendigen Arbeitszeit des Mitarbeiters, wie das Drehen einer Welle leicht veranschaulicht.

Die zweite Hälfte des letzten Jahrhunderts

Die Arbeitswelt verändert sich, technische und organisatorische Innovationen führen zu einem steten Wandel. Zu erwähnen sind hier als technischen Veränderungen die NC-Bearbeitungsmaschinen, CNC-Maschinen, Werkstück- und Werkzeugspeicher, Handhabungsautomaten, die Werkstücke aus dem Werkstückspeicher holen und zur Bearbeitung einlegen und spannen. Mit diesen technischen Veränderungen gingen auch organisatorische Veränderungen einher, wie z. B. der Pausendurchlauf von Maschinen und die Mehrmaschinenbedienung, die Einführung von Gruppenarbeit mit Werker-Selbstkontrolle, Lean Production und Total Productive Maintenance (TPM).

All diese technischen und organisatorischen Innovationen führten zu einer zunehmenden Entkoppelung der Bearbeitungszeit der Werkstücke von der Arbeitszeit der Mitarbeiter. Die klassische Personalbemessung wurde zunehmend infrage gestellt.

Industrie 4.0 – die Trennung von Produktions- und Arbeitsort

Mit der Industrie 4.0 zu Beginn des 21. Jahrhunderts erfährt die Arbeitsorganisation eine weitere organisatorische Innovation: Maschinen und Anlagen in der Fabrik können bedingt vom Arbeitsort der Menschen entkoppelt werden. Fernwartung, Ferndiagnosen und die Intervention im Bedarfsfall führen zu einer weiteren Herausforderung für die Personalbemessung.

Häufig wird über die zunehmend notwendige Flexibilisierung der Arbeitszeit und die angeblich überkommenen und nicht mehr zeitgemäßen Arbeitszeitgesetze diskutiert. Wichtiger ist jedoch der erste Schritt, nämlich die Bestimmung der zur Erledigung von anstehenden Arbeiten notwendige Anzahl von Mitarbeitern. Erst auf den ersten Schritt, die korrekte Personalbemessung, folgt der zweite Schritt, die angemessene Flexibilisierung der Arbeitszeit und auch ggf. der dritte Schritt, die Überarbeitung der Arbeitszeitgesetze.

Methoden der Personalbemessung

Die grundsätzlichen Methoden, um zu einer angemessenen Personalbemessung zu kommen, sind

  • ein methodisch transparenter Weg zur Ermittlung bzw. Berechnung der Personalbemessung,
  • das empirische Ermitteln der Personalbemessung durch Versuch und Irrtum sowie
  • die Bewertung einer zur Diskussion stehenden Personalbemessung hinsichtlich verschiedener anerkannter, transparenter Kriterien.

Als die Bearbeitungszeit des Werkstücks noch mit der Arbeitszeit des Mitarbeiters identisch war, ließ sich die Vorgabezeit methodisch korrekt durch MTM oder REFA ermitteln. Dies war auch die Basis für die Personalbemessung. Das ging so weit, dass bei einer methodisch korrekten Vorgabezeitermittlung im Akkordlohn die Verknüpfung von Leistung und Lohn nicht der Mitbestimmung des Betriebsrates unterlag, sondern nur der Kontrolle der korrekt angewandten Methoden.

In dem Umfang, in dem die Arbeitszeit von der Bearbeitungszeit entkoppelt wurde, waren mehr und mehr andere Methoden der Personalbemessung gefragt. Neben das Berechnen der Personalbemessung trat der Vergleich mit ähnlichen Arbeitsprozessen – das interne und externe Benchmarking.

Auch das langsame Herantasten durch Versuch und Irrtum wurde praktiziert, indem man mit ausreichend vielen Mitarbeitern die Arbeitsprozesse begann und die Anzahl der Mitarbeiter schrittweise, parallel zum Einschwingen der Prozesse und der KVP-Aktivitäten, reduzierte. Nicht selten kommen dann Diskussionen oder gar Konflikte zwischen Management und Mitarbeitern bzw. Betriebsräten auf, die nach einer menschengerechten Arbeitsgestaltung und Personalbemessung sowie dem der Personalbemessung zugrunde gelegten Leistungsgrad fragen. Hierbei spielen auch die gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisse und der erwartete Leistungsgrad der Mitarbeiter eine Rolle.

In der Praxis wird oft ein Methodenmix aus teilweise vertraglich vereinbarter und teilweise allgemein akzeptierte Vorgehensweise im Unternehmen angewendet. Letztere resultiert aus der Unternehmenskultur sowie der vertrauensvollen und konstruktiven Zusammenarbeit der Betriebsparteien. Die Vorgehensweisen können auch differenziert, je nach Fragestellung, im Unternehmen eingesetzt werden. Beispielsweise können einerseits komplexe Montagetätigkeiten beim Bau von Flugzeugen mit methodisch ermittelten Vorgabezeiten nach MTM oder REFA bemessen werden, andererseits lässt sich die erforderliche Personalkapazität bei der Bedienung von zwölf Bearbeitungszentren durch zunächst sieben und später fünf Mitarbeiter je Schicht aufgrund der Methode „Versuch und Irrtum“, kombiniert mit KVP-Aktivitäten sowie mit einer regelmäßigen Bewertung des Leistungsgrades durch die Betriebsparteien, bestimmen.

Fazit

Fast 100 Jahre nach der Gründung von REFA im Jahr 1924 gewinnt die Arbeitszeitermittlung – oder besser gesagt: die Personalbemessung – wieder an Bedeutung. Mit dem zunehmend knapper werdenden Faktor Arbeit ist nicht nur unter dem Aspekt der Personalkosten die richtige Personalbemessung ein entscheidender Wettbewerbsfaktor im Hochlohnland Deutschland. Der Aspekt der flexiblen, auf die betrieblichen Belange zugeschnittenen Arbeitszeitgestaltung ist der zweite Schritt, der auf der Personalbemessung aufbaut.

REFA, der von den Sozialpartnern getragene Verein, kann neue Methoden der Personalbemessung entwickeln und so die Standards für die anerkannten Methoden der Personalbemessung – für die Arbeitswirtschaft und die Personalwirtschaft – in Deutschland setzen. Durch das methodisch korrekte Vorgehen werden betriebliche Verhandlungen und daraus resultierende Konflikte zwischen den Human Resources und Industrial Engineering einerseits und den Betriebsräten andererseits minimiert oder gar vermieden. Die anerkannten Methoden können eine befriedende Wirkung entfalten.

 

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