Im Zuge der fortschreitenden Verwaltungsmodernisierung spielt das Thema Prozessmanagement eine immer prominentere Rolle. Nach dem E-Government-Gesetz folgte mit dem Onlinezugangsgesetz im August 2017 ein weiteres Regelwerk zur Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung. Beide Gesetze machen deutlich: Die Implementierung von DV-Anwendungen und -Modulen alleine reicht nicht aus. Vielmehr erfordern die derzeitigen Entwicklungen an erster Stelle eine verstärkte Auseinandersetzung mit den eigenen Prozessen.
Prozessmanagement für eine moderne Verwaltung
Die Optimierung von Prozessen in der öffentlichen Verwaltung ist prinzipiell nichts Neues. Bereits in der Vergangenheit wurden Verwaltungsprozesse definiert, bei denen jedoch meist die punktuelle Optimierung einzelner Abläufe im Fokus stand. Von einem ganzheitlichen Ansatz sind viele Behörden noch weit entfernt, wie auch eine aktuelle Studie der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg in Kooperation mit der MACH AG zeigt. Die Studie ermittelte im November 2018 den Status quo des Prozessmanagements in öffentlichen Einrichtungen und deckte auf, dass dieser Bereich noch viel Raum für Verbesserungen lässt. Insbesondere betrifft dies den Einsatz zielgerichteter Methoden, um Arbeitsabläufe transparenter abzubilden und im ganzheitlichen Zusammenhang zu optimieren.
Im alltäglichen Projektgeschäft wird schon heute deutlich, dass sich klar definierte Prozessabläufe sehr vorteilhaft auf die Verwaltungsarbeit auswirken. Sie erhöhen die Prozesssicherheit für alle Beteiligten, erleichtern Vertretungsarbeiten, führen zu deutlich einfacherer und nachvollziehbarerer Ressourcen- und Personalplanung.
Weg von der Funktionsorganisation hin zur Prozessorganisation
Die bisher praktizierte funktionsbezogene Sicht in der öffentlichen Verwaltung, die hierarchie- und aufgabenorientiert ist, reicht für die Bewältigung künftiger Aufgaben nicht mehr aus. Erst die Ablösung einer Funktionsorganisation durch eine Prozessorganisation ermöglicht es, flexibel auf die Wünsche der Leistungsempfänger, wie Bürger, Unternehmen oder andere Behörden, zu reagieren. Für sie sind Durchlauf-, Liege- und Wartezeiten oder auch Bürokratiekosten von zentraler Bedeutung.
Aus einer prozessorientierten Organisationsstruktur ergeben sich zudem Ansätze zur Etablierung eines Wissensmanagements, das insbesondere unter Berücksichtigung der demografischen Veränderungen auch innerhalb der öffentlichen Verwaltung zunehmend an Relevanz gewinnen wird. So zeigt die PwC-Studie „Prozessmanagement – notwendiger Baustein für die Verwaltungsmodernisierung“ aus dem Jahre 2014, dass der Anteil der über 55-Jährigen im öffentlichen Dienst fast doppelt so hoch ist wie in der Privatwirtschaft. 2020 werden die 58-Jährigen die größte Altersgruppe darstellen, sodass sich die Verwaltungen auf Pensionierungswellen und einen damit verbundenen Verlust von erfahrenem Personal einstellen müssen.
Gerade bei der Einführung des Prozessmanagements ist entsprechendes Methodenwissen der Mitarbeiter notwendiger denn je. – Seit über 50 Jahren ist REFA anerkannter Partner bei der beruflichen Aus- und Weiterbildung für öffentliche Verwaltungen und Behörden. Die Ausbildung zum REFA-Prozessmanager/-in bietet Fach- und Führungskräften umfangreiche, den aktuellen Erfordernissen angepasste Qualifizierungsinhalte.
