Funktionendiagramm

Das Funktionendiagramm in seiner einfachsten Form ist eine Tabelle, auch Matrix genannt, in der bestimmten Personen oder Rollen Aufgaben zugeordnet werden. In der Regel werden die Beteiligten hierarchisch aufgelistet und die zu erledigenden Tätigkeiten in der Reihenfolge ihrer Bedeutung oder ihres zeitlichen Ablaufs dargestellt.

Bezogen auf eine Einrichtung oder Institution – wie einem Unternehmen oder einer Verwaltungseinheit – werden in einem Funktionendiagramm den Strukturen der Aufbauorganisation die Aufgaben der Ablauforganisation zugeordnet. Daraus ergibt sich ein zweidimensionales Organigramm, das auch als Funktionsmatrix oder, im englischen Sprachraum, als Activity Distribution Chart bezeichnet wird.

Die Historie

Das Funktionendiagramm wurde 1929 von Prof. Ernst Hijmans, einem niederländischen Maschinenbauingenieur und Organisationsberater, und seiner Frau Eva entwickelt. Die Grundidee lieferte Frederick Winslow Taylor mit seinem Konzept des „Scientific Management“.

Hijmans wollte mit dem Entwurf der Matrix zwei Ziele erreichen:

• Das Erste war eine transparente, weil übersichtliche grafische Darstellung der Verteilung von Funktionen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten auf die verschiedenen Positionen in einer Organisation. So werden Schnittstellen und Zuständigkeiten bei der Erfüllung bestimmter Aufgaben sichtbar.
• Das Zweite war die Anwendbarkeit in unterschiedlichsten Größenordnungen. Dank dieser Skalierbarkeit lassen sich Großkonzerne und Verwaltungsstrukturen ebenso abbilden wie Projektteams. Mit dem Funktionendiagramm können die Zusammenhänge und das Zusammenwirken aller Beteiligten auf jeder Projektionsebene übersichtlich dargestellt werden.

Aufbau der Matrix

Bei einem Funktionendiagramm handelt es sich um eine zweidimensionale Matrix. Horizontal aufgeführt werden die Strukturelemente der betrachteten Einrichtung oder Organisationseinheit, also die an der Aufbau- oder Projektorganisation beteiligten Personen, Personengruppen oder Positionen. Dazu gehören Funktionsträger, Stellen oder Rollen. Diese werden hierarchisch oder gemäß Organisationsschema mit ihrer Funktion angegeben.

Vertikal aufgeführt wird die Abfolge der Tätigkeiten in der Ablauforganisation, also der Workflow. Dazu können die im Rahmen des normalen Geschäftsbetriebs oder eines Projekts zu erledigenden Arbeiten in Aufgabenpakete oder Teilaufgaben zerlegt werden. Werden sie in zeitlicher Reihenfolge dargestellt, lässt sich so auch der Wertstrom in Produktionsprozessen abbilden oder die Wertschöpfung ableiten.

Die einzelnen Felder der zweidimensionalen Matrix geben die Funktionen des jeweiligen Aufgabenträgers in seiner Rolle an. Angeführt werden die konkreten Handlungen, die zur Erfüllung einer Aufgabe durchzuführen sind, oder die Kompetenzen und Verantwortlichkeiten, die dieser Stelle zugeordnet sind.

Das Funktionendiagramm stellt damit in vertikaler Richtung – in den Spalten der Matrix – die Gesamtheit an Funktionen dar, die mit einer Position abgedeckt werden. Aus den Spalten lassen sich so auf einfache Weise Stellenbeschreibungen ableiten. In horizontaler Richtung – also zeilenweise – kann die Zuordnung der Funktionen, die zur Erledigung einer Einzelaufgabe notwendig sind, auf die unterschiedlichen Aufgabenträger abgelesen werden.

Die beiden folgenden Matrizen sollen als Beispiele zur Veranschaulichung dienen. Dargestellt werden zwei Funktionendiagramme – einmal für eine Abteilung, einmal für ein Projektteam. In die Felder der Matrix werden Abkürzungen eingetragen, die die jeweiligen Aktivitäten bzw. Funktionen bezeichnen. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht über mögliche Kürzel.

Beispiel Abteilung:

Der Abteilungsleiter hat die Aufgaben 1 bis 4 zu bewältigen. Bei den unterschiedlichen Aufgaben ist er zuständig für die Planung, die Gesamtleitung, die Entscheidung über die Ausführung und die Kontrolle. An den fachlichen Leiter delegiert der Abteilungsleiter die Kontrolle bei Aufgabe 1, die Planung bei den Aufgaben 2 und 4 und die Bearbeitung von Aufgabe 3. Der fachliche Leiter gibt die Aufgabe 1 und 4 an die Ausführung durch den Sachbearbeiter weiter. Dieser übernimmt auch die Kontrolle bei Aufgabe 2 und überlässt die Bearbeitung der Aushilfe, die auch bei der Aufgabe 4 mitwirkt.

Werden Aufgaben prozess- und nicht abteilungsbezogen vergeben, lassen sich durch den Einbezug verschiedener Abteilungen oder Fachstellen auch kooperative Prozesse abbilden. Dann verteilen sich zum Beispiel die Entscheidungsbefugnisse oder die Führungsverhältnisse über die gesamte Matrix. In horizontaler Richtung wäre dann beispielsweise in Geschäftsführung, Buchhaltung, Personalabteilung, Marketing, Produktion und Vertrieb zu unterteilen. In vertikaler Richtung lassen sich Prozesse wie Controlling, Beschaffung, Lagerhaltung und Vertrieb abbilden.

Beispiel Projekt:

Der Project Owner, also der externe Auftraggeber oder der interne Initiator eines Projekts, ist derjenige, der über die Aufnahme des Vorhabens und den Abschluss entscheidet. In der Zwischenzeit, also im Verlauf des Projekts, wird er nur über das Erreichen von Meilensteinen als Zwischenergebnissen informiert. Der Projektleiter hat Führungs- und Kontrollfunktionen. Als Bindeglied zwischen Auftraggeber und Projektteam übernimmt oder steuert er zudem die notwendige Kommunikation und Information unter den Beteiligten. Die Mitglieder des Projektteams bearbeiten, gemäß ihrer Qualifikation, die vergebenen Arbeitspakete oder fungieren als Berater.

Regeln bei der Erstellung eines Funktionendiagramms

Bei der Aufstellung eines Funktionendiagramms sind einige Regeln zu beachten, damit die Übersichtlichkeit gewahrt bleibt, der Informationsgehalt nicht beeinträchtigt wird und eindeutige Aussagen abgeleitet werden können. Zu diesen Regeln gehören insbesondere:

• Aufgelistet werden nur einzelne Arbeitspakete oder Tätigkeiten.
• Die Verantwortung für ein Arbeitspaket oder eine Tätigkeit darf nur einer Rolle zugeordnet werden.
• Personen mit Leitungsfunktion übernehmen nur Managementaufgaben: Planung, Steuerung, Kontrolle und übergreifende Kommunikation bzw. Information.
• Aufgaben werden nach Kompetenz vergeben, der Aufwand wird gerecht auf die Beteiligten verteilt. Stellenpläne oder Stellenbeschreibungen sind dabei eine gute Grundlage.
• Der Project Owner ist nur als übergeordneter Entscheider einzubeziehen.

Vor- und Nachteile des Funktionendiagramms

Das Funktionendiagramm ist im Prinzip einfach aufgebaut und klar gegliedert. Die eindeutige Zuweisung von Aufgaben zu bestimmten Rollen oder Positionen bietet unter anderem diese Vorteile:

• Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen werden scharf abgegrenzt, Konflikte durch Überschneidungen oder Kompetenzgerangel werden dadurch minimiert.
• Die klare Zuordnung von Aufgaben kann als Grundlage für eine Stellenbeschreibung dienen, aus der sich Vorgaben für die Stellenbesetzung und die Personalentwicklung ableiten lassen.
• Die übersichtliche Darstellung lässt Mängel in der Organisation erkennen und bietet damit Ansätze für die Organisationsentwicklung.
• Das Funktionendiagramm lässt sich leicht aktualisieren, da der Aufwand bei Änderungen gering ist.

Diesen Vorteilen stehen wie immer auch Nachteile gegenüber:

• Die Aufgaben und Arbeitspakete müssen trennscharf gegeneinander abgegrenzt und klar zugeordnet werden.
• Die Darstellung ist sehr formal, bildet keine Details ab und kann den Organisationsgedanken durch zu kleinteilige Auslegung und Überbewertung ad absurdum führen.
• Das starre Zuordnungsschema der Matrix kann bei den Beteiligten die Motivation beeinträchtigen und die Kreativität herabsetzen.