PDCA

Die Abkürzung PDCA besteht aus den Anfangsbuchstaben der englischen Wörter Plan, Do, Check und Act. In die deutsche Management-Sprache übersetzt heißt das so viel wie planen, umsetzen bzw. durchführen, (über)prüfen und handeln – im Sinne von z. B. auswerten, verbessern und standardisieren.

Das Akronym steht sinnbildlich für ein kontinuierlich ablaufendes Verfahren, den sogenannten Demingkreis oder Shewhart-Zyklus: Dabei handelt es sich um einen Modellkreislauf, mit dem Verbesserungen angestrebt werden. Er wird in Unternehmen beispielsweise zur Optimierung des Wertstroms oder der Wertschöpfung eingesetzt oder zur Perfektionierung des Qualitätsmanagements. In administrativen Bereichen wie Verwaltungseinrichtungen der öffentlichen Hand kann er zur Verbesserung des Dienstleistungsangebots oder zur Verkürzung der Bearbeitungszeiten führen.

Der PDCA-Zyklus ist Basis für die stetige Verbesserung von Abläufen und Tätigkeiten – also für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP), in der Lean-Philosophie auch Kaizen genannt. Ziel ist die Vermeidung von Verschwendung (Muda) in jeglicher Form, die Optimierung von Prozessen durch bessere Abstimmung (Mura) und die Vermeidung von Überbeanspruchung und Überlastung (Muri). Als integraler Bestandteil des Lean-Management-Ansatzes mit seiner ganzheitlichen Ausrichtung auf die Anforderungen der Kundschaft ist er eine wichtige Voraussetzung für die nachhaltige, permanent fortschreitende Weiterentwicklung von allen Vorgängen bei der Erstellung von Sachgütern oder der Erbringung von Dienstleistungen.

Die vier Phasen des PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus ist das vermutlich wichtigste, weil grundlegendste Werkzeug zur Verbesserung von betrieblichen Abläufen und organisatorischen Prozessen. Als weltweit etablierte Methode umfasst er den gesamten Verbesserungsprozess und gliedert ihn in vier Phasen. Zunächst wird die Ist-Situation untersucht, um Schwachstellen und Engpässe zu identifizieren und einen Soll-Zustand zu definieren. Auf dieser Basis wird ein Plan zur Verbesserung aufgestellt. Dieser wird dann umgesetzt. Das Ergebnis wird im Hinblick auf das gewünschte Resultat überprüft. Ist das Ziel erreicht, werden die Maßnahmen zum neuen Standard. Dann beginnt der Prozess erneut, indem der etablierte Standard, ausgelöst etwa durch neue Rahmenbedingungen oder geänderte Kundenanforderungen, wieder infrage gestellt wird.

Genauer aufgeschlüsselt umfassen die vier Phasen folgende Aspekte:

Phase 1: Plan (Planen)

Es werden Informationen über einen Ablauf, eine Organisationseinheit oder eine Sach- oder Dienstleistung gesammelt, um den Ist-Zustand zu ermitteln und zu beschreiben. Auf dieser Grundlage wird der Soll-Zustand definiert. Um diesen zu erreichen, werden Maßnahmen geplant und Messgrößen vereinbart.

Im Einzelnen:

• Identifizieren des Prozesses, der Einheit oder des Problems, bei dem Handlungsbedarf besteht;
• Einbeziehen der betroffenen Personen aller Ebenen;
• Erheben von Daten, Sammeln von Informationen sowie Auswerten und Analysieren der vorliegenden Angaben;
• Soll-Zustand als Ziel vereinbaren;
• Planung der notwendigen Maßnahmen (Art der Maßnahme, Abfolge, Terminierung);
• Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten festlegen;
• notwendige Ressourcen sichern.

Phase 2: Do (Umsetzen bzw. durchführen)

Die in der Planungsphase vereinbarten Maßnahmen werden umgesetzt. Die betroffenen Mitarbeiter, die ja bereits bei der Planung einbezogen wurden, werden vertieft informiert. Eine wertschätzende Kommunikation auf Augenhöhe ist wichtig, um die festgelegten Vorgehensweisen zu erläutern, mit den Beteiligten abzustimmen, diese zu motivieren und Widerstände oder Vorbehalte auszuräumen. Alle Aktivitäten bei der Umsetzung sind zu dokumentieren.

Im Einzelnen:

• Betroffene durch Information und Einbeziehung zu Beteiligten machen;
• geplante Maßnahmen erläutern, evtl. visualisieren, und abstimmen;
• Maßnahmen zielgerichtet umsetzen;
• Mitarbeiter ggf. qualifizieren durch Trainings, Workshops, Schulungen etc.;
• notwendige Ressourcen bereitstellen.

Phase 3: Check (Überprüfen)

Das erreichte Ergebnis wird festgestellt und mit dem angestrebten Ziel, dem Soll-Zustand, abgeglichen. Die bei der Umsetzung der Maßnahmen gesammelten Erfahrungen werden reflektiert, die erzielten Ergebnisse ausgewertet und kommuniziert. Bei Bedarf wird unter Einbeziehung der Fach- und Führungskräfte nachjustiert.

Im Einzelnen:

• Feststellen des Ergebnisses;
• Abgleich des Ist-Ergebnisses mit dem angestrebten Soll-Zustand;
• Identifizieren von Differenzen;
• Nachbesserungen durchführen, falls nötig;
• Darstellen und Kommunizieren der Ergebnisse an alle Beteiligten.

Phase 4: Act (Handeln)

Die Ergebnisse der Prozessoptimierung werden evaluiert und die gesammelten Erfahrungen auf Möglichkeiten der weiteren Nutzung untersucht. Steht fest, dass der angestrebte Soll-Zustand erreicht wurde, wird dieser als neuer Standard definiert und auf andere Anwendungsfelder übertragen, wenn möglich.

Im Einzelnen:

• Ermittlung der Einflüsse und Ursachen für das Erreichen des neuen Ist-Zustands;
• Analyse und Diskussion der erzielten Ergebnisse;
• Festlegen von Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen vom vereinbarten Ziel;
• Wiedereintritt in die Planungsphase bei Verfehlung der Ziele;
• Ableiten von „Lessions Learned“;
• Information aller relevanten internen Kreise;
• positive Entwicklungen für die Außendarstellung nutzen;
• Standardisierung der neuen Abläufe und Tätigkeiten;
• Überwachen des Einhaltens der neuen Standards;
• Durchführen von Trainings, Workshops und Schulungen zu den geänderten Vorgehensweisen.

Wurde das Ziel deutlich verfehlt oder sind die Ergebnisse unzureichend, wird der PDCA-Zyklus erneut durchlaufen. Dies ist auch der Fall, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern oder neue Lösungen für sich ständig wandelnde Aufgaben gesucht werden müssen.

Der PDCA-Zyklus in der Praxis

Der PDCA-Zyklus ist eine weit verbreitete Methode zur Prozessoptimierung. Die fortwährende Abfolge der Schritte Planung, Umsetzung, Überprüfung und Standardisierung führt zu einer nachhaltigen Verbesserung und ermöglicht eine schnelle Reaktion auf sich ständig wandelnde Rahmenbedingungen. Voraussetzung ist, dass die Führungsebene den PDCA-Zyklus nicht nur als einmalige Aktion ansieht, sondern sich aktiv für die ständige Wiederholung einsetzt und dies auch offen gegenüber den Mitarbeitern kommuniziert.