Die ursprünglichen fünf japanischen Begriffe hierfür lauten: Seiri (Selektieren), Seiton (Systematisieren), Seiso (Säuberung), Seiketsu (Standardisieren) und Shitsuke (Selbstdisziplin üben). In Deutschland spricht man auch von der „5A-Methode“, die aus der Übersetzung der Begriffe ins Deutsche hervorgeht: Aussortieren, Aufräumen, Arbeitsplatz säubern, Anordnungen zum Standard machen und alle Punkte einhalten und verbessern.
Vorgehensweise
Die Elemente der 5S-Methode bauen aufeinander auf, was zu einem zyklischen Kreislauf führt. Die Vorgehensweise kann immer wieder wiederholt werden, wodurch der Prozess niemals stillsteht und stets auf dem neuesten Stand bleibt. Durch diesen kontinuierlichen Wandel kann eine stetige Verbesserung erzielt werden, da jeder Durchlauf neue Erkenntnisse und Möglichkeiten bietet.
Seiri – Selektieren
Bei der Selektion im Sinn von (Aus-)Sortieren werden alle Elemente gekennzeichnet (-> Red Tag) und entfernt, die für die Durchführung der Arbeit nicht benötigt werden. Dadurch entsteht mehr Platz für die tatsächlich benötigten Arbeitsmittel und Materialen; die Übersichtlichkeit am Arbeitsplatz nimmt zu.
Seiton – Systematisieren
Die Anordnung der Werkzeuge, Betriebsmittel und Materialien am Arbeitsplatz wird systematisiert. Kriterien dafür sind Ergonomie, Verwendungshäufigkeit und -reihenfolge. Dabei werden alle Arbeitsmittel und ihre Lagerorte so gekennzeichnet, dass sie eindeutig zugeordnet und Abweichungen vom Soll-Zustand schnell sichtbar werden können.
Seiso – Säuberung
Das Säubern des Arbeitsbereichs ist nicht nur eine Frage der Hygiene. Die Reinigung dient gleichzeitig der Inspektion, bei der Abweichungen vom Soll-Zustand und Mängel an Arbeitsmitteln festgestellt werden können. Sinnvollerweise sollten die Ursachen für die Entstehung von Verschmutzung fest- und, wenn möglich, nachhaltig abgestellt werden.
Seiketsu – Standardisieren
Arbeitsbereiche sollten – idealerweise über alle Fertigungslinien hinweg – standardisiert werden, um den Mitarbeitern einen Arbeitsplatzwechsel ohne Eingewöhnungszeit bzw. Neuorientierung zu ermöglichen. Die Standardisierung kann z. B. die Anordnung der Arbeitsmittel oder die Verwendung eines einheitlichen Farbcodes für verschiedene Bodenmarkierungen (Wegbegrenzungen, Abholungsflächen, Anlieferungsflächen...) betreffen.
Die Reinigung der Arbeitsbereiche kann Reinigungspläne definierte Standards vorgeben. Festgelegt wird z. B. welche Arbeitsmittel, Flächen oder Bereiche wie oft und wann gereinigt werden sollen und worauf bei der Reinigung besonders zu achten ist (kritische Bereiche in Maschinen oder Anlagen).
Um Abweichungen vom Standard systematisch festzustellen und zu dokumentieren, können 5S-Auditformulare bzw. 5S-Checklisten erstellt werden.
Shitsuke – Selbstdisziplin üben
Nur durch Selbstdisziplin können alle Regeln eingehalten und Abläufe systematisch überwacht und kontinuierlich verbessert werden.
Vor- und Nachteile der 5S-Methode
Die 5S-Methode bietet folgende Vorteile und Chancen:
- Einfach umzusetzendes System
- Erhöhung der Transparenz
- Einfache Sensibilisierung der Mitarbeiter
- Zeitersparnis
- Verminderung von Verschwendung
- Höhere Sicherheit
- Vereinfachte Vertretungsübergaben
- Verbesserung der Qualität
- Förderung der Arbeitsroutine
Nachteile und Risiken der 5S-Methode liegen darin:
- übertriebene Formalisierung der Abläufe
- eher reaktiv-korrigierend als proaktiv
- Nachhaltigkeit beruht auf Selbstdisziplin
- Standardisierung nicht immer möglich
- nicht wertschöpfend
5S-Methode – Keine Einmal-Aktion, sondern langfristiges Konzept
Damit die 5S-Methode im Betrieb greift und im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses funktioniert, muss sie fest in die Unternehmenskultur verankert und in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter integriert werden. Zudem sollte die Methode auf alle Mitarbeiter und auf das Management gleichermaßen verteilt werden. Vorgesetzte haben dabei eine wichtige Vorbild- und Auditierungsfunktion, um die Mitarbeiter von der Methode zu überzeugen und langfristig zu begeistern. Meist dauert es eine gewisse Zeit, bis sich die 5S-Methode innerhalb der Firmenkultur etabliert hat. Die Belegschaft sollte daher nach der Einführung immer wieder unterstützt werden und sehen, wie 5S ihren Alltag positiv verändert. Bis zur endgültigen Etablierung als Standard sollte das Konzept an den Arbeitsplätzen immer wieder angewendet werden. Bei einem zu zögerlichen Vorgehen droht sonst der Rückfall in den Ursprungszustand.
