A3-Methode / A3-Report

Definition

Die A3-Methode, auch A3-Report genannt, basiert auf einer bewusst einfach gehaltenen Dokumentenvorlage, die im Format DIN A3 gestaltet ist – daraus leitet sich der Name ab. Neben Texten enthält sie auch Diagramme und andere grafische Elemente, um Informationen anschaulich darzustellen und ein vertieftes Verständnis von Zusammenhängen zu ermöglichen.

Eingesetzt wird dieses formularartige Grundmuster in der Regel im Qualitätsmanagement. In diesem Bereich hilft es bei der Identifizierung von Problemstellungen und bei der Lösungsfindung und dient so der Prozessplanung und -optimierung.

Mitarbeiter werden durch den Einsatz des A3-Reports befähigt, Unstimmigkeiten selbst zu erkennen, die Ursachen zu analysieren und Ansätze zur Behebung zu entwickeln – sowie, im besten Fall, das Problem nachhaltig zu lösen. Dies ist die Basis für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Der A3-Report hebt sich von anderen Methoden ab, da er den Denkprozess zur Problemlösung transparent macht: Wer ihn einsetzt, durchläuft nacheinander die einzelnen Analyse- und Handlungsschritte zur Problemlösung. Damit wird die Problematik besser verstanden. Auf dieser Grundlage können dann nachhaltige Lösungen für ein Problem entworfen und umgesetzt werden.

Die A3-Methode fußt auf den Ideen des Wirtschaftsingenieurs Joseph M. Juran. Er empfahl bereits in den 1950er-Jahren japanischen Topmanagern wie Eiji Toyoda, dem Gründer des Unternehmens Toyota, Problemlösungen, Entscheidungsgrundlagen und Strategien möglichst übersichtlich und komprimiert auf nur einem Blatt Papier darzustellen. Bei Toyota wurde dafür das DIN-A3-Format eingeführt – daher der Name.

Struktur des A3-Reports

Die Vorlage in der Größe DIN A3 wird im Querformat verwendet. Der prominent oben am Seitenkopf platzierte Titel sollte aussagekräftig sein und das zu lösende Problem konkret beschreiben.

Der Hauptteil des A3-Reports orientiert sich am PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act), dem Deming-Kreis (siehe Abb. 1): Die linke Seite ist für die Phase „Plan“, die Planung reserviert (Analyseschritte 1 – 4), auf der rechten Seite werden die Phasen Do, Check und Act, also Ausführung, Überprüfung und Eingreifen abgehandelt (Analyseschritte 5 – 7). Der Reihenfolge des Zyklus gemäß beginnt die Bearbeitung links und wird rechts fortgeführt. Der Inhalt des A3-Reports ist damit ein fließender Ablauf – eine fortgeführte Erzählung.

Der A3-Report enthält dann folgende Schritte:

1. Hintergrund: Zunächst wird die bestehende Problematik mit ihren Auswirkungen im Hinblick auf das Erreichen eines Unternehmensziels formuliert. Dabei ist darauf zu achten, dass sie für alle am Prozess Beteiligten verständlich und nachvollziehbar wird. Klar herauszuheben ist die Bedeutung des Problems und der Grund, warum eine Lösung angestrebt wird.
2. Aktuelle Situation: Hier wird der Ist-Zustand beschrieben. Angegeben werden Fakten, die auch detailliert aufgeschlüsselt sein können. Das Verständnis wird erleichtert durch übersichtliche grafische Elemente wie Bilder, Grafiken, Diagramme, Tabellen oder Hervorhebungen. Die Beschreibung dient nicht nur dazu, die Relevanz des Problems für das Unternehmen sichtbar zu machen. Abgeleitet werden können daraus auch die Ursachen des Missstands und mögliche Hemmnisse bei dessen Bewältigung.
3. Zielzustand: An diesem Punkt ist der gewünschte Soll-Zustand als Ziel zu definieren. Eine klare Zielvorstellung führt zu effektiveren Lösungen, da die Beteiligten bereits beim Aufstellen eines Maßnahmenplans verschiedene Ansätze miteinander vergleichen und hinterfragen können. Zudem werden Vorbehalte und Widerstände gegen die Umsetzung der Maßnahmen zur Problembehebung verringert, wenn die Zielrichtung allen bewusst ist.
4. Ursachenanalyse: Die Ursachen des Problems und des daraus resultierenden Ist-Zustands werden häufig anhand eines Fischgräten-Diagramms (nach seinem Entwickler auch Ishikawa-Diagramm genannt) visualisiert. Die übersichtliche Darstellung der Gründe und Wirkgefüge ermöglicht ein rasches Erfassen der Zusammenhänge und schafft Ansatzpunkte zur Erarbeitung wirksamer Gegenmaßnahmen. Ziel ist die Identifizierung der direkten Einflussfaktoren auf das Problem und die Eliminierung der Kernursachen.
5. Gegenmaßnahmen: Die für tauglich angesehenen Maßnahmen zur Beseitigung der Problemursachen und zur langfristigen Verbesserung des Ist-Zustands werden hier aufgelistet und begründet. Eine übersichtliche und eindeutige Darstellung kann mithilfe der fünf W-Fragen (Wie? Wann? Wo? Wer? Was?) erreicht werden.
6. Erfolgswirkung: Wie erfolgreich die Maßnahmen waren und welchen Beitrag sie bei der Zielerreichung geleistet haben, wird hier angegeben. Die erzielte Wirkung sollte quantifiziert werden, beispielsweise anhand von Kennzahlen. Anschaulich wird die Veränderung durch einen Vorher-Nachher-Vergleich.
7. Standardisierung und Follow-up: Die durchgeführten Veränderungen werden beim Follow-up über den Gesamtprozess evaluiert. Um die erreichten Verbesserungen zu sichern und weiter voranzutreiben, werden die festgelegten Maßnahmen als Standard eingeführt. Das Wissensmanagement hat dabei die Aufgabe, die im Gesamtprozess gesammelten Erfahrungen und Erkenntnisse für andere Probleme und Arbeitsbereiche aufzunehmen und nutz- und anwendbar zu machen.

Vorteile der A3-Methode

Es scheint auf den ersten Blick fraglich, ob eine komplexe Problemstellung überhaupt durch ein so einfaches Hilfsmittel wie den A3-Report in genügender Tiefe analysiert und zu einer Lösung gebracht werden kann. Es mag auch nicht unbedingt in allen Fällen durchführbar sein – aber die A3-Methode hat unbestreitbare Vorteile.

Diese Vorteile der A3-Methode ergeben sich aus

• dem schnellen Identifizieren der Ursachen von Problemen, da sich die Anwender der Methode intensiv mit der Problematik auseinandersetzen müssen.
• der übersichtlichen Darstellung auf einem einzelnen Bogen Papier. Abläufe und Zusammenhänge werden verständlich; dadurch wird die gezielte Erarbeitung und Umsetzung von Strategien im kontinuierlichen Verbesserungsprozess erleichtert.
• der Förderung des Teamgedankens. Denn alle Beteiligten werden in die Bearbeitung des A3-Reports einbezogen und aufgefordert, sich intensiv mit dem Problem, seinen Auswirkungen und Lösungsmöglichkeiten auseinanderzusetzen. Dies fördert die Zusammenarbeit, auch über Abteilungen hinweg, und steigert die Effizienz im Arbeitsprozess.
• der Variabilität des Formulars. Dessen individuelle Anpassung an die jeweilige Problemstellung erlaubt Vielfalt und Flexibilität. Damit wird nicht nur die Ausarbeitung einer zielgerichteten und effizienten Lösungsstrategie möglich, auch Projekte und Besprechungen lassen sich damit steuern. Über die Verknüpfung mehrerer A3-Reports lassen sich sogar verschiedene Projekte koordinieren.
• der Kompetenzerweiterung der Mitarbeiter. Das eigenständige Analysieren und Lösen von Problemen sowie die Ausführung komplexer Aufgaben geben Raum für mehr Verantwortung und erhöhen das Selbstwertgefühl. Damit steigen Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.

Wird der A3-Report in einer Organisation eingesetzt, müssen sich Führungskräfte ihrer Rolle als Begleiter und Coach ihrer Mitarbeiter bewusst sein. Dazu haben sie sich intensiv mit den Menschen und den wertschöpfenden Prozessen zu befassen. Die führt anfänglich zu einer Mehrbelastung. Dennoch werden Führungskräfte dank der selbstständigen Problemlösung durch die Mitarbeiter mittelfristig entlastet. Mit der steigenden Kompetenz und Routine der Beschäftigten beim eigenständigen Lösen von Problemen können ihnen mehr und komplexere Aufgaben übertragen werden. Die A3-Methode dient somit letztlich auch der Weiterqualifizierung der Mitarbeiter.