Mitarbeitende lernen durch den Einsatz des Reports, Probleme selbst zu erkennen, zu analysieren und zu lösen – im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung (KVP). Das Besondere am A3-Report ist, dass er den Denkprozess zur Problemlösung transparent macht, da Anwendende die einzelnen Analyse- und Handlungsschritte zur Problemlösung nacheinander durchlaufen, so die Problematik besser verstehen und nachhaltige Lösungen für ein Problem entwerfen und realisieren können.
Die Methode geht auf den Wirtschaftsingenieur Joseph M. Juran zurück. Er empfahl japanischen Topmanagern, darunter Eiji Toyoda (Gründer des Unternehmens Toyota), in den 1950er-Jahren, Problemlösungen, Entscheidungsgrundlagen und Strategien aus Gründen der Übersichtlichkeit auf einem einizigen Blatt Papier darzustellen. Toyota folgte diesem Rat und wählte hierfür das DIN-A3-Format – daher der Name.
Struktur des A3-Reports
Die DIN-A3-Vorlage wird im Querformat verwendet. Wichtig ist ein aussagekräftiger Titel, der das zu lösende Problem konkret beschreibt. Der A3-Report nimmt Bezug auf die vier Phasen des PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act), auch Demingkreis genannt: Auf der linken Seite wird die Planung behandelt (Analyseschritte 1–4), auf der rechten werden die Phasen Do, Check und Act (Ausführung, Überprüfung, Eingreifen) betrachtet (Analyseschritte 5–7). Die Bearbeitung beginnt auf der linken Seite und wird auf der rechten Seite fortgeführt; der Inhalt des A3-Reports ist quasi eine fließende Erzählung.
Die Analyseschritte im Einzelnen:
- Hintergrund: Hier werden das Problem und dessen Auswirkungen in Bezug auf das Erreichen eines Unternehmensziels für alle im Prozess involvierte Personen klar und verständlich formuliert. Die Bedeutung des Problems und der Grund der angestrebten Problemlösung müssen nachvollziehbar sein.
- Aktuelle Situation: Die Beschreibung des Ist-Zustands enthält detaillierte Fakten, oft in Form von oder angereichert mit leicht verständlichen, grafischen Elementen (Bilder, Grafiken, Diagramme, Tabellen, Hervorhebungen), um die Relevanz des Problems für das Unternehmen sichtbar zu machen, seinen Entstehungsort zu identifizieren und mögliche Hürden bei dessen Beseitigung aufzuzeigen.
- Zielzustand: Der Soll-Zustand muss klar als Ziel definiert werden. Die Zielvorstellung erleichtert die Umsetzung der Maßnahmen zur Problembehebung und führt zu effektiveren Lösungen, da Beteiligte schon beim Erstellen eines Maßnahmenplans verschiedene Ansätze miteinander anhand von Kennzahlen zur Zielerreichung vergleichen und hinterfragen können, ob sie zur Zielerreichung geeignet sind.
- Ursachenanalyse: Um die Ursachen des Problems und des daraus resultierenden Ist-Zustands aufzuzeigen, wird häufig ein Fischgräten-Diagramm (nach seinem Entwickler auch Ishikawa-Diagramm genannt) verwendet. In diesem können die Gründe und Zusammenhänge übersichtlich dargestellt werden, damit alle Mitwirkenden diese verstehen und Ansatzpunkte für wirksame Maßnahmen zu deren Behebung ausarbeiten können. Ziel ist die Ermittlung der direkten Einflussfaktoren auf das Problem und die Eliminierung der Kernursachen.
- Gegenmaßnahmen: Hier werden die Maßnahmen angegeben und begründet, die zur Beseitigung der Problemursachen und zur langfristigen Verbesserung des Ist-Zustands umgesetzt werden sollen. Um die Gegenmaßnahmen übersichtlich und eindeutig darzustellen, werden die fünf W-Fragen (Wie? Wann? Wo? Wer? Was?) genutzt.
- Erfolgswirkung: An dieser Stelle wird ermittelt, wie erfolgreich die Maßnahmen waren und welchen Beitrag sie bei der Zielerreichung geleistet haben. Die erzielte Wirkung sollte, möglichst anhand von Kennzahlen, quantifiziert werden; ein Vorher-Nachher-Vergleich macht die Veränderung verständlicher.
- Standardisierung und Follow-up: Beim Follow-up wird der Gesamtprozess evaluiert. Festgelegt werden Maßnahmen, um die erreichten Verbesserungen durch Standardisierung zu sichern und weiter voranzutreiben. Zudem werden im Sinne eines Wissensmanagements Wege festgelegt, um die durch im Gesamtprozess erhaltenen Erfahrungen und Erkenntnisse für andere Problem und Arbeitsbereiche nutz- und anwendbar zu machen.
Vorteile der A3 Methode
Die Vorteile der A3-Methode liegen in
- dem schnellen Erkennen von Problemursachen, da Anwender sich intensiv mit der Problemstellung auseinandersetzen müssen.
- der Eindeutigkeit und Verständlichkeit durch die übersichtliche Darstellung auf einem einzelnen Bogen Papier. Dies erleichtert die gezielte Ausarbeitung und Umsetzung von Strategien im kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
- der Förderung des Teamgedankens, da alle Mitwirkenden in die Bearbeitung des A3-Reports einbezogen und animiert werden, sich intensiv mit dem Problem, seinen Auswirkungen und Lösungsmöglichkeiten zu beschäftigen. Dies fördert die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen verschiedenen Abteilungen und erhöht die Effektivität im Arbeitsprozess.
- der Vielfalt und Flexibilität durch individuelle Anpassung des Formulars an die jeweilige Problemstellung. Ermöglicht wird damit sowohl die Ausarbeitung einer zielgerichteten und effizienten Lösungsstrategie als auch die Steuerung von Projekten und Besprechungen. Durch Verknüpfung mehrerer Dokumente lassensich Projekte koordinieren.
- der Kompetenzerhöhung zum eigenständigen Lösen und Analysieren von Problemen und Ausführen komplexer Aufgaben.
Beim Einsatz des A3-Reports in Unternehmen müssen sich Führungskräfte ihrer Rolle als Begleiter ihrer Mitarbeitenden bewusst sein und sich intensiv mit ihnen und den wertschöpfenden Prozessen befassen. Trotz anfänglicher Mehrbelastung werden Führungskräfte aufgrund der selbstständigen Problemlösung durch die Mitarbeitende mittelfristig entlastet. Mit deren steigender Kompetenz und Routine im eigenständigen Lösen von Problemen können ihnen mehr und komplexere Aufgaben übertragen werden. Die A3-Methode dient somit letztlich auch der Weiterqualifizierung der Mitarbeitenden.
