Die betrachteten Sachverhalte werden dabei mit einer für die Analyse relevanten Kennzahl (z. B. Stückzahl, Wertschöpfung, Rendite, Kosten, Kapitalbindung, Umsatzanteil, Ressourceneinsatz, Durchlaufzeit) beschrieben und dann anhand dieser sortiert, also priorisiert bzw. gewichtet. So ergibt sich eine Rangfolge der Elemente von essenziell (Kategorie A) über weniger wichtig (Kategorie B) zu nachrangig (Kategorie C).
Die Kategorisierung
Welche konkreten Werte der Einteilung in essenziell, weniger wichtig und nachrangig zugrunde gelegt werden und wo die Abgrenzung zwischen A, B und C getroffen wird, muss im Einzelfall entschieden werden. Eine etablierte und oft angewendete Methode ist das Pareto-Prinzip, auch 80 : 20-Regel genannt.
Das empirisch fundierte Pareto-Prinzip geht von der Feststellung aus, dass 80 % eines gewünschten Ergebnisses schon bei einem Einsatz von 20 % der zur Verfügung stehenden Mittel erreicht werden können. Die weiteren 80 % des Aufwands müssen betrieben werden, um die angestrebte Zielvorgabe zu 100 % zu erfüllen – wenn dies überhaupt möglich ist.
Vor dem Hintergrund des ökonomischen Prinzips sind also diejenigen Vorgänge oder Prozesse zu priorisieren, die mit einem Minimum an Aufwand (20 %) einen Großteil des Ergebnisses (80 %) liefern (Minimalprinzip). Sie werden der Kategorie A zugerechnet. Die verbliebenen Abläufe werden in der Regel aufgeteilt in diejenigen, die weitere 15 % bzw. 5 % zur Zielerreichung beitragen. Sie bilden die Kategorien B und C. Der Aufwand, der dabei betrieben werden muss, wird von Kategorie zu Kategorie größer und liegt oft bei 30 % bzw. 50 %.
Anstatt das einfache Pareto-Prinzip anzuwenden, dass einen eher groben Überblick über die betrachteten Sachverhalte gibt, werden bei tiefgreifenderen betriebswirtschaftlichen Betrachtungen häufig Clusteranalysen zur Gruppierung von zusammengehörigen Elementen und zu deren Einteilung in verschiedenen Klassen durchgeführt.
Anwendungsbereiche der ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist ein generell anwendbares Verfahren und hat daher ein breites Einsatzspektrum. Sie wird in Vertrieb (ABC-Kunden) und Materialwirtschaft (ABC-Materialien, ABC-Lieferanten) ebenso verwendet wie bei der Kostenrechnung (ABC-Fix-/variable Kosten) und im Controlling (ABC-Ressourcen). Selbst auf der Organisations- (ABC-Prozesse) und Managementebene (ABC-Dringlichkeit, ABC-Wichtigkeit) ist diese Methode weit verbreitet.
Von immenser Bedeutung ist die ABC-Analyse insbesondere in der Materialwirtschaft, da sie sich mit der XYZ-Analyse kombinieren lässt. Beide Analysen zusammen sind wichtige Hilfsmittel zur Bewertung und Steuerung von Beschaffungsprozessen.
Die Bedeutung der ABC-Analyse
Die Einteilung in drei Kategorien A, B und C bildet die Ist-Situation ab. Daraus wird zum Beispiel deutlich, welche Sach- und Dienstleistungen die größte Rendite erbringen und am stärksten zum Unternehmenserfolg beitragen oder welche Kunden den meisten Umsatz generieren (A) – und welche nur in geringerem Maß (B) oder kaum daran beteiligt sind (C). Die ABC-Analyse ist damit statisch und retrospektiv ausgerichtet. Um das dynamische Umfeld in der Wirtschaft und die kontinuierlichen Veränderungen hinreichend berücksichtigen, verfolgen und darauf reagieren zu können, sollten ABC-Analysen daher regelmäßig durchgeführt werden.
Das Ergebnis der ABC-Analyse kann verwendet werden, um unternehmerische Prioritäten zu setzen und Maßnahmen abzuleiten. Denn aus der Analyse wird deutlich,
- welche Produkte und Dienstleistungen – als Kerngeschäft – essenziell sind,
- welche Kunden wirtschaftlich bedeutsam sind,
- wo eine Effizienzsteigerung durch Rationalisierungsmaßahmen möglich ist,
- an welcher Stelle Verschwendung vermieden werden kann.
Anhand der Kategorisierung von A – C können alle betrachteten Elemente je nach ihrer Bedeutung unterschiedlich behandelt werden. Maßnahmen und Ressourcen können damit zielgerichtet auf die Punkte konzentriert werden, wo sie die größte Effektivität bzw. Effizienzsteigerung versprechen.
Vorteile und Nachteile der ABC-Analyse
Wie jede Methode und jedes Verfahren hat auch die ABC-Analyse Vor- und Nachteile. Zu den Vorteilen gehören insbesondere diese Aspekte:
- Komplexe Probleme können durch die Beschränkung auf die wesentlichen Faktoren mit einem vertretbaren Aufwand bearbeitet werden.
- Unternehmerische Entscheidungen werden erleichtert.
- Die Anwendung der ABC-Analyse ist einfach und ohne große Vorkenntnisse möglich.
- Die Ergebnisse können übersichtlich visualisiert und grafisch dargestellt werden.
Vielfach als nachteilig herausgestellt werden diese Aspekte:
- Die Einteilung in drei Kategorien ist grob und willkürlich.
- Die ABC-Analyse ist einseitig auf ein Element oder wenige Kriterien ausgerichtet, auch wenn verschiedene Indikatoren kombiniert werden können.
- Qualitative Faktoren werden kaum berücksichtigt.
- Die Perspektive ist retrospektiv und statisch, es fehlt die Dynamik.
- Die ABC-Analyse setzt die Bereitstellung konsistenter Daten voraus.
