Ablaufmanagement

Definition
Mit Ablaufmanagement wird im betriebswirtschaftlichen Kontext die Planung, Koordination, Steuerung und Überwachung von Vorgängen in Organisationen bezeichnet.
Im Versicherungswesen wird unter Ablaufmanagement die Umschichtung von Fondsguthaben aus risikoreicheren in konservativere Anlagen während der Restlaufzeit einer Versicherungspolice verstanden. Über das reduzierte Anlagerisiko soll die Wahrscheinlichkeit für mögliche Anlageverluste bei den erreichten Wertzuwächsen bis zum fristgerechten Auslaufen eines Versicherungsvertrags bzw. bis zum Bezug des Altersruhegelds minimiert werden.
Im Gegensatz zum Versicherungswesen wird im unternehmerischen Umfeld der Ausdruck „Ablaufmanagement“ eher selten verwendet. Ursache ist möglicherweise die nicht trennscharfe Abgrenzung zu Begriffen wie „Ablauforganisation“, „Prozessmanagement“ oder „Geschäftsprozess-Management“. Auch international übliche englischsprachige Bezeichnungen wie „Workflow Management“ – als direkte Übersetzung – oder „Business Process Management“ (BPM) werden synonym verwendet.
Das Ziel des Ablaufmanagements: Effizienzsteigerung
Auch beim Ablaufmanagement besteht der Managementprozess aus den Phasen Planung, Realisierung (durch Steuern und Führen), Prüfung und Optimierung von Vorgängen und Tätigkeiten. Als ewiger Kreislauf endet er nie. Dies wird im PDCA-Zyklus aus Plan – Do – Check – Act, auch Deming-Kreis genannt, abgebildet.
Ein solches Ablaufmanagement ist notwendig für zielgerichtetes Handeln. Dies gilt für alle Arten von Organisationen, insbesondere aber für Unternehmen und Verwaltungen. Etabliert werden sollte ein Ablaufmanagement in allen Bereichen und auf allen Ebenen. Auf die Produktion bezogen sollte ein Ablaufmanagement bereits bei der Fertigungsorganisation ansetzen und im Idealfall weiter den gesamten Prozess der Wertschöpfung in einem Betrieb bis hin zum Wertstrom in der unternehmensübergreifenden Lieferkette berücksichtigen. Die Spanne reicht also von der Produktionsplanung und -steuerung über die Optimierung der Ablauforganisation bis hin zum Supply Chain Management.
Ziel des Ablaufmanagements ist eine Effizienzsteigerung durch eine fortlaufende Optimierung der Vorgänge (kontinuierlicher Verbesserungsprozess, KVP) und Strukturen sowie Vermeidung von Verschwendung. Sichtbar wird dieser Effizienzgewinn unter anderem an folgenden Effekten:
- Reduzierung der Bearbeitungs- und damit der Durchlaufzeit;
- Steigerung des Outputs;
- höhere Termin- und Liefertreue;
- Kostenreduktion durch bessere Abstimmung der Abläufe und nachhaltigen Einsatz von Ressourcen;
- höhere Qualität des Sach- oder auch Dienstleistungsangebots.
Diese Effekte haben positive Auswirkungen auf die wirtschaftliche Situation der Organisation. Resultate können eine höhere Rendite, eine gefestigte oder verbesserte Position am Markt, ein besseres Image oder eine höhere Kundenzufriedenheit sein.
Die Bedeutung für Produktion, Logistik und Handel
Das Ablaufmanagement ist von hoher Bedeutung für produzierende Gewerbebetriebe und Industrieunternehmen sowie Firmen, die Sachgüter beschaffen, verteilen oder vertreiben – also für die Branchen Logistik und Handel. Koordiniert werden müssen hier die Abläufe in Produktions- bzw. Fertigungsprozessen sowie der Warenfluss.
Bei der Herstellung von Sachgütern besteht die Aufgabe des Ablaufmanagements in der Planung, Organisation, Steuerung und Überwachung insbesondere der wertschöpfenden Prozesse. In den Bereichen Logistik und Handel ist der Warenfluss als Wertstrom zu organisieren und zu lenken. Das Ziel ist in beiden Fällen die kontinuierliche Verbesserung der Vorgänge, die zur Leistungserstellung notwendig sind. Dies sollte möglichst entlang der gesamten Lieferkette, der Supply Chain, erfolgen – vom Rohstoff bis zum Endkunden.
Essenziell für diese ganzheitliche Art des Ablaufmanagements ist eine transparente Prozess-, Verlaufs- und Sendungskontrolle. Hier ergänzen sich die Industrie 4.0 und das Industrial Internet of Things (IIoT) mit der Digitalisierung und Vernetzung von Maschinen und Anlagen. Im betrieblichen Umfeld wird so eine bedarfsorientierte Produktion auch von smarten Produkten ermöglicht. Darüber hinaus kann eine störungsfreie, zeitnahe und termingetreue An- und Auslieferung verwirklicht werden. Voraussetzung dafür sind stationäre und mobile Anwendungen der Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT), die Daten in Echtzeit erheben, liefern und verarbeiten.
Der Einsatz von IKT im Ablaufmanagement
Das Ablaufmanagement kann seine größte Wirkung in komplexen Verfahren entfalten. Gerade in solchen sind die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Arbeitsschritten und Prozessstufen sowie die gegenseitigen Abhängigkeiten aber oftmals kaum zu überschauen. Das Ablaufmanagement kann hier durch den Einsatz von Software vereinfacht werden.
Im Vordergrund steht hier die Koordination des Workflows. Darunter versteht man die zeitliche und sachlogische Abfolge von miteinander verknüpften Bearbeitungsschritten oder Teilprozessen. Das Ablaufmanagement wird so zum Workflow Management, das durch IKT-Anwendungen unterstützt wird. Als Hilfsmittel werden auf dieser operativen Ebene in produzierenden Unternehmen oft Produktionsplanungs- und Steuerungs- (PPS-)Systeme, Enterprise-Resource-Planning- (ERP-)Systeme oder SAP-Anwendungen eingesetzt. Die Logistik nutzt spezielle Logistik- und Lagerbewirtschaftungssysteme. Im Handel sind Warenwirtschaftssysteme üblich, über die Bestände und Verkäufe erfasst werden. Sie übernehmen teils auch automatisch das Bestellwesen.
Vom Workflow zum BPM
Eine definierte Folge von Arbeitsabläufen wird als Workflow bezeichnet. Wenn es sich dabei um einen Kernprozess der Leistungserbringung handelt, wird dieser Workflow zum Geschäftsprozess („Business Process“). Dieser kann, auch zusammen mit weiteren Geschäftsprozessen, per „Business Process Reengineering“ (BPR) analysiert und optimiert werden – auch durch Einsatz von IKT. Wird der Ansatz der Lean-Philosophie verfolgt und als Lean Production umgesetzt, wird dabei der gesamte Workflow bzw. Business Process an den Kundenbedürfnissen ausgerichtet. Möglich wird diese Kundenorientierung aber erst durch die Umstellung von der funktionalen Zuordnung einzelner Arbeitsschritte zu zuständigen Abteilungen auf die prozessuale Sicht des Wertstroms.
Das Ablauf- oder Workflow Management bezieht sich auf die operative Ebene der Wertschöpfung. Dieser Workflow als Erstellung einer Sach- oder Dienstleistung kann einen einzelnen Geschäftsprozess darstellen und damit Gegenstand des Geschäftsprozess-Managements werden, auch Business Process Management (BPM) genannt. Das BPM ist aber auf die strategische Ebene ausgerichtet: Seine Aufgabe ist die Planung, Entwicklung und Umsetzung der Gesamtheit der in einer Organisation ablaufenden Prozesse. Ziel des BPM ist, durch die vorausschauende Ausrichtung und Koordination der Geschäftsprozesse im Gesamtunternehmen einen möglichst hohen Output gemäß der Vision und Mission der Organisation zu erreichen.
IKT ist auch für das BPM von hoher Bedeutung, da Management-Prozesse zunehmend elektronisch unterstützt werden. Erkennbar wird dies beim Einsatz von Finanz-, Qualitäts-, Umwelt- oder Sicherheitsmanagement-Systemen. Durch Vernetzung all dieser Systeme – inklusive BPM-System – kann ein umfassendes Integriertes Management-System (IMS) geschaffen werden, das alle Bereiche einer Organisation abbildet. Nutzer des IMS, insbesondere Organisationsmitglieder in leitender Position, können sich so „in Echtzeit“ über alle relevanten Vorgänge in der Organisation informieren. Damit ist das IMS ein wichtiges Hilfsmittel zur Führung und Steuerung des betrieblichen Geschehens sowie zur Planung und Vorbereitung von unternehmerischen Entscheidungen.
Ihr Ansprechpartner
Torsten Klanitz
Produktmanager
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