In ihm sind, ausgehend von einem definierten Ausgangspunkt (Ist-Zustand), alle relevanten Ablaufelemente – zum Beispiel Vorgänge, Arbeitspakete, Ein- und Ausgangswerte, Ereignisse und insbesondere Meilensteine – im Zeitverlauf unter Berücksichtigung der sachlogischen Zusammenhänge und Wechselwirkungen, der Randbedingungen und des Projektziels (Soll-Zustand) angeordnet. Gängige Formen der Darstellung sind die als Balken- (Bar Chart, Gantt Chart) oder Netzplan.
Ablaufpläne werden im Projektmanagement eingesetzt, um ein strukturiertes Vorgehen zu erleichtern, Hemmnisse identifizieren und ihnen vorbeugen bzw. zeitnah begegnen zu können und bei der Risikoeinschätzung zu unterstützen. Die Größen Termine/Zeit, Kosten sowie Inhalt/Umfang (das „magische Dreieck“ des Projektmanagements) können so dargestellt und hinsichtlich zuvor definierter Anforderungen abgeglichen werden.
In der DIN 69901-5:2009-1 „Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 5: Begriffe“ wird der Ablaufplan, ohne Terminverbindlichkeiten und ohne eine Gestaltung vorzugeben, als „Übersicht“ über Inhalte definiert, wobei Projektziel, Realisierungsbedingungen und (angestrebte) Ergebnissen zu berücksichtigen sind.
Im Bereich der Informatik (Softwareentwicklung) beinhaltet der Ablaufplan als Programmablaufplan nach dem Programmanfang die Ein- und Ausgabeoperationen, interne Operationsanweisungen sowie letztlich das Programmende.
