Startpunkt des Ablaufplans ist ein definierter Ausgangspunkt als Ist-Zustand. Alle relevanten Ablaufelemente – wie Vorgänge, Arbeitspakete, Ein- und Ausgangswerte, Ereignisse und insbesondere Meilensteine – werden im Ablaufplan im Zeitverlauf dargestellt. Bei der Anordnung der einzelnen Elemente können sachlogische Zusammenhänge und Wechselwirkungen berücksichtigt und Randbedingungen vermerkt werden. Der Endpunkt des Ablaufplans ist das zu erreichende (Projekt-)Ziel oder der angestrebte Sollzustand. Gängige Formen der Darstellung sind das Balkendiagramm (Bar Chart, Gantt Chart) oder der Netzplan.
Ablaufpläne werden häufig im Projektmanagement eingesetzt. Visuell aufbereitet erleichtern sie ein strukturiertes Vorgehen und helfen dabei, Hemmnisse und Flaschenhälse zu identifizieren, ihnen vorzubeugen bzw. zeitnah zu begegnen. Zudem unterstützen sie bei umfassender Darstellungsweise die Risikoeinschätzung. Die drei Größen Termine/Zeit, Kosten sowie Inhalt/Umfang als das „magische Dreieck“ des Projektmanagements können so dargestellt und hinsichtlich zuvor definierter Anforderungen abgeglichen werden.
In der DIN 69901-5:2009-1 „Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 5: Begriffe“ wird der Ablaufplan, ohne Terminverbindlichkeiten und ohne eine Gestaltung vorzugeben, als „Übersicht“ über Inhalte definiert, wobei Projektziel, Realisierungsbedingungen und (angestrebte) Ergebnisse zu berücksichtigen sind.
Im Bereich der Informatik (Softwareentwicklung) beinhaltet der Ablaufplan als Programmablaufplan nach dem Programmanfang die Ein- und Ausgabeoperationen, interne Operationsanweisungen sowie letztlich das Programmende.
