Aufwandsermittlung

Eine Aufwandsermittlung ist demnach ganz allgemein die Bestimmung des Zeit- und Einsatzmittelbedarfs für die Vorgänge in einer Organisation. Diese Ermittlung kann prospektiv oder retrospektiv erfolgen: Im ersten Fall findet eine Abschätzung des voraussichtlichen Aufwands für geplante Maßnahmen, Abläufe oder Projekte statt. Im zweiten Fall wird rückblickend der Aufwand aus den angefallenen Kosten errechnet.

In beiden Fällen kann die Aufwandsermittlung als Grundlage für Planungs- und Steuerungsprozesse dienen – entweder, um Angebote präziser zu kalkulieren, oder um das Optimierungspotenzial bei bestehenden Abläufen genauer zu bestimmen.

Verschiedene Definitionen

Im allgemeinen Sprachgebrauch und auch im Projektmanagement werden die Begriffe „Aufwandsermittlung“ und „Aufwandsschätzung“ häufig synonym benutzt.

Die DIN 69901-5 allerdings differenziert zwischen Aufwandsermittlung und Aufwandsschätzung: Als „Aufwandsermittlung“ gilt danach die grobe – überschlägige – Schätzung von Kosten, Dauern und Ressourcen (im Sinne von Mengengerüsten), als „Aufwandsschätzung“ wird der genauere quantitative Schätzvorgang nach festgelegten Methoden bezeichnet.

Die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) definiert die Aufwandsermittlung allgemein als Bestimmung des Zeit- und Einsatzmittelbedarfs für alle Vorgänge und Arbeitspakete als Grundlage für Planungs- und Steuerungsprozesse im Projekt, ohne zwischen Berechnung und Schätzung zu unterscheiden. Die Zeitschrift projektmagazin lehnt sich daran an und beschreibt die Aufwandsermittlung als „Schätzung des voraussichtlichen Bedarfs an Ressourcen und Zeit für ein Projekt, ein Arbeitspaket oder einen Vorgang“.

Die Erfassung des Aufwands

Die möglichst korrekte Erfassung des tatsächlichen Aufwands ist für unternehmerisch tätige Organisationen von höchster Bedeutung. Denn die Aufwandsermittlung ist einerseits die Grundlage der Kalkulation für eine stimmige Angebotserstellung – ob für eine Sachleistung im produzierenden Gewerbe, das Erbringen einer Dienstleistung im Handwerk oder die Durchführung eines Projekts. Andererseits ist die Kenntnis des bei jedem einzelnen Prozessschritt auftretenden Aufwands eine Voraussetzung dafür, Schwachstellen in bestehenden Prozessen zu identifizieren und Verbesserungspotenzial aufzudecken. Die Aufwandskontrolle und die Maßnahmen zur Reduzierung oder Minimierung des Aufwands sind wichtige Instrumente zur Erhöhung der Effizienz bei Abläufen in Unternehmen.

Berücksichtigt werden bei der Aufwandsermittlung, die sich an der Soll-Seite der Bilanz oder der GuV orientieren kann,

• der Sachmittelaufwand,
• der Personalaufwand (direkte und indirekte Personalkosten),
• Aufwendungen für Investitionen,
• Gemeinkosten sowie
• Aufwand für externe Leistungen.

Für Kategorien wie Sachmittel, externe Leistungen oder Schulungen ist der Aufwand in der Regel aufgrund von vorliegenden Angeboten oder bestehenden (Liefer-)Verträgen bekannt. Ansonsten lassen sich Vergleichspreise von Anbietern aus der Region oder nach einer Recherche im Internet heranziehen. Sie können für eine erste Kostenplanung genutzt und später durch die tatsächlich aufgetretenen Aufwendungen ersetzt werden.

In den Bereichen, in denen die Kosten im Vorfeld nicht exakt ermittelt werden können – etwa bei stark schwankenden Rohstoffpreisen oder Lieferengpässen, aber auch im Hinblick auf die Anzahl von Reisetagen in einem Projekt –, sind Schätzwerte anzusetzen. Für die Kostenplanung werden dann alle anfallenden Leistungen mit den geschätzten Beträgen eingerechnet.

https://www.akademie.de/de/wissen/kostenplanung-projekte/aufwandsermittlung-kostenschaetzung

https://www.inloox.de/projektmanagement-glossar/aufwandserfassung/

https://www.inloox.de/projektmanagement-glossar/aufwandserfassung/

https://www.share2perform.com/lexikonlean

https://www.bwl-lexikon.de/wiki/aufwand/

https://www.projektmagazin.de/glossarterm/aufwandsermittlung