Sie unterscheidet zwischen günstigeren No-Name- und teureren Markenprodukten und verlässt sich beim Kauf auch auf die Erfahrungen, die sie mit diesen Produkten gemacht hat. Gibt es Sonderangebote, werden diese zur Vorratshaltung genutzt, um einen Grundstock von alltäglichen Gütern zur Deckung des längerfristigen Bedarfs im Haus zu haben. Vorher wird allerdings abgeklärt, ob ein solches Aufstocken des Bestands wirklich notwendig ist oder ob der Vorrat an diesen Erzeugnissen noch ausreicht. Soll etwas Außergewöhnliches oder Besonderes angeschafft werden, vergleicht sie verschiedene Anbieter, informiert sich umfassend und wählt dann unter Berücksichtigung von Qualität, Preis und Lieferfähigkeit ihren Händler aus.
Natürlich gibt es auch Spontankäufe – je nach Haushalt und finanzieller Lage mehr oder weniger oft. Prinzipiell läuft nach diesem bewährten Muster aber auch die Beschaffungsplanung in einer Organisation ab – ob Industrieunternehmen, Handwerksbetrieb, Handelsgesellschaft, Behörde oder Verein, unabhängig von der Größe oder Branche.
Beschaffungsplanung – eine Begriffsbestimmung
Das Wort „Beschaffungsplanung“ besteht aus den beiden Teilen „Beschaffung“ und „Planung“. Eine Definition muss also die Bedeutung beider Segmente beinhalten – kurz gesagt: das Beschaffen als „das Versorgen mit“ und die Planung als „zielgerichtete Gestaltung der Zukunft“.
Sehr weit gefasst fallen unter den Begriff „Beschaffung“ alle Handlungen und Maßnahmen, die der Versorgung von Organisationen mit Mitteln zur Aufrechterhaltung der Funktion dienen. Randbedingungen der Beschaffung sind dabei Aspekte wie Menge, Qualität, Kosten und Zeitvorgaben. Je nach Betrachtungsebene gibt es unterschiedliche Ansätze zur Beschreibung der für die Funktion notwendigen Mittel:
- Aus volkswirtschaftlicher Sicht handelt es sich dabei um die Produktionsfaktoren, die wirtschaftliches Handeln ermöglichen. Unterschieden wird dabei klassisch zwischen Boden, Kapital und Arbeit – mittlerweile oft ergänzt um den Faktor Wissen oder Information. Gemeint sind damit Grundstücksflächen und Gebäude, Maschinen und Anlagen sowie Personal und Know-how.
- Eingegrenzt auf betriebswirtwirtschaftliche Aspekte können darunter die sogenannten betrieblichen Produktionsfaktoren verstanden werden. Diese sind nötig, um den Betrieb zum Erreichen der unternehmerischen Ziele zu gewährleisten und aufrechtzuerhalten. Dazu zählen als Elementarfaktoren die ausführende Arbeit, die Betriebsmittel und die Werkstoffe. Dies sind einerseits das Personal mit seinen Fähig- und Fertigkeiten. Andererseits zählen die Gebäude und Anlagen sowie deren Ausstattung zum Beispiel mit Maschinen und Geräten dazu. Der letzte Punkt betrifft den „materiellen Input“ aus Ausgangsmaterialien und -produkten, Roh-, Betriebs- und Hilfsstoffen. Zu ergänzen ist hier der „immaterielle Input“, also die Versorgung mit Wissen, Informationen sowie Rechten wie Lizenzen oder Patenten. Nicht vergessen werden sollte, dass regelmäßig auch Dienstleistungen von externen Anbietern beschafft werden; diese können zur ausführenden Arbeit gerechnet werden, die an Spezialisten vergeben wurde.
Die verschiedenen Definitionen von „Planung“ lassen sich zusammenfassen als geistige Vorwegnahme und Berücksichtigung möglicher zukünftiger Geschehnisse und Gegebenheiten zur Gestaltung von Aktivitäten und Vorbereitung von Maßnahmen zum Erreichen eines gesteckten Ziels. Planung gilt dabei als einer der dispositiven – „anordnenden“, also steuernden – betrieblichen Produktionsfaktoren, neben Leitung, Organisation und Überwachung.
Beschaffungsplanung kann damit definiert werden als Summe aller Tätigkeiten, Vorgänge und Maßnahmen, die der zielgerichteten Versorgung einer Organisation mit Ressourcen aus externen Quellen dienen, um damit die eigenen Ziele zu möglichst günstigen Konditionen zu erreichen.
Die Gegenstände der Beschaffungsplanung
Beschafft werden „Ressourcen aus externen Quellen“. Dabei muss differenziert werden:
- Im engeren Sinn sind damit die Angebote auf den Güter- und Dienstleistungsmärkten gemeint. Dabei sind auch Planungshorizonte zu berücksichtigen: Kurz- und mittelfristig handelt es sich vorwiegend um die Beschaffungsgüter für die laufenden und absehbaren betrieblichen Prozesse, langfristig zählen auch Investitionsgüter wie Maschinen und Anlagen oder Immobilien dazu.
- Im weiteren Sinn lassen sich der Finanz- und der Arbeitsmarkt mit einbeziehen. Wichtig sind hier die Kapitalbeschaffung als Regelung des Kapitalzuflusses sowie die Personalbeschaffung, also das Recruitment als Teil der Personalwirtschaft. Diese externen Ressourcen werden als Fremdfinanzierung und als Mitarbeiter – meist langfristig – internalisiert, also in die betriebliche Realität integriert.
Die Ziele der Beschaffungsplanung
Die Beschaffungsplanung hat zu gewährleisten, dass alle betrieblichen Prozesse mit den zu ihrer Durchführung nötigen Ressourcen ausgestattet sind:
- Absoluten Vorrang haben dabei Kernprozesse der Wertschöpfung wie die Fertigung oder der Dienst am Kunden – denn hier werden die Sach- oder Dienstleistungen erbracht, die für das wirtschaftliche Überleben der Organisation notwendig sind.
- Wichtig sind aber auch unterstützende Prozesse wie die Auftragsbearbeitung oder die Verpackung, die anforderungsgerecht mit den entsprechenden Sachmitteln ausgestattet werden müssen. Sie dienen indirekt der Wertschöpfung, indem sie den Wertstrom im Unternehmen begleiten und zu seiner Lenkung beitragen.
- An letzter Stelle folgen Prozesse, die zwar nicht wertschöpfend, aber dennoch für das betriebliche Geschehen unabdingbar sind – vom Facility Management bis zum Wachdienst.
Oberstes Ziel der Beschaffungsplanung ist damit, das Risiko kurz- und mittelfristiger Versorgungsengpässe zu minimieren, also den Einkauf der (absehbar) erforderlichen Mengen an Material und Leistungen zu organisieren. Wichtige Randbedingungen sind dabei:
- die Kosteneffizienz, also der Einkauf zu möglichst günstigen Konditionen;
- die Wahrung von Qualitätsstandards, sowohl aufgrund normativer Vorgaben als auch zur Wahrung der Kundenzufriedenheit;
- die Terminierung, also die rechtzeitige Zurverfügungstellung;
- die Nachhaltigkeit der Maßnahmen – also der schonende Umgang mit knappen und teuren Ressourcen und die Vermeidung von Verschwendung.
Die Aufgaben der Beschaffungsplanung
Um die Ziele der Beschaffungsplanung möglichst umfassend und nachhaltig zu erreichen, sind verschiedene Problemstellungen der Steuerung und Überwachung von Abläufen in der Beschaffung zu bearbeiten. Diese reichen von der Erhebung des Bedarfs über die Auswahl der Lieferanten und die Bestimmung der Lieferwege bis zur Festlegung der Lieferstrategie – ad hoc, regelmäßig oder Just-in-Time. Generell können strategische und operative Aufgaben unterschieden werden.
Zu den strategischen und damit auf lange Frist ausgelegten Aufgaben gehören beispielsweise:
- das Erstellen eines Beschaffungsportfolios;
- die Analyse des Beschaffungsmarkts auf Grundlage von Marktforschungsdaten;
- die Entscheidung für eine zentrale und/oder dezentrale Beschaffung;
- das Lieferantenmanagement über langfristige Bindungen, um Versorgungssicherheit zu gewährleisten;
- das Einrichten paralleler Beschaffungswege, um Abhängigkeiten zu minimieren;
- die Planung und der Einsatz von IKT (Informations- und Kommunikationstechnik) als Zugang zu Daten auf (globalen) elektronischen Handelsplattformen (E-Procurement) sowie zur Überwachung der Supply Chain (Informationsaustausch und Nachverfolgung von Sendungen in Echtzeit)
- das Initiieren und Etablieren eines Beschaffungs-Controllings.
Zu den operativen, kurz- bis mittelfristig ausgelegten Aufgaben gehören beispielsweise:
- die Bestandserfassung;
- die Bedarfsermittlung bzw. Bedarfsplanung im Hinblick auf Art, Menge, Qualität und Zeitvorgaben sowie Kosten;
- die Auswahl der Lieferanten, sofern keine langfristige Bindung besteht;
- das Bestellwesen;
- die logistische Abwicklung.
Fazit: Die Beschaffungsplanung ist Garant des Leistungsvermögens
Ein gut strukturiertes Beschaffungswesen, etwa als strategisches und operatives Beschaffungsmanagement, ist eine wichtige Voraussetzung für die kontinuierliche Versorgung einer Organisation mit den für ihre Zielerreichung notwendigen Gütern. Die Beschaffungsplanung hat dabei durch Risikominimierung zu gewährleisten, dass die Kernprozesse der Wertschöpfung langfristig gesichert sind und damit die Grundlage der unternehmerischen Leistungsfähigkeit garantiert ist. Durch geschickte Auswahl von Lieferanten und das Aushandeln von Bezugskonditionen ist die Beschaffungsplanung ein wichtiges Stellglied bei der Effizienzsteigerung in der Wertschöpfungskette.
