Dabei umfasst das Bestandsmanagement alle Entscheidungen und Tätigkeiten, die zur Planung, Steuerung, Organisation und Kontrolle der Warenmengen sowie der Warenströme nötig sind. Es reicht damit über die Lagerwirtschaft oder Lagerverwaltung hinaus, da auch vorgelagerte Glieder der Supply Chain mit einbezogen werden. Mit diesen auf der Beschaffungsseite angesiedelten Zulieferern oder Dienstleistern sollten Warenmengen, Warenflüsse, Lieferzeiten und Ersatzprodukte abgestimmt werden. Das Ziel ist, eine bestmögliche Versorgung mit Gütern zu erreichen – bei gleichzeitiger Minimierung aller mit der Lagerhaltung verbundenen Kosten.
Bedarfsdeckung als Ziel
Das Ziel ist einerseits die Deckung des Bedarfs der internen Kunden, um die (Kern-)Leistungen der Organisation erbringen zu können. Bei produzierenden Unternehmen gehört dazu zum Beispiel die rechtzeitige und lückenlose Versorgung mit allen Gütern, die zur Herstellung von Produkten und damit zur Wertschöpfung nötig sind; bei Dienstleistungsanbietern oder Einrichtungen der Verwaltung kann es sich um Verbrauchs- und Büromaterialien handeln.
Der Fokus liegt andererseits auf den externen Kunden, deren Bedarf an Sachgütern nach einem Auftragseingang, einer Bestellung oder Anforderung befriedigt werden muss. Zu diesen Nachfragern gehören neben dem Handel auch Geschäftspartner als Endabnehmer oder Privatpersonen als Endkunden.
Wird das Ziel der rechtzeitigen Bedarfsdeckung erreicht, kann damit eine hohe Kundenzufriedenheit erreicht oder diese sogar noch gesteigert werden. Das Resultat ist oft eine verstärkte Kundenbindung. Diese führt im Idealfall zu weiteren Verkäufen: Die Kundschaft bestellt häufiger oder größere Mengen (More-Sales), weitere bzw. zusätzliche Produkte (Cross-Sales) oder interessiert sich für höherwertige Güter (Up-Sales). Die termingerechte Bedarfsdeckung ist so die Grundlage für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens.
Die drei Ebenen des Bestandsmanagements
Das Bestandsmanagement ist ein essenzieller Bestandteil einer effizienten Lieferkette und erfüllt damit eine wichtige Funktion in der Logistik. Damit die nachgefragten Produkte in der bestellten Menge und der gewünschten Qualität zur vereinbarten Zeit am verabredeten Ort zur Verfügung gestellt werden können, muss nicht nur deren Bestand klar ersichtlich sein. Zudem muss erkennbar sein, wann Nachbestellungen von welchen Sachgütern in welcher Höhe erforderlich sind, wann diese von wem angeliefert werden und wo der Bestand eingelagert werden kann.
Die drei Ebenen des Bestandsmanagements sind damit
- die Bedarfsplanung,
- die Bestandsplanung und
- die Beschaffungsplanung.
Bei der Bedarfsplanung wird die Menge an Sachgütern ermittelt, die für die Aufrechterhaltung der (Kern-)Prozesse der Organisation – Produktion, Vertrieb bzw. Handel oder Dienstleistung – bis zu einem bestimmten Termin notwendig ist. Eine programmgebundene Bedarfsplanung berücksichtigt dabei die laufende und geplante Produktion bzw. die bestehenden oder avisierten Aufträge auf Nachfrageseite; eine verbrauchsbezogene Bedarfsplanung berechnet auf Grundlage des Verbrauchs in vergangenen Wirtschaftsperioden den durchschnittlichen Bedarf für kommende Abrechnungszeiträume.
Die Bestandsplanung stellt die Verfügbarkeit der für die Wertschöpfung in der eigenen Organisation benötigten Sachgüter sicher. Dies gilt für die Materialien, die für die Fertigung benötigt werden, ebenso wie für Handelswaren oder Verbrauchsmaterialien. Durch ein abgewogenes Verhältnis zwischen Bedarfsmengen und Lagerbestand lässt sich hier die Kostenseite stark beeinflussen: Die Aufwendungen für Lagerhaltung und -bewirtschaftung, Kapitalbindung sowie Fehlmengen können hier – auch durch den Einsatz entsprechender Software-Systeme – optimiert werden. Wichtig wird hier zudem die Festlegung von Kennzahlen wie Sicherheits-, Melde- und Höchstbestand, um auf die Anforderungen der internen und externen Kunden angemessen reagieren zu können.
Die Beschaffungsplanung zielt ab auf eine möglichst kostengünstige und termingetreue Bereitstellung der benötigten Güter in der geforderten Quantität und Qualität innerhalb eines Wirtschaftszeitraums. Hier ist der Einbezug der vorgelagerten Glieder in der Wertschöpfungskette bzw. die Auswahl von Lieferanten in der Supply Chain essenziell. Bedacht werden sollte hier auch der Aufbau von Redundanzen oder der Einsatz von Ersatzprodukten, um die eigene Produktion oder die Lieferfähigkeit aufrechtzuerhalten.
Um die einzelnen Sachgüter in ihrer Bedeutung für die Organisation und damit deren notwendigen Lagerbestand richtig einschätzen zu können, sollten sie anhand einer ABC-Analyse und/oder einer XYZ-Analyse in Bezug auf Menge und Wert sowie Bedarf bewertet werden. Anhand dieser Analysen können dann Lagerkennwerte wie Höchstbestand, Sicherheitsbestand, Meldebestand oder Mindestbestand abgeleitet werden.
Bedeutung des Bestandsmanagements
Ein effizientes Bestandsmanagement hat insbesondere für produzierende Unternehmen sowie Handelsgesellschaften hohe Bedeutung, denn:
- Es sorgt für Überblick über angebotene und nachgefragte Mengen.
- Es verbessert die Verfügbarkeit von Sachgütern und vermeidet Lieferengpässe.
- Es reduziert Lager- und entsprechende Folgekosten, da nur die benötigten Mengen an Sachgütern bevorratet werden.
- Es fördert den Absatz, da es die Kundenzufriedenheit und damit die Kundenbindung erhöht.
