Mit BPMN können Geschäftsprozesse in einem Flussdiagramm, ähnlich wie in einem Netzplan, samt ihren Elementen und Zusammenhängen mit festgelegten Symbolen übersichtlich abgebildet werden. Verwendet wird diese Software weltweit in den Bereichen Wirtschaftsinformatik und Prozessmanagement. Der Einsatz von BPMN ermöglicht die internationale Vergleichbarkeit bei der Darstellung und Bewertung der Prozesse und der damit verbundenen Abhängigkeiten sowie der automatisierten Verarbeitung der damit verbundenen Datensätze.
Seit 2005 wird BPMN von der Object Management Group (OMG) betreut und weiterentwickelt. Mittlerweile hat sich diese Spezifikationssprache zur grafischen Darstellung und Modellierung von Geschäftsprozessen (in der aktuellen Version 2.0.2 vom Januar 2014) als Industriestandard etabliert.
Die grafischen Elemente
Die Darstellung der Geschäftsprozesse erfolgt mit der BPMN als Business Process Diagram (BPD). Die grafischen Elemente der BPMN werden eingeteilt in:
- Flow Objects. Dazu gehören die Elemente Activity bzw. Task (Aufgabe) oder Subprocess (aus mehreren Teilaufgaben), Gateway (Zugang oder Entscheidungspunkt, z. B. „und“, „oder“) und Event (Ereignis, z. B. Start, Meilenstein oder Stopp.). Sie entsprechen den Knoten in Netzplänen.
- Connecting Objects.
- Sie verbinden als beispielsweise Sequence oder Message Flow die Knoten (Activities, Gateways und Events) miteinander und geben die Reihenfolge an, in denen Aktivitäten ablaufen. Diese Bindeglieder, auch Kontrollverbindungen genannt, entsprechen den Kanten in Netzplänen.
- Pools und Swimlanes. Mit diesen Symbolen werden Bereiche gekennzeichnet, in denen sich ausführende Organe (z. B. Menschen als Aktoren) und (technische) Systeme befinden. Ein Pool (Schwimmbecken) ist eine Systemgrenze, eine Swimlane (Bahn) eine durchgehende Untereinheit des Pools, vergleichbar mit einem Zuständigkeitsbereich.
- Artifacts. Zusätzliche Elemente wie Data Objects (Datensätze, aber auch physische Objekte), Groups (Zusammenfassungen) und Annotations (Kommentare) werden als Artefakte bezeichnet, da sie insbesondere zur weiteren Spezifikation und Dokumentation von Vorgängen und Entscheidungen dienen.
Aufbau des BPD
BPMN visualisiert einen Ablauf, der die erforderlichen Aktionen vom ersten bis zum letzten Schritt übersichtlich aufzeigt und so die Kommunikation erleichtert. Es handelt sich um einen globalen Prozessentwicklungsstandard, der von einem zentralen Gremium betreut wird.
Die einzelnen Aufgaben oder „Tasks“, die in einem Geschäftsprozess anfallen, werden als „Activities“ dargestellt. Die Reihenfolge der Bearbeitung ergibt sich aus den „Connecting Objects“, den Bindegliedern – Kontrollverbindungen wie „Sequence Flow“. Durch die Verknüpfung mit „Events“ (Ereignissen) und „Gateways“ (Entscheidungspunkten) lassen sich auch Fixpunkte sowie parallele Abläufe angeben und synchronisieren.
„Swimlanes“ bilden die Zuständigkeitsbereiche der Prozessbeteiligten ab. Bei organisationsübergreifenden Abläufen (wie in einer Supply Chain oder beim Outsourcing) werden externe Stellen als „Pools“ dargestellt. Die Kommunikation bzw. der Informationsfluss zwischen den Geschäftspartnern kann mit „Message Flow“-Verbindungen modelliert werden. Zusätzliche Daten können als „Annotations“, Anmerkungen und Kommentare, in das Prozessdiagramm integriert und als Dokumentation verwendet werden.
Im Diagramm werden die Prozessschritte in der Regel horizontal von links nach rechts aufgeführt, entsprechend der üblichen Darstellung auf der Zeitachse. Bei Schleifen, Iterationen, Revisionen und anderen Rückmeldungen oder Wiederholungen wird die Rückkehr an einen früheren Punkt der Prozesskette durch einen „Sequence Flow“ angegeben.
Vorteile von BPMN
BPMN dient der Vereinheitlichung der verschiedenen Darstellungsformen bei der Modellierung von Prozessen. Als international akzeptierter Standard erlaubt BPMN die Portabilität und Interoperabilität bei der symbolischen Repräsentation, der Umsetzung und der Kommunikation von Geschäftsprozessen. Die resultierenden Flussdiagramme sind für alle Beteiligten leicht erfassbar und verständlich, auch ohne tiefere Vorkenntnisse im Bereich Technik oder Prozessmanagement.
Daraus ergeben sich unter anderem diese Vorteile beim Einsatz von BPMN:
- Standardisierung. Die international akzeptierte und etablierte Darstellungsform erlaubt den schnellen Informationsaustausch und die automatische Informationsverarbeitung – über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg. BPMN eignet sich als Standardnotation für Stakeholder aller Ebenen, da die Symbole eindeutig benannt und bekannt sind und Geschäftsprozesse damit für alle nachvollziehbar werden.
- Verständnis. Die Verwendung weniger, eindeutig definierter Symbole fördert das Verständnis. Komplexe Workflows und Beziehungsgeflechte lassen sich übersichtlich darstellen. Die Darstellung und die Definition der Geschäftsprozesse werden damit erleichtert.
- Kommunikation. Die gemeinsame Nutzung der standardisierten Notation erleichtert die Kommunikation unter den Beteiligten aller Hierarchieebenen, ob intern oder extern.
- Zusammenarbeit. Mit BPMN können alle internen und externen Stakeholder abgebildet und damit in den Prozess einbezogen werden. Alle Beteiligten sind damit in der Lage, das Flussdiagramm für sich selbst und zur Zusammenarbeit zu nutzen, um Subroutinen, Ergebnisse oder Folgeschritte abzuleiten.
- Eigenverantwortung. Alle Beteiligten können sich in die Bearbeitung der Flussdiagramme einbringen und eigenverantwortlich ihre Position geschärft darstellen oder weitere Aktivitäten abbilden. Auch die Aufstellung eigener Modellierungen ist möglich, um Arbeitsabläufe offenzulegen, damit im Team schneller fundierte Entscheidungen getroffen werden können.
