Diese ist die Grundlage für Auswertungen, Analysen, Interpretationen, Entscheidungen, Prognosen oder Simulationen. Das gilt nicht nur in der Wissenschaft und Forschung, sondern ganz allgemein auch in vielen anderen – eher praktischen – Bereichen, wie etwa der Wirtschaft, der Politik oder dem Gemein- und Sozialwesen.
Was sind Daten?
Daten sind nachvollzieh- und nachprüfbare Werte, Angaben oder (kalendarische) Zeitpunkte. Erhoben, gewonnen oder ermittelt werden können sie durch verschiedene Methoden. Unterteilt werden sie in numerische und kategoriale Daten. Dazu gehören
- einerseits mathematisch oder informationstechnisch fassbare Zeichensätze (wie beispielsweise Zahlen und Messwerte),
- andererseits Merkmale (beispielsweise demografische Angaben wie Familienstand oder Religionszugehörigkeit) bzw. deren Ausprägungen (durch Zuordnung in Kategorien wie „vorhanden/nicht vorhanden“ oder etwa die Einteilung in Generationen oder Alterskohorten) oder Einschätzungen (wie Meinungen).
Können Daten nicht (objektiv) quantitativ erfasst, also beispielsweise gemessen oder registriert, sondern nur (subjektiv) qualitativ bestimmt werden, sollten sie zur besseren Handhabung über eine Skala bestimmten Werten oder Aussagen zugeordnet werden. Typisch sind dafür fünfstufige Ordinalskalen mit Abstufungen von „sehr viel/gut“ bis „sehr wenig/schlecht“ oder „trifft vollkommen zu“ bis „trifft überhaupt nicht zu“. So operationalisiert werden auch subjektive und widersprüchliche Daten wie Ansichten und Meinungsbilder einer Auswertung zugänglich und interpretierbar.
Bedeutung der Datenermittlung
Daten bilden real existierende Zustände ab und liefern jeweils Momentaufnahmen zu einem gewählten Zeitpunkt – sie stellen den jeweiligen Ist-Zustand dar.
- Werden Daten nur einmalig ermittelt, gelten sie aus statistischer Sicht als Querschnittstudie mit letztlich nur geringer Aussagekraft, da keine Entwicklung, also keine Dynamik daraus abgeleitet werden kann. Auf ihrer Basis analysiert werden kann nur eine momentane Situation.
Eine einmalige Datenermittlung kann aber für Organisationen aus zweierlei Sicht interessant werden: Ein typischer Einsatzbereich ist der Vergleich von (theoretisch festgelegten) Soll-Werten als Vorgabewerten mit aktuell erhobenen Ist-Werten, um so zum Beispiel (rückblickend) den Grad der Zielerreichung bei einem Projekt zu bestimmen. Ein anderer ist ist die einmalige Erhebung von Daten, die dann als Soll-Werte festgelegt werden. Diese Daten können dann (zukunftsorientiert) als Grundlage für Kennzahlen, Abrechnungs- oder Entgeltmodelle genutzt werden.
- Werden Daten (unter derselben Fragestellung) mehrfach über einen längeren Zeitraum oder sogar regelmäßig erhoben, handelt es sich aus statistischer Sicht um eine Längsschnittstudie. Aus einer solchen können Tendenzen und zeitabhängige Änderungen abgeleitet werden. Üblich ist der Vergleich von Daten aus der Vergangenheit mit aktuell erhobenen Daten, um Entwicklungen aufzuzeigen oder das Maß der Zielerreichung (Zielerreichungsgrad) über die Zeit zu verfolgen. Diese Dynamik erlaubt durch Fortschreibung der Entwicklungen auch Prognosen als Vorschau in die Zukunft.
- Werden Daten kontinuierlich erhoben – und ausgewertet –, liefern sie „in Echtzeit“ einen Einblick in die derzeitige, sich dynamisch immer wieder ändernde Lage. Auf dieser Form der Datenerhebung beruhen beispielsweise die Prozesssteuerung oder die Qualitätskontrolle.
Die Methoden der Datenermittlung
Je nach Ansatz, Einsatzbereich, Kontext und Fragestellung gibt es verschiedene geeignete Verfahren der Datenerhebung. Über alle Wissenschafts- und Praxisbereiche hinweg lassen sich die Resultate der Ermittlung den Kategorien „objektiv messbare quantitative Daten“, „interpretierbare qualitative Aussagen“ und „subjektive Meinungen“ zuordnen.
Als Methoden der Datenermittlung kommen prinzipiell infrage:
- Messung;
- Beobachtung;
- Selbstaufschreibung;
- Befragung oder Interview, schriftlich oder mündlich, bzw. (statistische) Erhebung;
- Auswertung von vorhandenen Daten und Dokumenten.
Bis auf den letzten Punkt, bei dem auf vorhandenes Material, also Sekundärquellen, zurückgegriffen wird, sind alle anderen Verfahren als Primärquellen anzusehen, da die Daten direkt ermittelt werden.
Die Verfahren „Messung“ und „Beobachtung“ können außerdem noch durch die Zählung und die Schätzung ergänzt oder spezifiziert werden, da es sich bei ihnen quasi um praktisch durchgeführte methodische Abwandlungen handelt. Unter den Aspekt „Auswertung vorhandener Daten“ können auch die Methoden „Vergleich“ und „Berechnung“ eingeordnet werden; da sie als abgeleitete, indirekte Vorgehensweisen anzusehen sind.
Alle vier Erweiterungen sind zusammen mit den angeführten Primärquellen wichtige Methoden bei Zeitaufnahmen (Systeme vorbestimmter Zeiten, SvZ ) und Multimomentstudien (Multimomentaufnahmen, MMA ), also kurz gesagt dem systematischen Erfassen der Häufigkeit und des Zeitbedarfs von Vorgängen in einem Arbeitssystem. Die Datenermittlungsmethoden werden explizit in Betriebsvereinbarungen und sogar Tarifverträgen als zulässige Verfahren aufgelistet und beschrieben, da sie der Festlegung von Leistungsvorgaben als Grundlage der Leistungsgradbeurteilung von Beschäftigten dienen. Diese Beurteilung wiederum ist die Basis der Berechnung von Entgelten (wie etwa Leistungslöhnen). Multimomentstudien – eine Kernkompetenz von REFA – gehören daher zu den wichtigsten Anwendungsbereichen von Datenermittlungsmethoden in der Industrie.
Die Datenquellen
Daten können aus ganz Quellen stammen. Generell unterschieden werden kann zwischen intern vorhandenen bzw. erhobenen und extern zugänglichen Daten:
- Interne Daten stammen aus den Arbeitsabläufen und dem gesamten Workflow der Organisation, also aus allen Prozessen und Abteilungen. Entnommen werden können sie den in den verschiedenen Abteilungen verwendeten Software-Systemen, möglich ist aber auch die manuelle Erfassung.
- Externe Daten stammen aus Kundenbefragungen oder Kundenbindungsmaßnahmen (von der elektronischen Kundenkarte bis zum Reklamationsmanagement), aus Marktumfragen oder Konkurrenz- und Wettbewerbsanalysen sowie aus öffentlich zugänglichen Sekundärquellen.
Die rein internen Datenquellen können folgendermaßen spezifiziert werden:
- Messdaten können automatisch – kontinuierlich oder standardisiert in vorher festgelegten, regelmäßigen Intervallen – oder persönlich, auch turnusgemäß, erhoben werden. Wichtig wird dies beispielsweise in der Produktions- oder der Prozesssteuerung sowie im Rahmen der Qualitätskontrolle.
- Beobachtungsdaten fallen an bei Begehungen, Zeitaufnahmen (wie bei der Erfassung von Arbeitsabläufen; siehe Systeme vorbestimmter Zeiten, SvZ) und Multimomentstudien (Multimomentaufnahmen, MMA);
- Daten können auch aus verschiedensten Software-Systemen herausgefiltert werden. Das Spektrum reicht von der Arbeitsvorbereitung bis zum Vertrieb – bekannte Programmvarianten sind beispielsweise SAP, PPS-, ERP- oder CAD-Systeme.
- Arbeitszeiten können über Zeiterfassungssysteme, aber auch durch (programmgestützte) Selbstaufschreibung erfasst werden.
Die folgenden Datenquellen können interner und externer Natur sein:
- Mündliche und schriftliche Statements und Umfragen liefern (subjektiv gefärbte) Meinungen und Einschätzungen von Personen. Das reicht von der Reklamation eines aufgebrachten Kunden und den Verbesserungsvorschlag einer engagierten Mitarbeiterin über Bewertungsbögen und Kundenumfragen bis hin zur Marktforschung durch externe Institute. Wichtig ist in jedem Fall die systematische und strukturierte Aufbereitung und Analyse der so zugänglichen Daten.
- Sekundärquellen für Daten sind interne Dokumente wie Arbeits- und Schichtpläne, Materialflusspläne, Stücklisten, Akten, Rechnungen und andere Schriftstücke. Zu den externen Quellen gehören Publikationen und Informationsanbieter jeglicher Art: Artikel in Zeitungen, Beiträge in (Fach-)Zeitschriften und Büchern, Datenbanken und Portale, Statistiken, Messen und Ausstellungen, Seminare und Workshops, ...
Datenermittlungsmethoden nach REFA
REFA als seit rund 100 Jahren etablierte Institution im Bereich der Arbeitswissenschaften hat die Datenermittlung insbesondere bei Arbeitsstudien strukturiert und in ein Standardprogramm gefasst. Angewendet wird dieses Verfahren mit seinen standardisierten Methoden und Abläufen zur systematischen Bestimmung der Dauer bestimmter Arbeitsabläufe oder Vorgänge (Systeme vorbestimmter Zeiten, SvZ) und, als Stichprobenverfahren und sogenannte „Multimomentstudie“, zur Ermittlung der Häufigkeit interessierender Ereignisse in Arbeitssystemen – parallel auch in mehreren gleichzeitig (Multimomentaufnahme, MMA).
Daten über die Anzahl und Dauer von Tätigkeiten sind oft Grundlage für die Berechnung von Arbeitslöhnen (genauer: Leistungsentgelten wie beispielsweise Akkordlöhnen). Die Sozialpartner – also Arbeitgeber-und Arbeitnehmervertretungen – haben daher Regelungen getroffen über die zulässigen methodischen Erhebungsverfahren – dies sind im Regelfall die im Standardprogramm der REFA festgelegten Datenermittlungsmethoden. Da sie von den Tarifparteien als objektiv und fair akzeptiert sind, werden sie oft explizit als reguläre Vorgehensweise vereinbart.
Fazit
Jede Entscheidung in einer Organisation sollte – gemäß Informationstheorie – auf möglichst vollständigen Informationen beruhen, um zielgerichtet und zukunftsorientiert wirtschaften zu können. Grundlage der Informationen sind letztlich (aufbereitete) Daten. Um eine solide Informationsbasis zu schaffen, ist es also notwendig, Daten systematisch aus allen relevanten Quellen zu erheben und auszuwerten. Die Methoden der Datenermittlung werden damit zum Stützpfeiler des unternehmerischen Handelns.
