Detailanalyse

Tiefergehend betrachtet werden bei der Detailanalyse in der Regel mehrere Aspekte oder Teilaspekte eines größeren Wirkgefüges, beispielsweise eines Systems oder eines Prozesses. Die Detailanalyse dient dazu, relevante Faktoren wie Strukturen, Funktionen und Abläufe aufzuzeigen, ausführliche Informationen darüber zu sammeln und bestehende Abhängigkeiten aufzudecken. Auf dieser Basis kann dann anschließend eine Bewertung erfolgen. Gegenstand der Detailanalyse sind im unternehmerischen Umfeld oft die Wertschöpfungskette bzw. Supply Chain und der Wertstrom, die Aufbau- oder Ablaufstruktur einer Organisation oder ein Change-Prozess.

Konzeptuelle Einordnung der Detailanalyse

Gemäß dem Prinzip „Vom Groben ins Detail“ geht einer Detailanalyse immer eine Grobanalyse voraus. Eine solche Grobanalyse folgt dabei in der Regel als zielgerichteter Prozess einem mehrstufigen Schema (siehe Abb.).

Um einen angestrebten Soll-Zustand als Ziel erreichen zu können, ist zunächst der Ist-Zustand als reales Abbild der Organisation zu erheben und zu analysieren. Anhand dieser Analyse können Schwachstellen erkannt (Theory of Constraints, TOC) und daraus Verbesserungsbedarfe abgeleitet werden. Damit lassen sich gezielt Maßnahmen entwickeln und auswählen, um Unstimmigkeiten und Engpässe zu beseitigen und bestehende Vorgänge effizienter zu gestalten oder durch effektivere Abläufe zu ersetzen. Das festgelegte Maßnahmenpaket wird umgesetzt und das Resultat wird bewertet. Erweisen sich die Maßnahmen als zielführend und praktikabel, werden sie zum neuen Standard. Falls nicht, beginnt der Prozess erneut mit einer Analyse.

Abb.: Fünfstufiges Schema eines Verbesserungsprozesses

Diese kontinuierliche Vorgehensweise wird häufig als Deming- oder PDCA- (Plan – Do – Check – Act-)Zyklus dargestellt. In diesem Fall werden in der Regel die Schritte Analyse und Konzeption als Planung (Plan) zusammengefasst.

Die Detailanalyse setzt dann auf der Grobanalyse der auf einer höheren Ebene angesiedelten Faktoren auf. Mithilfe einer Grobanalyse kann in einem Unternehmen zum Beispiel die gesamte Wertschöpfungskette – oder der Wertstrom – analysiert werden, von Rampe zu Rampe – vom Materialeingang über die Be- und Verarbeitung bis zur Lagerung und zum Warenausgang. Betrachtet werden können dabei die Aufbau- und die Ablauforganisation, über alle Abteilungen, Verantwortungsbereiche und Funktionen hinweg. Oft lassen sich dabei bereits interne Schwachstellen eingrenzen oder Verbesserungsbedarfe bei Zuständigkeiten und an Schnittstellen identifizieren. Nach diesem Aufzeigen der Problembereiche sind die auf kleinerer Skala angesiedelten Vorgänge und Abläufe zu fokussieren. Hier kann dann unter Umständen konkret auf die beteiligten Personen, die eingesetzte Technik oder die bestehende Organisation eingegangen werden. Hilfsmittel zur Analyse der Situation ist beispielsweise die Datenermittlung. Diese kann automatisiert an den oft über Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme (PPS-Systeme) vernetzten Anlagen erfolgen oder in Form von manuellen Zeitaufnahmen bei Begehungen, Selbstaufschreibungen, Multimomentaufnahmen (MMA) oder anderen Zeitstudien. Die Auswertung der so erhobenen Daten zeigt die Effizienz des eingesetzten Maschinenparks anhand der Gesamtanlageneffektivität (GAE), auch Overall Equipment Effectiveness (OEE) genannt. Abgebildet werden können damit die Bearbeitungs- und Auftragsdurchlaufzeiten für einzelne Produkte oder Produktfamilien. Auch Rückschlüsse auf den Personaleinsatz und die Zeitplanung werden so möglich.

Anwendungsbeispiel

Die Abfolge von Grobanalyse und darauf aufbauenden Detailanalysen ist typisch für den Ansatz, die Operational Excellence (OE) einer Organisation zu erhöhen. Die OE ist dabei ein Ausdruck der Fähigkeit, Kernprozesse der Leistungserstellung kontinuierlich im Hinblick auf Effektivität und Effizienz zu verbessern. Einbezogen werden bei einem ganzheitlichen Ansatz wie dem Lean Management dabei alle beteiligten Einrichtungen: Einkauf, Forschung und Entwicklung (FuE), Produktion, Qualitätsmanagement, Logistik, Service – und auch die Verwaltung.

Maßgeblich für die OE ist die Unternehmensstrategie, die sich in der Vision und der Mission der Organisation widerspiegelt. Vor diesem Hintergrund sind die bestehenden Prozesse zu optimieren – unter Berücksichtigung der Belange von Mensch, Technik und Organisation. Der Weg beginnt bei der Grobanalyse, bei der Potenziale und Schwachstellen aufgedeckt werden, etwa im Rahmen einer SWOT-Analyse. Er führt weiter zu Ansätzen zur Verbesserung und zu Vorschlägen für mögliche Maßnahmen. Diese Maßnahmenplanung ist ein Kernbereich von REFA Consulting.

Detaillierte Analysen sind dann die Basis für die Konkretisierung der Vorschläge und Maßnahmen. Das Ziel ist, die bestehenden Abläufe zu verbessern und Prozesse in der Produktion und in der Logistik zu optimieren. Dadurch soll die Wertschöpfung erhöht werden, um ressourcensparend und ohne Verschwendung Produkte dauerhaft in der von der Kundschaft gewünschten Qualität in möglichst kurzer Zeit liefern zu können. Ein Ansatz dazu ist, den Materialfluss von der Beschaffung und der Anlieferung über die Produktion der Sachgüter und die am Bedarf der Kunden orientierte Auslieferung „just in time“ zu gestalten, um Lagerkosten einzusparen und die Kapitalbindung zu minimieren.

Detailanalysen sind besonders wichtig an Engpassanlagen, die Flaschenhälse in der Produktion darstellen. Gegenstand der Analyse sind unter anderem:

• die internen und externen Planungsprozesse vom Auftragseingang bis zur Auftragseinplanung.
• die interne und externe Kapazitätsplanung von Mitarbeitern und Maschinen.
• die Abläufe (wer macht was wie?).
• die Tätigkeiten der Mitarbeiter. Per Zeitdatenermittlung sind dabei produktive und unproduktive Zeiten zu erfassen.
• der Materialfluss, um Probleme bei der Materialver- und -entsorgung aufzudecken.
• die Rüstzeiten, um Stillstände zu vermeiden oder zu reduzieren.

Viele der in der Wertschöpfungskette eines Unternehmens auftretenden Herausforderungen lassen sich häufig mit einfachen Mitteln beheben. Der Erschließung großer Potenziale steht dabei oft nur ein geringer finanzieller Aufwand gegenüber.