Effizienzsteigerung

Bei der Effizienzsteigerung handelt es sich also um einen Prozess zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit von Systemen, Anlagen und Arbeitsabläufen. Das Ziel ist eine Verbesserung oder Optimierung von Vorgängen, um eine höhere Leistung, Produktivität oder Wirksamkeit bei gleichem oder geringerem Ressourceneinsatz zu erzielen. Die Effizienzsteigerung kann erreicht werden durch Umsetzung der ökonomischen Grundsätze. Das bedeutet,

• entweder mit einem verringerten Einsatz an Ressourcen ein gestecktes Ziel zu erreichen (Minimalprinzip)
• oder bei gleichem Verbrauch von Ressourcen das bisherige Ergebnis zu übertreffen (Maximalprinzip).

Die Effizienzsteigerung ist ein wichtiges unternehmerisches Ziel, weil wertvolle Ressourcen damit gezielter und nachhaltiger eingesetzt und so geschont werden können. Zudem wird auf diese Weise die Verschwendung verringert und die Wertschöpfung gesteigert. Das führt zu einer Kostenreduktion und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit. Höhere Effizienz kann eine Steigerung des Outputs in Quantität und Qualität bedeuten, eine Verkürzung von Durchlauf und Lieferzeiten, höhere Termintreue oder schnellere Auslieferung sowie eine Erhöhung der Marge oder eine preisgünstigere Angebotsgestaltung.

Kriterien für Effizienz: Kennzahlen

Als Kennzahlen können messbare Faktoren mit betriebswirtschaftlicher Relevanz verwendet werden. Zu diesen Faktoren gehören beispielsweise Zeiten oder Produktionsmengen; verglichen werden in der Regel Soll- und Ist-Werte bzw. Vorgabezeiten und vorgegebene Stückzahlen mit tatsächlich gemessenen Zeiten und der Anzahl Gutteile.

Beim Vergleich von Soll-Zeiten und Ist-Zeiten kann die Bearbeitungszeit und damit die Effizienz der Ausnutzung der Arbeitszeit beurteilt werden:

Effizienz = Ergebnis / Aufwand = Soll-Zeit / Ist-Zeit

Beim Vergleich von Bearbeitungszeit und Durchlaufzeit werden Liege-, Warte- und Stillstandszeiten offensichtlich:

Effizienz = Ergebnis / Aufwand = Bearbeitungszeit / Durchlaufzeit

Der Vergleich des Soll-Zustands mit dem Ist-Zustand zeigt die Abweichung von den Vorgaben und damit den Zielerreichungs- oder Erfüllungsgrad. Hier werden Schwachstellen und Engpässe sichtbar und damit Ansätze für Verbesserungen:

Effizienz = Ergebnis / Aufwand = Soll-Zustand / Ist-Zustand

Die erreichte Qualität wird dagegen beispielsweise sichtbar am Verhältnis Gutteile zu insgesamt gefertigten Teilen:

Effizienz = Ergebnis / Aufwand = Anzahl Gutteile / Gesamtzahl gefertigter Teile

Zur Bestimmung der Effizienz sollten immer mehrere Kennzahlen herangezogen werden, um ein umfassenderes Bild vom Ist-Zustand und konkrete Hinweise auf Verbesserungspotenziale zu erhalten. Hier zeigen sich die Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung.

Voraussetzungen für eine Effizienzsteigerung

Die Effizienz kann nur gesteigert werden, wenn die Ist-Prozesse in einer Organisation, ob produzierendes Unternehmen, Handelsorganisation, Dienstleistungsbetrieb oder Verwaltungseinrichtung, bekannt sind. Voraussetzung ist also die Erfassung aller relevanten Arbeitsdaten und deren Auswertung bzw. Analyse. REFA bietet hierzu eine Vielzahl bewährter, von den Tarifpartnern – Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite – anerkannte Standards (wie die REFA-Standards Arbeitsdatenermittlung, Zeitstudie oder Planzeitbausteine) und Methoden (wie die Multimomentaufnahme, MMA, oder die Systeme vorbestimmter Zeiten, SvZ).

Ansatzpunkte zur Effizienzsteigerung

Die Effizienzsteigerung kann in den unterschiedlichen Branchen und Wirtschaftszweigen sehr unterschiedliche Formen annehmen. Unterscheiden werden können generell folgende Schwerpunkte:

• Produktivitätssteigerung: Der Fokus liegt hier auf der Erhöhung des Outputs. In Relation gesetzt wird hier Output mit dem Personaleinsatz und/oder einer Zeiteinheit (gefertigte Gutteile oder bearbeitete Akten pro Person, Stückzahl pro Stunde oder Schicht).
• Prozessoptimierung: Dieser Ansatz verfolgt die Verbesserung von Abläufen. Betrachtet wird dabei in der Regel ein soziotechnisches System aus Sicht der (Ablauf-)Organisation.  Im Mittelpunkt steht hier die Abstimmung von Mensch (Personal) und Technik (Maschinen und Anlagen), um den Output zu erhöhen.
• Ressourceneffizienz: Der effiziente Einsatz von Ressourcen wie Personal, Material, Energie, Zeit, Finanzmitteln etc. ist nachhaltig und spart Kosten. Angesetzt werden kann hier bei der Vermeidung von Verschwendung.
• Leistungssteigerung: Physikalisch ist Leistung als Quotient aus Arbeit und Zeit definiert. Der Begriff Leistungssteigerung steht damit allgemein für eine Erhöhung des Umfangs der durchgeführten Arbeiten in einem bestimmten Zeitraum. Er kann aber auch qualitative Verbesserungen umfassen.

Methoden zur Steigerung der Effizienz

Die Methoden zur Effizienzsteigerung sind weit gefächert. Je nach Art Organisation – produzierendes Gewerbe, Handelsunternehmen, Dienstleistungsbetrieb, Verwaltungseinheit – unterscheiden sich die Ansätze und zielen eher auf den technischen, den logistischen oder den personellen Bereich ab. Grundsätzlich können aber alle folgenden exemplarisch aufgelisteten Methoden und Ansätze in allen Bereichen angewendet werden.

Zu den allgemeinen Ansätzen mit einer Vielzahl von Gestaltungsmöglichkeiten gehören u. a. diese:

• organisatorische Verbesserung: Kommunikation, Transparenz, Aufgabenverteilung, Anlagenlayout etc.;
• Automatisierung, Digitalisierung, Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI);
• Lean Management: Einbezug der Mitarbeiter, Motivationssteigerung, Vermeidung von Verschwendung;
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP);
• Schwachstellenanalyse / Theory of Constraints.

Typisch für produzierende Unternehmen sind diese Ansätze:

• Steigerung der Gesamtanlageneffektivität (GAE) bzw. der Overall Equipment Effectiveness (OEE);
• SMED – Single Minute Exchange of Die;
• Six Sigma;
• Job Rotation, Job Enlargement, Job Enrichment.

Unter den vielen speziellen Methoden zur Effizienzsteigerung haben sich u. A. etabliert:

• ABC-Analyse;
• Ishikawa-Diagramm;
• 5S-Methode;
• 5W-Fragen (5-mal fragen „Warum?“)
• Kanban;
• Kaizen.

Zusammenhang zwischen Effektivität und Effizienz

Die Begriffe „Effizienz“ und „Effektivität“ werden häufig nicht sauber voneinander unterschieden. Dies wird auch im Ausdruck „Gesamtanlageneffektivität“ (GAE) sichtbar.

Die GAE ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die das Maß der Produktivität in der Fertigung angibt. Berechnet wird sie aus den Faktoren Verfügbarkeit, Leistung und Qualität. Die GAE gibt den Anteil vom maximal möglichen Output an, den eine Anlage unter definierten Randbedingungen produziert. Der Output lässt sich allerdings auch mit effizienzsteigernden Maßnahmen erhöhen, weshalb die Abgrenzung hier unscharf ist.

Definiert werden kann die Effektivität als ein Maß für die Zielerreichung. Nicht der Weg zum Ziel ist entscheidend, sondern nur das Ausmaß, in dem das Ziel erreicht wurde. In Form einer Gleichung lässt sich Effektivität als Verhältnis von Zielerreichung und Kosten bzw. Aufwand beschreiben.

Effektivität = Ergebnis / Ziel

Effizienz als Maß der Wirtschaftlichkeit beschreibt dagegen das Verhältnis aus Ergebnis und Aufwand:

Effizienz = Ergebnis / Aufwand

Effektivität bedeutet, „die richtigen Dinge zu tun“: Werden die richtigen Verfahren eingesetzt und passende Maßnahmen getroffen? Effizienz bedeutet dagegen, „die Dinge richtig zu tun“: Werden die Verfahren und Maßnahmen korrekt durchgeführt und umgesetzt?

Die Effektivität geht damit der Effizienz voraus. Ein Prozess muss effektiv sein, also zum richtigen Ziel führen. Dann kann er effizient gestaltet werden, um die Zielerreichung zu verbessern.