Facility Management, das wörtlich mit „Steuerung von Einrichtungen“ übersetzt werden kann, ist also umfassender als „Bewirtschaftung von Immobilien“ anzusehen. Dabei haben sich zwei Schwerpunkte herauskristallisiert:
- das Gebäudemanagement als operatives Facility Management. Kern ist hier die Steuerung aller Prozesse, die bei der Bewirtschaftung von Gebäuden anfallen.
- die Gestaltung von Gebäuden als strategisches Facility Management. Betrachtet werden hier Immobilien im Hinblick auf ihren gesamten Lebenszyklus, um von der Erstellung bis zum Abriss eine adäquate Nutzung und ein effektives Gebäudemanagement zu ermöglichen.
Definitionen
Die siebenteilige DIN EN 15221 Facility Management definiert das Facility Management im ersten Teil sehr allgemein, aber einheitlich für den europäischen Raum als
„Integration von Prozessen innerhalb einer Organisation zur Erbringung und Entwicklung der vereinbarten Leistung, welche zur Unterstützung und Verbesserung der Effektivität der Hauptaktivitäten der Organisation dienen“.
Die Deutsche Gesellschaft für Facility Management, GEFMA (German Facility Management Association), gibt in ihrer grundlegenden Richtlinie GEFMA 100-1 eine umständliche, aber umfassendere und heutzutage allgemein gebräuchliche Definition:
„Facility Management (FM) ist eine Managementdisziplin, die durch ergebnisorientierte Handhabung von Facilities und Services im Rahmen geplanter, gesteuerter und beherrschter Facility Prozesse eine Befriedigung der Grundbedürfnisse von Menschen am Arbeitsplatz, Unterstützung der Unternehmens-Kernprozesse und Erhöhung der Kapitalrentabilität bewirkt.
Hierzu dient die permanente Analyse und Optimierung aller kostenrelevanter Vorgänge rund um bauliche und technische Anlagen, Einrichtungen und im Unternehmen erbrachte (Dienst-) Leistungen, die nicht zum Kerngeschäft gehören.“
Die in dieser Definition verwendeten Begriffe „Facilities“ und „Services“ sind nicht selbsterklärend und bedürfen daher einer Erläuterung.
Zu den Facilities gerechnet werden
- Immobilien, also Gebäude und Grundstücke,
- technische Anlagen (etwa Rohrleitungssysteme, aber auch Photovoltaik-Anlagen oder Schließeinrichtungen),
- Ausstattungen und Geräte (wie Klimaanlagen, Aufzüge oder Markisen),
- Betriebs- und Arbeitsmittel (z. B. Energieträger, Druckluft, Wasser) sowie
- Hard- und Software (wie Steuerungs- und Überwachungseinrichtungen).
Unter Services fallen alle erforderlichen Dienstleistungen, wie
- Ver- und Entsorgung,
- Reinigung,
- Instandhaltung sowie
- Planungs- und Beratungsleistungen.
Richtlinien zur Umsetzung
Wie ein adäquates Facility Management zu gestalten und umzusetzen ist, wird in einer Vielzahl von Richtlinien unterschiedlichster Anbieter geregelt.
Die GEFMA hat Richtlinienausschüsse eingesetzt, in denen Mitglieder aus Forschung und Praxis marktgerechte Anforderungen an das Facility Management (FM) formulieren und praxisgerechte Hinweise zur Umsetzung geben. Der Richtlinienkatalog umfasst neun Gruppen:
GEFMA 100 ff.: Begriffe und Leistungsbilder
GEFMA 200 ff.: Kosten, Kostenrechnung, Kostengliederung, Kostenerfassung
GEFMA 300 ff.: FM-Recht
GEFMA 400 ff.: CAFM Computer Aided Facility Management
GEFMA 500 ff.: Ausschreibung und Vertragsgestaltung bei Fremdvergaben von Dienstleistungen
GEFMA 600 ff.: Berufsbilder, Aus- und Weiterbildung im FM
GEFMA 700 ff.: Qualitätsaspekte im FM
GEFMA 800 ff.: Branchenspezifische Richtlinien
GEFMA 900 ff.: Verzeichnisse, Marktübersichten und Sonstiges
Auch einige DIN-Normen können auf das Facility Management bzw. auf spezielle Bereiche daraus angewendet werden. Hierzu zählen die
DIN 276: Kosten im Bauwesen (hier ist der Bezug auf die Gebäudestruktur von Bedeutung)
DIN 277: Grundflächen und Rauminhalte im Hochbau
DIN 18960: Nutzungskosten im Hochbau
DIN 32736: Gebäudemanagement – Begriffe und Leistungen
DIN 77400: Reinigungsdienstleistungen – Schulgebäude – Anforderungen an die Reinigung
Der Verein Deutscher Ingenieure (VDI) hat ebenfalls Richtlinien herausgegeben, die sich auf das Facility Management beziehen:
VDI 2067-1: Wirtschaftlichkeit gebäudetechnischer Anlagen – Grundlagen und Kostenberechnung
VDI 6022: Raumlufttechnik, Raumluftqualität
VDI 6023: Hygiene in Trinkwasser-Installationen
VDI 6025: Betriebswirtschaftliche Berechnungen für Investitionsgüter und Anlagen
Weitere Institutionen, die sich mit dem Facility Management und seinen Ausprägungen befassen, sind die Gesellschaft für Immobilienwirtschaftliche Forschung e. V. (gif), der Berufsverband der Facility und Real Estate Manager (RealFM e. V.) sowie die Internationale Gesellschaft für Facility Management (IFMA).
Das strategische Facility Management
Das strategische Facility Management fokussiert die Gebäudegestaltung. Dabei richtet es sich idealerweise am Lebenszyklus eines Gebäudes aus. Dieser wird in der GEFMA 100 in die folgenden neun Phasen unterteilt, die je nach Gebäudetyp und Nutzung teils einfach, mehrfach oder gar nicht durchlaufen werden:
1. Konzeption 2. Planung 3. Errichtung | 4. Vermarktung 5. Beschaffung 6. Betrieb und Nutzung | 7. Umbau, Sanierung 8. Leerstand 9. Verwertung |
Bereits bei der Konzeption und der anschließenden Planung werden Aspekte der möglichen Nutzung einbezogen und analysiert, um die Bewirtschaftung zu optimieren. Dazu werden die späteren Betriebskosten des Gebäudes bei verschiedenen Nutzungen und mit unterschiedlichen Ausstattungsvarianten berechnet, um Entwürfe anzupassen. Maßgebliche Faktoren sind unter anderem:
- die Gebäudestruktur und die Raumaufteilung, um – bei Gewerbeimmobilien – die wertschöpfenden Kernprozesse effizient bewerkstelligen oder – bei Wohnimmobilien – den Mietern bedarfsgerechten Wohnraum in einem ansprechenden Umfeld anbieten zu können.
- eine Flexibilisierung der Raumaufteilung, um Nutzungsänderungen zu ermöglichen.
- die Minimierung der Kosten in der Nutzungsphase, etwa durch die energietechnische Ausstattung des Gebäudes oder durch Verbesserung der Reinigungseigenschaften.
- die Minimierung von Kosten bei Umbau, Modernisierung, Sanierung und Abriss.
- die Ermöglichung eines effizienten Gebäudemanagements.
- die Optimierung des Gebäudebetriebs durch Gebäu
- die Schaffung eines adäquat ausgestatteten Außenbereichs.
Das operative Facility Management
Kern des operativen Facility Managements ist das Gebäudemanagement, also die Abwicklung des Tagesgeschäfts. Zu diesem gehören alle Bewirtschaftungsleistungen sowie die dazu erforderlichen Koordinations- und Verwaltungsaufgaben.
Das Gebäudemanagement umfasst dabei gemäß DIN 32736 drei Bereiche:
- das technische Gebäudemanagement (TGM),
- das infrastrukturelle Gebäudemanagement (IGM) und
- das kaufmännische Gebäudemanagement (KGM).
In den Bereich des technisches Gebäudemanagements (TGM) fallen Leistungen wie das Betreiben des Gebäudes durch Wartung und Instandhaltung der technischen Einrichtungen, das Verfolgen der technischen Gewährleistung durch Dienste Dritter, das Energie- und das Informationsmanagement, Modernisierungen, Sanierungen, Umbauten sowie die Dokumentation aller Vorgänge.
Zum Bereich des infrastrukturellen Gebäudemanagements (IGM) zählen die Ver- und Entsorgung (Energieträger, Wasser, Abwasser, Reststoffe), Hausmeister- und Gärtnertätigkeiten inklusive Winterdienst, Reinigungs- und Pflege- sowie Sicherheitsdienste, der Parkraumbetrieb sowie – insbesondere bei Bürogebäuden – Dienstleistungen im Bereich Informations- und Kommunikationstechnik, Post-, Waren- und Logistikdienste, Catering sowie Umzugshilfen.
Das kaufmännisches Gebäudemanagement (KGM) beinhaltet die Bereiche Beschaffungsmanagement, Kostenplanung und ‑kontrolle, Objektbuchhaltung sowie Vertragsmanagement.
Fazit
Ein Facility Manager ist kein Hausmeister – auch wenn böse Zungen dies immer wieder behaupten. Wer im Bereich Facility Management arbeitet, hat vielmehr sowohl strategische als auch operative Aufgaben zu erfüllen. Diese reichen von der Gebäudeplanung über die aktive Steuerung des Betriebs mit all seinen Unvorhersehbarkeiten im Lebenszyklus eines Gebäudes bis hin zur kaufmännischen Begleitung aller Geschäftsvorfälle.
Ein erfolgreiches Facility Management ist damit eine der Voraussetzungen für einen effizienten, profitablen und nachhaltigen Betrieb einer Immobilie.
