Ausschlaggebend für die jetzige Bedeutung und Verwendung ist aber ein 1985 von Jeffrey G. Miller, Thomas E. Vollmann veröffentlichter Artikel mit dem Titel „The hidden factory“, der den Gemeinkostenbereich von Unternehmen in der Kostenrechnung betrachtet. Ausgangspunkt war die Feststellung, dass die meisten Gemeinkosten nicht von fertigungsbegleitenden Abläufen verursacht werden, sondern durch nicht wertschöpfende Aktivitäten („Overheadkosten“, u. a.für logistische, Ausgleichs-, qualitätsbezogene und Aktualisierungsmaßnahmen). Die Gemeinkosten können daher nicht direkt einer Kostenstelle (Produktionsabteilung) oder einem Kostenträger (Produkt oder Dienstleistung) zugeordnet werden.
Dies veranlasste mehrere Wirtschaftswissenschaftler, ein Kostenrechnungssystem zur verursachungsgerechteren Verrechnung von Gemeinkosten der fertigungsnahen Bereiche zu entwickeln. In einem solchen werden Overheadkosten nicht mehr über Lohnstunden, sondern über in Anspruch genommene Aktivitäten den Produkten zugerechnet. Hier gilt der Grundsatz des „internen Kunden“, der als Auftraggeber Leistungen von anderen Stellen des Unternehmens bezieht und für die anfallenden Kosten aufkommen muss.
Eine solche transaktionsbezogene Analyse der Gemeinkosten ist ein wirksames Management-Instrument, um interne Prozesse transpararent zu machen und so zur Senkung von Kosten beizutragen. Für dieses Kostenrechnungssystem hat sich inzwischen die Bezeichnung Activity Based Costing etabliert.
