- Aus der funktionalen Perspektive – im Sinne der Ablauforganisation – versteht man darunter die Gesamtheit aller strategischen und operativen Vorgänge, die zur Gewährleistung einer uneingeschränkten Nutzung bzw. eines störungsfreien Betriebs der in einer Organisation vorhandenen (gebäude-)technischen Einrichtungen nötig sind. Hierzu gehören alle Tätigkeiten, die der systematischen und zielgerichteten Planung, Organisation, Steuerung, Umsetzung, Überwachung und Dokumentation dienen, um eine dauerhafte Nutzung der Produktionsmittel zu ermöglichen.
- Aus institutionaler Sicht – und damit in Bezug auf die Aufbauorganisation – kann so eine Organisationseinheit, zum Beispiel eine Stabsstelle, mit den darin tätigen Personen beschrieben werden.
Das Instandhaltungsmanagement umfasst damit nicht nur immobilien- und betriebsmittelbezogene Aspekte wie die Pflege, Reparaturen oder den Austausch von Geräten oder Maschinenteilen, sondern auch administrative und personelle Maßnahmen, also beispielsweise verwaltungstechnische Abläufe sowie die Personaleinsatzplanung und die Personalführung.
Die Bedeutung der Instandhaltung
Die Instandhaltung ist die Voraussetzung nicht nur für den langfristig sicheren Betrieb der Produktionsmittel einer Organisation, sondern auch für den Werterhalt dieser Maschinen, Anlagen und Gerätschaften sowie die Gewährleistung ihrer spezifischen Nutzungsmöglichkeiten.
Im weitesten Sinne beginnt die Instandhaltung bereits bei der Immobilie. Einbezogen werden können hier die Gebäudehülle und die Außenanlage. Die Übergänge sind fließend: Das Spektrum reicht von der Fassade mit ihrer Verkleidung über die Ausführung der Dachkonstruktion mit Blitzableiter und Regenwasserableitung oder Energieanlage (z. B. Photovoltaik- oder Solarthermie) bis hin zu Schließ- und Überwachungsanlagen, etwa der Schranke an der Grundstückszufahrt und den installierten Videokameras, und letztlich Parkplätzen, Rangier- und Lagerarealen sowie Grünflächen. Etwas enger gefasst wird die Gebäudetechnik einbezogen, vom Aufzug über die Klimaanlage im Büro und die raumlufttechnische Anlage in der Produktionshalle bis zur Versorgung mit Wasser und Energie.
In der Regel bezieht sich die Instandhaltung aber auf die technischen Betriebsmittel von Organisationen:
- Dazu zählen in Gewerbe- und Industriebetrieben stationäre Geräte wie CNC-Dreh- und Fräsmaschinen, Fertigungsstraßen, Fließbänder, Öfen, Rohrsysteme oder Verpackungsanlagen. Im Handel stehen zum Beispiel Lieferfahrzeuge sowie Logistikeinrichtungen wie Hochregale und Flurförderzeuge im Fokus.
- In Organisationen der Infrastruktur gehören beispielsweise Gebäude und Außeneinrichtungen sowie rollendes und stehendes Material dazu.
- Bei den stationären Einrichtungen, die instand gehalten werden müssen, kann es sich um Antennenanlagen und Sendemasten, Abwasserklärbecken, Pumpanlagen, Aggregate der Notstromversorgung, aber auch um Oberleitungsmasten oder Weichen bei Schienenstrecken handeln.
- Bei den mobilen Komponenten kann es sich zum Beispiel um Busse, Straßenbahnen, Triebwagenzüge, Lokomotiven sowie Personenwagen und Güterwaggons handeln.
- Selbst in administrativen Einrichtungen wie Behörden oder Verwaltungsorganisationen sind technische Geräte wie Bestandteile der Informations- und Kommunikationstechnologie zu warten und instand zu halten.
Definitionen: Instandhaltung und Instandhaltungsmanagement
Instandhaltung ist gemäß DIN EN 13306:2018-02 „Instandhaltung – Begriffe der Instandhaltung“ bzw. DIN 31051:2019-06 „Grundlagen der Instandhaltung“ die „Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus eines Objekts, die dem Erhalt oder der Wiederherstellung seines funktionsfähigen Zustands dient, sodass es die geforderte Funktion erfüllen kann“.
Ein Objekt ist dabei definiert als „Teil, Bauelement, Gerät, Teilsystem, Funktionseinheit, Betriebsmittel oder System, das/die für sich allein beschrieben und betrachtet werden kann“.
Nach DIN EN 13306 umfasst das Instandhaltungsmanagement „alle Tätigkeiten des Managements, die die Anforderungen, Ziele, die Strategien und die Verantwortlichkeiten sowie die Durchführung der Instandhaltung bestimmen und sie durch Maßnahmen wie Instandhaltungsplanung, -steuerung und die Verbesserung der Instandhaltungstätigkeiten und deren Wirtschaftlichkeit verwirklichen“.
Rechtliche Grundlagen
Die Instandhaltung und das Instandhaltungsmanagement sind in diversen Normen geregelt. Dies sind unter anderem DIN EN 13306:2018-02 „Instandhaltung – Begriffe der Instandhaltung“, DIN 31051:2018-09 „Grundlagen der Instandhaltung“, DIN EN 15628:2014-10 „Instandhaltung – Qualifikation des Instandhaltungspersonals“, DIN EN 15341:2017-08 „Instandhaltung – Wesentliche Leistungskennzahlen für die Instandhaltung“, DIN EN 16646:2015-03 „Instandhaltung – Instandhaltung im Rahmen des Anlagenmanagements“. Diese Regelwerke definieren Grundprinzipien, Begriffe und Methoden. Sie enthalten Angaben dazu, wie eine Instandhaltung zu erfolgen hat und wer letztlich als aufsichtführende Person die Verantwortung übernimmt.
Die Hierarchie ist dabei intuitiv verständlich: Instandhaltung ist dort von besonderer Bedeutung, wo das Versagen technischer Systeme die Unversehrtheit von Leib und Leben der betroffenen Personen bedroht. Der Arbeitsschutz ist daher beispielsweise in Bereichen, in denen hohe Drücke, Temperaturen oder elektrische Ströme bzw. Spannungen auftreten, gesetzlich strikt geregelt. Darüber hinaus gehört die Instandhaltung von Flugzeugen, Eisenbahnfahrzeugen, Bahnanlagen und Brücken zu den Bereichen, die streng reglementiert sind; die Überwachung der Instandhaltung ist hier ebenfalls eine hoheitliche Aufgabe. Auch der Schutz der Umwelt ist ein hohes Gut und unterliegt daher der staatlichen Aufsicht.
Wirtschaftliche Aspekte – wie die Verfügbarkeit von Maschinen und Anlagen – oder betriebswirtschaftliche – wie das Kostenmanagement und die Effizienz – sind für die Allgemeinheit dagegen von geringerem Interesse; sie sind Ausdruck des unternehmerischen Handelns. Die Instandhaltung wird daher in diesen Bereichen nicht von staatlicher, sondern in der Regel von institutioneller Seite oder privatrechtlich organisierten Vereinen, wie TÜV oder DEKRA, überwacht.
Die Ebenen des Instandhaltungsmanagements
Beim Instandhaltungsmanagement kann zwischen der strategischen und der operativen Ebene unterschieden werden. Die Aufgaben sind dabei einerseits sowohl im technischen als auch im administrativen Bereich angesiedelt.
Das strategische Instandhaltungsmanagements fokussiert die Nachhaltigkeit und beinhaltet unter anderem die Planung, Ausarbeitung, Umsetzung und Etablierung von Vorsorgekonzepten. Das Ziel ist, die Einsatzbereitschaft und die Verfügbarkeit vorhandener Einrichtungen – Maschinen und Anlagen, aber auch Gebäuden – langfristig zu erhalten und möglichst zu steigern. Dies umfasst auf technischer Ebene das Aufstellen von Wartungs- und Instandhaltungszyklen oder die Vergabe der Arbeiten an externe Dienstleister. Auf betriebswirtschaftlicher Ebene sind Neuerungen und Ersatzbeschaffungen unter dem Aspekt der Lebenszykluskosten zu kalkulieren und zu bewerten. So kann deren Effektivität gegenüber bestehenden Gerätschaften oder Verfahren verglichen werden. Ergibt eine Kosten-Nutzen-Analyse, dass die Investition in innovative, zukunftsfähige Techniken Vorteile bietet – etwa durch den geringeren Aufwand für Pflege, Wartung und Instandhaltung –, kann dies gegenüber der Geschäftsführung herausgestellt werden und bei der Entscheidungsfindung als Argumentationsbasis dienen.
Das operative Instandhaltungsmanagement umfasst die kurz- und mittelfristige Planung sowie die Steuerung und Durchführung aller Tätigkeiten der Instandhaltung. Dazu gehört die kontinuierliche Begleitung aller Arbeiten, die Anleitung des dafür eingesetzten Personals sowie die Aufsicht und das Controlling. Auf technischer Ebene sind darunter die Arbeiten am Produktionsmittel zu verstehen – diese sind den vier Grundmaßnahmen der Instandhaltung zuzuordnen. Zu den Maßnahmen im administrativen Bereich gehören unter anderem die Planung des Personaleinsatzes, die Führung der Mitarbeiter, die betriebswirtschaftliche Auswertung und Beurteilung der durchgeführten Arbeiten sowie die Berücksichtigung des Feedbacks der Beteiligten.
Grundmaßnahmen des Instandhaltungsmanagements
Die DIN 31051 unterteilt die Instandhaltung in vier Grundmaßnahmen (siehe unten). Etwas weiter gefasst lässt sich diese Einteilung auch für das Instandhaltungsmanagement übernehmen. Dann umfassen die angeführten Grundmaßnahmen nicht nur die operativen Tätigkeiten im technischen Bereich, sondern alle strategischen und operativen Aktionen auf technischer und administrativer Ebene. Dazu gehören dann auch die Planung und Festlegung von Wartungs-, Inspektions- und Instandsetzungszyklen sowie die Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) zur Optimierung der Anlagen und zur Steigerung der Prozessstabilität.
Grundmaßnahmen des Instandhaltungsmanagements sind:
- die Wartung. Hierunter fallen alle Maßnahmen zur Erhaltung des Soll-Zustands einer Einrichtung. Dies beinhaltet unter anderem die regelmäßige Reinigung, Schmierung oder Einstellung der Anlagen, um die Abnutzung durch Gebrauch oder Alterung zu minimieren.
- die Inspektion. Sie umfasst alle Maßnahmen, die nötig sind, um den Ist-Zustand einer Einrichtung zu erfassen und zu bewerten und Ursachen für Abnutzung oder Alterung aufzudecken. In DIN 31051:2019-06 ist die Inspektion (neu) beschrieben als „Prüfung auf Konformität der maßgeblichen Merkmale eines Objekts, durch Messung, Beobachtung oder Funktionsprüfung“.
- die Instandsetzung. Dazu gehören alle Maßnahmen, die der Wiederherstellung des Soll-Zustands dienen. Einbezogen sind hier also auch Reparaturen oder der Austausch von Geräten oder Bauteilen bzw. deren Ersatz durch Neuteile.
- die Verbesserung. Damit sind alle Maßnahmen gemeint, die – möglichst in einem kontinuierlichen Prozess (KVP) – angewendet werden, um die Gebrauchsfähigkeit bzw. die Verfügbarkeit des Instandhaltungsobjekts zu erhöhen. Von entscheidender Bedeutung ist hier die Identifizierung der Ursachen wiederholter Unregelmäßigkeiten – dazu zählen etwa Störungen und Ausfälle – und deren Beseitigung. Auch die Installation von Neuerungen wie elektronischen Mess-, Steuer- und Regelungssystemen oder die Digitalisierung und Vernetzung der Anlage fallen darunter, wenn die ursprüngliche Funktion des Objekts nicht abgeändert wird.
Die vier Grundmaßnahmen der Instandhaltung – wie auch des Instandhaltungsmanagements – können gemäß DIN EN 13306 in den beiden Kategorien „vorbeugende“ und „korrektive“ Instandhaltung zusammengefasst werden:
1. Kern der vorbeugenden Instandhaltung sind Präventivmaßnahmen. Das Ziel dieses proaktiven Konzepts ist die Aufrechterhaltung der Gebrauchsfähigkeit bzw. Verfügbarkeit des Instandhaltungsobjekts. Dies wird durch Wartungen und Inspektionen gewährleistet.
2. Die korrektive Instandhaltung ist reaktiv ausgelegt. Es wird nur eingegriffen, wenn die bestehende Einrichtung die an sie gestellten Anforderungen nicht (mehr) erfüllt. Hier setzt die Instandsetzung an, aber auch die Verbesserung.
Konzepte des strategischen Instandhaltungsmanagements
Wichtig für ein strategisches, also systematisches, langfristig vorausschauendes sowie zielgerichtetes und damit nachhaltiges Instandhaltungsmanagement ist die Ausarbeitung und Etablierung eines für alle verbindlichen Konzepts, in dem das Vorgehen bei der Instandhaltung beschrieben und erläutert wird. Festgelegt werden darin Zeitpunkte, Umfänge und Intervalle der regelmäßig durchzuführenden vorbeugenden Instandhaltungsmaßnahmen sowie die Voraussetzungen für korrektive Instandhaltungsmaßnahmen.
Prinzipiell wird dabei zwischen vier Strategien im Instandhaltungsmanagement unterschieden:
1. reaktives Instandhaltungsmanagement. Die Instandhaltung ist die Antwort auf eine festgestellte Unregelmäßigkeit oder Störung. Diese schadensabhängige Instandhaltung oder Ausfallstrategie ist zunächst sehr kostengünstig, weil lange Zeit keinerlei Maßnahmen durchgeführt werden. Sie kann aber zu auch längeren ungeplanten Nutzungsausfällen und Stillständen führen, wenn zum Beispiel Ersatzteile nicht vorgehalten werden oder nicht lieferbar sind. Das unternehmerische Risiko aufgrund von wirtschaftlichen Einbußen durch Einschränkungen bei der Fertigung oder Produktionsausfälle ist hier sehr hoch.
2. zustandsorientiertes Instandhaltungsmanagement. Es erfolgen regelmäßige Inspektionen oder kontinuierliche, möglichst automatisiert durchgeführte Erhebungen von Messdaten, um den Zustand der Einrichtungen zu überprüfen. Instandhaltungsmaßnahmen werden nur dann durchgeführt, wenn ein Bedarf besteht – also zum Beispiel Toleranz- oder Verschleißgrenzen erreicht werden.
3. präventives Instandhaltungsmanagement. Das vorbeugende Instandhaltungsmanagement umfasst die Wartung und Inspektion, möglichst in regelmäßigen Intervallen (siehe oben). Verschleißteile werden turnusmäßig durch Neuteile oder verbesserte Versionen ersetzt, um ungeplante Stillstände wegen Ausfall zu vermeiden. Die zunächst kostspieligen Maßnahmen sind dennoch rentabel, da Produktionsausfälle und daraus resultierende Lieferschwierigkeiten (im Hinblick auf Menge und/oder Termine) und damit Umsatzeinbußen sowie Imageschäden auf diese Weise weitgehend ausgeschlossen werden können.
4. prospektives Instandhaltungsmanagement. Bei diesem intelligenten Instandhaltungsmanagement wird der Verlauf der Abnutzung über Sensoren automatisch verfolgt und extrapoliert. Vorherberechnet werden damit die optimalen Instandhaltungszeitpunkte und Fristen der Wartung, die sich je nach Auslastung und Betrieb auch bei baugleichen Anlagen von Maschine zu Maschine unterscheiden können.
Der Einsatz von Software-Systemen
Die Digitalisierung und Vernetzung von Einrichtungen und Anlagen – nicht nur organisationsintern, sondern als Industrie 4.0 und mit dem (Industrial) Internet of Things ((I)IoT) auch über die gesamte Supply Chain, also die Lieferkette – schreitet voran. In vielen Bereichen unterstützen Software-Systeme die unterschiedlichsten Funktionen in einer Organisation, von dem Management und der Verwaltung über die Produktion bis zur Logistik. Ziel ist oft ein integriertes Management-System (IMS), in dem beispielsweise Produktionsplanungs- und -steuerungs- (PPS), Enterprise-Resource-Planning- (ERP-), Qualitätsmanagement-, Warenwirtschafts- und Umweltschutzmanagement-Systeme mit anderen Systemen wie der Buchhaltungssoftware (SAP) zusammengeführt werden, um einen ganzheitlichen Überblick über alle Aktivitäten der Organisation zu erhalten.
Auch beim Instandhaltungsmanagement kann spezifische Software genutzt werden. Verbreitet sind Computerized-Maintenance-Management-Systeme (CMMS), Manufacturing-Execution-Systeme (MES) oder auch Enterprise-Asset-Management- (EAM-) Programme zusammen mit Overall-Equipment-Effectiveness- (OEE-) Software-Lösungen.
Da die Nutzung mobiler Kommunikationsendgeräte wie Smartphones und Tablets mittlerweile üblich ist, können sie auch beim mobilen Instandhaltungsmanagement eingesetzt werden. Daten und Informationen, die für Instandhaltungsmaßnahmen nötig sind, werden so an Mitarbeiter vor Ort weitergegeben – unter Umständen auch auf Datenbrillen, die die Angaben mittels „Augmented Reality“ in das Sichtfeld des Anwenders einspielen. Aufträge und Anweisungen für eine Instandhaltung oder Reparatur werden vermittelt und können dann nach Erledigung zurückgemeldet werden.
Fazit
Ziel des Instandhaltungsmanagements ist, die Anlagenverfügbarkeit und die technische Sicherheit zu erhöhen, um ungeplante Stillstände oder Ausfälle zu verhindern oder auf ein Minimum zu begrenzen. Mit der Verlängerung der Lauf- und Betriebszeiten von Anlagen und Einrichtungen, insbesondere Produktionsmitteln, werden die Nutzungsmöglichkeiten erweitert; die Effizienz der Einrichtungen wächst. Zugleich werden die Kosten für Reparatur oder Austausch verringert.
Da der gesamte Lebenszyklus der Anlage oder Einrichtung betrachtet wird, sind beim Instandhaltungsmanagement Maßnahmen zum Erhalt oder zum Ersatz gegeneinander abzuwägen. Hier geht die technische Seite in die administrativ-betriebswirtschaftliche über, denn Änderungen sind zu kalkulieren, zu budgetieren und letztlich zu realisieren. So trägt das Instandhaltungsmanagement zumindest indirekt zur Wertschöpfung der Organisation bei.
