Es umfasst damit nicht nur immobilien- und betriebsmittelbezogene Aspekte wie die Pflege, Reparaturen oder den Austausch von Geräten oder Maschinenteilen, sondern auch administrative und personelle Maßnahmen, also beispielsweise verwaltungstechnische Abläufe sowie die Personaleinsatzplanung und die Personalführung.
Die Bedeutung der Instandhaltung
Die Instandhaltung ist die Voraussetzung für den Erhalt des Wertes und der Nutzungsmöglichkeiten aller Einrichtungen einer Organisation und den langfristig sicheren Betrieb ihrer Maschinen und Anlagen.
Im weitesten Sinne beginnt die Instandhaltung bereits bei der Immobilie. Betrachtet werden hier die Gebäudehülle und die Außenanlage – vom Flachdach über das Regenwasserfallrohr bis hin zu Schließ- und Überwachungsanlagen, etwa der Schranke an der Grundstückszufahrt und den installierten Videokameras. Etwas enger gefasst wird die Gebäudetechnik einbezogen, vom Aufzug über die Klimaanlage bis zur Wasserversorgung.
Meist fokussiert die Instandhaltung aber die technischen Betriebsmittel von Unternehmen. Dazu zählen in Gewerbe- und Industriebetrieben stationäre Geräte wie CNC-Maschinen sowie Produktionsanlagen und Fertigungsbänder. Im Handel werden auch Lieferfahrzeuge sowie Logistikeinrichtungen wie Hochregale und Flurförderzeuge einbezogen. In Organisationen der Infrastruktur gehören beispielsweise Gebäude und Außeneinrichtungen sowie rollendes und stehendes Material dazu – von Antennenanlagen und Abwasserklärbecken über Busse und Lokomotiven bis zum Oberleitungsmast oder der Weiche bei Schienenstrecken.
Definitionen: Instandhaltung und Instandhaltungsmanagement
Instandhaltung ist gemäß DIN EN 13306:2018-02 „Instandhaltung – Begriffe der Instandhaltung“ bzw. DIN 31051:2019-06 „Grundlagen der Instandhaltung“ die „Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus eines Objekts, die dem Erhalt oder der Wiederherstellung seines funktionsfähigen Zustands dient, sodass es die geforderte Funktion erfüllen kann“.
Ein Objekt ist dabei definiert als „Teil, Bauelement, Gerät, Teilsystem, Funktionseinheit, Betriebsmittel oder System, das/die für sich allein beschrieben und betrachtet werden kann“.
Nach DIN EN 13306 umfasst das Instandhaltungsmanagement „alle Tätigkeiten des Managements, die die Anforderungen, Ziele, die Strategien und die Verantwortlichkeiten sowie die Durchführung der Instandhaltung bestimmen und sie durch Maßnahmen wie Instandhaltungsplanung, -steuerung und die Verbesserung der Instandhaltungstätigkeiten und deren Wirtschaftlichkeit verwirklichen“.
Rechtliche Grundlagen
Die Instandhaltung und das Instandhaltungsmanagement sind in diversen Normen geregelt. Dies sind unter anderem DIN EN 13306:2018-02 „Instandhaltung – Begriffe der Instandhaltung“, DIN 31051:2018-09 „Grundlagen der Instandhaltung“, DIN EN 15628:2014-10 „Instandhaltung – Qualifikation des Instandhaltungspersonals“, DIN EN 15341:2017-08 „Instandhaltung – Wesentliche Leistungskennzahlen für die Instandhaltung“, DIN EN 16646:2015-03 „Instandhaltung – Instandhaltung im Rahmen des Anlagenmanagements“. Diese Regelwerke definieren Grundprinzipien, Begriffe und Methoden. Ihnen ist zu entnehmen, in welcher Art und Weise Instandhaltung zu erfolgen hat und wer letztlich die Aufsicht führt und die Verantwortung übernimmt.
Die Hierarchie ist dabei leicht verständlich: Instandhaltung ist dort von besonderer Bedeutung, wo das Versagen technischer Systeme die Unversehrtheit von Leib und Leben der betroffenen Personen bedroht. Der Arbeitsschutz ist daher gesetzlich strikt geregelt. Darüber hinaus gehört die Instandhaltung von Flugzeugen, Eisenbahnfahrzeugen, Bahnanlagen und Brücken zu den Bereichen, die streng reglementiert sind; die Überwachung der Instandhaltung ist hier ebenfalls eine hoheitliche Aufgabe. Auch der Schutz der Umwelt ist ein hohes Gut und unterliegt daher der staatlichen Aufsicht. Wirtschaftliche Aspekte – wie die Verfügbarkeit von Maschinen und Anlagen – oder betriebswirtschaftliche – wie das Kostenmanagement und die Effizienz – sind für die Allgemeinheit dagegen von geringerem Interesse; sie sind Ausdruck des unternehmerischen Handelns. Deren Instandhaltung wird daher nicht von staatlicher, sondern oft von institutioneller Seite, sowie von privatrechtlich organisierten Vereinen wie TÜV oder DEKRA, überwacht.
Die Ebenen des Instandhaltungsmanagements
Beim Instandhaltungsmanagement kann zwischen der strategischen und der operativen Ebene unterschieden werden. Die Aufgaben liegen dabei sowohl im technischen als auch im administrativen Bereich.
Inhalt des strategischen Instandhaltungsmanagements ist unter anderem die Planung, Ausarbeitung, Umsetzung und Etablierung von Vorsorgekonzepten, um die Einsatzbereitschaft und Verfügbarkeit vorhandener Einrichtungen – Maschinen und Anlagen, aber auch Gebäuden – langfristig zu erhalten und möglichst zu steigern. Dies umfasst auf technischer Ebene das Aufstellen von Wartungs- und Instandhaltungszyklen oder die Vergabe der Arbeiten an externe Dienstleister. Auf betriebswirtschaftlicher Ebene sind Neuerungen und Ersatzbeschaffungen unter dem Aspekt der Lebenszykluskosten zu kalkulieren und zu bewerten. Ziel ist, deren Effektivität gegenüber bestehenden Gerätschaften oder Verfahren zu vergleichen. Erweist sich danach die Investition in innovative, zukunftsfähige Techniken als vorteilhaft – etwa durch den geringeren Aufwand für Pflege, Wartung und Instandhaltung – kann der Nutzen gegenüber der Geschäftsführung auf dieser Basis herausgestellt werden.
Das operative Instandhaltungsmanagement umfasst die kurz- und mittelfristige Planung sowie die tatsächliche Steuerung und Durchführung aller Tätigkeiten der Instandhaltung, ihre kontinuierliche Begleitung, die Anleitung des für die Arbeiten eingesetzten Personals sowie die Aufsicht und das Controlling. Technisch sind die Arbeiten am Gerät darunter zu verstehen – diese sind den vier Grundmaßnahmen der Instandhaltung zuzuordnen. Zu den Maßnahmen im administrativen Bereich gehören unter anderem die Planung des Personaleinsatzes, die Führung der Mitarbeiter, die betriebswirtschaftliche Auswertung und Beurteilung der durchgeführten Arbeiten sowie das Feedback der Beteiligten.
Grundmaßnahmen des Instandhaltungsmanagements
Die DIN 31051 unterteilt die Instandhaltung in die folgenden vier Grundmaßnahmen. Etwas weiter gefasst lässt sich diese Einteilung auch für das Instandhaltungsmanagement übernehmen. Dann umfassen die angeführten Grundmaßnahmen nicht nur die operativen Tätigkeiten im technischen Bereich, sondern alle strategischen und operativen Aktionen auf technischer und administrativer Ebene. Dazu gehören beispielsweise die Planung und Festlegung von Wartungs-, Inspektions- und Instandsetzungszyklen sowie die Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) zur Anlagenoptimierung.
Grundmaßnahmen des Instandhaltungsmanagements sind:
- die Wartung. Hierunter fallen alle Maßnahmen zur Erhaltung des Soll-Zustands einer Einrichtung. So sollen die regelmäßige Reinigung, Schmierung oder Einstellung die Abnutzung durch Gebrauch oder Alterung minimieren.
- die Inspektion. Sie umfasst alle Maßnahmen, die nötig sind, um den Ist-Zustand einer Einrichtung zu erfassen und zu bewerten und Ursachen für Abnutzung oder Alterung aufzudecken. In DIN 31051:2019-06 ist die Inspektion (neu) beschrieben als „Prüfung auf Konformität der maßgeblichen Merkmale eines Objekts, durch Messung, Beobachtung oder Funktionsprüfung“.
- die Instandsetzung. Dazu gehören alle Maßnahmen, die der Wiederherstellung des Soll-Zustands dienen – also auch Reparaturen oder der Austausch von Geräten oder Bauteilen bzw. deren Ersatz durch Neuteile.
- die Verbesserung. Damit sind alle Maßnahmen gemeint, die – möglichst in einem kontinuierlichen Prozess (KVP) – angewendet werden, um die Gebrauchsfähigkeit bzw. die Verfügbarkeit des Instandhaltungsobjekts zu erhöhen. Zentral ist dafür die Identifizierung der Ursachen wiederholter Unregelmäßigkeiten wie Störungen und Ausfälle und deren Beseitigung. Auch der Einbau von Neuerungen wie elektronischen Mess-, Steuer- und Regelungssystemen oder die Digitalisierung und Vernetzung der Anlage fallen darunter, wenn die ursprüngliche Funktion des Objekts nicht abgeändert wird.
Die vier Grundmaßnahmen der Instandhaltung – wie auch des Instandhaltungsmanagements – können gemäß DIN EN 13306 in zwei Kategorien zusammengefasst werden:
- vorbeugende Instandhaltung. Ziel der Präventivmaßnahmen ist die Aufrechterhaltung der Gebrauchsfähigkeit bzw. Verfügbarkeit des Instandhaltungsobjekts. Dies wird durch Wartungen und Inspektionen gewährleistet.
- korrektive Instandhaltung. Korrigierende Eingriffe werden notwendig, wenn die bestehende Einrichtung die an sie gestellten Anforderungen nicht (mehr) erfüllt. Hier setzt die Instandsetzung an, aber auch die Verbesserung.
Konzepte des strategischen Instandhaltungsmanagements
Wichtig für ein strategisches und damit systematisches und zielgerichtetes Instandhaltungsmanagement ist die Ausarbeitung und Etablierung eines Konzepts, in dem das Vorgehen bei der Instandhaltung niedergelegt und erläutert wird. Festgelegt werden darin Zeitpunkte, Umfänge und Intervalle der regelmäßig durchzuführenden vorbeugenden Instandhaltungsmaßnahmen sowie die Voraussetzungen für korrektive Instandhaltungsmaßnahmen.
Prinzipiell kann zwischen vier Strategien im Instandhaltungsmanagement unterschieden werden:
- reaktives Instandhaltungsmanagement. Instandhaltung erfolgt erst als Reaktion auf eine Unregelmäßigkeit oder einen Störfall. Diese schadensabhängige Instandhaltung oder Ausfallstrategie ist zunächst sehr kostengünstig, weil keinerlei Maßnahmen durchgeführt werden. Sie kann aber zu langen ungeplanten Nutzungsausfällen und Stillständen führen, wenn beispielsweise Ersatzteile nicht lieferbar sind. Das unternehmerische Risiko aufgrund von wirtschaftlichen Einbußen durch Einschränkungen bei der Fertigung ist hier sehr hoch.
- zustandsorientiertes Instandhaltungsmanagement. Es erfolgen regelmäßige Inspektionen oder automatisiert kontinuierliche Erhebungen von Messdaten, um den Zustand der Einrichtungen zu überprüfen. Instandhaltungsmaßnahmen werden nur dann durchgeführt, wenn ein Bedarf besteht – also beispielsweise Toleranz- oder Verschleißgrenzen erreicht werden.
- präventives Instandhaltungsmanagement. Das vorbeugende Instandhaltungsmanagement umfasst die Wartung und Inspektion, möglichst in regelmäßigen Intervallen (siehe oben). Verschleißteile werden turnusmäßig durch Neuteile oder verbesserte Versionen ersetzt, um ungeplante Stillstände wegen Ausfall zu vermeiden. Die zunächst kostspieligen Maßnahmen rentieren sich, da Produktionsausfälle und damit einhergehende Umsatzeinbußen sowie Imageschäden auf diese Weise weitgehend ausgeschlossen werden können.
- prospektives Instandhaltungsmanagement. Bei diesem intelligenten Instandhaltungsmanagement wird der Verlauf der Abnutzung über Sensoren automatisch verfolgt und extrapoliert. Vorherberechnet werden damit die optimalen Instandhaltungszeitpunkte und Fristen der Wartung, die sich je nach Auslastung und Betrieb auch bei baugleichen Anlagen von Maschine zu Maschine unterscheiden können.
Der Einsatz von Software-Systemen
Die Digitalisierung und Vernetzung von Einrichtungen und Anlagen schreitet voran. In vielen Bereichen unterstützen Software-Systeme die unterschiedlichsten Funktionen in einer Organisation, von dem Management und der Verwaltung über die Produktion bis zur Logistik. Ziel ist oft ein integriertes Management-System (IMS), in dem beispielsweise Produktionsplanungs- und -steuerungs- (PPS), Enterprise-Resource-Planning- (ERP-), Qualitätsmanagement-, Warenwirtschafts- und Umweltschutzmanagement-Systeme mit anderen Systemen wie der Buchhaltungssoftware (SAP) zusammengeführt werden, um einen ganzheitlichen Überblick über alle Aktivitäten der Organisation zu erhalten.
Auch beim Instandhaltungsmanagement kann spezifische Software genutzt werden. Verbreitet sind Computerized-Maintenance-Management-Systeme (CMMS), Manufacturing-Execution-Systeme (MES) oder auch Enterprise-Asset-Management- (EAM-) Programme zusammen mit Overall-Equipment-Effectiveness- (OEE-) Software-Lösungen.
Da mobile Kommunikationsendgeräte wie Smartphones und Tablets mittlerweile weit verbreitet sind, werden sie auch beim mobilen Instandhaltungsmanagement eingesetzt. Daten und Informationen, die für Instandhaltungsmaßnahmen nötig sind, werden an Mitarbeiter vor Ort übertragen. Aufträge für eine Instandhaltung oder Reparatur werden vermittelt und nach Erledigung zurückgemeldet.
Fazit
Ziel des Instandhaltungsmanagements ist, die Anlagenverfügbarkeit und die technische Sicherheit zu erhöhen, um ungeplante Stillstände oder Ausfälle zu verhindern oder auf ein Minimum zu begrenzen. Mit der Verlängerung der Lauf- und Betriebszeiten von Anlagen und Einrichtungen, insbesondere Produktionsmitteln, werden die Nutzungsmöglichkeiten erweitert; die Effizienz der Einrichtungen wächst. Zugleich werden die Kosten für Reparatur oder Austausch verringert.
Da der gesamte Lebenszyklus der Anlage oder Einrichtung betrachtet wird, sind beim Instandhaltungsmanagement Maßnahmen zum Erhalt oder zum Ersatz gegeneinander abzuwägen. Hier geht die technische Seite in die administrativ-betriebswirtschaftliche über, denn Änderungen sind zu kalkulieren, zu budgetieren und letztlich zu realisieren. So trägt das Instandhaltungsmanagement zumindest indirekt zur Wertschöpfung der Organisation bei.
