Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ergibt sich damit beispielsweise der Blick auf Produkte (vom Angebotsportfolio bis zur Qualitätskontrolle), auf die Ablauf- und die Aufbauorganisation (also z. B. die Wertschöpfungskette sowie Hierarchiestufen und Abteilungen) sowie auf Standortfaktoren (wie etwa Arbeitskräfteangebot, Rechtslage, Infrastruktur oder das Image der Organisation). Aus der sehr viel eingeschränkteren Perspektive des Instandhaltungsmanagements ist die Aufnahme des Ist-Zustands Teil der Inspektion und gehört damit zu den vier in der DIN 31051 für die Instandhaltung definierten Grundmaßnahmen.
Bedeutung des Ist-Zustands
Das Wissen um den Ist-Zustand ist für Organisationen und Einrichtungen aller Art von essenzieller Bedeutung. Nur somit behalten sie den Überblick über ihre derzeitige Lage. Dies betrifft insbesondere schnellen Veränderungen unterworfene, also volatile Bereiche (wie die Palette an Produkten und Dienstleistungen und die sich oft rasch ändernden Rahmenbedingungen am Markt), aber auch langfristig stabile Bereiche (wie die Organisationsstruktur und die internen und externen Abläufe).
Für Unternehmen ist es also unabdingbar, betriebswirtschaftlich relevante Daten und Fakten hinreichend präzise und möglichst objektiv zusammenstellen, um den Ist-Zustand konkret beschreiben – und gegebenenfalls modellhaft oder Software-technisch abbilden – zu können. Nur so lassen sich drei zentrale Maßnahmen der Führung und Steuerung, also des Managements, durchführen: Kosten-Nutzen-Analysen, Soll-Ist-Vergleiche und Ablaufanalysen.
- Kosten-Nutzen-Analysen können vergangenheitsbezogen oder zukunftsorientiert sein. Im ersten Fall liefert der Ist-Zustand quantitative und qualitative Angaben – Zahlen und Ab- bzw. Einschätzungen –, um die Wirksamkeit von Maßnahmen nachvollziehen und belegen zu können. Im zweiten dient er als Ausgangspunkt für die Definition von Zielen und Maßnahmen und die Kalkulation der dabei anfallenden Aufwendungen.
- Soll-Ist-Vergleiche sind unumgänglich für die Bestimmung des Zielerreichungsgrads von Projekten und Maßnahmen. Der aktuelle Ist-Zustand wird dabei mit dem vorgegebenen Soll-Zustand oder Planwert zu einem vorher gesetzten Termin verglichen. Einerseits können so der Projektfortschritt und die Einhaltung von Meilensteinen überwacht werden. Andererseits ist es möglich, den Erfolg von Verbesserungs- und Change-Prozessen im Unternehmen zu überprüfen. Dies reicht von der evolutionären Prozessoptimierung durch kontinuierliche Verbesserung zur Steigerung der Effizienz über die Etablierung neuer, innovativer Verfahren, welche die Effektivität erhöhen, bis hin zur Etablierung einer lernenden Organisation nach Einführung des Lean Managements im Vergleich zur vorher bestehenden Unternehmenshierarchie.
- Ablaufanalysen stellen das Zusammenwirken der Produktionsfaktoren Mensch, Maschine und Material unter organisatorischen, zeitlichen und technischen Aspekten dar, um bestehende Schwachstellen zu identifizieren und Optimierungspotenziale aufzuzeigen. Als Ist-Zustand wird jeder Arbeitsschritt und jedes Vorgangselement erfasst. Die folgende Bewertung des Arbeitsablaufs eröffnet Gestaltungsspielräume, um beispielsweise Vorgänge zu vereinfachen und Durchlaufzeiten zu verringern.
Ermittlung des Ist-Zustands
Der Ist-Zustand lässt sich auf verschiedene Art und Weise ermitteln und analysieren. Die Methoden unterscheiden sich je nach Ansatz oder Kontext – von der Arbeitspsychologie über Ingenieurdisziplinen und Natur- sowie Rechts- und Sozialwissenschaften bis zur Wirtschaftswissenschaft. Dabei reichen die Ergebnisse von objektiv messbaren quantitativen Daten über interpretierbare qualitative Aussagen bis hin zu subjektiv gefärbten, mitunter auch widersprüchlichen Ansichten und Meinungsbildern.
Für Organisationen, die nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten agieren, sollte der Fokus auf betriebswirtschaftlich relevanten Daten liegen. Beispiele hierfür sind Angaben zu Kosten, Erlösen, Stückzahlen, Ressourcennutzung, Zeiten, Wege, Bestände und natürlich Personal.
Dabei stehen prinzipiell die folgenden Wege zur Verfügung:
- Messung;
- Daten- und Dokumentenanalyse;
- Beobachtung;
- Selbstaufschreibung;
- Befragung bzw. (statistische) Erhebung (siehe Stichprobenumfang) und Auswertung.
Die Quellen zur Ermittlung des Ist-Zustands sind beispielsweise:
- automatisch, standardisiert oder persönlich erhobene bzw. aufgenommene Mess- und Beobachtungsdaten (sei es in der Produktionssteuerung, der Qualitätskontrolle oder bei der Arbeitszeiterfassung, etwa durch Zeitaufnahmen bei Arbeitsabläufen; siehe Systeme vorbestimmter Zeiten, SvZ);
- Daten aus der Buchhaltung, dem Controlling oder aus verschiedenen Software-Systemen (wie SAP, PPS-, ERP- oder CAD-Systemen);
- Dokumente wie Arbeits- und Schichtpläne, Materialflusspläne, Stücklisten, Auditberichte, Grundrisse der Produktionsanlagen, Akten, Rechnungen und Schriftverkehr;
- Begehungen und Multimomentstudien (Multimomentaufnahmen, MMA);
- Interviews und schriftliche Mitarbeiterbefragungen.
Zur Darstellung der Ergebnisse eignen sich Grafiken und Diagramme, Listen, Netz- oder Flusspläne. Wichtig ist, die je nach Fragestellung wesentlichen Informationen darzustellen, um den Überblick zu behalten.
