Die Kaizen-Philosophie steht für Verbesserungen von jedem, immer und überall. Auf das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung machte 1986 Masaaki Imai erstmals im Westen durch sein Buch "Kaizen: Der Schlüssel zum Erfolg der Japaner im Wettbewerb" aufmerksam.
Heute gilt Kaizen in der Wirtschaft weltweit als ein wichtiger Pfeiler in der langfristigen Wettbewerbsstrategie eines Unternehmens. Aus vielen kleinen Veränderungen, die sich mit der Zeit angesammelt haben, werden für das Unternehmen große Erfolge erzielt. Am Anfang wurde diese Aussage fehlinterpretiert. Schließlich sind die meisten Veränderungen klein. Umwandlungsprojekte von funktionsübergreifenden Teams - wie Kaizen-Veranstaltungen, auf denen sich Mitarbeiter aus allen Organisationsebenen treffen und Veränderungen besprechen - können allerdings große Auswirkungen in der Unternehmensführung haben.
Um die Denkweise des Kaizens besser verständlich zu machen, werden Prinzipien und Regeln damit verknüpft, die das Denken und Handeln der Mitarbeiter leiten sollen. Diese Prinzipien sind:
- tägliche Verbesserungen in allen Bereichen eines Unternehmens
- jede Verschwendung von Material, Zeit und Geld vermeiden
- nachgelagerte Prozessschritte aus Kundensicht betrachten und Leistungen verbessern
- keine Beschränkungen in Bezug auf den Anwendungsbereich
- entscheidend ist die Wirkung, nicht die Vorgehensweise
- Arbeitsplätze, Arbeitsbereiche und die Situation werden live vor Ort betrachtet und analysiert (Gemba-Kaizen)
Anwendungsmöglichkeiten von Kaizen
Verbesserungen sind laut Kaizen immer möglich. Ob Produkte, Services, Prozesse, Tätigkeiten, Arbeitsplatz – alles kann verbessert werden.
Auch wenn Kaizen ursprünglich im Rahmen der Autoindustrie (Toyota Produktionssystem) mit ihren Fertigungs- und Montageprozessen entwickelt und eingesetzt wurde, so gibt es keine Organisation und kein Unternehmen, das seine Leistungen und seine Qualität in Bezug auf Kunden, Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse nicht verbessern kann. Damit ist Kaizen zu einer universellen Denkweise in allen Unternehmen und allen Branchen geworden.
Die Kaizen-Denkweise besagt, dass jeder Mitarbeiter jeden Tag darüber nachdenken soll, was an seiner Arbeit oder in seinem Bereich verbessert, vereinfacht oder optimiert werden kann und dahingehend entsprechende Vorschläge machen. Das gilt für jeden einzelnen Arbeitsplatz und lässt sich in jedem Unternehmen oder anderen Institutionen anwenden.
Fünf zentrale Grundlagen des Kaizens
Standardisierung
Sollte einer der vorgeschlagenen Verbesserungsvorschläge für das Unternehmen geeignet sein, wird dieser als Standard festgelegt und in die laufenden Prozesse integriert. Der PDCA-Zyklus wandelt sich so zu SDCA (Standardize, Do, Check, Act). Sobald dieser Prozess endgültig abgeschlossen ist, wird eine weitere Verbesserung aufgegriffen.
Kritikorientierung
Kritik wird als Möglichkeit zur ständigen Verbesserung angesehen. Daher sollte jeder Mitarbeiter dazu angehalten sein, Vorschläge zur Verbesserung einzubringen. Das Unternehmen hingegen sollte diese Verbesserungen konstruktiv aufnehmen und versuchen, bestmöglich umzusetzen. So ergibt sich ein kontinuierlicher Zyklus aus Planung, Tätigkeit, Kontrolle und Verbesserung (kurz: PDCA-Zyklus: Plan, Do, Check, Act).
Qualitätsorientierung
Jedes Unternehmen legt für sich seinen eigenen Qualitätsstandard fest. Dieser wird dann auf die Qualitätsanforderungen von Tätigkeiten und Prozessen übertragen. Diese Qualität bezieht sich nicht nur auf die Produkte, sondern auch auf die Prozesse, mit denen diese hergestellt werden.
Kundenorientierung
Bei dem Kaizen-Verfahren wird das Unternehmen auf die Kunden sowie deren Bedürfnisse und Erwartungen ausgerichtet. Im Kaizen gibt es zwei Arten von Kunden, die externen und die internen. Externe Kunden agieren außerhalb des eigenen Unternehmens. Sie sind dort nicht angestellt oder stehen in einem anderen Dienstverhältnis. Interne Kunden hingegen sind in einem Unternehmen z.B. die eigenen Kollegen, die die Leistung abnehmen. Jede Aktivität im Unternehmen wird demnach als Kunden-Lieferanten-Service angesehen, somit ist das Unternehmen sehr kundenorientiert. Dabei sieht die Unternehmenskultur so aus, dass jeder Mitarbeiter seine eigene Leistung kritisch selbst betrachtet, analysiert und verbessert. Für den Wettbewerbserfolg ist die Ausrichtung auf den Kunden äußerst wichtig.
Prozessorientierung
Die Prozessorientierung sorgt durch stetige Verbesserung dafür, dass Prozesse beherrschbar und kontrollierbar sind. Ein verbesserter Prozess führt automatisch zu verbesserten Ergebnissen. Schlechte Ergebnisse können daher durch Änderungen im Prozess behoben werden. Die Prozessoptimierung muss dabei regelmäßig erfolgen, um flexibel und schnell reagieren zu können. Der gesamte Ablauf wird am Kunden ausgerichtet, sodass die Kundenzufriedenheit durch kontinuierliche Optimierung wachsen soll. Innerhalb dieser Prozessorientierung erhöht sich dadurch die Wertschöpfung und verringert gleichzeitig Verschwendungen und Fehlleistungen.
Zielsetzung
Zielsetzungen von Kaizen bestehen darin,
- Qualität von Anfang an zu gewährleisten,
- Standardisierung der Arbeitsvorgänge durch Identifikation mit den Aufgaben und korrektes Befolgen der selbst gesetzten Standards zu schaffen,
- Ressourcenverschwendung (Zeit, Material) zu vermeiden und
- Schwachstellen eigenständig zu erkennen und zu beseitigen.
Voraussetzungen
Damit Kaizen im Unternehmen gelebt werden kann, reicht es nicht, spezielle Methoden vorzugeben oder Vorträge darüber anzuhören. Vielmehr muss Kaizen am Ort des Geschehens (Gemba), in der Produktion, an der Maschine, auf der Baustelle, am Schreibtisch gelebt werden. Nur so lassen sich wertschöpfende Aktivitäten und Verschwendungen unmittelbar beobachten. Kaizen erfordert also einen kooperativen Führungsstil. So arbeiten Führungskraft und Mitarbeiter sowohl in der Ideenentwicklung als auch in der Projektumsetzung eng zusammen und ergänzen sich in ihren Kompetenzen. Bei der Führungskraft muss die Bereitschaft vorhanden sein, den Mitarbeitern Verantwortung zu übertragen. Kaizen besitzt noch weitere Aspekte: intensive Informationsübermittlung von oben nach unten sowie umgekehrt. Hinzu kommt eine gemeinsame, klare Zielformulierung und ein verständlicher Konsens anstatt Einzelentscheidungen durch Vorgesetzte.
Idealvorstellung
Die Idealvorstellung für Kaizen ist, qualifizierte, aktive, eigenverantwortliche und kreative Mitarbeiter im Unternehmen einzustellen. Diese erhalten für ihren Einsatz eine differenzierte und individuelle Anerkennung und finanzielle Entlohnung. Kaizen bietet damit die Möglichkeit, die Prozessstrukturen innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. Dank der kontinuierlichen Optimierung wird sich dies in der Qualität, in der Mitarbeitermotivation und im Erfolg widerspiegeln.
