Dies sind einerseits Produktionsfaktoren wie:
- Personal (Arbeit),
- Technik (Ausstattung an Geräten und Maschinen),
- Material (Roh-, Fertig- und Teilfertigwaren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Verbrauchsgüter),
- Energie (Strom, Wärme, Druckluft etc.) und
- Kapital (Finanzmittel jeglicher Art).
Dazu kommen andererseits „immaterielle“ Faktoren wie:
- Zeit,
- Information (im Sinne sowohl von Know-how, also Wissen, Erfahrung sowie Fähig- und Fertigkeiten, als auch Zugang zu Patenten und anderen Informationsquellen) und
- Kommunikation (als Austausch aller Beteiligten untereinander).
Eine Kostenminimierung zielt darauf ab, den teuren Ressourceneinsatz bei der Erledigung einer Arbeitsaufgabe – ob Fertigungsprozess, Dienstleistung oder Verwaltungsakt – möglichst gering zu halten, um die Wirtschaftlichkeit dieses Vorgangs zu erhöhen.
Das ökonomische Prinzip
Ein grundlegendes Prinzip in der Ökonomie ist die Abwägung von Kosten und Nutzen. Um wirtschaftlich zu sein, muss bei einem Vorgang sein Nutzen immer größer sein als die dabei anfallenden Kosten – dies ist als Rationalprinzip oder ökonomisches Prinzip bekannt. Ist er geringer oder gleich („Break even“), wird der Aufwand also nicht abgegolten oder gerade kompensiert, entsteht ein Verlust oder es wird zumindest kein Gewinn erzielt – was für ein unter wirtschaftlichen, also Renditegesichtspunkten geführtes Unternehmen auf Dauer existenzgefährdend ist, da es die Vermögenswerte schmälert und letztlich in die Insolvenz führt.
Dieses Wirtschaftlichkeitsprinzip kann in einer Gleichung formuliert werden:
Wirtschaftlichkeit = Leistung/Kosten
Anders gesagt: Ist der Nutzen – die Wirtschaftsleistung – größer als die dabei anfallenden Aufwendungen – die Kosten –, ist die Wirtschaftlichkeit > 1, wird ein Gewinn erzielt. Dieser ist notwendig, um die Liquidität der Organisation zu sichern, deren Wachstum zu finanzieren, Verbindlichkeiten zu bedienen und Rücklagen zu schaffen. Bei einem renditeorientierten Unternehmen muss der Wert für die Wirtschaftlichkeit also über 1 liegen. Dafür gibt es zwei Ansätze: die Gewinnmaximierung und die Kostenminimierung. Als Ausprägungen des Rationalprinzips sind sie als Maximal- und Minimalprinzip bekannt:
Maximalprinzip: Ist der Aufwand vorgegeben, ist daraus der maximale Ertrag zu generieren.
Minimalprinzip: Ist der Ertrag vorgegeben, ist dieser mit minimalem Aufwand zu erreichen.
Das Minimalprinzip ist damit der theoretische Unterbau der Kostenminimierung. Die Berechnung der minimalen Kosten unter Berücksichtigung der verschiedensten Einflussfaktoren erfolgt in der Mikroökonomie, einem Teilgebiet der Volkswirtschaftslehre. Auf die mathematischen Grundlagen und die grafischen Darstellungen der theoretischen Zusammenhänge wird hier nicht weiter eingegangen.
Steigerung der Effizienz oder der Effektivität?
Die Kostenminimierung kann ansetzen an einem bestehenden Ablauf. Dann handelt sich um die Steigerung der Effizienz durch eine Prozessoptimierung, also eine Weiterentwicklung, eine Evolution.
Bei einem disruptiven Ansatz kann eine Kostenminimierung auch durch eine Innovation, ein völlig neues Verfahren, erreicht werden. In diesem Fall handelt es sich um eine Steigerung der Effektivität durch eine Neuentwicklung, also eine Revolution.
Auf welcher Ebene sind die Kosten zu berücksichtigen?
Eine Innovation als revolutionärer Entwicklungsschritt zur Steigerung der Effektivität ist weit weniger verbreitet als der eher mühsame, evolutive „Weg der kleinen Schritte“ zur Erhöhung der Effizienz von Prozessen, Abläufen und Vorgängen. Im Fokus steht dabei die Identifizierung und Eliminierung von Kostentreibern und Zeitfressern – bei Fertigungsprozessen, Dienstleistungen und Verwaltungsakten.
Betrachtet werden kann bei der Kostenminimierung ein einzelner Arbeitsschritt als kleinste Einheit in einer Wertschöpfungskette. Dieser Fokus kann aufschlussreich sein und erste Ergebnisse liefern, führt jedoch in den allermeisten Fällen nicht zu einer relevanten Einsparung.
Für ein schlüssiges Bild ist der Blick auf die gesamte Wertschöpfungskette sinnvoll. In einem produzierenden Unternehmen also zumindest auf alle Prozesse „von Rampe zu Rampe“, das heißt von der Materialbeschaffung und Anlieferung bis zur Auslieferung der fertigen Produkte. Auf dieser Ebene sind die betriebswirtschaftlich wichtigen (Kern-)Prozesse der Leistungserbringung angesiedelt, daher können hier sinnvollerweise Einsparpotenziale ausgeschöpft werden.
In einer Gesamtschau ist der gesamte Lebenszyklus eines Produkts auf die Kosten hin zu untersuchen – von der Gewinnung der Rohstoffe und den Verbrauch an Energie über die Erstellung des Wirtschaftsgutes bis hin zu dessen Recycling oder der Beseitigung der Reststoffe. Im Rahmen einer volkswirtschaftlichen Gesamtrechnung müssten dann sogar die gesellschaftlichen, gesundheitlichen und ökologischen Kosten miteinbezogen werden.
Konkrete Ansatzpunkte zur Kostenminimierung
Grundsätzlich kann hier unterschieden werden zwischen der Minimierung der Fixkosten und der der variablen Kosten – lässt man die kalkulatorischen Kosten außer Betracht. Beide relevanten Kostenarten wirken sich letztlich – indirekt bzw. direkt – auf die Stückkosten oder auf den Herstellungspreis einer Output-Einheit aus.
Bei den Fixkosten gibt es viele Einsparmöglichkeiten. Überprüft werden können zum Beispiel die Posten Miete, Steuern und Abgaben, Versicherungen sowie Aufwendungen für die Ver- und Entsorgung (Gas, Wasser, Strom, Abwasser, Müllabfuhr etc.). Dazu kommen Abschreibungen und Leasinggebühren für den Maschinen- und den Fuhrpark. Insbesondere Löhne und Gehälter samt Nebenkosten „nicht-produktiver“, also bestenfalls indirekt an der Wertschöpfungskette beteiligter Betriebsangehöriger bieten lohnende Ansätze. Fokussiert werden sollten auch die Kosten für die Beschaffung von nicht für Kernprozesse notwendige Materialien und Dienstleistungen – von der Forschung und Entwicklung bis hin zum Marketing. Ganz konkret kann beispielsweise geprüft werden, ob ein Zwei- oder Dreischichtbetrieb über die geringeren Stillstandzeiten und die damit höhere Auslastung der Fertigungsanlagen und die größere Stückzahl produzierter Güter trotz der höheren Aufwendungen für beispielsweise das Personal und die Ver- und Entsorgung rentabel sein könnte. Hier sind entsprechende mikroökonomische Grenzwertbetrachtungen anzustellen, um diesen Punkt zu klären.
Bei der Identifizierung von Einsparpotenzialen auf Ebene der variablen Kosten ist der Blick auf die einzelnen Abläufe angesagt.
Es beginnt mit der Auswahl der Lieferanten. Hier sind die günstigsten zu bevorzugen, um die Kosten zu senken – unter Beachtung der Termintreue, der Liefermenge und der Qualität. Ist beispielsweise eine Just-in-Time-Lieferung möglich und sicher? So könnten die Verschwendung von Lagerkapazitäten durch unnötig hohe Lagerbestände sowie Liquiditätseinbußen durch eine hohe Kapitalbindung, die eventuell durch eine teure Fremdfinanzierung ausgeglichen werden müssen, vermieden werden?
Die Logistik ist ein weiterer Punkt, der sich durch die gesamten Unternehmensprozesse zieht – von der Beschaffung bis zur Konfektionierung und zum Versand. Auch hier gilt es, Verschwendung zu vermeiden. Ansatzpunkte sind kurze Wege, Automatisierung, ein ergonomisch angelegtes und dem Produktionsablauf angepassten Layout der Arbeitsplätze oder der Fertigungsstraße, die Bereitstellung der benötigten Materialien und möglichst standardisierten (Einzel-)Teile in der angemessenen Menge zum richtigen Zeitpunkt. All diese Faktoren sind oft entscheidend dafür, Produktionsverzögerungen durch Warte- und Stillstandszeiten oder zu lang dauernde Arbeitsschritte zu vermeiden und so die Durchlaufzeiten und letztlich die Produktionskosten zu minimieren.
In Bereichen, die sich nicht direkt der Wertschöpfung zuordnen lassen, wie der Administration – Buchhaltung, Rechnungswesen, Controlling, Personalabteilung, Marketing, Vertrieb etc. – können Kosten eingespart werden durch eine Standardisierung. Die Festlegung von Abläufen, Zuständigkeiten und Schnittstellen ist damit genauso gemeint wie die Verständigung auf bestimmte Formulare und Vordrucke und die gemeinsame Nutzung einer unternehmensweit einheitlichen Hard- und Software.
In der Produktion selbst können sich erste Anhaltspunkte für Potenziale zur Kostenminimierung schon auf der Ebene des Einzelarbeitsplatzes ergeben. Basis dafür sind beispielsweise Zeitmessungen von Arbeitsabläufen (Systeme vorbestimmter Zeiten) oder die Überlegung, den Faktor Arbeit durch den Faktor Kapital zu substituieren – also die menschliche Arbeitskraft durch einen Roboter zu ersetzen. Aber auch ein ergonomisch eingerichteter und ausgestatteter Arbeitsplatz kann bereits ein schnelleres und belastungsärmeres Arbeiten ermöglichen. Über die sinkende Durchlaufzeit und die erhöhte Produktivität kann so eine Kostenreduktion erreicht werden.
Auf Prozess- oder Fertigungsebene kann die Beobachtung und Aufnahme von Produktionsparametern (durch automatisierte Datenerhebung, Probennahme und Auswertung, aber auch durch Begehungen und Multimomentaufnahmen, MMA) Anhaltspunkte zur Prozessoptimierung und damit Kosteneinsparung geben. Wird der Lean-Production-Ansatz verfolgt, sind auch die Mitarbeiter vor Ort, am Ort des Geschehens (Gemba), beteiligt, um als Experten in ihrem Arbeitsumfeld eigenverantwortlich Verbesserungen umzusetzen oder dem Team bzw. der Produktionsleitung vorzuschlagen. Hier wird der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP bzw. Kaizen) umgesetzt, um Verschwendung (Muda) zu vermeiden, Produkte mit möglichst gleichbleibend hoher Qualität herzustellen und die Effizienz permanent zu steigern. Hilfreich ist dabei der Einsatz eines Produktionsplanungs- und Steuerungs-Systems (PPS-Systems), die Standardisierung der verwendeten Einzel- und Fertigteile sowie die Etablierung eines Qualitätsmanagement-Systems, um schnelle und qualitativ hochwertige Abläufe gewährleisten zu können.
Fazit
Kostenminimierung setzt auf verschiedenen Ebenen und an den unterschiedlichsten Stellen an. Ziel ist gemäß ökonomischem Minimalprinzip in erster Linie eine Effizienzsteigerung, um als Organisation weiter wettbewerbsfähig zu bleiben oder die Marktposition sogar noch ausbauen zu können. Erreicht wird dieses Ziel durch
- die Vermeidung von Verschwendung,
- den kontinuierlichen Verbesserungsprozess und
- die Standardisierung.
Prozessoptimierungen und Kosteneinsparungen führen zu schnelleren Durchlaufzeiten und zu einer –betriebswirtschaftlich wichtigen – höheren Gewinnmarge. Beides kann über verkürzte Zeiten bis zur Auslieferung des gewünschten Produkts oder eine Preissenkung partiell der Kundschaft zugute kommen, deren Zufriedenheit erhöhen, die Kundenbindung verstärken und zu Mehr- oder Zusatzkäufen animieren. Kostenminimierungen können damit, wohlüberlegt durchgeführt, Abläufe vereinfachen und die Gesamtsituation einer Organisation verbessern.
