Dabei werden Lean-Methoden (insbesondere Standardisierung, Wertstromanalyse, Kennzahlensysteme, Fehlervermeidung, 5S, kontinuierliche Verbesserung) eingesetzt und Prinzipien aus der Fertigung auf den Bürobereich (in der engsten Fassung auf ein einzelnes Büro) übertragen.
Ziel von Lean Office ist, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Verschwendung von Zeit und Ressourcen minimiert werden können und die Arbeitszeit als sinnvoll erlebt wird. Resultat ist eine Produktivitätssteigerung durch Vermeidung von Verschwendung (Muda) auch im Büro. Basis dafür ist die Ausrichtung der Arbeitsabläufe und Prozesse auf die Kundschaft, um den Anteil der Hidden Factory zu verringern: proaktiv werden funktionierende Schnittstellen zur Umwelt geschaffen, zu (internen und externen) Kunden sowie Lieferanten.
Konkretisiert wird das Lean Office in der Standardisierung von Prozessen und Tätigkeiten, der Verkürzung von Durchlaufzeiten sowie einer Abstimmung der Bürosysteme (im Rahmen der Lean Administration aller Unternehmensbereiche) untereinander, um auch in der Verwaltung schneller, effizienter und flexibler auf Kundenwünsche reagieren zu können. Dies wirkt sich positiv auf Faktoren wie Wartezeiten, Termintreue, Vollständigkeit der Leistung, Reklamationen und die Fluktuation im Unternehmen aus. Das gesamte Unternehmen wird durch die Einbindung der Office-Komponente in den Lean-Ansatz zu einem ganzheitlichen Produktionssystem zusammengefasst.
Auf die 7 Verschwendungsarten bezogen werden im Lean Office diese Ansätze umgesetzt:
(Lager-)Bestände reduzieren – Ordnung schaffen
Unordnung und Überflüssiges auf dem Schreibtisch und dem Computer lenken vom Wesentlichen ab. Aufräumen hilft, Verschwendungen zu vermeiden.
(Nicht-ergonomische) Bewegungen vermeiden – sinnvoll arbeiten
Die Arbeitsplätze selbst sind unter ergonomischen Gesichtspunkten zu gestalten. Zudem sind Gewohnheiten sind zu hinterfragen. Sind alle Tätigkeiten, Meetings und Berichte wirklich notwendig? Nebentätigkeiten können ausgelagert werden, um schlanker und flexibler agieren zu können.
(Transport-)Wege verkürzen
Ein einheitliches Ablagesystem verkürzt die oft langwierigen Suchvorgänge. Mitarbeitende, die viel miteinander kommunizieren müssen, sollten im selben Büro platziert werden. Durch geschicktes Bürolayout können Wege minimiert werden.
Verarbeitung von Informationen vereinfachen
Der Informationsfluss und die Verarbeitung von Informationen kann durch Vereinheitlichung der Bürosysteme effizienter gestaltet werden.
Überproduktion (von Informationen) vermeiden
Jeder sollte nur die Informationen erhalten, die notwendig sind. So wird auch die Gefahr von Doppelarbeit gemindert.
Wartezeiten vermeiden
Abläufe sind auf Flaschenhälse hin zu analysieren, um diese zu beseitigen. Standardisierte Prozesse minimieren Wartezeiten.
Kontinuierliche Verbesserung und Fehlervermeidung
Fehler und Fehlinformationen sorgen für Rückfragen und Nachkorrekturen. Vermeiden Sie Multitasking und missverständliche Kommunikation als bedeutendste Fehlerquelle.
Um diese Aspekte umsetzen zu können, sind die Mitarbeitenden als Spezialisten in ihrem jeweiligen Arbeitsbereich am Prozess zu beteiligen. Eine Verbesserung bei der Umsetzung kann durch zusätzliche Qualifizierung der Beteiligten und verbesserte Kommunikation erreicht werden.
Kurz gefasst bedeutet Lean Office:
- die richtige Information (Inhalt)
- für die richtige Person (Zielgruppe: Führungskräfte, Controlling, Mitarbeiter, externe Stakeholder)
- zur richtigen Zeit (regelmäßig versendet oder online permanent abrufbar)
- in der richtigen Qualität (Aufbereitung)
- in der richtigen Menge („So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich“)
- auf dem richtigen Medium (Papier, E-Mail, Telefon, Live-Chat)
- am richtigen Ort! (Speicherung, Ablage, Weiterleitung)
