Lean Office

Im engeren Sinn bezieht sich der Begriff Lean Office auf die Bürobereiche von produzierenden Unternehmen. Dies ist historisch bedingt, da die Lean-Philosophie in der Automobilindustrie entwickelt und in Form des Toyota-Produktionssystems (TPS) umgesetzt wurde. Mit der Zeit fasste der Lean-Ansatz als erfolgreiches Konzept zunächst im industriellen Sektor (Metall- und Elektroindustrie) Fuß und etablierte sich später auch in verschiedensten anderen Anwendungsfeldern – bis hin zur Verwaltung. Aus Lean Office wurde dabei im übergreifenden Verständnis die Lean Administration als Gesamtheit aller „lean“ (also schlank) umgesetzten Büro- und Verwaltungsprozesse – sowohl in der Privatwirtschaft als auch in öffentlichen Einrichtungen wie Behörden, Schulen oder Bibliotheken.

Das Ziel von Lean Office

Grundpfeiler des Lean Office sind, ganz im Sinne der Lean-Philosophie, die kontinuierliche Verbesserung (Kaizen) und die Minimierung der Verschwendung (Muda). Das Ziel ist, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem die zur Verfügung stehende Zeit und die vorhandenen Ressourcen bestmöglich ausgenutzt werden und die Arbeitszeit als sinnvoll erlebt wird. Das Resultat ist eine höhere Effizienz der administrativen Abläufe und damit eine Produktivitätssteigerung auch im Büro. Die Grundlage dafür liefert die Ausrichtung der Arbeitsabläufe und Prozesse auf die Kundschaft, um den Anteil der Hidden Factory zu verringern und Transparenz zu schaffen. Dies erfolgt durch die proaktive Einrichtung funktionierender Schnittstellen zur Umwelt, also zu internen und externen Kunden sowie Lieferanten.

Realisierung von Lean Office

Konkretisiert wird das Lean Office durch die Standardisierung von Prozessen, Tätigkeiten und Arbeitsmitteln sowie eine Abstimmung der insgesamt vorhandenen Systeme der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) untereinander. Zudem wird auf etablierte Lean-Methoden wie 5S, Fehlervermeidung, kontinuierliche Verbesserung (Kaizen), Wertstromanalyse sowie Kennzahlensysteme zurückgegriffen, die aus der Fertigung bekannt sind. Bei Übertragung auf den Bürobereich (in der engsten Fassung auf ein einzelnes Büro) können die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten reduziert und (arbeitsaufwendige) Systembrüche (analog/digital, inkompatible Soft-/Hardware-Systeme, Schnittstellen) bei der Weitergabe von Daten und Informationen zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen vermieden werden. Dadurch werden administrative Vorgänge schneller und effizienter und es wird möglich, auf Kundenanforderungen flexibler zu reagieren. Daraus ergeben sich positive Effekte bei Faktoren wie Wartezeiten, Termintreue, Vollständigkeit der Leistung, Reklamationen und Fluktuation im Unternehmen. Durch die Einbindung des Office-Bereichs in den bestehenden umfassenden Lean-Ansatz wird das gesamte Unternehmen zu einem ganzheitlichen Produktionssystem zusammengefasst.

Ansätze zur Reduzierung der Verschwendung im Lean Office

Das Lean-Office-Prinzip kann angewendet werden, um die 7 Arten der Verschwendung zu minimieren:

• Bestände reduzieren, aufräumen
  Ordnung schafft Übersicht und reduziert Zugriffszeiten. Was benötigt wird, ist so sofort sicht- und greifbar. Daher sollten alle nicht notwendigen Gegenstände vom Schreibtisch entfernt werden. Verbrauchsmaterialien werden nur in notwendigen Mengen gelagert.
• (Nicht-ergonomische) Bewegungen vermeiden – sinnvoll arbeiten
  Bei der Ausstattung und der Einrichtung der Arbeitsplätze sind ergonomische Gesichtspunkte zu berücksichtigen, um die Art und Anzahl der notwendigen Bewegungen zu reduzieren. Außerdem sollten Gewohnheiten und organisatorische Abläufe hinterfragt werden. Nicht alle Tätigkeiten, Meetings und Dokumente sind wirklich notwendig. Nebentätigkeiten können ausgelagert werden, um flexibler agieren zu können.
• (Transport-)Wege verkürzen
  Ein standardisiertes Ablagesystem verkürzt oftmals langwierige Suchvorgänge. Mitarbeiter, die sich bei der Arbeit untereinander intensiv austauschen müssen, sollten sich ein Büro teilen. Ein geschicktes Bürolayout kann Wege minimieren.
• Verarbeitung von Informationen vereinfachen
  Systembrüche (analog/digital) oder Schnittstellen mit inkompatiblen Soft- und Hardware-Komponenten behindern die Kommunikation und den Informationsfluss. Die Verarbeitung von Informationen kann durch die innerbetriebliche Vereinheitlichung der Bürosysteme effizienter gestaltet werden.
• Überproduktion (von Informationen) vermeiden
  Um die Informationsflut zu stoppen, sollte jeder nur die für ihn notwendigen Informationen erhalten – und auch nur an die beteiligten Stellen weitergeben. So lässt sich sowohl die unbefugte Verwendung von Daten einschränken als auch die Gefahr der parallelen Bearbeitung reduzieren.
• Wartezeiten vermeiden
  Abläufe sind auf personelle und technische Engpässe hin zu prüfen, um diese möglichst zu beseitigen. Standardisierte Prozesse beschleunigen die Bearbeitung und minimieren Wartezeiten.
• Kontinuierliche Verbesserung und Fehlervermeidung
  Fehler und Fehlinformationen sind oft die Ursache für Rückfragen, Nachbearbeitungen und Korrekturen. Multitasking und missverständliche Kommunikation sind hier bedeutende Fehlerquellen. Die Konzentration auf jeweils eine Aufgabe und kurze, einfache Aussagen helfen, Fehler zu vermeiden.

Die Umsetzung der aufgeführten Aspekte liegt in den Händen der Mitarbeiter im Büro. Sie sind die Spezialisten in ihrem jeweiligen Arbeitsbereich und können daher selbst am besten die Wirksamkeit der einzelnen Maßnahmen beurteilen. Eine zusätzliche Qualifizierung der Beteiligten und eine verbesserte Kommunikation kann die Umsetzung erleichtern und beschleunigen.

Fazit

Kurz gefasst bedeutet Lean Office:

• die richtige Information (Inhalt)
• für die richtige Person (Zielgruppe: Führungskräfte, Controlling, Mitarbeiter, externe Stakeholder)
• zur richtigen Zeit (regelmäßig versendet oder online permanent abrufbar)
• in der richtigen Qualität (Aufbereitung)
• in der richtigen Menge („So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich“)
• auf dem richtigen Medium (Papier, E-Mail, Telefon, Live-Chat)
• am richtigen Ort (Speicherung, Ablage, Weiterleitung)!