Optimierungspotenzial


Optimierungspotenzial

Definition

Der Begriff „Optimierungspotenzial“ ist ein Fremdwort, bestehend aus den beiden Teilen „Optimierung“, was so viel bedeutet wie Verbesserung, und „Potenzial“, was mit Leistungsfähigkeit, auch in Verbindung mit Möglichkeit, übersetzt werden kann. Beim Optimierungspotenzial handelt es sich also um eine mögliche Verbesserung der Leistungsfähigkeit.

Hierbei kann generell unterschieden werden unter anderem in:

  • die persönliche Leistungsfähigkeit, die von den Fähig- und Fertigkeiten eines Individuums, aber auch von dessen Konstitution, Gesundheitszustand sowie körperlicher und psychischer Belastung abhängt;
  • die technische Leitungsfähigkeit eines Geräts oder einer Anlage;
  • die Leistungsfähigkeit eines Prozesses im Zusammenwirken von Mensch, Maschine und Material als Produktionsfaktoren – auch bei der Ausführung einer Dienstleistung, beispielsweise in einem Handwerksbetrieb, in Handelsorganisationen, in der Verwaltung oder im Rahmen eines kulturellen Angebots;
  • die organisationale Leistungsfähigkeit als Vermögen einer Einrichtung, auf Rahmenbedingungen, deren Schwankungen, Trends oder unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren;
  • als wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, die sich beispielsweise in den Aktienkursen oder aus volkswirtschaftlicher Perspektive unter anderem im Bruttoinlandsprodukt widerspiegelt.

Überall Optimierungspotenzial ...

Optimierungspotenzial besteht grundsätzlich bei allen Zuständen, Prozessen und Abläufen, denn kein Vorgang ist unter allen Bedingungen vollkommen.

Unter gegebenen, statischen Bedingungen kann das Optimierungspotenzial durch kleine, evolutionäre Schritte in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) ausgeschöpft werden. Dabei wird aus wirtschaftlicher Sicht die Effizienz verbessert. Wenn man die körperliche Leitungsfähigkeit betrachtet, gehört dazu beispielsweise das Training zur Erhöhung der Fitness. Aber die Optimierung kann auch disruptiv, durch revolutionäre Schritte erfolgen. Aus wirtschaftlicher Perspektive kann sich daraus eine Erhöhung der Effektivität ergeben (die sich letztlich in einem Effizienzgewinn niederschlägt). In einer Verwaltung könnte dies beispielsweise bei Ersatz des Faxgeräts durch einen Rechner mit Bürosoftware und Internetanschluss geschehen.

Eine Verbesserung kann aber auch dynamisch, durch eine permanente Anpassung an sich ständig ändernde Randbedingungen erfolgen. Hier kann ein retrospektiver, rückblickender Ansatz gewählt werden, etwa mit einer betriebswirtschaftlichen Auswertung im Rahmen der Bilanzerstellung oder im Controlling über die Analyse von Kennzahlen und eine entsprechende Reaktion darauf. Hier steht meist der Effizienzgewinn im Vordergrund. Ein proaktiver, vorausschauender Ansatz antizipiert Trends und Strömungen, nimmt sie also auf und ermöglicht durch die Änderung von Strukturen und Abläufen ein effektiveres, da flexibles und an die Situation angemessenes Handeln. Eine solche agile Vorgehensweise ermöglicht Anpassungen an beispielsweise sich ändernde Ansprüche der Stakeholder oder wechselnde Anforderungen und Bedarfe auf der Seite der Kundschaft.

Ziel einer Optimierung

Das Ziel einer Optimierung ist immer eine Verbesserung des gegenwärtigen Zustands: von der körperlichen Fitness über die Ausbeute bei einem Prozess oder die Senkung des Ressourceneinsatzes bis hin zur Erhöhung des Gewinns oder der Rendite. In der Wirtschaft gelten hier das Minimal- und das Maximalprinzip:

  • Minimalprinzip: mit geringstmöglichem Ressourceneinsatz ein festgelegtes Ergebnis erzielen.
  • Maximalprinzip: mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen das bestmögliche Ergebnis erzielen.

Optimierungspotenzial in der Wertschöpfungskette

Von erheblichem Interesse ist das bestehende Optimierungspotenzial für Organisationen, die marktfähige Leistungen zu konkurrenzfähigen Preisen anbieten und als Wirtschaftsunternehmen nicht nur Renditeerwartungen, sondern auch Ansprüche ihrer Stakeholder erfüllen müssen.

Die Möglichkeiten der Leistungsverbesserung sind dann möglichst nicht nur in den Kernprozessen der Wertschöpfungskette zu identifizieren, sondern darüber hinaus auch in indirekten Prozessen, etwa in der Verwaltung, im Lager oder im Vertrieb. Betrachtet werden sollten aus einer solchen ganzheitlichen Perspektive alle Ebenen der Aufbau- und der Ablauforganisation.

Ziel der Analyse sollte sein, in allen Prozessen, Vorgängen und Abläufen die Verschwendung zu minimieren. Grundlage dafür ist in jedem Fall eine Erhebung von Daten, beispielsweise Prozess- und Zeitdaten, um eine Ist-Analyse durchführen zu können. Diese dient, zusammen mit Auskünften der Mitarbeiter, die durch Befragungen oder Selbstaufschreibungen erhalten werden, als Grundlage zur Identifikation von Schwachstellen und Flaschenhälsen, die gemäß der Theory of Constraints Optimierungspotenzial bieten. Auf Basis dieser Auswertung können Maßnahmen zur Prozessoptimierung vorgeschlagen, umgesetzt und als Verbesserung etabliert werden. Als Standardverfahren hierzu gilt beispielsweise der PDCA-Zyklus nach Deming, auch Deming-Kreis genannt, der aus den Schritten Plan, Do, Check, Act (frei übersetzt als Planung, Durchführung, Controlling und Aktualisierung) besteht.

Ermittlung von Optimierungspotenzialen

Für die Ermittlung von Optimierungspotenzialen hat beispielsweise REFA als führender Anbieter von Methoden zur Erhöhung der Effizienz beim Einsatz von Produktionsfaktoren und modernes Beratungsunternehmen mit langer Tradition und Erfahrung eine standardisierte Vorgehensweise zur Analyse des Verbesserungspotenzials entwickelt. Die Schwerpunkte liegen dabei auf Materialflussanalysen und Zeitaufnahmen. Die dahinter stehende Überlegung ist, dass bekannt sein muss, welches Material wo in welcher Menge vorhanden sein muss und welcher Vorgang bei der Bearbeitung wie viel Zeit in Anspruch nimmt. Damit können die genauen Fertigungszeiten bestimmt und Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt werden. Diese wiederum sind Basis für den Personaleinsatz und die Kalkulation der Produktpreise sowie -angebote.

In wenigen Punkten zusammengefasst besteht das Konzept der Potenzialermittlung aus diesen Schritten:

  • Erfassen, Verdichten und Auswerten der Basisdaten;
  • Materialflussanalysen mittels Transportfluss- und Materialflussmengenerfassung;
  • Analyse der Arbeitsabläufe und Prozesse der Mitarbeiter als Soll-Ist-Vergleich mittels Ablauf- und Prozessanalysen;
  • Tätigkeitsanalysen der Mitarbeiter, um die produktiven und unproduktiven Zeitanteile zu erfassen;
  • Bewertung der Zeitanteile, um aus deren Verteilung Vorschläge für effektivere oder effizientere Abläufe abzuleiten;
  • Potenzialermittlung inkl. monetärer Bewertung.
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