Folgende Kriterien müssen erfüllt sein, damit es sich tatsächlich um ein Projekt handelt:
- Zielvorgabe
- zeitliche Begrenzung
- begrenzte Ressourcen
- projektspezifische Organisationsform
- Neuartigkeit und Einmaligkeit
- Komplexität
Ablauf bzw. Phasen der Projektarbeit
Die Aufgabenstellung für die Projektarbeit legt das Unternehmen fest. Sie basiert auf den zuvor bestimmten Zielvorgaben des Unternehmens oder dem Auftrag des Kunden. Für jede Projektarbeit wird ein Projektleiter ernannt, der für das Erreichen des Projektziels verantwortlich ist. Hierfür legt er alle relevanten Arbeitsschritte fest und bedient sich idealerweise der bewährten Methoden des Projektmanagements. Der Ablauf einer Projektarbeit lässt sich in verschiedene Phasen einteilen:
- Vorbereitungsphase
Die Eckdaten des Projekts werden erörtert, das Projektziel wird definiert und erste Vereinbarungen hinsichtlich der Projektorganisation werden getroffen. Die Vorbereitungsphase endet mit einem Projektantrag. - Planungsphase
Die Aufgaben werden festgelegt, ein Terminplan wird erstellt, Ressourcen und Kosten werden ermittelt. Am Ende der Planungsphase steht die Freigabe der Projektplanung. - Umsetzungsphase
Das Projekt wird unter Berücksichtigung von Terminen, Ressourcen und Kosten umgesetzt. Regelmäßige Sachstandsberichte werden zur Steuerung des Projekts erstellt. - Abschlussphase
Das Projekt wird abgeschlossen, die Arbeitsergebnisse werden abgenommen und die gesammelten Erfahrungen gesichert (Lessons Learned).
Faktoren für erfolgreiche Projektarbeit
Ob das zuvor vereinbarte Ziel einer Projektarbeit erreicht wird, ist unter anderem abhängig von:
- klar definierten Zielen
- der Unterstützung durch die Führungsebene
- einem intensiven Stakeholder Management
- der Berücksichtigung der Risikofaktoren
- der Bewältigung des Konfliktmanagements
- zielführender Zusammenarbeit im Team
- guter Kommunikation
- einer kompetenten Projektleitung
Projekte werden in vielen Unternehmen umgesetzt und gewinnen zunehmend an Relevanz. Damit eine Projektarbeit aufgrund ihrer Komplexität und zahlreichen Einflussfaktoren, von denen ihr Erfolg abhängig ist, nicht scheitert, benötigen Projektleiter fundiertes Methodenwissen im Projektmanagement sowie Führungs- und Kommunikationskompetenzen.
Typische Projekte sind Produktentwicklungs-, (Re-)Organisations-, EDV-, Sanierungs- oder Bauprojekte.
