Das Projektcontrolling zählt zu einem Unterthema des Projektmanagements. Während das Controlling sich mit der Realisierung des Projektziels und Ressourcennutzung befasst, zielt das Projektmanagement unter anderem auf die Zeiterfassung und Personalplanung ab.
Das Projektcontrolling in der Praxis
Hauptziel des Projektcontrollings ist das Erreichen des zuvor festgelegten Ziels mithilfe der Verwendung von begrenzten Ressourcen zu einem bestimmten Zeitpunkt. Des Weiteren stellt der wirtschaftliche Gebrauch der Ressourcen wie auch Finanzmittel zwei wesentliche Bestandteile des Projektcontrollings dar. Folglich ist die kontinuierliche Überwachung und Aktualisierung der Projektparameter notwendig, um den Verlauf des Projekts gezielt steuern und optimieren zu können.
Zu den relevanten Projektparametern gehören:
- Datenauswertung, bei der der Soll- und Ist-Zustand verglichen wird
- Die Earned Value Analysis, die auch Leistungs- oder Arbeitswertanalyse genannt wird
- Schwachstellen- oder Risiko-Analyse
- Überwachung der Ausgaben und Einnahmen für das entsprechende Projekt
Die Kontrolle der Projektparameter erfolgt ganzheitlich und kontinuierlich. Dies umfasst das Tätigkeitsfeld des Reportings. Hierfür verlassen sich die Unternehmen auf die digitale Erfassung der Daten durch die Verwendung von spezialisierten Software-Lösungen. Auf diese Weise lassen sich einzelne Parameter automatisch auswerten und der gesamte Projektverlauf archivieren. Somit besteht für die Projektverantwortlichen die Möglichkeit, Schlüsse zu ziehen und diese für zukünftige Projekte zu nutzen.
Teilbereiche des Projektcontrollings
Zu den wesentlichen Teilbereichen des Projektcontrollings gehört die Kalkulation, Leistung sowie die Kontrolle. Auf deren Basis lassen sich einzelne Projekte im Unternehmen gezielt planen, umsetzen und anschließend auf ihren Erfolg evaluieren.
Die Projektkalkulation
Die Projektkalkulation findet während der Vorbereitungs- und Planungsphase statt. Hierbei werden sowohl die Gesamtkosten, variable Kosten als auch Fixkosten planerisch ermittelt. Die Kalkulation sollte so früh wie möglich erfolgen, damit das Projekt im Nachgang zügig budgetiert und in die Umsetzungsphase weitergeleitet werden kann. Bei mittel- bis langfristigen Projekten ist es ratsam, diese in einzelne Projektschritte aufzuteilen, um nachfolgend die jeweiligen Schritte als separate Kostenträger deklarieren zu können.
Die Projektleistung
Bei der Projektleistung spricht man in der Regel von der Qualität wie auch dem Gebrauchswert. Das Projektcontrolling befasst sich in diesem Sinne mit der Überwachung sowie der Sicherstellung der qualitativen Merkmale für das entsprechende Projekt. Im Falle einer Abweichung wird dabei der Zustand frühzeitig erkannt und mithilfe von zuvor festgelegten Maßnahmen entgegengesteuert.
Die Projektkontrolle
Durch die Projektkontrolle werden die Soll- und Ist-Kosten während der gesamten Dauer des Projekts dokumentiert sowie visualisiert. Die grafische Darstellung der Soll- und Ist-Kurven helfen bei der Feststellung, ob eine Kostenüberschreitung vorliegt. Allerdings ist die Visualisierung nur bedingt aussagekräftig. Aus diesem Grund ist die Durchführung einer Termin-Kosten-Kontrolle ratsam, um ermitteln zu können, ob mithilfe von Beschleunigungskosten das Projekt zu einem früheren Zeitpunkt fertiggestellt werden kann.
