Weitere Teilaufgaben sind die Investitionsplanung, die Steuerung wie auch die Abrechnung. Die Projekte werden dabei als einmalige betriebliche Vorhaben mit terminiertem Start- und Endtermin angesehen.
Das Projektcontrolling gliedert sich in die beiden Teilbereiche Einzel-Projektcontrolling und Multi-Projektcontrolling. Dabei steuert und kontrolliert der Controller im Einzel-Projektcontrolling einen bestimmten Projektprozess. Beim Multi-Projektcontrolling stehen die Organisation und der gleichzeitige Ablauf mehrerer Projekte im Fokus seiner Arbeit.
Das Projektcontrolling in der Praxis
Je nach Größe des Projekts, des Unternehmens und des Auftraggebers unterstützt ein eigenes Projektcontrolling den Projektmanager und sein Team. Der Controller analysiert dabei den Fortschritt und koordiniert Gegenmaßnahmen, damit sich das Projektmanagement komplett auf den Abschluss der Aufgaben konzentrieren kann. In kleineren Projekten oder bei geringerer Anzahl an Beteiligten kann es auch vorkommen, dass sich der Projektmanager selbst um das Controlling kümmert.
Hauptziel des Projektcontrollings ist das Erreichen des zuvor festgelegten Ziels mithilfe der Verwendung von begrenzten Ressourcen zu einem bestimmten Zeitpunkt. Des Weiteren stellt der wirtschaftliche Gebrauch der Ressourcen wie auch Finanzmittel zwei wesentliche Bestandteile des Projektcontrollings dar. Folglich ist die kontinuierliche Überwachung und Aktualisierung der Projektparameter notwendig, um den Verlauf des Projekts gezielt steuern und optimieren zu können.
Zu den relevanten Projektparametern gehören:
- Datenauswertung, bei der der Soll- und Ist-Zustand verglichen wird
- Die Earned Value Analysis, die auch Leistungs- oder Arbeitswertanalyse genannt wird
- Schwachstellen- oder Risiko-Analyse
- Überwachung der Ausgaben und Einnahmen für das entsprechende Projekt
Die Kontrolle der Projektparameter erfolgt ganzheitlich und kontinuierlich. Dies umfasst das Tätigkeitsfeld des Reportings. Hierfür verlassen sich die Unternehmen auf die digitale Erfassung der Daten durch die Verwendung von spezialisierten Software-Lösungen. Auf diese Weise lassen sich einzelne Parameter automatisch auswerten und der gesamte Projektverlauf archivieren. Somit besteht für die Projektverantwortlichen die Möglichkeit, Schlüsse zu ziehen und diese für zukünftige Projekte zu nutzen.
Teilbereiche des Projektcontrollings
Zu den wesentlichen Teilbereichen des Projektcontrollings gehört die Kalkulation, Leistung sowie die Kontrolle. Auf deren Basis lassen sich einzelne Projekte im Unternehmen gezielt planen, umsetzen und anschließend auf ihren Erfolg evaluieren.
Die Projektkalkulation
Die Projektkalkulation findet während der Vorbereitungs- und Planungsphase statt. Hierbei werden sowohl die Gesamtkosten, variable Kosten als auch Fixkosten planerisch ermittelt. Die Kalkulation sollte so früh wie möglich erfolgen, damit das Projekt im Nachgang zügig budgetiert und in die Umsetzungsphase weitergeleitet werden kann. Bei mittel- bis langfristigen Projekten ist es ratsam, diese in einzelne Projektschritte aufzuteilen, um nachfolgend die jeweiligen Schritte als separate Kostenträger deklarieren zu können.
Die Projektleistung
Bei der Projektleistung spricht man in der Regel von der Qualität wie auch dem Gebrauchswert. Das Projektcontrolling befasst sich in diesem Sinne mit der Überwachung sowie der Sicherstellung der qualitativen Merkmale für das entsprechende Projekt. Im Falle einer Abweichung wird dabei der Zustand frühzeitig erkannt und mithilfe von zuvor festgelegten Maßnahmen entgegengesteuert.
Die Projektkontrolle
Durch die Projektkontrolle werden die Soll- und Ist-Kosten während der gesamten Dauer des Projekts dokumentiert sowie visualisiert. Die grafische Darstellung der Soll- und Ist-Kurven helfen bei der Feststellung, ob eine Kostenüberschreitung vorliegt. Allerdings ist die Visualisierung nur bedingt aussagekräftig. Aus diesem Grund ist die Durchführung einer Termin-Kosten-Kontrolle ratsam, um ermitteln zu können, ob mithilfe von Beschleunigungskosten das Projekt zu einem früheren Zeitpunkt fertiggestellt werden kann.
Projektcontrolling – vielseitiges Erfolgsmittel
Projektcontrolling ist vielschichtig und geht über die reine Überwachung oder Kontrolle eines Projekts hinaus. Durch den Einsatz der Methoden werden Entscheidungen vereinfacht und die Wirtschaftlichkeit sowie die Pünktlichkeit des Projekts sichergestellt. Ohne eine präzise Planung und umfassende Transparenz ist das aber nicht möglich. Sind die Rahmenbedingungen jedoch gegeben, profitieren Teams unter anderem von:
- Früherkennung von Risiken
- klaren Zielvorgaben
- vereinfachter Kommunikation mit Stakeholdern und Auftraggebern
- transparenter Analyse von Leistung, Kosten und Pünktlichkeit
- Entscheidungshilfen bei mehreren Alternativen
- Erfassen und prüfen der elementaren Kennzahlen
