Beide Bedeutungen haben sich gehalten. Heutzutage wird daher unter einem Prozess umgangssprachlich ein Vorgang oder Ablauf verstanden – etwas genauer beschrieben sogar mit einem definierten Anfang und Abschluss. Weiter eingegrenzt wird der Begriff im Rechtswesen als „ein vor einem Gericht ausgetragener Rechtsstreit“.
Allgemein
Als allgemeine Definition gibt Gablers Wirtschaftslexikon folgende Erläuterung an: „Unter Prozess versteht man die Gesamtheit aufeinander einwirkender Vorgänge innerhalb eines Systems. So werden mittels Prozessen Materialien, Energien oder auch Informationen zu neuen Formen transformiert, gespeichert oder aber allererst transportiert.“
Diese eher abstrakt-technisch anmutende Perspektive wird unter anderem in Normen aufgegriffen und für verschiedene Bereiche spezifiziert.
Technische Standards: Normen
Einige Normen geben aus der technischen Perspektive Definitionen für den Begriff „Prozess“.
Aus dem Bereich Elektrotechnik ist dies DIN IEC 60050-351: „Internationales Elektrotechnisches Wörterbuch – Teil 351: Leittechnik“. Hier wird ein Prozess als „Gesamtheit von aufeinander einwirkenden Vorgängen in einem System, durch die Materie, Energie oder Information umgeformt, transportiert oder gespeichert wird“ beschrieben.
Für den Bereich Softwaretechnik gilt die ISO 12207: „Systems and software engineering – Software life cycle processes“. Danach ist ein Prozess „ein Satz von in Wechselbeziehungen stehenden Mitteln und Tätigkeiten, die Eingaben in Ergebnisse umgestalten. Prozesse werden häufig auch in Teilprozesse zerlegt“.
Interessanter für Organisationen aller Art wird der Blick auf das Qualitätsmanagement mit der DIN EN ISO 9000:2015-11, „Qualitätsmanagementsysteme – Grundlagen und Begriffe“. „Ein Prozess ist ein System von Tätigkeiten, das Eingaben mit Hilfe von Mitteln in Ergebnisse umwandelt.“ Und weiterführend in einer Anmerkung: „Prozesse in einer Organisation sind üblicherweise geplant, werden unter beherrschten Bedingungen durchgeführt, um Mehrwert zu schaffen.“
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht
In der Betriebswirtschaft wird mit Prozess eine Folge von Aufgaben (Arbeiten) mit innerem (technologisch-organisatorischem) Zusammenhang zur Erfüllung von Kundenaufträgen unter Beteiligung mehrerer Arbeitssysteme bezeichnet, inklusive aller dazugehörigen technologischen und logistischen Vorgänge (wie Be- und Verarbeiten, Transportieren und Lagern). Diese Definition deckt sich in weiten Teilen mit der Perspektive bei REFA.
Der Prozess bei REFA
Charakteristisch für Prozesse ist gemäß REFA ein geregelter und schrittweiser Ablauf, bei dem Menschen und Betriebsmittel zusammenwirken. Das Ziel ist, Rohstoffe zu gewinnen und zu verarbeiten, Teile oder komplette Produkte herzustellen bzw. weiter zu verarbeiten oder Dienstleistungen zu realisieren. Ein Prozess besteht damit aus einzelnen Arbeitsabläufen, die nacheinander ausgeführt werden. Diese Abläufe sind in der Wertschöpfung funktional-logisch miteinander zu einer Prozesskette verbunden.
Im Management
In der Unternehmensführung oder im Bereich Prozessmanagement wird der Begriff Prozess auch in der Bedeutung Geschäftsprozess (Business Process) verwendet. Damit gemeint sind sachlogisch verknüpfte Einzeltätigkeiten (z. B. Arbeitsabläufe), die auszuführen sind, um ein vorher festgelegtes oder vereinbartes Organisationsziel zu erreichen. Dies kann beispielsweise eine bestimmte Art der Wertschöpfung sein. Als Kern-Geschäftsprozess eines herstellenden Unternehmens ist damit die Produktion anzusehen, bei vielen Handwerksbetrieben, sozialen und kulturellen Einrichtungen sowie Schulungsunternehmen die Dienstleistung, bei Behörden der Verwaltungsakt.
Werden Geschäftsprozesse optimiert oder grundlegend überarbeitet, handelt es sich um ein Business Process Reengineering. Die strategische Ausrichtung bzw. Steuerung und Lenkung der (Summe der) Geschäftsprozesse wird als Business Process Management (BPM) bezeichnet.
Prozessdaten: die Basis für den Umgang mit Prozessen
Prozesse können beschrieben, dokumentiert, analysiert, bewertet, gestaltet oder optimiert werden. Basis ist in jedem Fall die Ermittlung der Prozessdaten .
Die Prozessdaten können in Prozesskennzahlen umgerechnet und in einem Kennzahlensystem zusammengestellt werden. Dadurch werden Kennzahlen über die Zeit und zwischen Prozessen vergleichbar. Kenntlich gemacht werden können dadurch Schwachstellen oder Systemverluste. Daran lassen sich Verbesserungspotenziale erkennen, die Ansätze für eine Prozessoptimierung bieten.
Mit REFA-Methoden wie der REFA-Ablaufanalyse und der Ermittlung der entsprechenden Arbeitsdaten ist es möglich, die Prozessgestaltung zu analysieren. Daraus ergeben sich wertvolle Hinweise für eine Umorganisation von Arbeitssystemen und insbesondere deren Berücksichtigung bei neu zu gestaltenden Layouts.
