Neben der Realisierung der Unternehmensziele sollen beim Prozessmanagement ebenfalls die im Unternehmen vorliegenden Informationen bestmöglich genutzt werden, um die Wertschöpfungskette effektiver zu gestalten. Auf diese Weise ist es nicht nur möglich, schneller und kostengünstiger, sondern auch kundenorientierter zu produzieren.
Ziele des Prozessmanagements
Des Weiteren können mithilfe des Prozessmanagements Teilziele realisiert werden. Hierzu gehören:
- Steigerung der Effizienz
- Steigerung der Qualität
- Optimierung der Flexibilität
- Senkung der Kosten
- Verbesserung der Schnittstellen
- Standardisierung der Bearbeitung
Leitfragen des Prozessmanagements
Prozessmanagement wird in Unternehmen immer dann relevant, sobald mehrere Mitarbeiter und Maschinen mit verschiedenen Aktivitäten beziehungsweise Aufgaben an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. Das Zusammenspiel zwischen den einzelnen Akteuren steht dabei im Mittelpunkt. Dementsprechend ist es für eine effektive Optimierung des Prozessmanagements sinnvoll, sich als Unternehmen die Leitfragen zu stellen und objektiv zu beantworten:
- Werden sämtliche Aufgaben berücksichtigt, um das Ziel des Prozesses zu realisieren?
- Werden die Aufgaben in der korrekten Reihenfolge abgearbeitet?
- Werden die einzelnen Aufgaben effizient auf Mitarbeiter und Maschinen verteilt?
- Ist der Informationsfluss von Akteur zu Akteur effektiv?
Mithilfe der Beantwortung der Leitfragen lassen sich im weiteren Verlauf Maßnahmen planen, die einzelne oder komplette Prozesse im Unternehmen nachhaltig optimieren. Fach- und Führungskräfte, die für das Business Process Management zuständig sind, sollten daher die relevanten Prozesse kennen und zudem in die kontinuierliche Prozessverbesserung aktiv involviert sein. Abläufe sollten darüber hinaus lückenfrei dokumentiert und die Zuständigkeitsbereiche konsequent zugewiesen werden. Zuletzt ist das Festlegen von klaren Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessen notwendig. Hierdurch wird nämlich die Bildung von Prozessketten oder auch Prozessverschachtelungen möglich.
Maßnahmen im Prozessmanagement
Obwohl die Prozesse sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, lassen sich dennoch universelle Maßnahmen ableiten. Diese werden von den Zielen abgeleitet:
- Detaillierte Planung und Gestaltung der Prozesse
- Durchführung der Aufgaben nach den zuvor festgelegten Prozessen
- Überwachung und Dokumentation der Prozesse
Durch die fortschreitende Digitalisierung und Technisierung steigt auch die Notwendigkeit des digitalisierten Prozessmanagements. Spezielle Software-Lösungen unterstützen dabei Fach- und Führungskräfte oder auch externe Berater, falls solche für die Analyse oder Umsetzung hinzugezogen werden, und liefern detaillierte Übersichten für das Controlling.
Methoden im Prozessmanagement
Je nach Größe und Branchenzugehörigkeit eines Unternehmens eignen sich verschiedene Methoden, um Prozesse in einem Betrieb zu optimieren. Weit verbreitet sind beispielsweise folgende:
