Was ist eine Ablaufanalyse?
Die Ablaufanalyse ist ein etabliertes Verfahren zur systematischen Darstellung und Bewertung eines Arbeitsablaufs in einer Wertschöpfungskette. Mit ihr ist es möglich, das Zusammenwirken der Produktionsfaktoren Mensch, Maschine und Material unter organisatorischen, zeitlichen und technischen Aspekten zu untersuchen. Der ausgewählte Ablauf wird in Form eines Schemas dargestellt, das die einzelnen Stationen und Vorgänge der Bearbeitung enthält und deren gegenseitige Abhängigkeiten aufzeigt. Zu jedem Arbeitsschritt oder Vorgangselement werden durch Beobachtung, Messung und Beschreibung Daten erhoben und dokumentiert. Die Daten werden anschließend bearbeitet und ausgewertet. Die Analyse dieser Daten, insbesondere der Vergleich zwischen Ist- und Soll-Werten, ermöglicht eine Bewertung der Arbeitsablaufs und eröffnet Gestaltungsspielräume.
Welchen Nutzen bietet eine Ablaufanalyse?
Die Ablaufanalyse wird eingesetzt, um Arbeitsvorgänge in ihrer Komplexität zu verstehen und systematisch zu untersuchen. Die Untergliederung von Arbeitsabläufen in Stationen bzw. Arbeitssysteme macht es möglich, einzelne Vorgänge als kleinste Einheiten der Auftragsbearbeitung zu untersuchen. Die Auswertung der an jeder Station erhobenen Daten zeigt das Verbesserungspotenzial an den jeweiligen Arbeitsplätzen und bei den entsprechenden Tätigkeiten auf. In Summe kann so das Zusammenwirken aller Elemente abgebildet und bewertet werden. Mit der Ablaufanalyse ist es möglich, Schwachstellen und Engpässe in der Produktion oder bei Dienstleistungen zu identifizieren und die Potenziale einer Prozessoptimierung aufzuzeigen. Die Arbeitsablaufanalyse ist damit ein wichtiger Ansatzpunkt, um durch eine – organisatorische, technische oder auch ergonomische – Neu- oder Umgestaltung der bisherigen Einrichtung Durchlaufzeiten zu verringern, Verschwendung zu vermeiden und ressourcenschonender und kostengünstiger zu arbeiten. Die Ablaufanalyse ist also ein essenzieller Baustein zur Steigerung der Effizienz und damit zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit.
Wie wird eine Ablaufanalyse durchgeführt?
Eine Ablaufanalyse besteht prinzipiell aus den vier Schritten Vorbereitung, Durchführung, Auswertung und Optimierung.
Am Anfang jeder Ablaufanalyse steht die Auswahl des zu untersuchenden Ablaufs. Der Bedeutung für die Wertschöpfung nach sollten hier zunächst Abläufe in Hauptprozessen untersucht werden, bevor auf solche in Nebenprozessen eingegangen wird. Mit diesem Vorgehen sind dann bereits zwei Bedingungen für die Analyse erfüllt: Der Ablauf sollte häufig auftreten und repräsentativ sein.
Bei der Vorbereitung der Analyse werden Eckpunkte wie Start und Ende des zu betrachtenden Ablaufs und die beteiligten Arbeitssysteme bestimmt. Als Rahmenbedingungen sind die räumliche Lage der Stationen, die Dauer der Vorgänge und die Arbeitssituation zu berücksichtigen. Wichtige Unterlagen zur Vorbereitung sind etwa Arbeits- und Schichtpläne, Materialflusspläne, Stücklisten, Auditberichte und auch Grundrisse der Produktionsanlagen. Der Ist-Zustand und die Beziehungen zwischen den Arbeitssystemen werden grafisch dargestellt, etwa als Ablaufschema bzw. Flussdiagramm oder als Netzplan. Dann wird festgelegt, mit welchen Methoden welche Daten erhoben werden sollen.
Die Durchführung erfolgt, indem zu jedem Arbeitsschritt oder Vorgangselement durch Beobachtung, Messung und Beschreibung Daten erhoben und dokumentiert werden. Das Methodenrepertoire ist dabei vielfältig und reicht von der automatischen Generierung und Aufnahme von (maschinellen) Prozessdaten über manuelle und technisch unterstützte Zeitaufnahmen, Multimomentaufnahmen und das Methods Time Measurement (MTM). Generell wird der Ablauf beobachtet, verfolgt und dokumentiert, um alle Ablaufabschnitte in der richtiger Reihenfolge mit den dazugehörigen Daten zu erfassen. Notiert werden zudem alle Auffälligkeiten wie Störungen oder Stillstände, aber auch Hinweise der Mitarbeiter vor Ort sowie eigene Anmerkungen zu Aspekten mit Klärungsbedarf. Für die Durchführung einer solchen Analyse gibt es ein REFA-Formblatt, in das alle Informationen eingetragen werden können.
Die Auswertung beginnt mit der Kontrolle der Vollständigkeit der erhobenen Daten. Danach erfolgt deren Aufarbeitung. Dabei werden Vorgangselemente (wie Bewegungen), Zeiten und Entfernungen in Relation gesetzt, Durchlaufzeiten ermittelt und Kennzahlen zum Wertschöpfungsgrad gebildet. Die prozentualen Anteile der Vorgänge an einzelnen Stationen an der Gesamtdurchlaufzeit werden verglichen mit bekannten Werten aus den verschiedenen Ablaufarten oder dem System vorbestimmter Zeiten (SvZ) . Werden Abweichungen festgestellt, wird deren Ursache ermittelt. Zum Schluss sollten noch die Folgen des Ist-Zustands beleuchtet und Ansätze für Verbesserungen aufgezeigt werden.
Die Optimierung zielt dann auf die Um- oder Neugestaltung des Ablaufs ab. Die Verbesserungsvorschläge sollten sich auf die Schwachstellen des bisherigen Ablaufs beziehen und eine Kosten-Nutzen-Abschätzung der vorgeschlagenen Handlungsoptionen enthalten. Nach der Beurteilung der zur Auswahl stehenden Maßnahmen sind die angemessenen zu planen und umzusetzen. Das Ergebnis der Prozessoptimierung ist dann wiederum durch eine erneute Ablaufanalyse zu prüfen.
Das Ergebnis der Ablaufanalyse
Eine Ablaufanalyse gibt einen Überblick über wertschöpfende und nicht wertschöpfende Ablaufabschnitte sowie über die Auswirkung von Unterbrechungen etwa durch Störungen, Stillstände oder die Abwesenheit von Mitarbeitern. Aus dem realistischen Bild des Ablaufs können durch Vergleich mit Soll-Werten, Kennzahlen oder Benchmarks Verbesserungen abgeleitet werden, die die Organisation des Ablaufs, das Design der Arbeitsumgebung, die technische Ausstattung und ergonomische Anforderungen betreffen. Die Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen führt zur Optimierung des Ablaufs durch Vermeidung von Verschwendung. Das Ergebnis ist eine Effizienzsteigerung durch Kostensenkung und Zeitersparnis – gerade heute sind dies entscheidende Wettbewerbsvorteile.
