REFA-Analyse / Ablaufanalyse

Abgrenzung zur Prozessanalyse

Im Gegensatz zur Prozessanalyse werden nicht vielstufige Verfahren wie die Herstellung eines komplexen Geräts auf einer Fertigungsstraße, sondern einzelne Prozessschritte oder Teilprozesse fokussiert. Das Vorgehen, die Methoden und die Ziele stimmen aber weitgehend überein.

Was ist eine Ablaufanalyse?

Die Ablaufanalyse ist eine anerkannte und weit verbreitete Vorgehensweise zur systematischen Darstellung und Bewertung eines Arbeitsablaufs in einer Wertschöpfungskette. Sie dient dazu, das Zusammenwirken der Produktionsfaktoren Personal, Betriebsmittel und Material im Hinblick auf organisatorische, technische und zeitliche Aspekte zu untersuchen.

Bei der Ablaufanalyse wird ein ausgewählter Vorhang modellhaft abgebildet. Diese schematische Darstellung enthält die einzelnen Stationen und Schritte der Bearbeitung und zeigt deren gegenseitige Abhängigkeiten auf. Zu jedem Vorgangselement oder Arbeitsschritt werden Daten erhoben und dokumentiert. Übliche Methoden – REFA-Standards der Zeitaufnahme – sind die Beobachtung, die Messung und die Beschreibung, aber auch die Selbstaufschreibung und die Befragung. Die ermittelten Daten werden danach (statistisch) aufbereitet und ausgewertet.

Die Analyse dieser Daten ermöglicht eine Bewertung der Arbeitsablaufs. Von besonderem Interesse ist der Vergleich zwischen Ist- und Soll-Werten. Lassen sich größere Abweichungen erkennen, sollte den Ursachen nachgegangen werden. Hier lassen sich in der Regel Optimierungspotenziale identifizieren, was wiederum oft Gestaltungsspielräume zur Anpassung und Verbesserung des Arbeitssystems eröffnet.

Welchen Nutzen bietet eine Ablaufanalyse?

Die Ablaufanalyse wird durchgeführt, um Vorgänge gesamthaft, also mit ihren Abhängigkeiten, systematisch zu erfassen und zu verstehen. Dabei erlaubt es die Aufspaltung von Vorgängen in Arbeitsabläufe an Stationen bzw. in Arbeitssystemen, einzelne Handlungen als kleinste Einheiten der Auftragsbearbeitung zu untersuchen.

Die Auswertung der an jedem Subsystem ermittelten Daten zeigt die Effizienz der Tätigkeit dort und das Maß der Abstimmung zwischen den Teilbereichen auf. Schwachstellen und Engpässe werden so erkennbar. Daraus lässt sich das Verbesserungspotenzial an den jeweiligen Arbeitsplätzen und bei den entsprechenden Tätigkeiten ableiten. Dies ist insbesondere bei der Kernprozessen der Wertschöpfung, also der Erstellung einer Sach- oder Dienstleistung, von hoher Bedeutung. In Summe wird so das Zusammenwirken aller Elemente abgebildet und bewertet.

Mit der Ablaufanalyse ist es möglich, die Potenziale einer Prozessoptimierung aufzuzeigen. Sie ist damit ein wichtiger Ansatzpunkt, um die Arbeitsumgebung neu oder umzugestalten. Das Ziel ist, durch organisatorische, technische und auch ergonomische Maßnahmen die Effizienz in der Wertschöpfung zu erhöhen und gleichzeitig die Arbeitssituation für die Mitarbeiter vor Ort im Sinne eines humanorientierten Produktivitätsmanagements zu verbessern.

Konkret bedeutet dies zum Beispiel, Wartezeiten zu minimieren, um Durchlaufzeiten zu verringern, Verschwendung zu vermeiden, wertvolle Ressourcen zu schonen und so nachhaltiger sowie kostengünstiger zu arbeiten. Die Ablaufanalyse liefert die Datenbasis zur Steigerung der Effizienz und trägt damit zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit bei.

Wie wird eine Ablaufanalyse durchgeführt?

Vor dem Beginn der Ablaufanalyse ist der Vorgang zu bestimmen, der untersucht werden soll. Hierbei sollte die Bedeutung für die Wertschöpfung das Auswahlkriterium sein: Die Optimierung von Kernprozessen und ihren Teilbereichen hat Vorrang vor der Verbesserung von unterstützenden Prozessen, da hier ein größerer Nutzen erreicht werden kann. Wird nach dieser Maxime verfahren, sind bereits zwei Bedingungen für die Analyse erfüllt: Der Ablauf sollte häufig auftreten und repräsentativ sein.

Die eigentliche Ablaufanalyse erfolgt dann in der Regel in vier Schritten. Diese sind: Vorbereitung, Durchführung, Auswertung und Optimierung.

Im Rahmen der Vorbereitung werden Eckpunkte wie der Beginn und das Ende des zu analysierenden Ablaufs sowie die darin involvierten Arbeitssysteme bestimmt. Festgestellt werden müssen zudem die räumliche Lage der Stationen, die Dauer der Vorgänge und die Arbeitssituation als relevante Faktoren. Unterlagen wie Arbeits- und Schichtpläne, Materialflusspläne, Stücklisten, Auditberichte und auch Grundrisse der Produktionsanlagen sind wertvolle Hilfsmittel zur Vorbereitung der Durchführung. Auf dieser Basis werden der Ist-Zustand und die Beziehungen zwischen den Arbeitssystemen grafisch dargestellt; üblich ist die Visualisierung als Ablaufschema bzw. Flussdiagramm oder als Netzplan. Abschließend wird festgelegt, welche Daten mit welchen Methoden erhoben werden sollen.

Bei der Durchführung werden zu jedem Vorgangselement und Arbeitsschritt Daten erhoben und dokumentiert. Grundsätzlich können die relevanten Daten per Messung, Beobachtung, Beschreibung und Befragung oder Selbstaufschreibung ermittelt werden. Das Methodenrepertoire ist dabei vielfältig und reicht von der automatischen Generierung und Aufnahme von (maschinellen) Prozessdaten über manuelle und technisch unterstützte Zeitaufnahmen bis zu Multimomentaufnahmen und zum Methods-Time Measurement (MTM). Bei der Aufnahme wird der Ablauf beobachtet, verfolgt und dokumentiert, um alle Abschnitte in der richtigen Reihenfolge mit den jeweiligen Daten zu erfassen. Notiert werden darüber hinaus alle Auffälligkeiten wie Unterbrechungen, Störungen oder Stillstände. Auch Hinweise der Mitarbeiter als Experten vor Ort werden aufgezeichnet, ebenso wie eigene Anmerkungen zu Beobachtungen, bei denen Klärungsbedarf besteht. Eine solche Analyse kann anhand eines REFA-Formblatts durchgeführt werden, in das alle Informationen eingetragen werden können.

Die Auswertung startet damit, dass die Vollständigkeit der erhobenen Daten überprüft wird. Erst dann erfolgt deren Aufarbeitung. Bei dieser werden Vorgangselemente (wie Bewegungen), Zeiten und Entfernungen zueinander in Relation gesetzt, aber auch Durchlaufzeiten ermittelt und darüber hinaus Kennzahlen zum Wertschöpfungsgrad gebildet. Berechnet werden die prozentualen Anteile der Vorgänge an einzelnen Stationen an der Gesamtdurchlaufzeit. Die Ergebnisse werden dann mit bekannten Werten aus den verschiedenen Ablaufarten oder dem System vorbestimmter Zeiten (SvZ) verglichen. Bei größeren Abweichungen wird versucht, die Ursachen zu ermitteln. Als Abrundung sollten noch die Folgen des Ist-Zustands und Ansätze für Verbesserungen aufgezeigt werden.

Die Optimierung fokussiert dann die Um- oder Neugestaltung des Ablaufs. Vorschläge zur Verbesserung sollten sich auf die Schwachstellen des bisherigen Ablaufs beziehen. Eine Bewertung der vorgeschlagenen Handlungsoptionen kann anhand einer Kosten-Nutzen-Abschätzung erfolgen. Nach einer Priorisierung der zur Auswahl stehenden Maßnahmen sind die für sinnvoll erachteten Möglichkeiten zu planen und umzusetzen. Das Ergebnis ist eine Prozessoptimierung, die wiederum durch eine erneute Ablaufanalyse überprüft werden kann.

Das Ergebnis der Ablaufanalyse

Eine Ablaufanalyse gibt einen Überblick über wertschöpfende und unterstützende, also nicht direkt wertschöpfende, sowie unnötige, nicht wertschöpfende Ablaufabschnitte und Tätigkeiten. Sichtbar werden zudem die Auswirkungen von Unterbrechungen und Wartezeiten, etwa durch Störungen, Stillstände, die Abwesenheit des Personals oder belegte Betriebsmittel. So ergibt sich ein realistisches Bild des Ablaufs.

Aus diesem können durch Vergleich mit Soll-Werten, Kennzahlen oder Benchmarks Ansätze zur Umgestaltung und Verbesserung abgeleitet werden. Zielrichtungen sind die Organisation des Ablaufs, das Design der Arbeitsumgebung, die technische Ausstattung und ergonomische Anforderungen. Die Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen führt zu einem effizienteren, weil optimierten Ablauf, bei dem die Verschwendung reduziert ist.

Das Ergebnis ist eine Effizienzsteigerung durch Kostensenkung und Zeitersparnis. Bei immer schwieriger werdenden Marktbedingungen sind dies entscheidende Wettbewerbsvorteile.