Visuelles Management

Hintergrund

Als integraler Bestandteil der Lean-Philosophie beruht das visuelle Management auf dem Gedanken, dass Herausforderungen nur begegnet werden kann, wenn diese sichtbar sind, also erkannt und transparent dargestellt werden. Das visuelle Management umfasst daher eine breite Palette von Tools und Methoden, um Informationen und Abläufe leicht verständlich aufzubereiten und damit auch den Zugang zu komplexeren Zusammenhängen zu schaffen.

Ziele

Kern des visuellen Managements ist die leicht erfassbare (audio-)visuelle Darstellung der Gestaltung und der aktuellen Zustände von Prozessen und Arbeitsabläufen. Anhand von kontinuierlichen und transparenten Soll-Ist-Vergleichen gibt es einen Überblick über die Vorgaben, die Aktivitäten, den Status quo und den Grad der Zielerreichung sowie zeitliche Rahmenbedingungen einer Unternehmenseinheit – von der Administration über die Fertigung und den Vertrieb bis zum Zentrallager. Dazu werden möglichst in Echtzeit Daten und andere Angaben über den Input und den Output sowie die Produkt- oder Dienstleistungsqualität für alle Beteiligten sichtbar gemacht. Dargestellt werden unter anderem die Anzahl und die Arten der gelieferten, verarbeiteten und hergestellten Sachgüter oder der bearbeiteten Aufträge und Anfragen. Da die Ziele und die Ansprüche offen kommuniziert werden, können Erfolge und Abweichungen von der Zielerreichung von allen erkannt und beurteilt werden.

Die Ziele können in folgenden fünf Punkten zusammengefasst werden:

1. Klarheit: Prozesse, Zustände und Informationen werden auf eine klare und leicht verständliche Weise dargestellt.
2. Effizienz: Die Visualisierung von Prozessen und Aufgaben zeigt Abhängigkeiten, Engpässe und Schwachstellen auf. Wenig effiziente Abläufe können dadurch leicht identifiziert, Verschwendung kann minimiert werden.
3. Kommunikation: Die Kommunikation innerhalb der Organisation sowie ihrer Teileinheiten wird gefördert, da Informationen für alle sichtbar sind und alle Beteiligten den gleichen Kenntnisstand haben.
4. Verantwortlichkeit: Die Visualisierung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten lässt Schnittstellen und Verantwortungsbereiche für alle sichtbar werden.
5. Kontinuierliche Verbesserung: Die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen wird erleichtert. Dies ist die Grundlage für die Erarbeitung und die Umsetzung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung.

Umsetzung und Instrumente

Die Visualisierung der Informationen und Daten für die Organisationsangehörigen erfolgt durch eine breite Palette aufeinander abgestimmter audiovisueller Instrumente. Zu den grafischen, optischen und akustischen Möglichkeiten bzw. Methoden der Darstellung gehören neben Symbolen und Grafiken wie dem A3-Report, dem Ishikawa-Diagramm oder dem Gannt-Diagramm auch Informationstafeln, Aushänge und Plakate. Diese werden ergänzt durch Ampelindikatoren und Lampen (Andon), Karten (Kanban), Farbmarkierungen sowie akustische Signale und sogar Filme.

Visualisiert werden können auf diese Weise unter anderem:

• produzierte Mengen bzw. gefertigte Stückzahlen;
• Art der hergestellten Sachgüter;
• Kennzahlen;
• Gruppenergebnisse, sowohl als Richtlinie für Mitarbeiter als auch zur Förderung des internen Wettbewerbs (Fehlzeiten, Produktivität, Qualität, Mitarbeiterqualifikation);
• Ziele und Zielerreichungsgrade;
• Bestände und Verbräuche;
• Maßnahmenpläne;
• umgesetzte Ideen;
• Arbeitsbereiche (Bodenmarkierungen, innerbetriebliche Verkehrswege etc. durch einheitliche Farbgebung);
• Arbeitssysteme und Arbeitsplätze (Risszeichnungen von vorhandenen Vorrichtungen sowie Markierungen der Aufbewahrungsorte von Werkzeugen).

Vorteile des visuellen Managements

Die Visualisierung macht die Prozesse für alle Organisationsangehörigen sichtbar und führt zu einer verbesserten Kommunikation unter diesen. Die Effizienz steigt, da …

• Arbeitsabläufe, Prozessfortschritte und Ziele für alle Beteiligten transparent werden. Damit wird das Verständnis für den eigenen Beitrag an der Zielerreichung erhöht. Die Identifikation mit dem Unternehmen oder einem seiner Teilbereiche wird gefördert, die Motivation für das eigene Engagement gestärkt.
• Unstimmigkeiten aufgedeckt und schnell behoben werden können (kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP), Kaizen).
• klar definierte Kriterien zur Auditierung festgelegt und umgesetzt werden können.

Dabei nutz das visuelle Management die Vorteile der optischen Signale gegenüber sprachlichen oder schriftlichen Inhalten:

• Signalgeber können in das Design von Arbeitsmitteln integriert werden (z. B. Füllstandsanzeigen).
• Optische und akustische Signale (z. B. Ampelindikatoren, Blinklichter, Hupen) sind schneller zu erfassen als Texte oder Tabellen.
• Visuelle Signale werden intuitiv verstanden (z. B. Pfeile für Richtungsanzeigen).
• Kenntnisse der (Schrift-)Sprache sind nicht notwendig.

Allerdings weisen visuelle Signale auch Nachteile auf:

• Komplexe Aussagen sind nicht möglich.
• Es kann zur Reizüberflutung durch Informationsüberschuss kommen.
• Es ist ein hohes Maß an Standardisierung notwendig.

Fazit

Visuelles Management unterstützt die Kommunikation zwischen allen Beteiligten und ist geeignet, um schnell einen Überblick über (zeitkritische) Abläufe zu gewinnen und einfache Informationen auszutauschen.