Warenwirtschaftssystem

Grundlage eines WWS ist eine Datenbank, mit der Stammdaten und Bewegungsdaten verwaltet werden. Stammdaten sind die Datensätze von Objekten wie Kunden, Lieferanten, Sachgütern (Waren, Artikel) oder Stücklisten. Bewegungsdaten sind Daten, die sich auf die Stammdaten beziehen und Transaktionen bzw. Veränderungen abbilden. Dazu gehören also Geld- und Materialflüsse, zum Beispiel in Form von Debitoren- und Kreditorenrechnungen sowie an- und ausgelieferten Waren (Lieferscheine, Buchungsbelege).

Das Warenwirtschaftssystem deckt damit unternehmensintern alle mit der Organisation und Verwaltung der Warenströme verbundenen Bereiche ab, also die Administration, Logistik und Disposition vom Einkauf bis zum Verkauf:

• Der Einkauf der benötigten Sachgüter oder Handelswaren erfolgt in der Regel nach einer Bedarfsermittlung. Diese kann sowohl von Angehörigen der Einkaufsabteilung mit Unterstützung des WWS oder auch automatisiert vom WWS selbst durchgeführt werden. Die Datenbasis liefern aktuelle Verkaufszahlen (insbesondere im Einzelhandel), hinterlegte Lagerkennziffern, festgelegte Bestands- bzw. Alarmwerte (wie Mindest-, Melde- und Höchstbestand) und gegebenenfalls (bei ERP-Systemen) Produktionskennzahlen sowie (reale oder extrapolierte) Verbrauchswerte. Die Bestellung bzw. Beschaffung der Güter wird vom WWS entweder vorgeschlagen und manuell über das System vorgenommen oder, meist bei niederwertigen Verbrauchsgütern, automatisiert ausgelöst.
• In der Warenlogistik und Disposition ermöglicht das WWS über die Lagerverwaltung die interne Bestandsführung und die Berechnung der entsprechenden Kennziffern. Erhoben und ausgewertet werden Bewegungsdaten der Sachgüter, die sich aus den Anlieferungen, Reservierungen und Vormerkungen sowie aus dem internen Verbrauch und dem Verkauf – aber auch aus erfassbaren Bestandsverlusten, etwa durch Beschädigungen, Qualitätsmängel, unsachgemäße Lagerung, Verderbnis oder Überschreiten von Verfallsdaten – ergeben. Damit wird eine fortlaufende automatische Inventur ermöglicht und die zu bestimmten Zeitpunkten stattfindende Erhebung des Warenbestands erleichtert. Administrative Vorgänge wie die Ausfertigung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen, Bestellungen sowie das Verbuchen von Warenein- und -ausgängen können ausgelöst oder automatisch durchgeführt werden. Im Bereich der Kommissionierung, bei der die Ware dem Lager entnommen und versandfertig gemacht wird, unterstützen WWS laufwegoptimierte Picklisten. Eine moderne Sensorik sowie die Verwendung von Geräten zur mobilen Datenerfassung (etwa per RFID-Code) erlaubt die sofortige Einspeisung von Entnahmedaten in das WWS.
• Im Bereich Verkauf wird das WWS nicht nur eingesetzt, um Verkäufe an Registrierkassen oder anderen (auch Online-)Zahlungsstellen zu dokumentieren, Rechnungsbelege auszustellen und Nachbestellungen auszulösen, sondern insbesondere auch, um Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen automatisiert zu erstellen. Die Standardfunktionen des WWS können um Leistungen wie die Auftragsbestätigung, Auftragsvergabe, Lagerausgabebeleg sowie die Verwaltung von Kundendaten und -informationen zur Weitergabe an das Marketing zum Aufbau und zur Pflege eines Kundenbeziehungsmanagements (Customer Relationship Management, CRM) ergänzt werden. Auch der Außendienst kann vom WWS profitieren, indem er vor Ort Verkaufszahlen samt Historie, Bestände sowie Verfügbarkeiten abrufen oder neue Daten von Kundenseite erfassen und einpflegen kann. Alle im WWS verfügbaren Daten können idealerweise ohne Systembruch an die Buchhaltung übergeben werden, um die Fakturierung der Verkäufe zu ermöglichen und den Zahlungsverkehr zu Kunden und Lieferanten zu überwachen.

Über zusätzliche Module und Schnittstellen kann das WWS auch weitere Funktionen in der Administration unterstützen bzw. übernehmen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Personalverwaltung (z. B. Stammdatenverwaltung, Arbeitszeiterfassung, Führen von Gleitzeitkonten);
• Entgelt- und Provisionsabrechnung;
• statistische Auswertungen für das Controlling;
• Erstellung von Kennzahlen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA);
• Datenaustausch über standardisierte Schnittstellen (z. B. zur DATEV).

In einem produzierenden Unternehmen kann über den Einbezug des Wertstroms, also der vorgenommenen Wertschöpfung und der damit verbundenen Prozesse, und der Materialwirtschaft das WWS zum ERP-System, zum Enterprise-Resource-Planning-System, erweitert werden. Hier lassen sich auch andere Module wie Produktionsplanungs- und -steuerungs- (PPS-)Systeme oder das Controlling einbinden, um letztlich ein integriertes Management-System (IMS) zu etablieren und die Organisation ganzheitlich und systematisch führen zu können.

WWS: geschlossen, offen oder integriert?

Ein geschlossenes Warenwirtschaftssystem enthält alle zentralen Module bzw. Funktionen. Zu diesen zählen:

• Wareneingang, Warenausgang, Lagerhaltung;
• Einkauf, Verkauf;
• Stammdatenpflege;
• Retourenbehandlung und Inventur;
• statistische Auswertungen;
• Marketing-/ Managementinformation.

Sind nicht alle der zentralen Module vorhanden, wird das Warenwirtschaftssystem als „offen“ bezeichnet.

Ein integriertes Warenwirtschaftssystem hingegen enthält über die zentralen Module hinaus weitere Funktionen (wie Controlling oder Materialwirtschaft) und besitzt Schnittstellen zu organisationsexternen Stellen wie Lieferanten, Finanzinstituten oder Forschungsanstalten. Die Übergänge zu einem ERP-System bzw. zu einem IMS (integrierten Management-System) sind dabei fließend.

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

Ein Warenwirtschaftssystem schafft Übersicht und Transparenz über die wesentlichen Abläufe in einem Unternehmen. Systembrüche können damit ebenso verhindert werden wie überflüssige Mehrarbeiten etwa durch redundante Dateneingaben. Manuelle Prozesse lassen sich mit Unterstützung eines WWS vereinfachen oder sogar durch Automatisierung eliminieren. Zudem kann das WWS Auswertungen vornehmen und Kennzahlen erstellen und somit wichtige Grundlagen für die Entscheidungsfindung liefern.

Viele Systeme sind in der Lage, auch mehrere Lager zu verwalten und jeweils den aktuellen Bestand an Sachgütern anzuzeigen. Voraussetzung dafür ist oftmals die elektronische Kennzeichnung der Waren und eine automatisierte Erfassung per Sensorik. So werden auch Buchungen über ein angeschlossenes Kassensystem oder einen eShop sowie automatische Nachbestellungen möglich. Unternehmen können damit eine Auswertung über die Nachfrage und den Abverkauf von Artikeln vornehmen, ABC-Analysen durchführen und Sortimentsoptimierungen initiieren.

Voraussetzung dafür, dass das Warenwirtschaftssystem dem Unternehmen tatsächlich einen Mehrwert bietet, ist, dass das WWS individuell auf das Unternehmen zugeschnitten wird und die Unternehmensprozesse unterstützt.