REFA als renommierter Anbieter von Fort- und Weiterbildungen sowie Beratungsleistungen auf diesem Gebiet hat dazu einen Methodenkatalog samt Durchführungsrichtlinien entwickelt und als Standardprogramm zur Bewertung von Arbeitssystemen etabliert (siehe Abb.).
Eine Zeitdatenermittlung ist auch Bestandteil der etwas weiter gefassten sogenannten Multimomentstudien (bei REFA auch Multimomentaufnahme, MMA, genannt). Bei diesen stichprobenartigen Erhebungen werden die für bestimmte Tätigkeiten und Arbeitsabläufe benötigten Zeitspannen in mehreren Arbeitssystemen parallel ermittelt.
Wer die Arbeitsvorgänge ausführt, ist bei der Ermittlung der Zeitdaten unerheblich: Betrachtet werden die Zeitaufwendungen aufseiten sowohl des Personals als auch der Arbeitsmittel – der Geräte, Maschinen und Fertigungseinrichtungen.
Bedeutung der Zeitdatenermittlung
Die bei der Ausführung von Arbeiten aufgewendete Zeit ist oft der zentrale, weil limitierende Faktor in der Wertschöpfungskette einer Organisation – gerade in personalintensiven Wirtschaftszweigen wie der Dienstleistungsbranche, dem Gesundheitswesen oder der Verwaltung.
Weit verbreitet ist die Zeitdatenermittlung aber insbesondere in der industriellen Massen- oder Serienfertigung. Schon eine Zeitersparnis im Bereich von Sekundenbruchteilen in (mindestens) einem Arbeitsschritt, welche die Durchlaufzeit für eine Fertigungseinheit auch nur minimal verringert, wirkt sich in der Wertschöpfung aus: Das Resultat einer solchen Prozessoptimierung ist eine Steigerung der Effizienz aufgrund verkürzter Durchlaufzeiten. Die höhere Produktivität der Anlage wird messbar, wenn man den Output (vorher und nachher) beispielsweise über Schichten oder Losgrößen vergleicht. Doch sogar in der handwerklichen Kleinserien- und Einzelfertigung lassen sich durch konkrete Zeitdaten Schwachstellen (Theory of Constrants) und Verbesserungspotenziale für eine Prozessoptimierung identifizieren.
Die Ermittlung von Zeitdaten spielt eine wichtige Rolle bei vielen unternehmerischen Entscheidungen, da diese Daten
- das reale Geschehen in der Organisation abbilden, also den Ist-Zustand bei bestimmten Tätigkeiten und Prozessen.
- als Basis zur Festlegung von Vorgabezeiten dienen, also zur Definition von Soll-Werten. Diese Vorgabezeiten sind nicht nur Vergleichswerte zur Bestimmung eines angemessenen Leistungsentgelts, sondern auch Berechnungsgrundlage für viele Kennzahlen, die sich unter anderem auf die Produktivität und Effizienz von Prozessen beziehen und daher in vielen Planungen, Kalkulationen und Analysen berücksichtigt werden (z. B. bei der Prozess- und Personaleinsatzplanung, aber auch bei Preiskalkulationen und Innovationsrechnungen sowie Kosten-Nutzen-Analysen).
- Ansatzpunkte liefern für die Optimierung von bestehenden Prozessen oder die Neugestaltung von Abläufen. Im ersten Fall führt dies über eine evolutionäre Verbesserung (kontinuierlicher Verbesserungsprozess, KVP) zu einer Effizienzsteigerung, im zweiten über eine revolutionäre, disruptive Innovation zu einem effektiveren Vorgehen.
Welche Zeitdaten werden ermittelt?
Durch eine Datenerhebung erfasst werden können nur Ist-Zeiten, also die Zeiten, die für das Ausführen von Tätigkeiten durch die beschäftigten Personen und die eingesetzten Arbeitsmittel erforderlich sind. Dazu gehören beispielsweise händische Tätigkeiten wie das Rüsten einer Maschine, das Einlegen von Rohlingen in Formen oder das Montieren von Bauteilen. Zu den maschinellen Abläufen gehören etwa Press-, Stanz- und Walzvorgänge oder das automatische (CNC-gesteuerte) Drehen oder Fräsen eines Werkstücks. Weiterhin erfasst werden aber auch Liege- und Verweilzeiten, Wartezeiten, Transportzeiten, Ausfallzeiten oder Zeiten für persönliche Angelegenheiten. Diese Zeiten werden oft zusammengefasst unter den Punkten Zusatz- und Unterbrechungszeiten.
Komplexere von Menschen ausgeführte Tätigkeiten werden dabei zur leichteren und standardisierten Erfassung in möglichst kleine Bewegungsabläufe unterteilt, die sogenannten Ablaufabschnitte. Je nach Systematik (Methods-Time-Measurement- (MTM-)System oder Work-Faktor-System) wird eine unterschiedliche Anzahl von Arbeitsabschnitten berücksichtigt. Dies sind
- Grundbewegungen (wie Greifen, Bewegen, Loslassen),
- Körperbewegungen (wie Kopf- oder Körperdrehungen, Aufstehen, Gehen, Hinsetzen),
- Einflussgrößen (wie die zurückgelegte Wegstrecke, die Form bzw. das Gewicht des Werkstücks oder der Schwierigkeitsgrad der Aktion) und teils auch
- Blickfunktionen (Verschieben, Prüfen).
Aus den so ermittelten Ist-Zeitdaten werden durch verschiedene Verfahren (wie Zusammensetzen, Berechnen oder Schätzen und Vergleichen) Soll-Zeiten für menschliche Tätigkeiten abgeleitet. Diese werden dann entweder als Vorgabezeiten oder als Planzeiten – für repetitive Abläufe und zusammenhängende Arbeitsschritte – genutzt oder fließen in ein ganzes System vorbestimmter Zeiten (SvZ) für geplante Abläufe ein. Automatisch ablaufende Abschnitte, die vom Menschen nicht beeinflussbar sind, werden zu Prozess- oder Hauptzeiten zusammengefasst.
Durchführung von Zeitaufnahmen
Ermittelt werden die Zeitdaten beispielsweise durch Messungen mit Zeitaufnahmegeräten – im einfachsten Fall ist diese eine Stoppuhr – bei händischen Abläufen und durch automatisierte Prozessdatenerfassung bei maschinellen Arbeitsgängen.
Wichtig ist bei der zeitlichen Erfassung von Arbeitsabläufen, die von Menschen ausgeführt werden, der Einsatz gut geschulter Beobachter als Zeitnehmer. Denn damit die Zeitaufnahmen aussagekräftig sind, müssen Abläufe in Teilschritte zerlegt werden. Dazu sind geeignete Messpunkte und Merkmale auszuwählen; zudem müssen die relevanten Einflussgrößen erkannt und erfasst werden. Dies ist erst nach gründlicher Vorbereitung, sprich Schulung, der eingesetzten Kräfte möglich.
Das Schema einer Zeitdatenermittlung zeigt die folgende Abbildung.
Fazit
Zeitdaten bilden den Ist-Zustand in einer Organisation ab. Aufbereitet und analysiert werden können sie einerseits Hinweise geben auf Potenziale zur Prozessoptimierung – etwa durch Verkürzung von Durchlaufzeiten oder durch Neugestaltung von Abläufen. Andererseits können sie als Grundlage zur Festlegung von Soll-Zeiten und auch zur Ermittlung von Kennzahlen genutzt werden. In dieser Form fließen sie in Planungen, Kalkulationen und Analysen ein. Da Zeitdaten damit die Grundlage vieler unternehmerischer Entscheidungen sind, ist eine systematisierte und möglichst objektive Erhebung zweckmäßig. REFA bietet dazu ein Standardprogramm mit ausführlicher Methodik an, das von den Tarifpartnern akzeptiert und vielfach in betrieblichen und auch Tarifvereinbarungen als Vorgehensweise fixiert ist.
