Zeitdatenermittlung

REFA hat dazu einen allgemein – von Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite – anerkannten Methodenkatalog samt Durchführungsrichtlinien entwickelt und als Standardprogramm zur Bewertung von Arbeitssystemen etabliert. Zudem bietet REFA seit vielen Jahren Fort- und Weiterbildungen zu diesem Themenbereich als Qualifizierungsmaßnahmen an und führt bei Organisationen wie produzierenden Unternehmen sowie Verwaltungen selbst Beratungen durch.

Die Zeitdatenermittlung ist auch eine der Grundlagen der umfassenderen Multimomentstudien (bei REFA auch Multimomentaufnahme, MMA, genannt). Dabei handelt es sich um stichprobenartige Erhebungen, bei denen die für bestimmte Tätigkeiten und Arbeitsabläufe benötigten Zeitspannen parallel in mehreren Arbeitssystemen ermittelt werden.

Die Ermittlung der Zeitdaten bezieht sich jeweils auf einen Arbeitsschritt bzw. Abschnitt eines Arbeitsablaufs. Sie erfolgt unabhängig davon, von wem die Arbeitsvorgänge ausführt werden, ob von einer Person oder einer technischen Einrichtung.

Bedeutung der Zeitdatenermittlung

Die Zeit, die zur Ausführung einer Arbeit aufgewendet wird, ist oft ein entscheidender Faktor für die Wirtschaftlichkeit einer Organisation. Dies gilt nicht nur für produzierende Unternehmen, sondern auch in personalintensiven Wirtschaftszweigen wie der Dienstleistungsbranche, dem Gesundheitswesen oder der Verwaltung. Denn je schneller eine Aufgabe – ohne Qualitätseinbuße – erledigt werden kann, desto effizienter ist der Prozess und desto eher stehen Mensch und Technik für weitere – produktive, weil wertschöpfende – Aufgaben zur Verfügung.

Die Zeitdatenermittlung ist damit die Basis für die Analyse und Bewertung von Arbeitsabläufen und deren Verbesserung durch eine Reduzierung der dafür benötigten Zeiten. Gerade in der industriellen Massen- oder Serienfertigung ist sie von höchster Bedeutung. Hier wirkt sich bereits eine Zeitersparnis im Bereich von Sekundenbruchteilen in (mindestens) einem Arbeitsschritt aus, wenn sie die Durchlaufzeit für eine Fertigungseinheit auch nur minimal verringert. Denn das Resultat einer solchen Prozessoptimierung ist eine Erhöhung der Wertschöpfung und damit eine Steigerung der Effizienz. Messbar wird der Produktivitätszuwachs der Anlage bei einem Vorher-nachher-Vergleich des Outputs, etwa anhand der Schichtleistungen oder der Losgrößen. Aber selbst in der handwerklichen Werkstatt-, der Einzel- oder Kleinserienfertigung lassen sich mithilfe der Zeitdaten Abstimmungsmängel sowie Engpässe (Theory of Constraints) und damit Verbesserungspotenziale für eine Prozessoptimierung aufdecken.

Die ermittelten Zeitdaten sind eine wichtige Grundlage für viele unternehmerische Entscheidungen. Denn diese Daten …

• bilden den Ist-Zustand bei bestimmten Tätigkeiten und Prozessen und damit das reale Geschehen in der Organisation ab.
• dienen als Basis zur Festlegung von Vorgabezeiten, also zur Definition von Soll-Werten. Diese Vorgabezeiten werden einerseits als Vergleichswerte genutzt, um ein angemessenes Leistungsentgelt zu verabreden und zu begründen. Andererseits sind sie die Berechnungsgrundlage für viele Kennzahlen. Diese beziehen sich unter anderem auf die Produktivität und Effizienz von Prozessen und fließen daher in viele Planungen, Kalkulationen und Analysen ein. Typische Beispiele sind neben der Prozess- und Personaleinsatzplanung Preiskalkulationen und Innovationsrechnungen sowie Kosten-Nutzen-Analysen.
• liefern Ansatzpunkte für die Optimierung bestehender Prozesse oder die Neugestaltung von Abläufen. Optimierungen führen als evolutionäre Verbesserungen (z. B. in Form des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, KVP) zu einer Effizienzsteigerung. Neugestaltungen ermöglichen als revolutionäre, disruptive Innovationen ein effektiveres Vorgehen.

Welche Zeitdaten werden ermittelt?

Ermittelt werden können nur Ist-Zeiten. Die Datenerhebung erfasst damit die Zeiten, die für das Ausführen von Tätigkeiten durch Mensch und Technik, also die beschäftigten Personen und die eingesetzten Arbeits- bzw. Betriebsmittel, erforderlich sind. Die Spanne reicht von manuellen Tätigkeiten wie dem Einlegen von Rohlingen in Formen oder dem Montieren von Bauteilen über ein mehr oder weniger automatisiertes Rüsten bis hin zu maschinellen Abläufen wie Press-, Stanz- und Walzvorgängen oder dem automatischen (CNC-gesteuerten) Drehen oder Fräsen eines Werkstücks. Erfasst werden zusätzlich Liege- und Verweilzeiten, Warte- und Transportzeiten, Ausfallzeiten oder Zeiten für persönliche Angelegenheiten. Diese – nicht produktiven – Zeiten werden oft als Zusatz- und Unterbrechungszeiten eingeordnet.

Komplexere Tätigkeiten, die von Menschen ausgeführt werden, werden in möglichst kleine Bewegungsabläufe unterteilt. Diese sogenannten Ablaufabschnitte lassen sich dann leichter erfassen und standardisiert aufnehmen. Die Art und Anzahl der Ablaufabschnitte, die berücksichtigt werden, hängt von der zugrunde liegenden Methodik bzw. Systematik ab (Methods-Time-Measurement- (MTM-)System oder Work-Faktor-System).

Als Ablaufabschnitte definiert sind:

• Grundbewegungen wie Greifen, Bewegen, Loslassen;
• Körperbewegungen wie Kopf- oder Körperdrehungen, Aufstehen, Gehen, Hinsetzen;
• Einflussgrößen wie zurückgelegte Wegstrecken, Form und Gewicht des Werkstücks oder Schwierigkeitsgrad der Aktion;
• Blickfunktionen wie Verschieben oder Prüfen, wenn essenziell.

Aus den so ermittelten Ist-Zeitdaten werden Soll-Zeiten für menschliche Tätigkeiten abgeleitet. Methodisch erfolgt dies durch verschiedene Verfahren wie Zusammensetzen, Berechnen oder Schätzen und Vergleichen. Die Soll-Zeiten können dann als Vorgabezeiten oder als Planzeiten – für repetitive Abläufe und zusammenhängende Arbeitsschritte – genutzt werden. Bei einer ganzheitlichen Betrachtung fließen sie in ein System vorbestimmter Zeiten (SvZ) für geplante Abläufe ein. Die Abschnitte, die automatisch ablaufen und vom Menschen nicht beeinflussbar sind, werden zu Prozess- oder Hauptzeiten zusammengefasst.

Durchführung von Zeitaufnahmen

Zeitdaten können bei händischen Abläufen durch Messungen mit Zeitaufnahmegeräten ermittelt werden – im einfachsten Fall ist diese eine Stoppuhr. Die Dauer von maschinellen Arbeitsgängen lässt sich über eine automatisierte Prozessdatenerfassung auf Sekundenbruchteile genau bestimmen.

Die zeitliche Erfassung von Arbeitsabläufen, die von Menschen ausgeführt werden, erfolgt durch Beobachter. Diese sind auf ihre Aufgabe als Zeitnehmer gut vorzubereiten, damit die Zeitaufnahmen aussagekräftig sind. Die eingesetzten Kräfte müssen geschult werden, um Abläufe korrekt in Teilschritte zerlegen zu können. Dazu haben sie geeignete Messpunkte und Merkmale auszuwählen und müssen die relevanten Einflussgrößen erkennen und erfassen. Dies ist erst nach gründlicher Vorbereitung möglich.

Das Schema einer Zeitdatenermittlung zeigt die folgende Abbildung.

Fazit

Zeitdaten bilden den Ist-Zustand in einer Organisation ab. Ermittelt werden sie durch Beobachtung und Messung oder automatische Datenerhebung. Werden die Zeitdaten aufbereitet und analysiert, geben sie Hinweise auf Potenziale zur Prozessoptimierung – etwa durch Verkürzung von Durchlaufzeiten oder durch Neugestaltung von Abläufen. Zudem sind sie die Grundlage zur Definition von Soll-Zeiten sowie zur Ermittlung von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Zeitdaten sind damit der Ausgangspunkt für Planungen, Kalkulationen und Analysen, auf denen viele unternehmerische Entscheidungen beruhen. Daher sollten sie möglichst systematisiert und objektiv erhoben werden.

REFA bietet für die Ermittlung von Zeitdaten ein Standardprogramm mit ausführlicher Methodik an, das von den Tarifpartnern akzeptiert und in vielen Betriebs- sowie Tarifvereinbarungen als Vorgehensweise fixiert ist.