Der Zeitaufwand zählt, nicht das Ergebnis
Das Zeithonorar bezieht sich ausschließlich auf die Dauer, die für eine verabredete Tätigkeit oder eine vertraglich vereinbarte Leistung aufgewendet wird – nicht auf das erreichte Ergebnis oder die Qualität der erbrachten Leistung. Grundlage ist die tatsächliche Arbeitszeit. Vergütet wird demnach der mit Bearbeitung einer Aufgabe verbundene Zeitaufwand.
Zeithonorare werden daher oft bei Leistungen und Tätigkeiten vereinbart, deren Ergebnis (Output) nicht direkt messbar oder objektiv monetär quantifizierbar ist. Dazu gehören beispielsweise Beratungs- und Consultingleistungen sowie Schulungen oder kreative Arbeiten im Bereich Design, Werbung oder auch Architektur. So ist der Erfolg eines Consultings, einer Steuer-, Finanz- oder Rechtsberatung, einer Fort- bzw. Weiterbildungsmaßnahme, einer neu designten Webseite oder eines Werbeslogans zunächst eher qualitativ – auf subjektiver Ebene – spürbar und zeigt erst im Lauf der Zeit quantitativ fassbare Ergebnisse.
Abgrenzung zum Zeitlohn
Das Zeithonorar bezieht sich auf von Fremdanbietern – Freiberuflern, Selbstständigen oder Dienstleistungsunternehmen – erbrachte bzw. bezogene Leistungen. Der Zeitlohn ist dagegen eine Form der Bezahlung der (eigenen) Arbeitnehmer.
Beide Arten der Entlohnung basieren auf der Arbeitszeit, nicht auf dem Output: die Qualität oder die Menge der erbrachten Leistung sind dabei unerheblich. Beim Zeitlohn ist allerdings auch der tatsächliche Zeitaufwand zum Erzielen des Arbeitsergebnisses – also die Menge der hergestellten Produkte, die Anzahl der bearbeiteten Vorgänge oder der bedienten Kunden – ohne Belang. Denn im Gegensatz zum Zeithonorar, bei dem die aufgewendete Dauer zur Ausführung einer Tätigkeit oder zum Erbringen einer Leistung ausschlaggebend ist, ist es beim Zeitlohn die vereinbarte oder abgeleistete Arbeitszeit.
Auf dieser Basis wird die Abrechnung der Löhne und Gehälter stark vereinfacht: Es kann ein Stundenlohn vereinbart werden oder ein festes monatliches Gehalt bei festgelegter wöchentlicher Arbeitszeit. Diese Art der Berechnung ist besonders verbreitet in Bereichen, in denen die tatsächliche Leistung eines Arbeitnehmers nur schwer messbar ist – beispielweise im Einzelhandel, in der Gastronomie oder bei Bürotätigkeiten.
Anwendungsgebiete
Ein Honorar ist laut Duden die „Bezahlung, die Angehörige der freien Berufe (z. B. Ärzte, Rechtsanwälte, Schriftsteller) für einzelne Leistungen erhalten“ bzw. die „Vergütung, die jemand für eine Tätigkeit, die er nebenberuflich (z. B. aufgrund eines Werkvertrags) oder als freier Mitarbeiter ausübt, erhält“.
Damit kann jeder, der als Freiberufler, freier Mitarbeiter oder Selbstständiger seine Leistung anbietet und über die aufgewendete Zeit abrechnet, ein Zeithonorar vereinbaren. Dabei sind nicht alle ganz frei in der Festlegung der Honorarhöhe: In einigen der sogenannten „Kammerberufe“ wie Rechtsanwalt, Steuerberater oder Architekt ist dies nur in vorgegebenen Spannweiten möglich.
Neben diesen Einzelpersonen können auch Gesellschaften als Anbieter von Dienstleistungen auftreten und diese über Zeithonorare abrechnen. Dazu gehören beispielsweise:
- Personalvermittlungen;
- Beratungsunternehmen in den Bereichen Wirtschaft, Steuern, Recht;
- Schulungs- und Weiterbildungsanbieter;
- Dienstleister im Bereich Informatik, Informationstechnik und Telekommunikation;
- Anbieter im Bereich Medien und Kommunikation;
- Architektur- und Ingenieurbüros;
- Kreativstudios wie Werbeagenturen oder Designateliers (inkl. Web-Design).
In speziellen Fällen, wie in medizinischen oder Pflegeberufen, sind Zeithonorare bereits in Fall- oder Pflegepauschalen und Bewertungssysteme eingerechnet. Damit ist es gesetzlich oder per Verordnung festgelegt und kann nicht mehr frei vereinbart werden – zumindest, wenn es sich um Grund- und nicht um Privat- oder Sonderleistungen handelt.
Rechtliche Grundlagen
Das Zeithonorar wird als Entgelt für die bei einer vereinbarten Tätigkeit aufgewendeten Zeiten berechnet. Die Einzelheiten der Vergütung sind im jeweiligen Angebot oder in einem Vertrag zu spezifizieren. Dazu gehören unter anderem
- die Art und der Umfang der Tätigkeiten,
- die voraussichtliche oder vereinbarte Dauer als Zeitaufwand sowie
- die auf eine Zeiteinheit bezogene Höhe des Honorars (z. B. als Stunden- oder Tagessatz), das voraussichtliche Gesamthonorar, der geltende Mehrwertsteuersatz sowie der Mehrwertsteuer- und der Gesamtbetrag.
Weitere Punkte können die Art, Anzahl und Qualifikation der mit den Arbeiten betrauten Personen sowie den Ort der Dienstleistungserbringung betreffen und die Abrechnung von Spesen, Reisekosten, Tages- und Übernachtungsgeldern regeln. Im Vertrag enthalten sind zudem oft Verschwiegenheits-, Konkurrenz und Datenschutzklauseln.
In der Regel handelt es sich aus rechtlicher Sicht um einen Dienstvertrag nach § 611. BGB. Bei diesem wird zugesagt, eine bestimmte Leistung gegen Entrichtung einer Vergütung zu erbringen. Ein Erfolg ist nicht geschuldet. Wurde kein Honorar vereinbart, ist nach § 612 BGB eine angemessene „übliche“ Vergütung trotzdem zu entrichten, wenn die Dienstleistung nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist. Zudem kann der Dienstleistungsnehmer darauf bestehen, dass die Arbeiten nicht delegiert, sondern von keiner anderen als der vertraglich verpflichteten Person selbst durchgeführt werden (§ 613 BGB).
Die Abrechnung
Die Berechnung der Entlohnung durch ein Zeithonorar basiert auf dieser Formel:
Zeithonorar = aufgewendete Zeit * Honorar je Zeiteinheit
Die ausgestellte Rechnung für ein Zeithonorar muss zudem zwingend einigen Formvorschriften genügen, um rechtlich Bestand zu haben und nicht angefochten werden zu können. Angeführt werden müssen:
- die Art der erbrachten Leistung;
- bei Kammerberufen die genaue Angabe der Gebührenvorschrift für die erledigte Angelegenheit (z. B. die Angabe der jeweils gültigen Paragrafen aus dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG), der Steuerberatergebührenverordnung (StBGebV) oder der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI));
- die Anzahl der geleisteten Stunden und die Angabe des Stundensatzes;
- die Mehrwert bzw. Umsatzsteuer;
- der zu zahlende Betrag.
Dazu können, unter Umständen abhängig von den Kammervorgaben, Gebühren sowie Auslagen und Spesen angeführt werden.
Berechnungsbeispiel
Bei einem Dienstleistungsanbieter ist das Zeithonorar eine entscheidende Größe, um die wirtschaftliche Grundlage des Unternehmens zu sichern und sich im Wettbewerb zu behaupten. Das gilt für Einzelunternehmer und Freiberufler ebenso wie für Gewerbebetriebe. Daher ist die Kalkulation eines angemessenen Zeithonorars von höchster Bedeutung.
Vorausgesetzt, dass ein in Deutschland übliches mittleres Monatsgehalt von 3.500 Euro brutto erwirtschaftet werden soll, gelten folgende Überlegungen:
- Eine Fachkraft erhält durchschnittlich ca. 3.500 Euro brutto monatlich als Gehalt. In den meisten Fällen wird zudem noch ein halbes Monatsgehalt als Sonderleistung – Urlaubs- oder Weihnachtsgeld genannt – gezahlt. Das Jahresbruttogehalt liegt damit bei
3.500 Euro/Monat * 12,5 Monate = 43.750 Euro.
- Mit den Arbeitgebernebenkosten (insbesondere die Sozialversicherungsanteile Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung, ca. 26,3 % des Gehalts, sowie Umlagen wie für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Mutterschaftsaufwendungen und gegebenenfalls Beiträge für die Berufsgenossenschaft) ergeben sich so Personalkosten von rund 55.500 Euro im Jahr.
Zusätzlich bei der Kalkulation zu berücksichtigen sind:
- die Sachkosten (z. B. Miete, Telekommunikation, Arbeitsplatzausstattung);
- die Gemeinkosten (Kosten für Geschäftsführung, Buchhaltung, Verwaltung, Gewerbesteuern, Versicherungen etc.);
- der Gewinnanteil für das Unternehmen.
Die Höhe der letzten drei Posten hängt natürlich ab von der Unternehmensgröße: Ein Freiberufler oder Selbstständiger als Einzelperson, der zu Hause in seinem Arbeitszimmer nur einen Computerarbeitsplatz mit Internetanschluss und einige Geräte zur Telekommunikation benötigt, hat hier nur geringe Kosten zu berücksichtigen. Ein in der Innenstadt angesiedeltes Architekturbüro mit mehreren Mitarbeitern, leistungsfähiger Soft- und Hardwareausstattung und einer exklusiven Einrichtung liegt bereits deutlich darüber. Ein mittelgroßes Softwarehaus mit einem großen Mitarbeiterstab und entsprechender technischer Ausstattung und Sicherheitsarchitektur, das in einem eigenen Gebäude im Industrie- oder Gewerbegebiet ansässig ist, wird ein Vielfaches an Sach- und Gemeinkosten aufbringen müssen.
Betrachtet man den Einzelunternehmer oder Freiberufler, sind Sach- und Gemeinkosten von monatlich vielleicht 1.200 Euro anzusetzen – von den Kosten für den Büroraum und die technische Ausstattung bis hin zu Versicherungen, Kosten für den Steuerberater und vielleicht ein Firmenfahrzeug. In einem Jahr fallen damit Kosten in Höhe von rund 14.400 Euro an. Zusammen mit den Personalkosten ergibt sich daraus ein Betrag von rund 70.000 Euro:
55.000 Euro + 14.400 Euro = 69.900 Euro
Setzt man, auf Basis eines 8-Stunden-Tags, durchschnittlich 1.800 Arbeitsstunden jährlich an (365 Tage abzgl. Wochenenden, Feiertagen, 20 Tagen gesetzlichem Mindesturlaub bei einer 5-Tage-Woche und Krankheitstagen), lässt sich der Kostensatz pro Arbeitsstunde errechnen:
70.000 Euro : 1.800 h = 38,89 Euro/h, gerundet 39 Euro/h
Allerdings müssen Selbstständige und Freiberufler, wenn sie als Einzelperson unternehmerisch tätig sind, meist auch nicht fakturierbare Tätigkeiten ausführen. Das heißt: Einige von den anfallenden Arbeiten können dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden. Das reicht von Verwaltungstätigkeiten wie dem Schriftverkehr mit Ämtern oder der Ablage bis hin zur Akquise von Neukunden oder Werbemaßnahmen.
Diese Zeiten können nur aufgefangen werden durch Mehrarbeit – oder durch die Nutzung von Leerlaufzeiten, die zwischen honorierten Aufträgen immer wieder entstehen können. In beiden Fällen reduziert es die produktiven Zeiten. Ihr Anteil muss – individuell berechnet – auf den Stundensatz aufgeschlagen werden. 20 % sind dabei durchaus realistisch – ein Stundensatz von rund 47 Euro ist damit angemessen, um das angestrebte Monatsbrutto von rund 3.500 Euro zu erreichen.
Etablierte Marktteilnehmer, die auf ihren Kundenstamm und damit regelmäßig eingehende Aufträge setzen können, sind dabei gegenüber neu in den Markt eintretenden Mitbewerbern deutlich im Vorteil. Diese Markteintrittsschwelle ist ein Grund, warum viele Neueinsteiger in den ersten Jahren zu geringe Einnahmen verbuchen und sich wieder aus dem Marktgeschehen zurückziehen.
